Existem dois tipos de planos de gerenciamento de mudanças. O primeiro tipo de plano aborda o impacto da mudança na organização, o que facilita a transição. O segundo tipo de plano monitora mudanças específicas do projeto, o que resulta em um registro claro das mudanças no escopo do projeto. Ambos os planos visam comunicar de forma clara e precisa o que precisa ser feito.
Etapa
Método 1 de 2: redigindo um plano para gerenciar a mudança organizacional
Etapa 1. Mostre o motivo da mudança
Liste os fatores que levaram à decisão de mudança, como baixo desempenho, nova tecnologia ou uma mudança na missão da organização.
Uma abordagem que pode ser usada é descrever a situação atual e a futura que a organização deseja criar
Etapa 2. Defina o tipo e o escopo da mudança
Descreva resumidamente a natureza do projeto de mudança. Determine se essa mudança afetará o cargo, os processos de negócios, as mudanças de política e / ou a estrutura organizacional. Liste os departamentos, grupos de trabalho, sistemas ou outros componentes que sofrerão alterações.
Etapa 3. Descreva o apoio das partes interessadas
Liste todas as partes que serão afetadas pela mudança proposta, por exemplo, alta administração, gerentes de projeto, patrocinadores do projeto, usuários finais e / ou funcionários. Para cada parte, anote se a parte apoia a mudança.
- Considere a criação de um diagrama para comunicar isso de forma clara e concisa. Um exemplo é listar a Conscientização, o Nível de Suporte e a Influência de cada parte classificada usando uma escala de Alto / Médio / Baixo.
- Se possível, conduza uma entrevista pessoal para medir o apoio.
Etapa 4. Forme uma equipe de gerenciamento de mudanças
Essa equipe é responsável por fornecer informações a todas as partes, ouvir as preocupações e garantir que o processo de mudança seja o mais tranquilo possível. Escolha pessoas que tenham credibilidade dentro da organização e boas habilidades de comunicação.
Essa equipe também deve ter membros do nível executivo sênior. Enfatize que eles são responsáveis por promover a mudança, não apenas aprovar
Etapa 5. Desenvolva uma abordagem de gerenciamento
O suporte total de pessoas importantes na organização é muito importante para o sucesso da mudança. Dê aos funcionários seniores a oportunidade de fornecer feedback e trabalhar com eles para criar um papel ativo na demonstração e liderança da mudança.
Etapa 6. Crie um plano para cada parte interessada
Avalie os riscos e preocupações de todas as partes, incluindo aquelas que apóiam a mudança. Designe a equipe de gerenciamento para tratar das questões.
Etapa 7. Crie um plano de comunicação
A comunicação é o componente mais importante no gerenciamento de mudanças. Comunique-se regularmente com as pessoas afetadas pela mudança. Enfatize as razões por trás da mudança e os benefícios a serem obtidos com a mudança.
- As partes interessadas devem aceitar comunicações pessoais bilaterais. As reuniões cara a cara ou cara a cara são muito importantes.
- A comunicação deve vir de um patrocinador de mudança de alto escalão, de seu supervisor imediato e de outras pessoas em quem as partes interessadas confiem. Todas as comunicações devem transmitir uma mensagem consistente.
Etapa 8. Monitore a partida
Sempre há aqueles que resistem à mudança. Esta partida é em um nível individual. Portanto, comunique-se com a pessoa para entender seu raciocínio. Monitore as reclamações para que a equipe de gerenciamento de mudanças possa tratá-las. Razões comuns para resistência incluem:
- Sem motivação para mudar, sem senso de urgência
- Não tem compreensão da situação geral ou por que a mudança é necessária
- Falta de contribuição no processo
- Incerteza sobre a segurança no emprego, funções futuras ou as demandas e habilidades necessárias para desempenhar funções futuras.
- Falha da administração em atender às expectativas em relação à implementação ou comunicação da mudança
Etapa 9. Supere os obstáculos
Muitas reclamações devem ser resolvidas melhorando as comunicações ou alterando as estratégias de comunicação para tratar de questões específicas. Algumas reclamações requerem uma abordagem adicional que você pode incluir como parte do plano ou pode delegar à equipe de gerenciamento para que eles possam fazer o que for necessário. Considere quais etapas são apropriadas em sua organização:
- Para alterar funções ou processos de trabalho, priorize o treinamento de funcionários.
- Se você prevê um moral baixo ou um período de transição estressante, lide com os eventos da empresa ou os benefícios dos funcionários.
- Se as partes interessadas não estão motivadas para mudar, incentive.
- Se as partes interessadas não se sentirem envolvidas no processo de mudança, convoque uma reunião para obter feedback e considerar a mudança de planos.
Método 2 de 2: Monitorando Mudanças no Projeto
Etapa 1. Defina a função de gerenciamento de mudanças
Faça uma lista dos cargos a serem indicados para este projeto. Descreva as responsabilidades e habilidades exigidas para cada posição. No mínimo, inclua um gerente de projeto para fazer as mudanças do dia a dia e um patrocinador do projeto para monitorar o progresso geral e tomar decisões sobre mudanças importantes.
Para um projeto amplo em uma grande organização, divida a função de gerenciamento de projetos em várias pessoas com conhecimento especializado
Etapa 2. Considere a criação de um painel de controle de mudanças
Os projetos de desenvolvimento de software geralmente possuem um Conselho de Controle de Mudanças composto por representantes de cada um dos grupos interessados. É esse conselho que aprova as solicitações de mudança, não o gerente de projeto, e comunica as decisões às partes interessadas. Essa abordagem funciona bem para projetos que envolvem vários grupos e projetos cujo escopo e metas mínimos geralmente requerem reavaliação.
Etapa 3. Crie um processo para realizar as solicitações de mudança
Depois que alguém da equipe de mudança descobrir a próxima etapa, como você transforma uma ideia em realidade? Descreva este processo com a concordância da equipe. Exemplo:
- Os membros da equipe preenchem um formulário de Solicitação de Mudança e o enviam ao gerente de projeto.
- O gerente de projeto insere o formulário no Registro de Solicitação de Mudança e ajusta esse registro conforme as mudanças são implementadas ou rejeitadas.
- O gerente pede aos membros da equipe que escrevam um plano específico e avaliem quanto esforço será necessário.
- O gerente de projeto envia o plano ao patrocinador do projeto para aprovação ou rejeição.
- Implementar mudanças. As partes interessadas são regularmente informadas dos desenvolvimentos.
Etapa 4. Crie um formulário de solicitação de mudança
Os dados abaixo devem ser incluídos cada vez que uma solicitação de mudança é feita e inserida no log de mudanças:
- Data do pedido de mudança
- Número da solicitação de mudança atribuído pelo gerente de projeto
- Título e explicação
- Nome do requerente, endereço de e-mail e número de telefone
- Prioridade (alta, média ou baixa). Os planos de gerenciamento de mudanças de emergência podem exigir prazos específicos.
- Número do produto e versão (para projetos de software)
Etapa 5. Insira informações adicionais nas notas de alteração
Os registros de mudança devem registrar as decisões e a implementação. Além das informações copiadas do formulário de solicitação de mudança, você deve preparar um local para escrever o seguinte:
- Sinal de aprovação ou rejeição
- A assinatura da pessoa que aprova ou rejeita o pedido
- Alterar o prazo de implementação
- Alterar data de conclusão
Etapa 6. Monitore as decisões importantes
Além das anotações diárias, acompanhar as decisões importantes será benéfico para o projeto. Esses registros facilitarão o monitoramento de projetos de longo prazo ou projetos que estão passando por uma mudança de liderança. Esses registros também podem orientar a comunicação com clientes ou alta administração. Para quaisquer mudanças nos prazos, escopo ou requisitos do projeto, nível de prioridade ou estratégia, inclua as seguintes informações:
- Pessoas que tomam decisões
- Data de decisão
- Resumo das razões por trás da decisão e do processo de tomada de decisão. Incluir documentos relacionados a este processo.
