Quem disse que escrever e-mail é a maneira mais fácil de se comunicar? Na verdade, escrever e-mails também tem ética. Em outras palavras, o estilo de linguagem dos e-mails dirigidos aos colegas e aos professores deve ser diferenciado, principalmente porque a educação formal é a porta de entrada para potenciais carreiras profissionais. Por isso, todas as interações que ocorrem nele devem ser feitas de forma profissional, inclusive no envio de emails. Por exemplo, os e-mails devem sempre ser enviados com seu endereço de e-mail acadêmico e devem sempre ser abertos com uma saudação formal. Trate a interação como uma carta comercial formal. Ou seja, transmita seu ponto de vista de forma clara, concisa e clara, e use uma boa gramática!
Etapa
Parte 1 de 3: Criando uma impressão positiva
Etapa 1. Leia o programa do curso para descobrir as respostas às suas perguntas
Geralmente, suas dúvidas já foram respondidas no material disponibilizado pelo palestrante no início do processo palestra. Como resultado, insistir em perguntar ao seu professor só vai fazer você parecer um aluno não sério, e também pode irritar o professor porque o conteúdo do seu e-mail está ocupando um tempo valioso.
- O programa do curso geralmente contém informações sobre tarefas, prazos para envio de tarefas, políticas em sala de aula e formatos de tarefas.
- Se o palestrante fornecer apenas lista de leitura, não há nada de errado em enviar um e-mail para solicitar material que não esteja explicitado no plano de aula.
Etapa 2. Use seu endereço de e-mail acadêmico
Provavelmente, seu professor receberá dezenas a dezenas de e-mails todos os dias. É por isso que você deve usar um endereço de e-mail acadêmico para que os e-mails não acabem automaticamente na caixa de spam. Além disso, enviar um e-mail com um endereço de e-mail acadêmico parecerá muito mais profissional e ajudará os professores a identificar claramente o nome do remetente, especialmente porque os endereços de e-mail acadêmico geralmente incluem o nome completo do aluno.
Etapa 3. Inclua um assunto representativo
Em outras palavras, certifique-se de que o conteúdo do seu e-mail seja conhecido do palestrante, mesmo que ele apenas leia o assunto. Saber a intenção de seu e-mail desde o início ajudará seu palestrante a reservar o momento certo para lê-lo e respondê-lo. Portanto, sempre inclua um assunto de e-mail claro e conciso!
Por exemplo, você pode escrever “Perguntas sobre tarefas recentes” ou “Ensaios finais”
Passo 4. Inicie o e-mail mencionando o nome e o cargo do palestrante
Não importa a importância dos seus desejos, sempre comece seu e-mail com uma saudação formal, como faria ao escrever uma carta formal semelhante. Por exemplo, inicie o e-mail escrevendo “Caro. Dr. Jones”, seguido por uma vírgula. Não se esqueça de usar um apelido que corresponda às preferências do palestrante, ok!
- Se você não tiver certeza de que o conferencista em questão obteve um doutorado, simplesmente chame-o de “Sr. Jones”.
- Se vocês dois têm interações pessoais frequentes, não há nada de errado em usar uma saudação mais casual, como “Olá, Senhor / Dr. Jones."
Parte 2 de 3: Compondo Conteúdo de Email
Etapa 1. Identifique-se claramente
Como o palestrante em questão não está apenas ensinando você, é provável que ele precise ser lembrado de sua identidade. Portanto, sempre inicie o e-mail informando seu nome, bem como o nome do curso que o aproximou e o horário das palestras, como “Aula de Marketing à tarde”.
Etapa 2. Concentre-se em seu ponto
Lembre-se de que os palestrantes são pessoas muito ocupadas. Portanto, certifique-se de que o conteúdo do seu e-mail não seja complicado para não perder muito tempo com coisas sem importância. Transmita seu ponto de vista de forma concisa, direta e clara e evite detalhes sem importância ou irrelevantes.
Por exemplo, se você tiver uma pergunta a respeito de uma designação, diga claramente: “Há algo que quero lhe perguntar sobre a designação que você deu na quinta-feira passada. A tarefa realmente tem que ser feita em grupos ou individualmente, certo, senhor / senhora?”
Etapa 3. Escreva frases completas
Lembre-se de que esses e-mails não são uploads do Facebook ou mensagens de texto para seus colegas! Ou seja, sempre use frases completas e formais para mostrar seu profissionalismo.
- Por exemplo, não escreva: "O material da última aula foi muito legal, senhor / senhora!"
- Em vez disso, tente escrever: "Obrigado pelo último material que você ensinou que iluminou meu entendimento."
Etapa 4. Use o tom de e-mail correto
Ao entrar em contato com um professor pela primeira vez, lembre-se de usar um tom e uma gramática profissionais. Ou seja, não use emoticons por nenhum motivo! Se você já enviou mensagens ao palestrante várias vezes, também deve escrever seu e-mail em um tom mais casual, especialmente se o palestrante for o primeiro a agir informalmente (como enviar emoticons).
Etapa 5. Apresente seu pedido educadamente
Na verdade, muitos alunos gostam de fazer exigências aos professores. Não faça isso, porque não vai te ajudar a conseguir nada! Em vez disso, declare suas intenções na forma de uma solicitação com a qual seu professor pode ou não concordar.
Por exemplo, se você quiser pedir uma prorrogação do prazo para envio de trabalhos, não escreva, "Minha avó faleceu recentemente, por favor, estenda o prazo para envio de trabalhos, ok?" Em vez disso, escreva uma frase mais educada, como como, "Sinto muito, senhor / senhora, esta semana foi muito difícil para mim porque minha avó acabou de falecer. Em caso afirmativo, você estaria disposto a me dar uma prorrogação do prazo para a apresentação de trabalhos?"
Etapa 6. Use a pontuação correta
Se o e-mail for direcionado a colegas, é claro que o destinatário do e-mail não terá problemas em colocar um ponto final ou vírgula incorretamente. No entanto, se o e-mail for para um professor, certifique-se de que cada sinal de pontuação esteja colocado no lugar correto.
Etapa 7. Escreva cada palavra com a grafia correta
Apesar do uso difundido de linguagem de texto na internet, nunca use em um e-mail profissional! Em outras palavras, escreva cada palavra em sua forma completa, como “Sr.” em vez de “Sr.”. Use a grafia correta para tornar seus e-mails mais profissionais!
Não se esqueça de verificar a exatidão do conteúdo do e-mail com a ajuda de um aplicativo ou programa de computador para verificar a ortografia
Etapa 8. Coloque as letras maiúsculas corretamente
Em particular, as palavras listadas no início das frases devem ser capitalizadas, assim como alguns tipos de substantivos (como apelidos). Não trate os e-mails como conversas de mensagens de texto e certifique-se de sempre capitalizar corretamente.
Parte 3 de 3: Encerrando o e-mail
Etapa 1. Declare as ações que seu professor precisa realizar
Em outras palavras, certifique-se de que seu desejo ou solicitação esteja claramente declarado no final do e-mail. Por exemplo, se você deseja uma resposta dele, não se esqueça de dizer isso. Se sentir necessidade de se encontrar com ele, transmita também esse propósito.
Etapa 2. Releia a gramática usada no e-mail
Leia o e-mail para certificar-se de que nenhum erro gramatical foi cometido. Muitas vezes, esse processo o ajudará a identificar um ou dois pequenos erros que precisam ser corrigidos.
Etapa 3. Releia o e-mail do ponto de vista do professor
Certifique-se de que seu e-mail não soe como se você estivesse exigindo algo. Além disso, certifique-se de que suas intenções sejam transmitidas de forma direta, clara e não colorida por informações pessoais que sejam menos importantes. Além de ser ineficaz, esse comportamento também não é profissional.
Etapa 4. Encerre o e-mail com uma saudação formal de encerramento
Assim como quando você inicia seu e-mail com uma saudação profissional, faça o mesmo para encerrar o e-mail. Por exemplo, use uma saudação formal de encerramento, como "Atenciosamente" ou "Saudações", seguida por uma vírgula e terminando com seu nome completo.
Etapa 5. Reenvie o e-mail após uma semana
Depois que o e-mail for enviado, não continue aterrorizando seu professor por uma resposta. No entanto, se o seu e-mail não for respondido por uma semana ou mais, é uma boa ideia tentar enviar o mesmo e-mail de volta, caso ele tenha perdido o primeiro e-mail.
Etapa 6. Responda ao e-mail de resposta que você recebeu
Após receber o e-mail de resposta do palestrante em questão, não se esqueça de responder para mostrar que recebeu o e-mail corretamente. Por exemplo, você pode simplesmente enviar uma breve nota de agradecimento ou, se necessário, enviar uma resposta mais longa com as mesmas regras de redação para manter o som profissional. Se o seu problema ou dúvida não foi respondido por e-mail, peça para ele se encontrar pessoalmente.
- Por exemplo, você pode escrever: “Obrigado pela resposta, senhor / senhora. Vejo você na aula."
- Se você sentir necessidade de se encontrar com o palestrante posteriormente, tente escrever: “Eu realmente aprecio sua opinião sobre este assunto. Se desejar, posso me encontrar diretamente com você para discutir isso com mais detalhes?”
