Às vezes, a administração da empresa pede aos funcionários que façam seus próprios relatórios de desempenho. Dessa forma, os empresários podem ter uma ideia de como os funcionários avaliam seu próprio trabalho. Se você for solicitado a fazer o relatório, não se preocupe. Aproveite esta oportunidade para demonstrar seu sucesso no trabalho, relatando seu progresso de trabalho, realizações e desempenho da melhor maneira possível.
Etapa
Parte 1 de 3: Preparando-se para escrever um relatório
Passo 1. Verifique primeiro o formato de relatório utilizado pela empresa
Os formatos dos relatórios de desempenho variam de acordo com a necessidade. Algumas empresas solicitam o envio de relatórios por e-mail. Outras empresas determinam a política de relatórios a serem preparados com base em determinados critérios para discussão posterior.
- Se a empresa fornecer um formato padrão, crie um relatório de acordo com esse formato. Siga as diretrizes da melhor maneira possível para fornecer um relatório completo e não parecer descuidado. Às vezes, as empresas pedem aos funcionários que preencham formulários ou preparem relatórios escritos na forma de redações.
- Tente descobrir o que relatar antes do prazo de envio do relatório. Dessa forma, você pode relatar todas as conquistas de um ano de acordo com os critérios especificados. Certifique-se de que seu desempenho atenda aos critérios especificados.
Etapa 2. Não apresse o relatório
A fim de mostrar o melhor desempenho, tente preparar relatórios de boa gramática e corrigi-los sem erros de digitação. Você deve preparar vários rascunhos e escolher o melhor.
- Leve as solicitações da empresa a sério porque os resultados da avaliação do trabalho serão uma parte importante da história de trabalho de cada funcionário. Se houver certos registros em seu histórico de trabalho e você tiver que competir com outros funcionários, o relatório de desempenho será decisivo.
- Faça um breve relatório de desempenho em um estilo de linguagem profissional. Para criar um relatório conciso, resuma todas as suas melhores realizações durante o ano de forma que seu relatório não tenha mais do que duas páginas, em vez de descrever cada item em detalhes. Priorize os desempenhos que você considera mais importantes e forneça evidências de apoio. No entanto, escolha as informações realmente úteis porque ninguém quer ler um relatório de 30 páginas.
Etapa 3. Adquira o hábito de estilizar bem enquanto trabalha
Para tornar a redação de um relatório mais fácil, primeiro reúna todos os documentos importantes. É uma boa ideia começar a coletar documentos no início do ano.
- Anexe diversos documentos comprovativos do sucesso da obra, desde que no formato determinado pela empresa. Escolha a amostra de documento certa para que você possa mostrar o melhor desempenho. Além disso, prepare as metas que foram definidas quando você fez a avaliação anterior.
- Colete notas de sugestões e feedback de superiores quando fizer uma avaliação de progresso no meio do ano (se a empresa fizer uma avaliação). As informações que você recebe ao longo do ano podem ser usadas na criação de relatórios para tornar as informações que você apresenta mais específicas e úteis.
Etapa 4. Saiba o que a empresa espera de você
Antes de começar a escrever um relatório, você deve ser capaz de responder à pergunta: “O que a empresa espera de você?” Pergunte ao seu chefe se você não souber a resposta. Tente entender a relação entre a avaliação de desempenho e as metas que você deve atingir para que as metas da empresa possam ser realizadas.
- Crie relatórios de desempenho baseados em descrições de cargos para que você possa escrevê-los sistematicamente. No entanto, primeiro certifique-se de que alguma das descrições de trabalho mudou e todos os objetivos de trabalho estão listados nas descrições de trabalho.
- Descreva cada tarefa com base nas ações que você precisa realizar e, em seguida, explique que você conseguiu atingir as metas solicitadas pela empresa. Para isso, você tem direito a uma explicação sobre o que a empresa espera de você. Caso contrário, as avaliações de desempenho tendem a ser subjetivas e levar a críticas infundadas.
Parte 2 de 3: Escreva as informações corretas no relatório
Etapa 1. Informe as melhores realizações
Não faça relatórios de desempenho medíocres. Aproveite esta oportunidade para relatar todas as tarefas que você concluiu com os melhores resultados. Conte-me tudo e tenha orgulho de suas conquistas!
- Relate primeiro as melhores realizações que têm mais impacto no desempenho da empresa, especialmente as coisas importantes que apoiam o cumprimento das metas da empresa e que foram discutidas durante a última avaliação de desempenho. Não descreva todo o trabalho que você fez em um ano.
- No entanto, tente transmitir as informações de maneira educada e profissional. Use palavras positivas e não insulte ou rebaixe os colegas de trabalho. Concentre-se no seu próprio desempenho.
- Não se esqueça de relatar as conquistas no início do período a ser avaliado. Os funcionários geralmente estão mais focados nas coisas que fazem no final do período.
Etapa 2. Revele os benefícios tangíveis de seu trabalho
Qualquer um pode fazer um relatório contendo clichês e coisas mundanas, mas um relatório será de melhor qualidade se for apoiado por evidências reais.
- Apresente fatos específicos, números, datas e outros dados de apoio. Por exemplo: se você trabalha como gerente de contas de mídia social para uma empresa, forneça um relatório na forma de dados quantitativos (número de contas que clicaram em “Curtir”, comentários deixados, etc.). Procure outros dados que podem aumentar sua credibilidade.
- Compare suas realizações com as metas e objetivos da empresa para mostrar que você é um funcionário digno.
Etapa 3. Liste e discuta as metas de trabalho
Você deve preparar um relatório muito específico como base para determinar as metas de trabalho para o próximo ano. Transmita também um plano de autodesenvolvimento, ou seja, as coisas que você deseja alcançar.
- Explique como atingir esse objetivo. Liste as metas que você deve atingir com base nos resultados da avaliação de desempenho realizada no início do período e no quão bem você alcançou.
- Escreva também no relatório se for solicitado a fazer uma tarefa fora da descrição do cargo ou se você tomar a iniciativa de trabalhar mais.
Etapa 4. Discuta suas competências básicas
Em geral, a empresa determinou as competências básicas que todo funcionário deve ter para trabalhar bem. Informe e explique isso em detalhes.
- Mostre que sua competência é superior aos padrões estabelecidos pela empresa.
- Use a palavra "competência" de acordo com os termos padrão da empresa para provar que há uma correlação concreta entre suas realizações e as metas da empresa. Descreva seu desempenho nos mesmos termos.
Etapa 5. Avalie com sabedoria
Antes de passar por uma avaliação de desempenho, você pode ser solicitado a se autoavaliar. Para determinar o valor correto, você deve entender o que isso significa.
- Normalmente, um A é concedido a funcionários que demonstram liderança e são capazes de trazer mudanças dentro da empresa. A nota B é geralmente atribuída a funcionários com desempenho acima da meta e cujo comportamento é exemplar.
- A nota C geralmente é dada a funcionários que atingem as metas e se comportam bem. O valor de D indica que o desempenho está abaixo da meta e é considerado insatisfatório. O valor de E reflete baixo desempenho porque os funcionários não trabalham bem. Procure informações completas para garantir a definição de cada valor e como determinar o valor de acordo com os regulamentos da empresa.
Etapa 6. Compile o relatório da melhor maneira possível
Às vezes, as empresas pedem aos funcionários que façam relatórios de desempenho em uma determinada ordem. Se não for especificado, gere o relatório na seguinte ordem:
- Comece com uma frase de abertura positiva e convincente. Esta frase é a parte mais importante do relatório anual de desempenho.
- Depois disso, anote suas realizações junto com dados de apoio detalhados. Para cada conquista, faça a pergunta "por quê?" Desta forma, você pode provar que sua contribuição é relevante e digna de respeito. Nunca faça um relatório de desempenho com palavras negativas.
- Se há metas que não são alcançadas ou certos aspectos que você precisa melhorar, não os escreva no final do relatório para que o início e o final do relatório contenham coisas positivas. A última parte do relatório é a parte mais importante porque é a mais fácil de lembrar. Portanto, liste o que você precisa melhorar no meio do relatório.
Parte 3 de 3: usando as palavras certas
Etapa 1. Concentre-se na criação de um relatório que descreva seu próprio desempenho no trabalho
Como sabemos, você criou este relatório porque foi convidado a se avaliar. No entanto, muitas pessoas incluem coisas negativas e falam sobre outras pessoas.
- Não use relatórios de desempenho em autodefesa. Seja o melhor que puder, por exemplo, dizendo: “Sempre defino uma agenda de reuniões depois de conversar com colegas de trabalho e clientes, porque realmente valorizo seu tempo e ocupação.” Valorizar o tempo pode dar uma impressão positiva e mostrar uma mentalidade sábia.
- Não discuta outras pessoas porque este relatório não tem como objetivo criticar o trabalho ou a personalidade de outras pessoas.
- Você também não precisa se comparar com os outros ao relatar conquistas. Explique o que você fez sem derrubar colegas de trabalho que não alcançaram o mesmo nível de desempenho.
Etapa 2. Escreva uma crítica construtiva de suas fraquezas
Um relatório que contém apenas o que é bom pode parecer irreal, mas você deve ter muito cuidado ao admitir erros.
- Faça uma crítica a si mesmo em uma seção separada para mostrar sua sinceridade ao lidar com esse problema. Por exemplo: “Eu priorizo tanto o trabalho e quero alcançar os melhores resultados que acho que me importo menos com meus colegas de trabalho. Vou continuar a melhorar minhas habilidades de comunicação para resolver esse problema.” Essas afirmações podem dar uma imagem positiva do autor (um perfeccionista que foca no trabalho é uma coisa boa) e mostra a capacidade de estar ciente das próprias fraquezas.
- Mencione os aspectos que precisam ser melhorados. Não preencha todo o relatório com planos de melhoria. Concentre-se em explicar as conquistas, mas você precisa listar alguns aspectos que precisam ser melhorados ou aprimorados. No entanto, não se critique excessivamente, porque você será visto como alguém com falta de autoconfiança.
- Demonstre uma atitude positiva apresentando planos de melhoria. Seja positivo e orientado para a ação. Descreva seu plano em palavras construtivas. Em vez de apenas contar uma história sobre o seu fracasso, diga que deseja melhorar um determinado aspecto e quais ações tomará.
Etapa 3. Propor oportunidades de desenvolvimento de carreira
Se você deseja ter a chance de participar de um treinamento ou ser convidado para uma reunião, um relatório de desempenho é uma ótima maneira de transmitir isso. Não proponha compensação por meio deste relatório.
- Também compartilhe sua opinião sobre a realização de projetos inovadores que sejam benéficos para a empresa.
- Tente descobrir por que seu chefe pediu que você fizesse um relatório, se para discutir com outras pessoas, determinar a distribuição de bônus e assim por diante.
Etapa 4. Use frases completas
Muitos funcionários tentam anotar o máximo de informações possível para que os relatórios pareçam confusos. Não deixe seu relatório parecer uma nota confusa.
- Por exemplo, evite usar a frase “conteúdo revisado” porque é muito curta. É uma boa ideia usar frases completas para explicar o tópico que você está discutindo ou transmitir informações ponto a ponto.
- Além de seu supervisor imediato, seu relatório pode ser lido por outra pessoa, por exemplo, por um gerente de nível superior. Portanto, você deve fornecer informações claras e detalhadas, em vez de presumir que todos já sabem o que você está tentando dizer ou fazer.
Etapa 5. Seja positivo e honesto
Mesmo que haja coisas que precisem ser consertadas, você pode fazer com que elas aconteçam mais tarde. Concentre-se no futuro, não nos fracassos do passado.
- Não dê uma impressão negativa, reclamante, mal-humorada ou arrogante. Mostre uma atitude positiva, seja capaz de trabalhar em equipe e explique suas conquistas com humildade.
- Se houver coisas de que você não gosta na empresa, não as escreva no relatório. Aproveite esta oportunidade para provar porque é necessário para a empresa.
Passo 6. Prove, não apenas fale
Tente fornecer informações específicas em seu relatório, não apenas declarações gerais.
- Por exemplo: em vez de dizer: “Sou um funcionário confiável. Cheguei ao escritório e cheguei na sala de reuniões na hora certa.” é melhor fornecer dados de atendimento precisos e evidências específicas de que você é digno de respeito.
- Forneça evidências (incluindo números) para apoiar as declarações gerais para tornar seu relatório mais útil e confiável.
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Pontas
- Faça relatórios com antecedência. Não procrastine até que você fique sem tempo.
- Mostre uma atitude positiva!
- Releia o relatório de desempenho do ano passado para que você possa se lembrar claramente dos objetivos e metas de trabalho que definiu.
Aviso
- Não finja ou minta.
- Não forneça informações negativas sobre colegas de trabalho em relatórios de desempenho.
