Uma nota de pagamento, ou muitas vezes também chamada de fatura, é um documento que contém detalhes dos serviços prestados, bem como uma solicitação de pagamento, que é submetida à pessoa que fez a compra. Por exemplo, se você é um jardineiro e adicionou plantas à página inicial de um cliente, inclua detalhes de seus serviços na fatura para obter o pagamento.
Etapa
Parte 1 de 3: Escolha de um formato
Etapa 1. Crie uma fatura profissional
Se você redige faturas com frequência, é uma boa ideia criar um modelo de fatura que possa modificar sempre que enviar uma nova fatura a um cliente. Este modelo é especialmente útil para empreiteiros ou outras pessoas que prestam serviços de forma contínua. Você pode criar modelos de faturas usando seu programa de processamento de texto favorito ou pesquisá-los na Internet.
- Uma fatura geralmente inclui um título com seu nome ou empresa, endereço e número de telefone, bem como o logotipo da empresa, junto com detalhes dos serviços prestados, o valor a ser pago e as instruções de pagamento.
- As faturas geralmente são criadas eletronicamente, numeradas e salvas em um computador. Assim, você sempre tem uma cópia da sua fatura e não precisa se preocupar em perder o papel de cobrança. No entanto, certifique-se de sempre fazer backup de seu arquivo de fatura usando um serviço de armazenamento de arquivos online, como o Google Drive ou Dropbox. Dessa forma, se o disco rígido do seu computador falhar, você ainda terá uma cópia das suas faturas.
- Escolha um sistema de numeração que facilite a organização de seus documentos. Uma opção é usar a data de criação. Portanto, "FTR311216" é uma fatura criada em 31 de dezembro de 2016. Se você criar mais de uma fatura por dia, insira as iniciais do fornecedor.
Etapa 2. Selecione o livro de faturas
Os livros com faturas podem ser adquiridos em livrarias ou papelarias. Este livro inclui espaços para listar os serviços prestados e várias informações de pagamento. Cada vez que você escreve uma conta de pagamento, você só precisa preencher o espaço em branco fornecido.
- Os livros de faturas são úteis para pessoas que escrevem faturas dos produtos que vendem. Por exemplo, se você vende bolos caseiros, pode ser mais fácil redigir uma nota de pagamento em vez de criar uma fatura no computador sempre que fizer uma venda.
- Escolha um livro de faturas que tenha uma camada de papel idêntico atrás de cada fatura em branco para que você e seu cliente possam obter uma cópia cada um.
- No entanto, você ainda precisa de uma área de armazenamento segura. Certifique-se de manter uma cópia da fatura em um cofre anti-incêndio.
Etapa 3. Use um sistema de pagamento online
PayPal ou Square permitem que você envie faturas. No entanto, o serviço é cobrado (2,9% + US $ 30 centavos por fatura a partir de janeiro de 2017), mas a conveniência de pagar eletronicamente torna esse método mais confiável.
- Na sua conta do PayPal, selecione a opção de menu "Enviar e solicitar" na parte superior. Em seguida, selecione "Criar e gerenciar faturas" (criar e gerenciar faturas). Por fim, clique no botão "Criar" para criar uma nova fatura.
- Você precisará saber o endereço de e-mail do cliente para preencher a seção "Faturar para:" da fatura. PayPal ou Square cobrará a conta com esse endereço de e-mail.
Etapa 4. Obtenha um aplicativo de fatura personalizado
Aplicativos de faturamento como o Invoice2go permitem que você envie e rastreie contas de seu telefone e defina lembretes de pagamento automático. Os clientes podem pagar online usando um cartão de crédito ou débito.
Etapa 5. Crie faturas com software de contabilidade
Se você usa um software de contabilidade para gerenciar seu negócio, um sistema de faturamento deve ser incluído. Por exemplo, QuickBooks tem um botão “Fatura” amigável no painel que o orienta durante o processo. Seus clientes não terão opções de pagamento instantâneas, mas você pode monitorar o status do faturamento junto com outros registros comerciais.
Parte 2 de 3: Incluindo Informações Básicas
Etapa 1. Incluir informações da empresa
Esteja você faturando em um computador ou usando um livro de faturas, escreva o nome da empresa na parte superior. Inclua as seguintes informações logo abaixo do nome da sua empresa:
- Endereço completo da empresa
- Número de telefone da empresa
- Endereço de e-mail ou qualquer informação de contato
Etapa 2. Anote a data
Você e o cliente devem saber a data da fatura. Isso ocorre porque a data de vencimento do pagamento geralmente é baseada na data de criação da fatura.
Etapa 3. Número da fatura, se necessário
Você precisará dos números das faturas sequencialmente de acordo com o número de transações feitas com o cliente. Por exemplo, se você vendeu um bolo para o mesmo cliente em 3 eventos diferentes, a fatura da terceira venda seria numerada com o número 3.
- Se você estiver usando uma nota fiscal comprada em loja fixa, a nota fiscal já deve estar numerada.
- Se você usa software de contabilidade ou PayPal, a conta também será numerada automaticamente.
Etapa 4. Anote as informações do cliente
Inclua o nome do cliente ou cliente ou empresa. Se você fornece serviços terceirizados a clientes, também deve incluir o endereço e o número de telefone da empresa.
Parte 3 de 3: Escrevendo coisas específicas
Etapa 1. Escreva uma descrição dos serviços prestados
Inclui qualquer trabalho, serviço ou produto que o cliente forneça. Se você fornecer mais de um serviço, liste cada um em uma lista. Inclua as seguintes informações sobre o serviço ou produto na lista relacionada:
- Serviços ou produtos fornecidos. Por exemplo, “1 bolo de aniversário com decorações de Thomas”.
- Data de entrega do serviço
- Taxa de serviço
- Após a listagem de cada produto ou serviço, calcule o total e inclua o valor final faturado.
Etapa 2. Especifique as condições de pagamento específicas
Se você quiser que a conta seja paga antes de uma determinada data, inclua essa informação. Insira os detalhes sobre o tipo de pagamento aceito, seja em dinheiro, cheque ou cartão de crédito.
Calcule também o imposto que será adicionado ao custo. Procure as taxas de imposto aplicáveis em seu país para que possa determinar o valor cobrado com precisão
Etapa 3. Forneça informações adicionais
Na parte inferior da fatura, escreva uma descrição da política de devolução. Você também pode aproveitar para agradecer ao cliente e listar outros produtos ou serviços que você também oferece.
