A mala direta é uma função comum em programas do Office para ajustar um documento para vários destinatários. Você pode organizar e combinar todos os tipos de documentos, incluindo envelopes, etiquetas, cartas, e-mails, faxes e cupons numerados. Leia as etapas abaixo para descobrir como usar a mala direta em um computador.
Etapa
Método 1 de 3: Preparação
Etapa 1. Construir um arquivo de dados
Os dados podem ser arquivos de planilha (planilhas), arquivos de banco de dados ou até mesmo documentos de texto em um formato apropriado. Os arquivos de planilha são os mais usados; Este guia presume que você está usando uma planilha.
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Os dados do arquivo devem incluir todas as informações que serão alteradas a cada cópia. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta padrão, o arquivo incluirá os nomes e possivelmente os endereços de todas as pessoas para as quais deseja escrever.
Insira uma informação em cada célula ao longo da linha, de modo que cada tipo de informação (nome, sobrenome, título honorífico e assim por diante) fique em sua própria coluna
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Crie nomes de coluna razoáveis. A mala direta lê os dados em cada coluna e assume que a primeira entrada em cada coluna de informações é o nome comum para esse tipo de informação, portanto, use um nome que faça sentido.
Por exemplo, inicie o campo de nome digitando "nome" e escreva todos os nomes abaixo dele. Quando for solicitado que você insira uma coluna de dados em uma carta, você verá "primeiro nome" como uma opção e lembrará imediatamente o que está nessa coluna
- Os usuários do Microsoft Office que usam o Outlook como meio de enviar e-mail podem usar o catálogo de endereços do Outlook como um arquivo de dados, se desejarem.
Etapa 2. Salve o arquivo de dados
Salve o arquivo para encontrá-lo facilmente. Dê a ele um nome que seja fácil de lembrar.
Etapa 3. Escreva seu documento principal
Este documento incluirá informações nele. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta padrão, o documento principal é a carta. Cada item cujo conteúdo será mesclado por e-mail (como nome) é deixado em branco.
Método 2 de 3: mala direta no MS Office
Etapa 1. Abra o painel de tarefas Mala direta
No documento principal, clique no painel para abri-lo. Se você não vê-lo, vá para o menu Ferramentas e selecione Mala direta na lista.
Etapa 2. Responda às perguntas feitas pelo MS Office
O recurso de mala direta do Office inclui várias etapas projetadas para facilitar a combinação de arquivos de forma mais inteligente e precisa.
- Comece selecionando o tipo de documento que você está escrevendo. Clique no que for mais adequado e, em seguida, clique em Avançar.
- Selecione o documento inicial que deseja usar. Se você seguir essas etapas, poderá selecionar usar este documento. Clique em Avançar.
Etapa 3. Selecione os arquivos a serem mesclados
Este é o arquivo de dados que você criou anteriormente. Selecione o botão de opção apropriado e clique em Avançar para localizar o arquivo e vinculá-lo ao documento principal.
Se você quiser usar o catálogo de endereços do Outlook, clique nessa opção
Etapa 4. Escolha quais dados usar
O Office permite que você selecione ou desmarque as linhas de informações desejadas. Você pode selecionar os itens de informação no arquivo de dados que deseja mesclar no documento principal, para que o arquivo de dados seja mais útil posteriormente se você usá-lo para coisas diferentes. Quando estiver satisfeito, clique em Avançar.
Os dados podem ser classificados clicando nos cabeçalhos de cada coluna. Isso pode ser útil se você deseja pesquisar rapidamente uma grande quantidade de informações
Etapa 5. Insira os campos de dados
Na próxima página do painel de tarefas, você será solicitado a escrever um documento, se ainda não o fez, e várias opções para inserir dados do arquivo no documento serão apresentadas.
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Insira uma coluna de dados colocando o cursor nessa coluna de dados e clicando no botão apropriado na barra de tarefas para inseri-lo lá.
Você pode excluir campos de dados perdidos ou duplicados pressionando a tecla Delete, assim como letras ou números normais
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As opções predefinidas serão ligeiramente alteradas, dependendo do tipo de documento selecionado. O Office faz o possível para preencher as informações apropriadas a partir dos dados que você fornece. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta comercial, poderá ver uma opção para inserir um bloco de endereço que inclui o nome e o sobrenome e o endereço completo de cada destinatário ordenadamente organizado em várias linhas.
- Algumas opções predefinidas abrirão janelas adicionais para você preencher as informações apropriadas. É tudo mais ou menos direto e fácil de entender.
- Se você usar as opções predefinidas e não conseguir encontrar as informações apropriadas, clique no botão Corresponder campos para definir seu próprio nome de coluna de dados que corresponda ao nome padrão. Por exemplo, você pode especificar a categoria "Sobrenome" em um arquivo de dados para preencher os dados de "Sobrenome" no bloco de endereço.
- Para usar sua própria coluna, clique em mais opções. Você poderá ver os nomes que deu a cada coluna e usá-los em seu lugar.
Etapa 6. Verifique o e-mail
A mala direta não exibirá informações específicas nos campos que você aplica ao documento principal até que você o imprima, mas o Office oferece uma função de visualização que permite verificar e certificar-se de que as informações que aparecem corresponderão às colunas que você deseja o documento. Use-os até ficar satisfeito com o pedido mostrado.
Etapa 7. Conclua a fusão
A tela final do painel de tarefas de mala direta permitirá que você saiba que tudo está em ordem e pronto para imprimir seu documento. Cada conjunto de informações aparecerá em cada documento impresso e o programa imprimirá tantas cópias do conjunto de informações quantas houver.
Se quiser editar cartas específicas, você também pode fazer isso a partir desta tela da barra de tarefas, clicando primeiro em "editar letras individuais"
Método 3 de 3: mala direta no OpenOffice.org
Etapa 1. Crie um banco de dados
Etapa 2. Insira os campos de dados
Agora você vinculou suas informações a um banco de dados que o OpenOffice.org pode entender e usar o banco de dados para mesclar e-mails é fácil, desde que você saiba onde procurar.
- No menu Inserir, selecione os campos e, a seguir, outros … no submenu. Como alternativa, você pode pressionar Ctrl + F2.
- Na janela que aparece, clique na guia Banco de dados.
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Clique no botão Procurar no canto inferior direito da janela e localize o arquivo de banco de dados que você acabou de criar.
Uma vez selecionado, o banco de dados aparecerá em uma lista intitulada Seleção de banco de dados no lado direito da janela
- Na lista de tipos no lado esquerdo da janela, selecione os campos de mala direta.
- Clique no "+" próximo ao seu banco de dados e um arquivo de planilha aparecerá abaixo dele. Clique em "+" ao lado dela, e você verá o nome da coluna de dados que selecionou ao criar a planilha.
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Selecione a coluna de dados que deseja inserir e clique em Inserir para colocar a coluna de dados no documento principal.
- Lembre-se de colocar o cursor onde deseja inserir a coluna de dados antes de clicar em Inserir, caso contrário, você terá que movê-lo para a posição correta.
- Assim como no Office, os campos de texto são tratados como caracteres alfanuméricos no documento principal. Você pode movê-lo usando a barra de espaço e excluí-lo com a tecla Delete.
Etapa 3. Conclua a fusão
Verifique o posicionamento de cada coluna de dados. Uma vez feito isso, imprima seu documento principal. A mala direta imprimirá uma cópia para cada conjunto de entradas no arquivo mesclado no documento.
Pontas
- Os programas de processamento de texto geralmente têm modelos que você pode usar para criar o documento principal.
- Certifique-se de dividir as colunas nas palavras-chave mais específicas. Por exemplo, você pode usar apelidos (Sr., Sra., Senhorita), nome e sobrenome para nomes. Use três colunas separadas para o nome com um tipo de coluna de dados em cada coluna.
