Talvez você precise escrever um relatório de evento para avaliar o sucesso de um evento, comparando os resultados com seus objetivos. Este relatório é exigido pela empresa ou indivíduo responsável pelo evento para determinar se alterações precisam ser feitas. Existem várias maneiras de garantir que um relatório de evento bem-sucedido seja bem escrito. Você precisará dele se estiver hospedando outro evento!
Etapa
Parte 1 de 3: Compilando relatórios de eventos
Etapa 1. Determine o estilo e o formato da apresentação para cada público
Os relatórios de eventos podem ser grampeados, grampeados na forma de arquivos PDF, apresentações do PowerPoint e assim por diante.
- Certifique-se de que o relatório do evento esteja organizado em seções claras. Você deve determinar como comparar os resultados do evento com seus objetivos. Resuma os principais resultados dos eventos realizados.
- Personalize relatórios de eventos de acordo com as necessidades e interesses de cada patrocinador e público. Considere os objetivos dos patrocinadores. Até certo ponto, os patrocinadores são o público-alvo dos relatórios de eventos. Eles querem avaliar a elegibilidade do evento patrocinado. Portanto, certifique-se de saber o que eles querem e o que mais lhes interessa.
- Personalize os relatórios de eventos para atender às necessidades específicas de eventos e patrocinadores exclusivos. Não escreva um relatório como se fosse direcionado a um tipo de público. Os executivos seniores e gerentes financeiros também são outro público para o seu relatório de evento.
Etapa 2. Crie um processo para monitorar as informações necessárias ao longo do evento
Você não pode simplesmente confiar na memória.
- Monitore as principais informações antes, durante e depois do evento para criar relatórios mais específicos e, acima de tudo, mais eficazes. Este método também permite que você compile relatórios de acordo com uma linha do tempo.
- Considere conduzir a coleta de dados contínua com a ajuda de várias pessoas, se necessário (incluindo estagiários). Em essência, o relatório não deve esperar pela conclusão do evento.
Etapa 3. Resuma o relatório aos pontos principais
Um dos problemas com os relatórios de eventos é que eles tendem a cobrir pouco da agenda ou se concentram em declarações agradáveis. Não faça isso. É uma boa ideia destacar os pontos principais de forma clara e analítica.
- Selecione algumas partes importantes do evento para serem discutidas com mais detalhes. Encontre as três coisas que aconteceram com mais sucesso e os três pontos que mais surpreenderam.
- Não preencha o relatório com detalhes sem importância, como o menu do almoço ou um resumo detalhado de toda a apresentação principal. Você precisa incluir as coisas que são importantes.
Parte 2 de 3: Colocando o conteúdo certo no relatório
Etapa 1. Escreva um resumo executivo
O relatório do evento deve incluir uma visão geral, que é uma versão resumida do relatório completo. Pense no sumário executivo como uma introdução ao relatório do evento.
- Você pode criar dois relatórios, um resumo executivo criado para as pessoas interessadas no resultado do evento e um relatório mais detalhado para as pessoas envolvidas na preparação, execução e patrocínio do evento.
- No sumário executivo, você deve discutir e focar nos principais objetos e resultados. O sumário executivo deve ser curto, apenas uma ou duas páginas. O relatório deve resumir os elementos-chave do evento e incluir uma breve interpretação dos dados
Etapa 2. Inclua recursos visuais profundos em seus relatórios
Freqüentemente, os relatórios são mais eficazes quando incluem gráficos que ilustram tendências estatísticas, em vez de simplesmente relatar um monte de números ao leitor.
- Se o evento incluir um novo produto, recomendamos que você inclua uma foto desse produto. Fotos que mostram o momento durante o evento podem ajudar o leitor da reportagem a ter uma ideia do evento que está sendo realizado. Tente tirar fotos que mostrem o envolvimento do patrocinador no evento para serem documentadas na reportagem. Novamente, essa tarefa não pode esperar pela conclusão do evento.
- Você também pode incluir amostras, reproduções e outros exemplos que ocorrem no local. Relate o número de pessoas que receberam cupons patrocinados, etc. Documentar a exposição interna e externa gerada pelo evento, na mídia, para o público, para patrocinadores.
Etapa 3. Documentar toda a publicidade e exposição na mídia
Recomendamos que você avalie a comparação da mídia resultante com os objetivos declarados do evento.
- Concentre-se em anúncios impressos e artigos que incluam o nome e anúncio do patrocinador, além do número de distribuições de jornais diários e classificações de anúncios.
- Documente comerciais de televisão, anúncios públicos, tabelas de preços e valores de tabelas de classificação e cobertura de notícias.
- Não se esqueça da documentação do rádio, anúncios de tabelas de preços, notas para anúncios e promoções, relatórios auditados e assim por diante.
Etapa 4. Inclua uma declaração do propósito do evento
Você precisará relacionar os objetivos do evento ao resultado, portanto, certifique-se de incluir um lembrete da missão e dos objetivos originais do evento.
- Você pode incluir uma lista de eventos do programa. Você também deve discutir quem serão os principais participantes durante o evento. No entanto, seja breve.
- Certifique-se de gastar muito tempo se registrando e discutindo os principais resultados específicos do evento e comparando-os com os resultados que são registrados. Seja realista e não adoça as coisas que não funcionam como deveriam.
Etapa 5. Incluir informações financeiras do relatório do evento
Você deve fornecer uma discussão detalhada sobre o orçamento de funcionamento do evento e as despesas reais. Certifique-se de incluir uma comparação do seu orçamento com as despesas reais, bem como destacar algumas das coisas que correram bem e as áreas que precisam de melhorias
- Você também deve relacionar quaisquer custos, incluindo custos de marketing e atividades promocionais, despesas de pessoal e custos de patrocínio. Recomendamos que você crie um orçamento detalhado. Os gerentes financeiros e executivos seniores vão querer ver evidências para apoiar suas conclusões de gastos.
- Inclui cálculos de receitas, por exemplo, de ingressos, patrocinadores e exposições. No entanto, certifique-se de comparar a receita real com as previsões.
Etapa 6. Inclua estatísticas que sejam relevantes para o leitor
Não deixe seu relatório ser preenchido com informações doces. O número de pessoas que compareceram ao evento é um dos dados que você precisa incluir. Recomendamos que você forneça dados mensuráveis em relatórios.
- Estatísticas e outros dados relacionados que podem ser incluídos, como o número de vendas e o número de visitantes em um determinado estande. O relatório do evento terá mais credibilidade se os dados fornecidos estiverem completos. Inclua informações sobre os participantes / visitantes. Inclua dados demográficos, números de visitantes e resultados de pesquisas de visitantes (por exemplo, hábitos de compra).
- Relate o número de pessoas que responderam a campanhas patrocinadas, bem como doações a organizações sem fins lucrativos. Documente o impacto econômico e a participação dos funcionários.
Etapa 7. Inclua elementos qualitativos que contextualizem os dados
Seu relatório deve incluir algumas estatísticas, mas você também precisará de citações de pessoas para fornecer feedback relacionado ao contexto.
- Reúna feedback e feedback dos participantes e membros da equipe do evento para que a avaliação do sucesso do evento não venha apenas dos redatores do relatório do evento. Isso torna seu relatório mais confiável.
- Considere também a inclusão de pesquisas de terceiros. Valorizar a exposição na mídia é um exemplo do que terceiros podem pesquisar.
- Valor do espaço e preparação do evento. Você deve dedicar algum tempo para avaliar a eficácia do local e a preparação do ponto de vista de outra pessoa. Discuta como usar o espaço para conferências, eventos, etc.
Parte 3 de 3: Completando o Relatório de Evento
Etapa 1. Faça um relatório de evento na hora certa
Tente escrever e publicar o relatório o mais rápido possível após o evento. Certifique-se de agendar isso em sua agenda para ter certeza de que está na hora certa. Algumas pessoas recomendam a publicação do relatório 30 dias após o evento, mas outros argumentam que o relatório deve ser publicado poucos dias após o evento.
- Sempre que o prazo for, certifique-se de não perdê-lo. Talvez você esteja escrevendo um relatório de evento para uma agência que é solicitado por um cliente específico. Preste atenção a todos os pedidos.
- Em essência, seu público espera um relatório completo e oportuno. Portanto, crie relatórios que atendam às expectativas e não espere muito para ficarem obsoletos.
Etapa 2. Revise seu relatório de evento
Certifique-se de que o relatório de eventos usa boa gramática e não contém erros de ortografia, pontuação e outros erros.
- Certifique-se de que suas respostas não sejam superficiais. Como regra geral, você deve usar a técnica de escrita “mostre, não diga”. Isso significa que você deve fornecer alguns exemplos específicos para apoiar os pontos gerais feitos no relatório.
- Não se esqueça do seu público e certifique-se de que a redação do relatório seja formal e profissional. Os relatórios de eventos não são documentos informais; este documento é importante para determinar a viabilidade de aquisição do evento, portanto, deve soar confiável.
Pontas
- Tire mais fotos do que você precisa. Quanto mais opções, melhor.
- Ao coletar citações de líderes e planejadores, não vá direto a eles. São pessoas que ainda estão por aí muito depois do término do evento. É melhor primeiro fazer a sua pergunta às pessoas na multidão, pois elas serão as primeiras a sair. Além disso, não perturbe o palestrante ou o líder do evento se ele ou ela estiver ocupado. Eles poderão ser questionados posteriormente.
- Ao coletar citações, mantenha a conversa normal e continue fazendo perguntas naturalmente até que a outra pessoa esteja disposta a falar o que pensa.
- Colete mais citações do que você precisa. Quanto mais melhor.
- Uma boa foto pode mostrar como foi o evento ou como as pessoas reagiram ao evento.
- Experimente tirar fotos que mostrem o panorama geral do evento como um todo, incluindo fotos da multidão e dos palestrantes em uma imagem para mostrar aos leitores a magnitude do evento.
