O desenvolvimento de um bom plano de trabalho deve começar pela determinação de objetivos claros na forma de uma visão ou meta a ser alcançada. Os planos de trabalho ajudam você a mudar seu estado atual, alcançando os objetivos desejados. Seus objetivos podem ser alcançados se você for capaz de fazer um bom plano.
Etapa
Parte 1 de 4: Fazendo um plano
Etapa 1. Saiba o que você precisa fazer
Os planos serão menos eficazes se você ainda não souber o que fazer. Seja específico sobre o que você deseja alcançar desde o início, de preferência antes de iniciar o planejamento.
Por exemplo, você deseja escrever um ensaio muito longo de cerca de 40.000 palavras como uma tese de mestrado consistindo em uma introdução, uma revisão da literatura (para discutir criticamente outra pesquisa que analisa sua pesquisa e explica a metodologia de pesquisa que você usou), vários capítulos explicando que suas idéias foram aplicadas com sucesso por meio de evidências e conclusões concretas. Dê a você 1 ano para completar
Etapa 2. Organize as etapas para alcançar o objetivo final
Determine seu objetivo final e faça uma lista do que você precisará para alcançá-lo. Você pode até precisar considerar várias maneiras diferentes de atingir esse objetivo. Depois de saber o que você precisa alcançar, divida em etapas que você pode executar imediatamente para desenvolver um plano mais realista.
- Lembre-se de que seus planos ainda podem estar sujeitos a alterações para atingir seus objetivos. Portanto, tente se ajustar.
-
Para que seu plano seja eficaz, certifique-se de incorporar os seguintes padrões em seus objetivos:
- Específico - defina objetivos claramente.
- Mensurável - divide a meta em vários resultados mensuráveis.
- Atingível - você é capaz de concluir as etapas necessárias para atingir a meta.
- Relevante - definir metas razoáveis para sua vida.
- No prazo - você tem o tempo necessário para atingir seus objetivos e progredir dentro do cronograma.
Etapa 3. Desenvolva um plano específico e realista
Definir metas específicas é apenas o começo porque você ainda precisa determinar cada aspecto específico e realista do projeto que é o seu plano, ou seja, determinando cronogramas, metas e resultados finais específicos e alcançáveis.
- O desenvolvimento de um plano de trabalho de longo prazo específico e realista evitará o estresse porque os projetos apoiados por um plano menos bem elaborado perderão os prazos e exigirão um esforço extra extenuante.
- Por exemplo: para terminar sua tese no prazo, você deve escrever cerca de 5.000 palavras por mês. Dessa forma, você ainda terá alguns meses no final de sua programação para aperfeiçoar sua ideia. Ser realista não significa exigir que você escreva mais de 5.000 palavras por mês.
- Se você lecionar como assistente de ensino por três meses dentro de um prazo definido, lembre-se de que não será capaz de escrever 15.000 palavras em três meses de ensino, portanto, a redação deve ser dividida igualmente entre os outros meses.
Etapa 4. Defina metas mensuráveis
A meta é uma referência para atingir um determinado estágio no alcance da meta final. O estabelecimento de metas deve começar a partir do final de um plano (cumprimento de metas) e, em seguida, retroceder até retornar à situação e condição atuais.
- Definir metas mantém você e sua equipe motivados porque, ao dividir um projeto em pequenas tarefas e metas claras, você não precisa esperar até que o projeto seja concluído apenas para se sentir bem-sucedido.
- Não dê um intervalo muito longo ou muito curto entre dois objetivos, mas tente determinar o período de tempo mais eficaz.
- Por exemplo: ao escrever uma tese, não estabeleça metas com base na conclusão do capítulo porque pode levar um mês. Em vez disso, defina uma meta menor para duas semanas, por exemplo, por contagem de palavras. Recompense-se se você conseguir.
Etapa 5. Divida uma tarefa grande em tarefas menores que são mais fáceis de fazer
Certas tarefas ou metas às vezes são mais difíceis de alcançar.
- Se você se sentir oprimido por uma grande tarefa, alivie a ansiedade tornando a tarefa mais fácil. O truque é dividir a grande tarefa em várias tarefas menores para que sejam mais fáceis de executar.
- Por exemplo: escrever uma revisão da literatura é geralmente o mais difícil porque você tem que fazer muitas pesquisas e análises importantes antes de começar a escrever.
- Divida a tarefa em três tarefas menores: pesquisa, análise e redação. Você pode subdividir ainda mais essas tarefas em: seleção de artigos para ler, definição de prazos para conclusão da análise e redação.
Etapa 6. Faça uma programação
Faça uma lista das tarefas que você deve realizar para alcançar seus objetivos. As listas de tarefas por si só não são eficazes porque você precisa apoiá-las criando programações e planos de ação realistas.
Por exemplo: dividindo a tarefa de escrever uma revisão da literatura em várias pequenas tarefas, você pode determinar mais facilmente quando a tarefa deve ser concluída e pode criar um cronograma realista para cada pequena tarefa. Talvez a cada dois dias você deva ler, analisar e anotar algo importante de sua leitura
Etapa 7. Determine a alocação de tempo para todas as atividades
Se você não definir alocações de tempo e prazos, seu projeto será atrasado, ocupando mais tempo e algumas tarefas inacabadas.
- Quaisquer ações que você realizará em qualquer estágio do plano de trabalho, você deve concluí-las com um cronograma.
- Exemplo: se você leva aproximadamente 1 hora para ler 2.000 palavras, para ler um artigo de 10.000 palavras até o final, você levará pelo menos 5 horas.
- Considere também comer pelo menos 2 vezes durante a leitura e fazer uma pausa a cada 1 ou 2 horas se você se sentir cansado. Além disso, adicione pelo menos 1 hora para antecipar interrupções inesperadas antes de finalizar o tempo alvo.
Etapa 8. Crie uma representação visual
Depois de criar uma lista de tarefas e um cronograma específicos, crie uma representação visual para apoiar seu plano, como o uso de fluxogramas, gráficos de Gantt, planilhas eletrônicas ou outros aplicativos para fins comerciais.
Coloque a representação visual em um local facilmente visível, como em sua área de trabalho ou estudo
Etapa 9. Verifique as tarefas concluídas
Além de fornecer sua própria satisfação, verificar as tarefas concluídas é uma forma de determinar quais tarefas você concluiu.
Isso é muito necessário se você estiver trabalhando com outras pessoas. Se você trabalha em equipe, recomendamos o uso de documentos online que cada membro pode acessar, não importa onde esteja
Etapa 10. Registre tudo
Conforme você avança em cada etapa do plano de trabalho, controle tudo. É uma boa ideia manter esse registro em uma pasta e dividi-lo em vários aspectos de planejamento. Alguns exemplos de seções de notas incluem:
- Anote ideias / várias coisas
- Programação diária
- Programação mensal
- Conquistas
- Estude
- Acompanhamento
- Contatos / indivíduos envolvidos
Etapa 11. Não pare até chegar ao seu destino final
Uma vez que o plano esteja pronto para ser executado (e conhecido pelos membros da equipe), as metas e o cronograma de trabalho tenham sido determinados, o próximo passo é realizar as tarefas diárias para atingir os objetivos.
Embora você não deva desistir facilmente, também deve ser flexível. Eventos inesperados podem surgir e exigir que você altere sua programação ou planos
Etapa 12. Altere a programação, se necessário, mas nunca desista antes de atingir seu objetivo
Condições ambientais ou imprevistos podem, às vezes, impedir que você cumpra os prazos, mas mantenha a tarefa em dia e alcance seus objetivos.
Se surgirem problemas, não desista. Revise seu plano e continue trabalhando até atingir sua meta e progredir
Parte 2 de 4: Gerenciando o tempo
Etapa 1. Prepare a agenda
Você pode escolher uma agenda na forma de um aplicativo ou um livro que você pode usar para fazer uma programação diária para a semana a hora. Escolha uma agenda que seja fácil de ler e usar para torná-la mais útil.
- A pesquisa mostra que escrever um plano de trabalho, como usar papel e caneta, o deixa mais motivado para fazê-lo. Portanto, usar uma agenda em forma de livro será melhor na preparação da programação.
- Uma agenda pode ajudar a reduzir o estresse e deixá-lo mais calmo, porque reduzirá as chances de você se lembrar constantemente do que fazer. Além disso, a agenda também ajudará sua mente a digerir os objetivos com mais clareza.
Etapa 2. Não crie apenas uma lista de tarefas pendentes
Por que criar uma longa lista de tarefas, mas não está claro quando fazer isso? Uma lista de tarefas é menos eficaz do que um cronograma de trabalho porque, ao definir um cronograma, você terá tempo para que a tarefa seja concluída de acordo com o planejado.
Se você alocou um certo tempo para trabalhar (a agenda geralmente tem um formato de hora em hora), a tendência para procrastinar será reduzida porque você tem que completar a tarefa dentro de um determinado período de tempo para que a próxima tarefa não seja atrasada
Etapa 3. Aprenda como alocar tempo
Ao alocar tempo, você verá quanto tempo tem em um dia. Comece alocando tempo para fazer as tarefas com a prioridade mais alta e, em seguida, atribua tempo para outras tarefas.
- Faça uma programação semanal dessa forma. Tente pensar cuidadosamente sobre suas atividades ao longo do dia para que a programação que você preparou possa ser usada da melhor forma possível.
- Os especialistas sugerem que você pense sobre suas atividades para o próximo mês, pelo menos imaginando o quadro geral.
- Comece a fazer uma programação a partir do final do dia e depois retroceda. Por exemplo, se você termina o trabalho ou estudo às 17h, faça um cronograma a partir daqui até acordar às 7h da manhã, por exemplo.
Etapa 4. Reserve um tempo para se divertir e descansar
A pesquisa mostra que as pessoas que reservam um tempo livre para si mesmas têm uma vida mais agradável. Além disso, o excesso de trabalho (mais de 50 horas / semana) prova ser menos produtivo.
- A falta de sono interfere na produtividade. Certifique-se de dormir pelo menos 7 horas por noite (para adultos) ou 8,5 horas (para adolescentes).
- A pesquisa mostra que o agendamento de atividades diárias de autorrecuperação (por exemplo, exercícios, pausas curtas, meditação, exercícios de alongamento) pode melhorar a produtividade e a saúde geral.
Etapa 5. Reserve um tempo para desenvolver um plano semanal
Os especialistas recomendam que você reserve um tempo para fazer um plano semanal no início da semana. Descubra como aproveitar ao máximo o seu tempo diário para atingir os objetivos que definiu.
- Considere suas obrigações de trabalho ou responsabilidades sociais. Se sua agenda estiver muito apertada, considere se você precisa cancelar planos menos importantes.
- Não cancele horários para socializar. Tente manter boas relações com amigos e pessoas próximas a você porque você precisa de uma rede de apoio.
Etapa 6. Descubra como é uma programação diária por meio do exemplo a seguir
Usando o exemplo de redação de uma tese, você pode criar uma programação diária com a seguinte sequência de atividades:
- 07h00: acordar cedo
- 07.15: exercício
- 08h30: tomar banho e se preparar
- 9h15: preparar e comer o café da manhã
- 10h00: tese e redação (incluindo intervalo de 15 minutos)
- 12h15: almoço
- 13,15: escreva um e-mail
- 14h00: faça pesquisas e faça um relatório de pesquisa (incluindo um intervalo / lanche de 20-30 minutos)
- 17h00: arrumar a mesa, verificar e-mail, definir prioridades para amanhã
- 17:45: ir ao mercado
- 19h00: cozinhando e depois o jantar
- 20h00: descanse enquanto ouve música
- 22h00: preparar antes de dormir, ler (30 minutos), dormir
Etapa 7. Lembre-se de que sua programação diária não precisa ser a mesma todos os dias
Faça certas tarefas apenas 1 ou 2 dias por semana. A divisão de tarefas em alguns dias pode ajudá-lo a voltar ao trabalho / estudo com uma nova perspectiva.
Por exemplo, segunda, quarta e sexta-feira para escrever uma tese e fazer pesquisas, quinta-feira você se enche de aprender a tocar música
Etapa 8. Insira uma programação para antecipar problemas
Reserve um tempo extra em sua programação para o caso de atrasar seu trabalho ou atrapalhar. É uma boa ideia gastar o dobro do tempo necessário para concluir a tarefa, especialmente se você estiver apenas começando.
Assim que você se acostumar com a tarefa ou puder estimar o tempo que levará, decida se você precisa encurtar o tempo. Também reserve um tempo para ficar em guarda
Etapa 9. Seja flexível e não se esforce demais
Esteja preparado para mudar sua programação, especialmente se você estiver apenas começando. Isso faz parte do processo de aprendizagem. Para facilitar, faça um cronograma usando um lápis.
Tente manter o controle de suas atividades diárias por 1 a 2 semanas para saber no que você gasta seu tempo e quanto tempo leva para concluir as tarefas
Etapa 10. Limite o tempo de acesso ao site
Defina uma programação para verificar o e-mail ou acessar as redes sociais. Controle-se para não perder algumas horas apenas verificando seu e-mail a cada poucos minutos.
Talvez você precise desligar o telefone ou pelo menos enquanto precisa se concentrar no trabalho
Etapa 11. Reduza suas atividades
Isso é para que você possa se concentrar no trabalho. Determine as atividades mais importantes do dia, que são atividades que apóiam o cumprimento das metas e se concentram nessas tarefas. Não priorize coisas que são menos importantes porque vão perder tempo, por exemplo: checar e-mail, ler informações inúteis, etc.
- Um especialista sugere que você atrase a verificação de seu e-mail por 1-2 horas antes de começar a trabalhar. Dessa forma, você pode se concentrar em uma tarefa importante sem se distrair com o conteúdo do e-mail.
- Se você tem muitas pequenas tarefas a fazer (exemplo: responder a e-mails, tomar notas, arrumar seu espaço de trabalho / estudo), reúna-as e estabeleça uma programação específica para fazer todas de uma vez. Dessa forma, não interrompe seu fluxo de trabalho quando você precisa concluir tarefas que exigem mais concentração.
Parte 3 de 4: Mantendo a Motivação
Etapa 1. Seja positivo
É necessária uma atitude positiva para atingir os objetivos. Acredite em si mesmo e nas pessoas ao seu redor. Mude o hábito da autocrítica fazendo afirmações positivas a si mesmo.
Além de ser positivo, você se beneficiará ao interagir frequentemente com pessoas positivas. A pesquisa mostra que você adotará o comportamento das pessoas que encontra com frequência, portanto, escolha seus amigos com sabedoria
Etapa 2. Dê a si mesmo um presente
Isso você precisa fazer especialmente se atingir o alvo. Dê a si mesmo uma recompensa, como jantar em seu restaurante favorito porque você atingiu sua meta nas primeiras duas semanas ou assistir a um filme se você atingiu sua meta bimestral.
Um especialista recomenda que você deixe dinheiro com um amigo, que ele deve devolver quando você concluir uma tarefa em um determinado momento. Se você não completar a tarefa com sucesso, seu dinheiro será dele
Etapa 3. Obtenha suporte de todos
Peça ajuda a amigos e familiares. Você também precisa construir relacionamentos com pessoas que compartilham os mesmos objetivos, para que possam apoiar-se mutuamente.
Encontre um parceiro que entenda seus prazos e o ajude a lembrá-lo de cumpri-los. Por exemplo, peça a alguém que o lembre e pergunte sobre seu progresso, ou reúna-se com essa pessoa uma vez por semana para tomar um café para compartilhar seu progresso
Etapa 4. Conheça o progresso que foi feito
A pesquisa mostra que o progresso é o melhor motivador. Para descobrir o progresso, você pode simplesmente marcar as tarefas concluídas.
Passo 5. Adquira o hábito de ir para a cama mais cedo e levantar-se mais cedo
Se você ler as agendas de pessoas altamente produtivas, a maioria delas tem o hábito de acordar cedo de manhã. Eles também fazem a rotina matinal como uma atividade divertida antes de começarem o trabalho.
Algumas maneiras positivas de começar a manhã são exercitando-se (por exemplo: alongamento leve ou praticando ioga por 1 hora em casa), tomando um café da manhã saudável e depois anotando por 20 a 30 minutos
Passo 6. Tire um tempo para descansar
Você tem que descansar para se manter motivado. Você se sentirá cansado se continuar trabalhando. Fazer pausas é uma forma proativa de prevenir a fadiga e não perder tempo.
- Por exemplo: fique longe do computador, desligue o celular, sente-se em um lugar tranquilo sem fazer nada. Se surgir uma ideia, anote-a; caso contrário, desfrute de um ambiente descontraído.
- Outro exemplo: faça meditação. Desligue a campainha do telefone celular e as notificações recebidas e defina um cronômetro para 30 minutos ou conforme desejado. Sente-se calmamente e tente limpar sua mente. Se um pensamento surgir, rotule-o e deixe-o ir. Por exemplo, se você está pensando em trabalho, diga a si mesmo "trabalho" e depois esqueça. Faça isso para cada pensamento que vier à mente.
Etapa 7. Use a visualização
Reserve alguns minutos para pensar sobre seu objetivo e imagine como seria alcançá-lo. Este método o ajuda a superar as dificuldades que às vezes o impedem de atingir seus objetivos.
Etapa 8. Lembre-se de que nem sempre é fácil
Coisas valiosas são muito difíceis de alcançar. Talvez você tenha que resolver muitos problemas ou superar vários obstáculos enquanto tenta alcançar seu objetivo. Tente aceitar quando essas coisas acontecerem.
Muitos professores espirituais que ensinam como viver no presente sugerem que você aceite a adversidade como resultado de suas próprias decisões. Em vez de rejeitar ou sentir-se desapontado, aceite-o, aprenda com a experiência e tente encontrar uma maneira de atingir seus objetivos com a mudança na situação
Parte 4 de 4: Definindo metas
Etapa 1. Escreva seu desejo
Use um diário ou computador para escrever. É muito útil, especialmente se você não tiver certeza do que deseja fazer, mas pode sentir.
Manter um diário regularmente ajuda a compreender a si mesmo e a conhecer melhor seus sentimentos. Muitas pessoas dizem que podem esclarecer seus sentimentos e desejos mantendo um diário
Etapa 2. Faça sua pesquisa
Depois de determinar o que deseja fazer, faça sua pesquisa. Para escolher a melhor forma de atingir seus objetivos, tente encontrar informações.
- Procure pessoas que conseguiram atingir o mesmo objetivo. Essas pessoas podem lhe dar dicas que podem ser úteis e que você deve evitar para atingir seus objetivos.
- Pesquise informações no Reddit (opções de idioma disponíveis, se necessário), que é um fórum online que discute uma variedade de tópicos, especialmente se você quiser saber o que outras pessoas pensam sobre um determinado trabalho.
- Por exemplo, ao escrever sua tese, você começa a imaginar como será o resultado final. Leia sobre as experiências de outras pessoas que escreveram teses com sucesso. Isso pode abrir oportunidades para que você possa publicar um livro ou obter uma oportunidade de avanço na carreira.
Etapa 3. Considere várias opções e escolha a melhor
Depois de fazer sua pesquisa, você terá uma idéia melhor de como fazê-lo e dos resultados que alcançará. Isso facilita a escolha da melhor maneira de atingir seus objetivos.
Passo 4. Preste atenção às coisas que o afetarão quando você alcançar seu objetivo
Esteja ciente dos diversos obstáculos que podem dificultar o alcance das metas. Usando o exemplo de escrever uma tese, você pode sentir exaustão mental, falta de informação ou a obrigação de fazer tarefas inesperadas.
Etapa 5. Seja flexível
Seus objetivos podem mudar à medida que você trabalha para alcançá-los. Dê a si mesmo uma chance e estabeleça outra meta melhor. Não desista se você enfrentar dificuldades. Existe uma diferença entre perder o interesse e perder a esperança!
Pontas
- Use o mesmo método se quiser planejar e definir metas maiores de longo prazo, como escolher o emprego certo.
- Se a programação parece tediosa, pense desta forma: criar uma programação diária, semanal e mensal ajuda a economizar o tempo necessário para determinar o que você precisa fazer a seguir em sua vida diária. Este método acalma sua mente para que você seja mais criativo e capaz de se concentrar nas coisas que são importantes.
