As horas-homem são uma parte importante para fazer uma oferta lucrativa de projeto e determinar o custo da obra concluída. Uma vez que a força de trabalho representa uma grande parte da maior parte do trabalho contratado, estimar e relatar com precisão as horas de trabalho é fundamental para o sucesso do seu negócio.
Etapa
Parte 1 de 2: estimativa de horas de trabalho para licitação de projeto
Etapa 1. Divida o projeto em componentes
A primeira parte do cálculo das horas trabalhadas para um trabalho é dividir o projeto em componentes menores. Em seguida, estime o número de horas que levará para concluir cada componente. Esses componentes devem ser designados de acordo com o tipo de força de trabalho envolvida. Se estiver construindo um complexo de apartamentos, você precisará de mão de obra em escavação, construção, eletricidade, encanamento e assim por diante. Certifique-se de estimar cada componente que faz parte do projeto.
Etapa 2. Determine o tipo de força de trabalho necessária
O tipo de força de trabalho é altamente dependente das tarefas que precisam ser concluídas. Você não precisa de um capataz para cada trabalho. Tarefas simples podem ser realizadas por assistentes ou estagiários. Esse processo de determinação é mais difícil para trabalhos que envolvem uma mistura de diferentes tipos de força de trabalho, que variam de simples a complexos.
Etapa 3. Estime o tempo necessário para concluir cada componente
Depois de determinar os componentes e o tipo de mão de obra de cada componente, estime o número total de horas de trabalho necessárias para concluir cada estágio do início ao fim. Não inclua intervalos. O número de horas trabalhadas deve refletir o tempo de trabalho dedicado à conclusão de um estágio.
- Se você conhece bem o tipo de trabalho de cada estágio, tente usar projetos anteriores como referência para estimar o tempo de trabalho. Por exemplo, se você sabe que leva dez horas para um trabalhador instalar quatro novas janelas, ou 2,5 horas por janela, seu projeto atual pode não ser muito diferente.
- Se uma etapa do seu projeto envolve um tipo diferente de força de trabalho, não depois de se conhecer, faça algumas pesquisas para preparar suas horas de trabalho estimadas. dependendo do projeto, você pode encontrar informações valiosas na internet ou em outros fornecedores. Você também pode usar os serviços de um consultor que esteja familiarizado com o tipo de força de trabalho de que precisa. Um consultor pode ajudá-lo a estimar as horas de trabalho necessárias para concluir uma determinada etapa.
- Considere também fatores como o grau de dificuldade do trabalho ao fazer estimativas. Se a janela em seu futuro projeto for no 7º andar, e a janela trabalhada no projeto anterior estiver no primeiro andar, aumente a proporção de horas por janela para compensar essa diferença.
- Inclui estimativas de tempo gasto em tarefas administrativas exigidas pelo contrato.
Etapa 4. Inclua as horas do supervisor
Você também pode incluir horas de projeto para o chefe ou gerente, que irá liderar uma equipe de trabalhadores e gerenciar relatórios detalhados e conformidade com o cronograma do projeto. Alguns projetos podem empregar mais de um supervisor ou encarregado e gerenciar os diferentes componentes do projeto. Outros projetos podem usar vários níveis diferentes de supervisão. Você pode ter um capataz para gerenciar os trabalhadores em diferentes componentes de um projeto e um supervisor principal que gerencia todos os capatazes.
Etapa 5. Use suas estimativas para preparar um cronograma do projeto
Seu cliente determinará o tempo de conclusão do projeto. Talvez o cliente peça que você especifique quanto tempo levará para concluir o projeto. Você pode usar estágios calculados e horas para desenvolver um cronograma de projeto. Determine os componentes que podem ser concluídos simultaneamente e os componentes que devem ser concluídos em etapas (a saída de um processo torna-se a entrada do próximo processo). Se você sabe quando cada etapa deve ser concluída, pode dividir o número de horas necessárias para concluir uma etapa pelo dia de trabalho de 8 horas durante o período de tempo do projeto. Você pode aumentar ou diminuir o cronograma do projeto adicionando ou reduzindo a força de trabalho. Quanto mais trabalhadores você tiver, mais rápido um estágio pode ser concluído.
- Alguns projetos exigem mais de 8 horas por dia ou 40 horas por semana para concluir as etapas dentro do cronograma. Eles precisam de horas extras que devem ser incentivadas.
- Por exemplo, se você tem um mês para construir a fundação de uma nova casa e sabe que a construção da fundação requer 1.000 horas por trabalho, divida 1.000 pelo dia de trabalho de 8 horas em um mês para determinar a quantidade de trabalho necessária para concluir essa fase na hora exata. hora (1000 horas de trabalho do projeto / 20 dias de trabalho em um mês = 50 horas por dia; 50 horas por dia / 8 horas por mão de obra = 6,25 mão de obra necessária.)
- Seja realista sobre o número de trabalhadores empregados no período de tempo especificado. Não seria realista precisar de 7 eletricistas para concluir a instalação do circuito em uma semana, dependendo da disponibilidade de eletricistas em sua área. Pode ser necessário estender o cronograma para atender à disponibilidade da força de trabalho para o seu projeto.
- Se você planeja concluir várias etapas ao mesmo tempo, precisará dividir a força de trabalho para concluir cada etapa.
Etapa 6. Prepare e envie sua oferta
Adicione as horas trabalhadas para cada força de trabalho necessária para que você tenha o total de horas trabalhadas para cada tipo de força de trabalho. Se você só precisa de um tipo de força de trabalho, combine todas as horas do projeto em um único número. Se você precisar de diferentes tipos de força de trabalho, sua oferta deve especificar o número de horas trabalhadas para cada tipo de força de trabalho. Recomendamos que você inclua todos os custos de mão de obra, incluindo impostos e benefícios. Alguns contratos podem especificar uma taxa de salário mínimo para cada tipo de força de trabalho. Além disso, inclua qualquer acréscimo (parte do lucro) que deseja cobrar.
Por exemplo, digamos que você foi selecionado para instalar uma nova cozinha para uma casa de tamanho médio. Você terá que dividir o projeto em várias etapas, que consistem em obras hidráulicas, elétricas e de construção em geral. Sua oferta deve refletir o total de horas trabalhadas por eletricista, encanador e trabalho de construção em geral, bem como as taxas salariais para cada tipo de força de trabalho
Etapa 7. Ajuste as horas de trabalho estimadas à medida que o projeto avança
Uma vez que as estimativas de tempo são apenas estimativas, você deve atualizar as estimativas à medida que o projeto avança. Você pode ter que cobrar o cliente com base nas horas reais trabalhadas da equipe, portanto, você deve fornecer estimativas atualizadas de horas trabalhadas periodicamente. Isso evita que o cliente se surpreenda com a superexploração do horário de trabalho.
- Inclua um "fator de correção", que é o aumento no tempo aproximado devido ao desconhecido. A quantidade de fator de correção depende da complexidade do trabalho, da disponibilidade de mão de obra, da dependência de agentes externos e da relação de um processo com o outro.
- A maioria dos empreiteiros explica que seus lances são estimativas. As horas reais trabalhadas variam e os clientes pagarão de acordo com as horas reais trabalhadas à medida que o projeto avança. No entanto, é possível que o cliente queira pagar uma quantia única com base em estimativas e não pagar pelas horas reais trabalhadas. Preste muita atenção a toda a linguagem do contrato que indica este acordo porque em um acordo como este, o contratante deve estimar os custos com cuidado.
- Se o cliente vai pagar com base nas horas reais trabalhadas, não se esqueça de que sua oferta reflete as estimativas e você não deve cobrar horas trabalhadas significativamente mais altas, a menos que haja um motivo convincente e comprovável. Se você encontrar um problema e for confirmado que você excedeu suas horas de trabalho estimadas, informe o cliente para evitar mal-entendidos
- Faça um acordo por escrito que declare o trabalho que tem mais probabilidade de aparecer e está fora do escopo do trabalho. Inclui processos para a identificação e aprovação dessas mudanças, como licenças e documentação necessária.
Parte 2 de 2: Relatórios de horas de trabalho para trabalho contratado
Etapa 1. Reúna informações sobre sua força de trabalho
Certifique-se de que os arquivos de funcionários de toda a força de trabalho em seu projeto sejam precisos e mantenha-os. Isso inclui registros de folha de pagamento e todos os documentos legais. Se você usar engenheiros, técnicos elétricos, encanadores ou outros trabalhadores licenciados, precisará manter os comprovantes de seus arquivos de certificação ativos. É necessário para a maioria dos trabalhos de engenharia e construção descobrir se a mão de obra é contratada pelo estado. Você tem a responsabilidade de garantir que todos os que trabalham para você sejam devidamente certificados, incluindo subcontratados.
- Você pode pagar um salário de não funcionário para trabalhar em um projeto. Esses subcontratados trabalham para você, o contratante, e você cobra dos salários do cliente. Mesmo que o subcontratado não seja seu funcionário, as informações de certificação devem ser coletadas e mantidas em arquivo. Como contratado, é sua responsabilidade garantir que todos os que trabalham no projeto tenham as qualificações adequadas, a menos que estipulado no contrato.
- Os contratos com o governo geralmente exigem informações adicionais de funcionários e subcontratados para garantir o cumprimento da lei. Isso inclui relatórios sobre etnia e taxas de salário para garantir que não haja práticas discriminatórias. Se você tiver um contrato com o governo, leia atentamente e siga todas as instruções sobre recrutamento e relatórios para evitar problemas salariais.
Etapa 2. Monitore o tempo de trabalho
Para poder produzir relatórios precisos para os clientes, você precisa de um método de monitoramento das horas de trabalho dos funcionários que trabalham no projeto. Você pode usar um relógio de ponto ou folha de ponto, mas esses registros devem ser verificados para garantir a precisão. Dependendo do contrato acordado, você pode ser obrigado a realizar auditorias periódicas e provar a validade do número relatado de horas trabalhadas
- Uma maneira de garantir a precisão dos relatórios de tempo de trabalho é colocar um supervisor para cada funcionário ou grupo de funcionários. Ao final de cada semana, quando o funcionário envia o cartão de ponto, o supervisor pode revisar e assinar o cartão, para comprovar que está correto. Isso evita que os funcionários adicionem horas trabalhadas fictícias.
- Você também pode tentar usar um sistema elétrico de cartão de ponto de trabalho para monitorar o tempo de trabalho do funcionário. Certifique-se de que o sistema está bem controlado para evitar o uso indevido. Se o relatório de horas trabalhadas for questionável, você deve ser capaz de prová-lo.
- Os clientes do governo são obrigados por lei a coletar todas as informações antes de pagar aos empreiteiros porque os salários são pagos com impostos. O nível de supervisão ao relatar os cronogramas de projetos do governo será muito alto. Siga todas as instruções de relatório cuidadosamente e em detalhes conforme acordado.
Etapa 3. Enviar relatórios de salários de trabalho aos clientes regularmente
Seu contrato deve especificar a frequência com que você deve relatar o número de horas trabalhadas ao cliente para receber um salário. Ao enviar este relatório, você transferirá informações de seus holerites e documentos de contagem para um relatório específico do cliente que compara o número de horas faturadas com as horas trabalhadas estimadas no momento da licitação. Se houver uma grande discrepância entre o número estimado e real de horas trabalhadas, você deve ser capaz de fornecer uma explicação forte ao cliente.
Etapa 4. Use as notas para preparar estimativas para seu próximo projeto
No final do projeto, as informações de monitoramento de suas horas de trabalho serão inestimáveis, pois fornecem detalhes sobre o período de tempo em que trabalhos específicos são concluídos. Você pode usar esses dados para fazer estimativas, como o número de horas trabalhadas por número de ladrilhos instalados ou o tempo de espera após o nivelamento do cimento úmido. Essas informações irão melhorar suas ofertas futuras e manter seu negócio lucrativo.
