Os planos de contingência, mais conhecidos como planos de resposta a emergências, são muito úteis para antecipar a ocorrência de coisas que resultam na cessação das atividades operacionais. Na gestão da organização, vários riscos podem realmente ocorrer a partir de distúrbios técnicos (por exemplo, perda de dados) a eventos naturais (por exemplo, inundações). Portanto, toda organização precisa desenvolver um plano de contingência eficaz para estar preparada para lidar com os diversos eventos adversos.
Etapa
Parte 1 de 3: Antecipando vários riscos
Etapa 1. Prepare-se antes de desenvolver um plano de contingência
O objetivo principal da elaboração de um plano de contingência é manter a continuidade das atividades operacionais da organização em caso de desastre.
- Primeiro, defina uma política formal declarando que a organização deve desenvolver um plano de contingência.
- Faça um plano simples e prático. Use palavras que sejam fáceis de entender e forneça orientações que sejam fáceis de aplicar pelo leitor, pois este plano deve ser executado por todo o pessoal da organização.
- Determine os motivos específicos pelos quais você deve fazer um plano de contingência. Pense em indicadores que sirvam de referência para determinar o sucesso da implementação de um plano de contingência para que a organização possa continuar com as atividades normalmente. Determine as atividades operacionais que desempenham um papel importante na continuidade do seu negócio.
Etapa 2. Crie um plano de contingência respondendo a três perguntas importantes
Criar um plano que possa responder a todas as três perguntas é uma maneira de garantir que você não perca um único aspecto a ser considerado.
- Que eventos podem ocorrer?
- Que ações iremos tomar para resolver isso?
- O que precisamos fazer para nos preparar?
Etapa 3. Descubra quais riscos sua organização provavelmente enfrentará
Determinar os riscos que podem ocorrer é um dos aspectos importantes na preparação de um plano de contingência. Porém, o processo será diferente de acordo com a situação e condição de cada organização. Você também deve considerar as circunstâncias de sua própria organização ao determinar os riscos. Planos de contingência são necessários para antecipar riscos de negócios na forma de:
- Desastres naturais, por exemplo: inundações, furacões e secas. Outros riscos: crises financeiras, acidentes de trabalho, problemas pessoais (por exemplo, morte de um líder organizacional ou greve de funcionários), perda de dados, caos de gerenciamento e problemas de produto (por exemplo: produtos defeituosos).
- Foco na preparação de planos sobre aspectos de gestão, comunicação, finanças, coordenação, logística e solução de problemas técnicos.
- Problemas técnicos geralmente são enfrentados pela equipe que cuida da infraestrutura de comunicação. Você deve considerar o risco de perder dados ou clientes.
Etapa 4. Considere os riscos de acordo com a prioridade
Determine a classificação de risco com base na magnitude da chance de ocorrência do risco. Em geral, os planos de contingência não podem prever todos os riscos porque as chances de ocorrência não são as mesmas. Procure descobrir os riscos que têm maior chance de acontecer e que afetarão muito as atividades operacionais.
- Concentre-se nos eventos com as consequências mais fatais. Anote todos os eventos que afetam as operações e atribua uma classificação de 1 a 10. Pense no impacto de cada um desses eventos, por exemplo: incêndios de motor têm uma classificação mais baixa do que incêndios de fábrica.
- Depois disso, determine a classificação com base na frequência de ocorrência do risco. Por exemplo: dê uma classificação de 1 para um risco que ocorre uma vez por mês e uma classificação de 10 para um risco que ocorre uma vez a cada 100 anos. Multiplique os dois números para obter uma pontuação total que mostra a magnitude do risco e seu impacto na organização.
- Desenvolva um plano de contingência começando pelo evento com a pontuação mais alta. Prepare soluções para antecipar esses eventos. Além disso, você pode melhorar os processos de trabalho para eventos de baixa pontuação. Os aspectos fundamentais que garantem a continuidade das atividades da organização devem ser prioritários, por exemplo: gestão do fluxo de caixa, desenvolvimento da participação de mercado e melhoria do desempenho dos funcionários.
Parte 2 de 3: Definindo vários cenários
Etapa 1. Determine o cenário para o evento de maior risco
Para desenvolver um plano de contingência eficaz, defina cenários realistas para cada risco. Crie uma estrutura específica para antecipar qual seria o impacto se o risco mais alto ocorresse.
- Você pode determinar o impacto após compilar o cenário completamente. Pense sobre o maior impacto de cada cenário em detalhes.
- A partir de um cenário, prepare várias versões do plano com intensidade de impacto graduada, por exemplo: impacto leve, impacto moderado e impacto severo.
Passo 2. Faça um cronograma para a implementação do plano de acordo com o cenário
Determine quais funcionários são responsáveis por quais ações e quando. Além disso, prepare uma lista atualizada ou lista de contatos e determine quem deve fornecer notificações.
- Prepare uma programação para que todos os responsáveis saibam o que devem fazer no primeiro dia ou na primeira semana. Desenvolva um cronograma específico para cada cenário.
- Faça um cronograma de acordo com o cenário para antecipar o surgimento de obstáculos em vários aspectos da organização, por exemplo em termos de instalações de trabalho (restrições de infraestrutura), organização (não há sistema de alerta para emergências ou uma equipe de resposta qualificada) e instituições (por exemplo: falta de fontes de financiamento ou parceiros comerciais externos). Determine o pessoal que deve ser responsável por certos aspectos.
Etapa 3. Pense nos fatores mais importantes para colocar sua empresa em funcionamento novamente
Discuta isso em detalhes, realizando uma revisão das capacidades e vulnerabilidades dentro da organização. A organização tem recursos adequados para lidar ou lidar com cada risco?
- Por exemplo: um desastre que pode ocorrer é uma enchente porque a água do rio transborda e inunda as moradias nas margens do rio. Uma infraestrutura deficiente pode desencadear vulnerabilidade e a disponibilidade de pessoal qualificado é uma capacidade organizacional.
- Faça uma avaliação honesta dos recursos. Determinar o que precisa ser alterado ou reduzido devido aos recursos limitados? Realize análises para determinar o impacto nas atividades de negócios para que você possa determinar as ações que devem ser tomadas para que a organização continue a operar e seja capaz de atingir seus objetivos.
Etapa 4. Determine como reduzir o risco
Depois de fazer um plano de contingência, não relaxe e espere que nada de ruim aconteça. Tome várias medidas para reduzir o risco e tomar medidas preventivas.
- Descubra se há colegas dispostos a ajudar. Existem recursos locais que podem ser utilizados em caso de desastre? Existem vizinhos dispostos a ajudar?
- Um plano de contingência eficaz é capaz de revelar vários aspectos que precisam ser melhorados para que um plano que antes era muito útil agora não seja mais necessário.
- Por exemplo: você percebe a necessidade de proteção de seguro ou realiza uma simulação de gerenciamento de desastres. Instale um sistema de backup de dados para evitar perda de dados. Faça um plano para cada cenário.
Parte 3 de 3: Implementando um Plano de Contingência
Etapa 1. Comunique o plano de contingência a todos os funcionários
Você precisa informar o plano de contingência a todos os níveis de gestão da organização o mais cedo possível, antes que uma emergência ocorra.
- Explique as funções e responsabilidades de cada pessoal para que não fiquem confusos quando este plano deve ser executado para evitar o pânico.
- Fornece treinamento útil para que cada pessoal seja capaz de cumprir as responsabilidades de acordo com o plano. Realize as simulações necessárias e faça ajustes após as observações terem sido feitas.
Etapa 2. Teste seu plano
Execute o teste em 4 estágios para ser mais eficiente e eficaz. Se houver problemas ou conflitos interdepartamentais, ajuste o plano e teste novamente.
- Faça reuniões com a equipe sênior. Deixe-o definir a data e a hora da reunião para fazer uma revisão completa do plano de contingência e agradecer as pessoas que fizeram o trabalho até o fim.
- Faça reuniões interdepartamentais para revisar os planos departamentais. Neste estágio, você precisa alocar recursos e identificar conflitos emergentes.
- Encontre a causa das falhas cruciais do sistema. A avaliação do plano pode ser feita dentro do departamento, simulando falhas do sistema e / ou do fornecedor. As simulações de cenário podem ser realizadas sem desligar o equipamento ou atrasar os processos que devem continuar em execução.
- Faça um teste. No entanto, você precisa testar o plano de contingência parando temporariamente as operações.
Etapa 3. Mantenha o plano de contingência em um local seguro e de fácil acesso
Em caso de desastre, não deixe o plano pegar fogo ou ser varrido pela enchente. Para facilitar o acesso quando necessário, não mantenha o armazenamento de arquivos do plano em segredo.
- Guarde o arquivo do plano e as cópias em vários lugares para que possam ser usados o mais rápido possível, quando necessário.
- Mantenha uma cópia do plano em locais diferentes do original. Diga a algumas pessoas autorizadas como acessá-lo.
Etapa 4. Estabeleça um cronograma regular para a realização de revisões
Mudanças ocorrem o tempo todo, de modo que as premissas que fundamentam a elaboração do plano não são mais válidas. O risco pode ser maior do que quando o plano foi elaborado.
- Envolva várias pessoas ao redigir e ajustar os planos. Por exemplo: peça aos novos funcionários que forneçam informações ou façam melhorias a partir de uma perspectiva diferente.
- Compare todas as premissas usadas ao redigir o plano com os dados atuais ou peça a terceiros para verificar. O sistema de backup em seu computador pode armazenar menos dados do que você pensa.
Pontas
- Não subestime a importância de um plano de contingência para não criar um!
- Desenvolva planos de contingência em vários cenários.
- Comece a planejar formando um comitê e nomeando um presidente. Escolha pessoas que tenham habilidades, ferramentas e conhecimento para que cada departamento seja capaz de desenvolver seus próprios planos.
- Releia os planos que foram traçados para encontrar coisas que foram perdidas.
