Escrever uma proposta para a gerência pode ser feito quando você deseja propor melhorias nos procedimentos de trabalho, sugerir maneiras de economizar, fornecer informações sobre oportunidades de lucro ou sugerir mudanças. Se você deseja redigir uma proposta para a administração da empresa, reserve um tempo para reunir as informações necessárias. Discuta ideias com os colegas de trabalho para descobrir o que eles pensam e lide com a gestão com astúcia.
Etapa
Método 1 de 2: projetando uma proposta
Etapa 1. Defina a ideia ou problema a ser abordado na proposta, como melhorar o fluxo de trabalho ou reduzir custos
Geralmente, você pode visualizar ideias com clareza. Porém, se você quiser resolver um problema ou fazer uma proposta para algo importante, preste muita atenção em tudo o que estiver relacionado.
Etapa 2. Faça sua pesquisa e verifique a situação atual antes de escrever uma proposta
Discuta com as partes relevantes, como colegas de trabalho, gerentes ou clientes. Procure informações sobre os concorrentes e veja como eles funcionam.
Por exemplo, se você acha que o serviço de catering do escritório precisa ser mudado, converse primeiro com o pessoal da cozinha. Eles trabalharam em outro lugar, com fornecedores de catering diferentes? O que seus colegas de trabalho acham? Pode ser que sua insatisfação não seja um problema de qualidade, mas apenas uma questão de gosto
Etapa 3. Escreva uma descrição do problema
Comece a proposta explicando as condições atuais. Inclua todos os fatos relevantes, como autor, data e local. Ao escrever uma proposta de abertura, não faça julgamentos. Explique as condições de acordo com a realidade.
Por exemplo, "PT Sukses Maju utiliza os serviços de catering da Sra. Nyengir há 7 anos. No entanto, o menu principal disponível está a diminuir gradualmente, de cinco para dois. A disponibilidade de menus vegetarianos também é afetada. Na verdade, em certos dias, menus vegetarianos não estão disponíveis."
Etapa 4. Depois de descrever o problema, anote a solução que deseja propor e as etapas para implementá-la
Comece escrevendo a essência da solução e descreva o que você encontrou com base em suas observações.
Por exemplo, "Na minha opinião, a PT Sukses Maju deve procurar um novo fornecedor de catering. A PT Fast Bangkrut utiliza vários outros serviços de catering. Catering Mrs. Sisca Soewitomo e Mr. Rudi Chaeruddin fornecem mais menus a preços competitivos. Além disso, porque catering O Sr. Rudi Chaeruddin oferece menus vegetarianos, veganos e sem glúten todos os dias, o catering está mais de acordo com as necessidades da empresa. Catering para a Sra. Sisca Soewitomo também pode ser vislumbrado, embora o menu vegetariano do bufê não seja tão variada quanto a do bufê do Sr. Rudi Chaeruddin. De acordo com uma pesquisa com funcionários de 2011, 40% dos funcionários da PT Sukses Maju são vegetarianos, 10% são veganos e 2% devem comer uma dieta sem glúten."
Etapa 5. Crie um plano de implementação
Explique cada passo a ser dado e o tempo e custo envolvidos. Escreva o que você sabe e o que ainda precisa aprender. Considere escrever as etapas na forma de uma lista e, em seguida, explicá-las em detalhes. Não exagere nas mudanças. No entanto, não se esqueça de explicar os possíveis resultados dessas mudanças.
Por exemplo, "Para usar outro serviço de catering, a empresa precisa: 1. Rescindir o contrato com a Sra. Nyengir. 2. Pedir ao fornecedor Sisca Soewitomo e Sr. Rudi Chaeruddin para fazer um teste de sabor. 3. Escolha um dos 4. Assinar um contrato com o fornecedor escolhido. As taxas de restauração exigidas não são muito diferentes das taxas de restauração da Sra. Nyengir. Desde que a empresa cumpra as suas obrigações contratuais com a Sra. Nyengir, a empresa não será penalizada. Além disso, se os funcionários preferirem a alimentação oferecida, eles ficarão mais satisfeitos com as condições de trabalho.”
Etapa 6. Escreva uma possível resistência ao seu plano
Seu plano será rejeitado por alguns funcionários? Neste caso, alguns funcionários podem gostar do sabor da comida da Sra. Nyengir. Ou, se você propor uma ideia de produto, pode convencer os funcionários da agência relevante de que o novo produto é seguro para uso? Anote as etapas que você pode seguir para convencer outras pessoas do seu projeto.
Etapa 7. Depois de escrever as etapas, anote os materiais ou recursos humanos necessários, se houver
Além disso, anote o tempo que levará para implementar as mudanças, porque tempo é dinheiro. Faça uma lista de verificação simples. No caso do exemplo acima, você pode criar uma lista da seguinte maneira:
Recursos necessários: subcomitê para avaliação de catering (4 pessoas de diferentes seções), 2 horas para testes de sabor e 3 horas para redação de relatórios
Etapa 8. Conclua a proposta reescrevendo as alterações que deseja fazer e seus principais benefícios
Reescreva seus três pontos principais e faça uma frase de encerramento. Pense no final da proposta como um resumo executivo. Por exemplo:
- "Conforme explicado anteriormente, o serviço de catering da Sra. Nyengir tem reduzido gradualmente o menu principal disponível nos últimos 7 anos. Catering Sisca Soewitomo e Rudi Chaeruddin oferecem um menu mais diversificado a preços competitivos. Portanto, sugiro que o PT Sukses Maju o faça este. teste de sabor e selecione um novo fornecedor para a empresa. Com este novo fornecedor, espera-se que a satisfação dos funcionários aumente e os funcionários ficarão mais propensos a ficar."
- Indique os benefícios quantitativos ou financeiros da mudança, se houver.
- Explique as vantagens qualitativas da mudança. Às vezes, os benefícios da mudança não podem ser medidos por números ou fatos. Se a mudança proposta estiver relacionada à felicidade do funcionário, explique-a. A mudança qualitativa pode ser tão valiosa quanto a mudança quantitativa.
Método 2 de 2: Compartilhando a Proposta
Etapa 1. Peça a um colega de trabalho que leia e forneça feedback sobre sua proposta
Ele pode concordar ou não com as alterações propostas. Se ele não concordar, considere o porquê. Se os motivos forem válidos e afetarem sua proposta, esteja preparado para revisá-la. Você também pode adicionar a discordância de seu parceiro na coluna "Discordância", se entender o pensamento, mas não concordar.
Etapa 2. Depois de criar uma proposta e pedir feedback aos colegas, analise o fluxo, a gramática, a precisão e a contagem de palavras da proposta
Não faça uma proposta muito longa para que sua proposta seja notada pelo gerente. Faça uma proposta de 1 a 2 páginas, se possível.
Etapa 3. Assim que a proposta estiver pronta, saiba a quem deve ser enviada e, em seguida, envie a proposta
Em algumas empresas, os tomadores de decisão são claros, mas outras têm uma estrutura mais fluida que torna difícil saber com quem entrar em contato. Observe o histórico da empresa para descobrir a quem você deve enviar uma proposta.
