Este wikiHow ensina como usar o recurso "Mala direta" no Microsoft Word. O recurso Mala direta permite que você use uma folha de informações de contato para atribuir automaticamente um endereço, nome ou informação diferente a cada cópia de um documento. Esse recurso é útil quando você precisa personalizar um boletim informativo ou declaração, porque você não precisa escrever manualmente cada nome ou endereço diferente na parte superior de cada documento.
Etapa
Parte 1 de 3: Criando uma folha de contato
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Etapa 1. Abra o Microsoft Excel
O ícone do aplicativo Microsoft Excel se assemelha a um “X” branco em um fundo branco. Depois disso, a página "Novo" será exibida.
Se você já tem uma planilha de contatos no Excel, pule para a etapa de carregamento ou importação de contatos do Excel
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Etapa 2. Clique na pasta de trabalho em branco
Ele está no canto superior esquerdo da página “Novo”. Depois disso, um novo documento Excel será aberto.
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Etapa 3. Adicione o cabeçalho do contato
Começando da caixa A1 ”À direita, insira um cabeçalho ou título da seguinte maneira:
- "FirstName" - o primeiro nome do contato deve ser inserido neste campo (caixa " A1 ”).
- “Sobrenome” - O sobrenome do contato deve ser inserido neste campo (caixa “ B1 ”).
- ”Tel” - O número de telefone do contato será adicionado neste campo (caixa “ C1 ”).
- ”StreetAddress” - O endereço de contato deve ser inserido neste campo (caixa “ D1 ”).
- “Cidade” - A cidade natal / residência do contato precisa ser adicionada a este contato (caixa “ E1 ”).
- “Estado” - A província de origem do contato será adicionada nesta coluna (caixa “ F1 ”).
- “ZIP” - o código postal onde o contato mora precisa ser adicionado a esta coluna (coluna “ G1 ”).
- ”E-mail” - O endereço de e-mail do contato será inserido neste campo (caixa “ H1 ”).
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Etapa 4. Insira as informações de contato
Começando na coluna A da caixa 2, insira as informações de contato de cada pessoa que deseja adicionar à ferramenta de mala direta.
Certifique-se de que as informações inseridas sejam precisas antes de prosseguir para a próxima etapa
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Etapa 5. Salve o documento
Para salvá-lo:
- Windows - Clique em “ Arquivo ", escolher " Salvar como ", Duplo click " Este PC ”, Selecione um local de armazenamento de arquivo no lado esquerdo da janela, digite um nome de documento no campo" Nome do arquivo "e clique em" Salve ”.
- Mac - Clique em “ Arquivo ", escolher " Salvar como… ”, Insira o nome do documento no campo" Salvar como ", selecione um local de armazenamento clicando na caixa" Onde ", selecione uma pasta e clique em" Salve ”.
- Lembre-se do local para salvar o arquivo selecionado. Em seguida, você precisará localizar a folha de contato do Excel nesse local.
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Etapa 6. Feche a janela do Excel
Clique no botão X ”No canto superior direito da janela do Excel (Windows) ou o círculo vermelho no canto superior esquerdo da janela (Mac). Agora você pode criar ou usar o recurso de mala direta no Microsoft Word.
Parte 2 de 3: Importando contatos para o Word
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Etapa 1. Abra o Microsoft Word
O ícone do aplicativo Microsoft Word se parece com um “W” branco em um fundo azul escuro. Como no Microsoft Excel, a página "Novo" será exibida após a abertura do programa.
Se você já tiver um documento do Microsoft Word ao qual deseja adicionar contatos do Excel, será necessário clicar duas vezes no documento para abri-lo. Pule a próxima etapa se você já tiver um documento personalizado
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Etapa 2. Clique em Documento em branco
É uma caixa branca no canto superior esquerdo da página. Depois disso, um documento em branco do Microsoft Word será exibido.
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Etapa 3. Clique na guia Correspondências
Esta guia está na parte superior da janela do Microsoft Word. Depois disso, a barra de ferramentas aparecerá logo abaixo da linha de guias.
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Etapa 4. Clique em Selecionar Destinatários
Está na seção "Iniciar mala direta" da barra de ferramentas " Mailings " Depois disso, um menu suspenso será exibido.
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Etapa 5. Clique em Usar uma lista existente…
Esta opção está no menu suspenso. Depois disso, uma nova janela será aberta.
- Se você deseja usar os contatos do Outlook, pode selecionar a opção “ Escolha entre os Contatos do Outlook ”No menu suspenso.
- Você também pode digitar uma lista temporária de informações de contato no Word selecionando “ Digite uma nova lista " Este recurso é útil quando você só precisa criar algumas informações de contato.
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Etapa 6. Selecione a folha de contato do Microsoft Excel
No lado esquerdo da janela, clique na pasta que contém a planilha de contatos do Excel. Depois disso, clique na planilha do Excel para selecioná-la.
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Etapa 7. Clique em Abrir
Ele está no canto inferior direito da janela.
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Etapa 8. Confirme sua seleção
Clique no nome da planilha do Excel na janela pop-up e, em seguida, clique no botão “ OK ”Que está sob a janela. Sua planilha do Excel será selecionada como o local de origem do contato.
Certifique-se de que a caixa de seleção "Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna" na parte inferior da janela esteja marcada
Parte 3 de 3: Usando o recurso de mala direta
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Etapa 1. Vá para o local ou ponto onde deseja inserir as informações de contato
Encontre o local onde deseja adicionar informações de contato (por exemplo, o cabeçalho do documento) e clique nele para posicionar o cursor.
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Etapa 2. Clique em Inserir campo de mesclagem
Esta opção está na seção “Gravar e inserir campos” da guia “. Mailings Depois disso, um menu suspenso será exibido.
Pode ser necessário clicar na guia “ Mailings ”Mais uma vez antes de seguir esta etapa.
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Etapa 3. Selecione o tipo de informação
No menu suspenso, clique no nome de um dos cabeçalhos ou cabeçalhos de informações do documento Excel para inseri-lo no documento Word.
Por exemplo, se você deseja adicionar a tag de nome de um contato, clique em “ Primeiro nome ”No menu suspenso.
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Etapa 4. Adicione outras informações, se necessário
Essas informações incluem endereço, sobrenome, número de telefone de contato, etc.
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Etapa 5. Clique em Concluir e mesclar
Ele está na extremidade direita da barra de ferramentas da guia. Mailings Depois disso, um menu suspenso será exibido.
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Etapa 6. Determine as opções de mesclagem
Clique em uma das seguintes opções:
- “ Editar Documentos Individuais ”- Esta opção irá abrir cada documento destinatário para que você possa reajustar o documento.
- “ Imprimir documentos … ”- Esta opção permite que você imprima uma cópia do documento para cada pessoa listada na folha de contato.
- “ Enviar mensagens de e-mail … ”- Esta opção permite enviar o documento como um e-mail. O endereço de e-mail do contato será selecionado como o endereço de e-mail de destino.
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Etapa 7. Siga as instruções mostradas na tela
Você pode ter formulários adicionais para revisar, dependendo das opções selecionadas (por exemplo, se você selecionar “ O email ”, Você precisa inserir um título e clicar em“ OK ). Depois disso, o processo de mala direta está concluído.