Um plano de trabalho é um conjunto de metas e processos que podem ajudar uma equipe e / ou pessoa a atingir esse objetivo. Ao ler um plano de trabalho, você pode entender melhor a escala de um projeto. Quer sejam usados no local de trabalho ou na academia, os planos de trabalho ajudam a manter os projetos organizados. Por meio de um plano de trabalho, você divide o processo em tarefas pequenas e leves, sabendo o que deseja alcançar. Aprenda a criar um plano de trabalho para estar melhor preparado para seu próximo projeto.
Etapa
Etapa 1. Decida para que serve o seu plano de trabalho
Existem muitos motivos pelos quais desenvolvemos um plano de trabalho. Defina essa meta com antecedência para que você possa se preparar bem para o projeto. Lembre-se de que a maioria dos planos de trabalho são válidos por um determinado período de tempo, por exemplo, 6 meses ou 1 ano.
- No escritório, um plano de trabalho ajuda seu chefe a saber em quais projetos você trabalhará nos próximos meses. Seu chefe precisa dessas informações geralmente após uma avaliação anual de desempenho ou quando sua equipe está trabalhando em um projeto importante. Um plano de trabalho também pode ser o resultado de uma sessão de planejamento estratégico que a empresa faz no início de um novo calendário ou ano fiscal.
- No mundo acadêmico, os planos de trabalho são adequados para uso por alunos para trabalhar em grandes projetos, ou por professores para elaborar um plano de estudos por semestre.
- Para projetos pessoais, um plano de trabalho dá uma ideia do que você pretende fazer, como o fará e quando planeja concluí-lo.
Etapa 2. Escreva uma introdução e um histórico
Para um plano de trabalho profissional, você deve escrever uma introdução e um histórico. Seu chefe ou gerente obterá as informações de que precisam para entender o plano de trabalho. Por outro lado, os planos de trabalho acadêmico geralmente não precisam de introdução e formação.
- A introdução deve ser curta e interessante. Lembre seu chefe por que você fez esse plano de trabalho. Apresente-o a um projeto no qual você estará trabalhando durante um certo período de tempo.
- O plano de fundo deve destacar porque você criou o plano de trabalho. Você pode fazer isso, por exemplo, apresentando detalhes ou estatísticas do relatório mais recente, identificando problemas que precisam ser resolvidos ou outros motivos com base nas contribuições e comentários que você recebeu enquanto trabalhava em projetos anteriores.
Etapa 3. Defina objetivos e metas
Metas e metas são duas coisas inter-relacionadas. No plano de trabalho, ambos levam ao alcance dos resultados. A diferença é que os objetivos são gerais, enquanto os alvos são mais específicos.
- As metas são a imagem geral do seu projeto. Anote os resultados finais que você deseja do plano de trabalho. Certifique-se de que a cobertura seja ampla. Por exemplo, digamos que você queira concluir um artigo de pesquisa ou aprender a escrever.
- As metas devem ser específicas e tangíveis. Em outras palavras, você deve ser capaz de riscar as etapas de sua lista de metas depois de concluí-las. Encontrar fontes entrevistáveis para o seu artigo de pesquisa é um bom exemplo de alvo.
- Se os alvos existentes forem muito diversos, você pode dividi-los em longo prazo baixo, período médio, e termo grande. Por exemplo, a meta de curto prazo da empresa de aumentar o número de públicos em 30% em três meses é diferente da meta de longo prazo de fortalecer a visibilidade da marca nas mídias sociais por um ano.
- Os alvos são geralmente escritos em frases ativas usando verbos de ação com significados específicos. Por exemplo, "planejar", "escrever", "melhorar" e "medir". Evite verbos com significados vagos como "aprender", "entender" e "saber".
Etapa 4. Desenvolva um plano de trabalho com metas "SMART"
SMART é um acrônimo comumente usado para procurar resultados mais tangíveis e viáveis em planos de trabalho.
- Específico significa detalhado. O que exatamente vamos fazer por quem? Descreva a população que você servirá e quaisquer ações específicas que usará para ajudá-los.
- Mensurável significa mensurável. A meta é quantitativa e mensurável? Você pode calcular o resultado? Você planejou o trabalho para que "os níveis de saúde na África do Sul melhorem em 2012"? Ou você o estrutura de forma que "o número de casos de infecção por HIV / AIDS entre recém-nascidos na África do Sul caia 20% até 2020"?
- Alcançável significa alcançável. Você pode concluí-lo dentro do tempo concedido com os recursos à sua disposição? Dadas todas as limitações existentes, seu objetivo deve ser realista. Aumentar as vendas em 500% faz sentido se sua empresa for pequena. Aumentar as vendas em 500% é uma meta quase impossível para uma empresa que domina o mercado.
- Relevante está relacionado a interesses. O alvo terá um impacto em sua meta ou estratégia desejada? Embora seja importante para a saúde geral, é verdade que medir a altura e o peso de alunos do ensino médio pode levar diretamente a mudanças nos procedimentos de saúde mental? Certifique-se de que seus objetivos e métodos de trabalho tenham uma ligação clara e intuitiva.
- Tempo limite tem um limite de tempo. Quando a meta foi atingida e / ou quando você soube que a havia alcançado? Determine a data de término do projeto. Mencione também, se houver, que tipo de resultado final poderia ter feito seu projeto terminar mais cedo, com todos os resultados alcançados.
Lembre-se de que um número base precisa ser especificado para calcular a mudança. Se você não sabe quantos recém-nascidos na África do Sul estão infectados com HIV / AIDS, como você pode garantir que o número de casos seja reduzido em 20%?
Em certas situações, pode ser necessário consultar um especialista para garantir que as metas de seu plano de trabalho sejam alcançáveis
Etapa 5. Liste os recursos que você tem
Nesta lista, escreva tudo o que você precisa para atingir seus objetivos e metas. Os recursos assumem várias formas, dependendo da finalidade do seu plano de trabalho.
- Os recursos do escritório incluem orçamentos financeiros, funcionários, consultores, edifícios ou salas e livros. Você pode anexar um orçamento detalhado se o plano de trabalho for mais formal.
- Os recursos na academia incluem acesso a bibliotecas; materiais de pesquisa, como livros, jornais e periódicos; computador e acesso à Internet; bem como professores ou outras pessoas que podem ajudá-lo quando você tiver dúvidas.
Etapa 6. Reconhecer as limitações existentes
Limites são obstáculos que podem atrapalhar seus esforços para atingir seus objetivos e metas. Por exemplo, ao fazer tarefas de pesquisa na escola ou faculdade, sua agenda acaba sendo muito apertada, então você não pode pesquisar e escrever bem. Portanto, seu limite é uma agenda agitada. Tente eliminar outros compromissos durante o semestre para que possa concluir seu plano de trabalho com eficácia.
Etapa 7. Quem é o responsável?
A responsabilidade é um elemento essencial de um bom plano. Quem é responsável por concluir cada tarefa? Mesmo se houver uma equipe trabalhando em uma tarefa, uma pessoa deve ser responsável por garantir que a tarefa seja concluída no prazo.
Etapa 8. Escreva uma estratégia
Observe seu plano de trabalho e, em seguida, decida como usará seus recursos enquanto supera as restrições para atingir seus objetivos e metas.
- Escreva uma lista detalhada de ações. Identifique o que deve acontecer todos os dias ou todas as semanas para atingir seus objetivos. Liste também quais ações outros membros da equipe devem realizar. Você pode usar um software de gerenciamento de projeto ou um calendário pessoal para organizar essas informações.
- Faça um cronograma. Embora você possa fazer um cronograma de trabalho provisório, eventos ou situações imprevistas podem surgir de vez em quando. Portanto, abra espaço em sua programação para evitar atrasos.
Pontas
- Defina marcos se seu projeto for grande. Marcos são pontos ao longo de um projeto que destacam o cumprimento de certas metas. Você também pode considerá-lo um ponto de reflexão, ao observar o quanto o processo avançou e, ao mesmo tempo, certificar-se de que ele não se desvie do plano de trabalho.
- Crie um plano de trabalho que funcione para você. Pode ser detalhado, pode ser extenso, dependendo de seus desejos ou necessidades. Você pode escrever em um pedaço de papel ou com um software profissional, usando fotos e cores. Use o que for mais natural e eficaz para você.
