Atender ligações é uma habilidade importante na vida cotidiana. Situações profissionais, como um telefonema de negócios ou da empresa para a qual você está se candidatando a um emprego, podem chamá-lo em um ambiente mais formal. Se você receber uma ligação de um amigo, paquera ou membro da família, é melhor responder de forma mais casual e natural. Se você atender uma chamada de um número desconhecido ou privado, é melhor atendê-la de maneira mais educada e cuidadosa.
Etapa
Método 1 de 3: Recebendo uma chamada no escritório
Etapa 1. Mantenha o profissionalismo
Quando você recebe uma ligação no trabalho, nem sempre sabe quem está ligando para você. Receber uma chamada de maneira profissional iniciará a conversa da maneira certa.
- Em caso de dúvida, responda com uma saudação simples: “Olá, com a palavra aqui”.
- Mesmo que você possa ver o número de telefone chegando, pode ser seu chefe ligando no celular de seu colega de trabalho! Recebi uma ligação dizendo: "Ei, que diabos?" pode dar uma impressão negativa e nada séria.
Etapa 2. Concentre-se na conversa
Esteja realmente "na" conversa. Pare o que estiver fazendo e reserve um tempo para se preparar.
- Coloque o rosto que deseja projetar antes de pegar o telefone. Você fará a diferença se sorrir, franzir a testa ou se sentir entediado porque o chamador pode ouvir isso em seu tom de voz.
- Tente não clicar em nada na Internet nem se distrair quando estiver em uma chamada. Se você não ouvir, o chamador pode descobrir.
Etapa 3. Nomeie-se primeiro
Numa situação empresarial, o procedimento para receber uma chamada começa com a indicação do seu nome e da empresa onde trabalha: “Bom dia, obrigado por contactar a PT. A B C. Com Dança. Posso ajudar em alguma coisa?"
- Se a chamada for de dentro da empresa e você souber disso, aceite-a informando seu departamento e nome: “Olá, com finanças, Dance aqui. Posso ajudar em alguma coisa? " Essa saudação mostrará que o chamador está conectado à pessoa certa e que você está pronto para ajudar. Mantenha seu tom de voz amigável para que a ligação seja mais agradável para ambas as partes.
- Em muitas situações de escritório, existem diretrizes para receber chamadas que todos os funcionários devem seguir. Sempre mostre que você é sincero, não importa quão tolas sejam suas saudações - os consumidores serão capazes de dizer se você parece animado ou apenas lendo essas saudações: “Bem-vindo à Casa do Tofu, a casa de todos os tofu!” vai soar ridículo se você não o disser com convicção.
Etapa 4. Aceite com o nível apropriado de polidez
Seja paciente, respeitoso e agradável. Faça o seu melhor para ajudar o chamador. Tente não falar muito casualmente até descobrir quem está ligando.
- Se a pessoa que ligou não se apresentar, diga: "Posso saber com quem estou falando?". É importante saber quem está ligando, caso você precise ligar de volta ou conectá-lo a outro telefone. Essa expressão também permite que o chamador saiba que está sendo tratado com educação e que é uma pessoa importante. É importante construir boas relações de trabalho com as pessoas que entram em contato com você mais de uma vez.
- Tente não parecer rude, mesmo que esteja chateado. Lembre-se de que, em situações de trabalho, suas palavras e ações refletem a empresa para a qual trabalha. Se você prejudicar o nome de sua empresa, seu negócio pode fracassar - e seu chefe não vai levar isso levianamente.
Etapa 5. Prepare-se para anotar a mensagem
Se alguém ligar para falar com seu chefe ou colega de trabalho, mas você for o único a atender, pergunte educadamente quem está ligando e pergunte o que está acontecendo. Ouça com atenção e registre o máximo de informações relevantes possível:
- Se a pessoa com quem deseja entrar em contato não puder atender a chamada, diga: “Desculpe, mas Pak Bambang não está no escritório agora. Posso anotar a mensagem?”
- Certifique-se de anotar o nome, número de telefone e motivo da ligação. Meça a urgência da chamada - o chamador parece que tem negócios para atender nas próximas duas horas ou em uma semana? Se a ligação for uma ligação comercial importante, você deve lidar com o assunto da maneira mais rápida e eficiente possível - portanto, certifique-se de transmitir a mensagem o mais rápido possível.
Etapa 6. Desconfie de ligações que buscam informações sobre a empresa
Se você não reconhecer o chamador e ele pedir detalhes sobre você e outro colega de trabalho, tome cuidado para não divulgar muitas informações internas da sua empresa.
- Mesmo que o chamador diga o nome e a empresa dele, você deve ter cuidado, a menos que ele seja um chamador de confiança. Se você não tiver certeza, adie a ligação por um minuto e peça o conselho de seu colega: “Já falamos com o Sr. Haris antes? Ele fez muitas perguntas sobre o processo de trabalho e a capacidade desta empresa, e eu queria ter certeza de que ele era uma pessoa de confiança.”
- Em uma situação de negócios, diga “Sinto muito, senhor / senhora. A política da nossa empresa nos proíbe de fornecer tais informações. Posso saber por que você precisa? " e faça seu julgamento sobre a pessoa de lá.
Método 2 de 3: Recebendo Chamadas Telefônicas Privadas
Etapa 1. Personalize as saudações com base em quem está ligando
Se você souber quem está ligando para você, com base no nome no telefone e na sua experiência, fale com a pessoa como se estivesse se encontrando pessoalmente. Se você não sabe quem está ligando, atenda a ligação de maneira mais formal e espere que o chamador diga o que ele quis dizer.
- Para a saudação padrão aceita internacionalmente, diga “Alô?”. Atenda o telefone com a voz ligeiramente elevada no final da sua saudação, como um tom de questionamento. "Olá?" Isso fará com que o chamador responda à sua saudação e, na maioria dos casos, explicará por que ligou.
- Se o seu amigo estiver ligando, diga olá casualmente: “Ei, Jono! Como você está, amigo?"
- Se seu supervisor, conhecido ou empregador em potencial ligar, cumprimente-os com mais educação, mas com um pouco de familiaridade: “Boa tarde, Sr. Sungkar. Como você está?"
- Se você não sabe quem está ligando, diga algo tão simples como "Alô?"
Etapa 2. Depois de dizer “Olá?
, aguarde a resposta. Quando diz “Olá?”, Está a pedir ao interlocutor que se apresente. Dê uma olhada no exemplo abaixo (suas palavras negrito, e as palavras do autor da chamada estão em itálico:
- "Olá?"
- "Oi, Jono, aqui é o Tono."
- "Oh, oi Tono! Por que, amigo?"
- "Não, eu só queria perguntar se você tem um evento hoje à noite? Eu quero assistir o filme" Star Wars ", aqui."
- "Você gostaria de assistir" Star Wars "! É uma loucura se você não assistir!"
Etapa 3. Crie sua saudação
À medida que você se torna mais experiente em receber chamadas telefônicas, pode começar a desenvolver padrões de saudação e frases que usa repetidamente.
- Considere se identificar com uma saudação como: “Olá, aqui é o Jono” ou “Jono está aqui”.
- Considere ser criativo com variações informais de “Olá?”: “Ei!”, “Haiyah!”, “Ei, como você está?” Ou “Ei, onde você esteve?”. Esta saudação informal é adequada para receber chamadas de amigos e conhecidos não profissionais.
Etapa 4. Configure o correio de voz para usar quando você não puder atender chamadas
Qualquer pessoa, desde amigos, familiares e seu chefe, provavelmente ouvirá seu correio de voz de vez em quando, então certifique-se de gravá-lo educadamente e sem mais delongas. Fique longe de pegadinhas ou pegadinhas, a menos que tenha certeza de que apenas seus amigos ligarão.
- Diga: “Esta é a caixa postal de Jono. Desculpe, não posso atender o telefone agora. Por favor, deixe uma mensagem e eu ligarei de volta assim que possível.”
- Considere a possibilidade de configurar gravações de voz da família se você usar um telefone fixo. Diga: “Olá, aqui é a família Jono. Desculpe, não podemos atender o telefone agora. Deixe um recado e voltaremos a ligar o mais breve possível!”. Você pode se divertir com essas gravações familiares - tente fazer com que todos os membros da sua família falem ao mesmo tempo ou peça aos membros da família que digam parte da mensagem individualmente.
- Considere pedir a quem ligou para fornecer detalhes sobre si mesmo, em vez de simplesmente pedir que deixe uma mensagem: "Por favor, diga seu nome, número de telefone e o propósito da ligação e eu ligarei de volta assim que possível." Este método mais específico é mais adequado para o seu número de telefone, que geralmente recebe muitas ligações comerciais.
Método 3 de 3: Recebendo Chamadas Telefônicas de Números Desconhecidos
Etapa 1. Pense em quem pode estar ligando para você
Se você está esperando uma ligação de alguém - um novo conhecido, sua organização ou um empregador em potencial - atenda a ligação com um pensamento. Avalie se a ligação é um pouco mais formal ou menos formal - mas escolha ser formal, só para garantir.
- Responda educadamente e semiformalmente, neste caso. Saudações simples como “Olá?” pode ser usado. Você não precisa se identificar diretamente - se a pessoa que ligou conhece você pessoalmente ou tem seu nome na lista, ela pode perguntar: “Olá, posso falar com Jono?”
- Se a chamada disser “desconhecido” ou “bloqueado”, você não precisa atendê-la. Pegue o telefone, se preferir, ou espere para ver se a pessoa que ligou deixou mensagem no correio de voz ou não. Você pode ligar para ele se tiver negócios importantes.
Etapa 2. Cuidado com chamadas intrometidas
Se você receber uma ligação e a ligação acabar sendo boba e ofensiva, provavelmente é apenas um trote. Alguns chamadores intrometidos são geralmente vulgares e óbvios, mas outros chamadores intrometidos tentarão fazer com que você pense que a ligação é muito importante. Lide com os visitantes intrometidos da mesma maneira que você lida com os agressores: se você ficar quieto e seguir suas críticas, eles se sentirão como se tivessem vencido. Pode ser útil ficar quieto e fingir que estou em uma armadilha, se você consegue adivinhar quem está ligando. Algumas companhias telefônicas nos Estados Unidos oferecem serviços de rastreamento de chamadas: se você discar * 69 depois de desligar, o serviço de mensagens automatizadas enviará informações públicas sobre o último número que ligou para você.
Etapa 3. Cuidado com os operadores de telemarketing
Se você receber uma ligação de um número desconhecido e a pessoa que ligou começar a perguntar sobre você, ela pode estar tentando receber seu dinheiro.
- Os operadores de telemarketing ligam para dezenas de pessoas todos os dias, e a maioria delas não está interessada no que o operador de telemarketing está vendendo. Não se sinta culpado por dizer: “Obrigado, mas não estou interessado. Boa tarde”, depois desligue o telefone. Não perca seu tempo e tempo.
- Se você não deseja receber chamadas desta empresa, peça ao operador de telemarketing para colocar o seu número na lista “Não Ligue”. A maioria das empresas fará o que você quiser e não o incomodará mais.
- Se você estiver interessado no que o operador de telemarketing está vendendo, responda à chamada e ouça o tom. Lembre-se de que quanto mais você responder a eles, mais eles tentarão lhe vender seus produtos!
- Se ele quiser falar com você ou outro membro da família, peça-lhe que diga seu nome e organização antes de dizer qualquer coisa - para não dar ao teleoperador muitas informações! Se ele é reservado e não quer revelar sua identidade, tenha isso em mente - você não precisa responder.
Pontas
- "Olá?" é a saudação número um. Sua saudação sempre soará educada ao dizer “Alô?”, Seja o chamador um amigo, amante, mãe, chefe, policial local ou um estranho.
- “Caller ID” pode ser útil. Se você conseguir descobrir quem está ligando antes de atender, estará mais bem preparado para a ligação.
- " O que ?" ou "Hein?" Não é uma boa maneira de atender uma chamada, mesmo que você não goste da pessoa que ligou ou esteja de mau humor. Seja educado quando estiver em uma chamada.
