Este wikiHow ensina como usar o recurso "Mala direta" no Microsoft Word. O recurso Mala direta permite que você use uma folha de informações de contato para atribuir automaticamente um endereço, nome ou informação diferente a cada cópia de um documento. Esse recurso é útil quando você precisa personalizar um boletim informativo ou declaração, porque você não precisa escrever manualmente cada nome ou endereço diferente na parte superior de cada documento.
Etapa
Parte 1 de 3: Criando uma folha de contato
Etapa 1. Abra o Microsoft Excel
O ícone do aplicativo Microsoft Excel se assemelha a um “X” branco em um fundo branco. Depois disso, a página "Novo" será exibida.
Se você já tem uma planilha de contatos no Excel, pule para a etapa de carregamento ou importação de contatos do Excel
Etapa 2. Clique na pasta de trabalho em branco
Ele está no canto superior esquerdo da página “Novo”. Depois disso, um novo documento Excel será aberto.
Etapa 3. Adicione o cabeçalho do contato
Começando da caixa A1 ”À direita, insira um cabeçalho ou título da seguinte maneira:
- "FirstName" - o primeiro nome do contato deve ser inserido neste campo (caixa " A1 ”).
- “Sobrenome” - O sobrenome do contato deve ser inserido neste campo (caixa “ B1 ”).
- ”Tel” - O número de telefone do contato será adicionado neste campo (caixa “ C1 ”).
- ”StreetAddress” - O endereço de contato deve ser inserido neste campo (caixa “ D1 ”).
- “Cidade” - A cidade natal / residência do contato precisa ser adicionada a este contato (caixa “ E1 ”).
- “Estado” - A província de origem do contato será adicionada nesta coluna (caixa “ F1 ”).
- “ZIP” - o código postal onde o contato mora precisa ser adicionado a esta coluna (coluna “ G1 ”).
- ”E-mail” - O endereço de e-mail do contato será inserido neste campo (caixa “ H1 ”).
Etapa 4. Insira as informações de contato
Começando na coluna A da caixa 2, insira as informações de contato de cada pessoa que deseja adicionar à ferramenta de mala direta.
Certifique-se de que as informações inseridas sejam precisas antes de prosseguir para a próxima etapa
Etapa 5. Salve o documento
Para salvá-lo:
- Windows - Clique em “ Arquivo ", escolher " Salvar como ", Duplo click " Este PC ”, Selecione um local de armazenamento de arquivo no lado esquerdo da janela, digite um nome de documento no campo" Nome do arquivo "e clique em" Salve ”.
- Mac - Clique em “ Arquivo ", escolher " Salvar como… ”, Insira o nome do documento no campo" Salvar como ", selecione um local de armazenamento clicando na caixa" Onde ", selecione uma pasta e clique em" Salve ”.
- Lembre-se do local para salvar o arquivo selecionado. Em seguida, você precisará localizar a folha de contato do Excel nesse local.
Etapa 6. Feche a janela do Excel
Clique no botão X ”No canto superior direito da janela do Excel (Windows) ou o círculo vermelho no canto superior esquerdo da janela (Mac). Agora você pode criar ou usar o recurso de mala direta no Microsoft Word.
Parte 2 de 3: Importando contatos para o Word
Etapa 1. Abra o Microsoft Word
O ícone do aplicativo Microsoft Word se parece com um “W” branco em um fundo azul escuro. Como no Microsoft Excel, a página "Novo" será exibida após a abertura do programa.
Se você já tiver um documento do Microsoft Word ao qual deseja adicionar contatos do Excel, será necessário clicar duas vezes no documento para abri-lo. Pule a próxima etapa se você já tiver um documento personalizado
Etapa 2. Clique em Documento em branco
É uma caixa branca no canto superior esquerdo da página. Depois disso, um documento em branco do Microsoft Word será exibido.
Etapa 3. Clique na guia Correspondências
Esta guia está na parte superior da janela do Microsoft Word. Depois disso, a barra de ferramentas aparecerá logo abaixo da linha de guias.
Etapa 4. Clique em Selecionar Destinatários
Está na seção "Iniciar mala direta" da barra de ferramentas " Mailings " Depois disso, um menu suspenso será exibido.
Etapa 5. Clique em Usar uma lista existente…
Esta opção está no menu suspenso. Depois disso, uma nova janela será aberta.
- Se você deseja usar os contatos do Outlook, pode selecionar a opção “ Escolha entre os Contatos do Outlook ”No menu suspenso.
- Você também pode digitar uma lista temporária de informações de contato no Word selecionando “ Digite uma nova lista " Este recurso é útil quando você só precisa criar algumas informações de contato.
Etapa 6. Selecione a folha de contato do Microsoft Excel
No lado esquerdo da janela, clique na pasta que contém a planilha de contatos do Excel. Depois disso, clique na planilha do Excel para selecioná-la.
Etapa 7. Clique em Abrir
Ele está no canto inferior direito da janela.
Etapa 8. Confirme sua seleção
Clique no nome da planilha do Excel na janela pop-up e, em seguida, clique no botão “ OK ”Que está sob a janela. Sua planilha do Excel será selecionada como o local de origem do contato.
Certifique-se de que a caixa de seleção "Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna" na parte inferior da janela esteja marcada
Parte 3 de 3: Usando o recurso de mala direta
Etapa 1. Vá para o local ou ponto onde deseja inserir as informações de contato
Encontre o local onde deseja adicionar informações de contato (por exemplo, o cabeçalho do documento) e clique nele para posicionar o cursor.
Etapa 2. Clique em Inserir campo de mesclagem
Esta opção está na seção “Gravar e inserir campos” da guia “. Mailings Depois disso, um menu suspenso será exibido.
Pode ser necessário clicar na guia “ Mailings ”Mais uma vez antes de seguir esta etapa.
Etapa 3. Selecione o tipo de informação
No menu suspenso, clique no nome de um dos cabeçalhos ou cabeçalhos de informações do documento Excel para inseri-lo no documento Word.
Por exemplo, se você deseja adicionar a tag de nome de um contato, clique em “ Primeiro nome ”No menu suspenso.
Etapa 4. Adicione outras informações, se necessário
Essas informações incluem endereço, sobrenome, número de telefone de contato, etc.
Etapa 5. Clique em Concluir e mesclar
Ele está na extremidade direita da barra de ferramentas da guia. Mailings Depois disso, um menu suspenso será exibido.
Etapa 6. Determine as opções de mesclagem
Clique em uma das seguintes opções:
- “ Editar Documentos Individuais ”- Esta opção irá abrir cada documento destinatário para que você possa reajustar o documento.
- “ Imprimir documentos … ”- Esta opção permite que você imprima uma cópia do documento para cada pessoa listada na folha de contato.
- “ Enviar mensagens de e-mail … ”- Esta opção permite enviar o documento como um e-mail. O endereço de e-mail do contato será selecionado como o endereço de e-mail de destino.
Etapa 7. Siga as instruções mostradas na tela
Você pode ter formulários adicionais para revisar, dependendo das opções selecionadas (por exemplo, se você selecionar “ O email ”, Você precisa inserir um título e clicar em“ OK ). Depois disso, o processo de mala direta está concluído.
