Muitas empresas pedem a seus funcionários que façam relatórios de realização de trabalho, avaliando-se a si mesmas, para que possam relatar o que fizeram em um determinado período. Se você trabalha como anotador de uma reunião, também pode ser solicitado a fazer o relatório. Este artigo explica como preparar um bom relatório de desempenho porque ele desempenha um papel importante na determinação do sucesso ou fracasso de sua carreira.
Etapa
Parte 1 de 3: Compreendendo o formato do relatório de realização do trabalho
Etapa 1. Comece a preparar o relatório escrevendo um breve resumo de suas realizações
Na parte superior do relatório, apresente um resumo das informações que você enviou para dar uma visão geral de seu desempenho no trabalho.
- Por exemplo: você trabalha para uma organização sem fins lucrativos e seu chefe pede que você faça um relatório de desempenho. Relate resumidamente em um parágrafo todas as tarefas concluídas, por exemplo: você organizou atividades que são benéficas para o proprietário da organização, obteve sucesso em obter reconhecimento no setor e construiu relacionamentos com parceiros de negócios.
- Não inclua coisas específicas no resumo porque você só precisa apresentar informações importantes para dar uma visão geral das realizações do trabalho em geral. Como orientação, os relatórios devem ser apresentados em 2 páginas, a menos que o empregador especifique um formato diferente. Verifique primeiro se você precisa fazer um relatório de acordo com um determinado formato.
Etapa 2. Forneça fatos de apoio detalhados
Para embasar cada informação do resumo apresentado no início do relatório, anote os detalhes de acordo com as seguintes instruções:
- Use um formato de lista. Prepare relatórios para cada atividade separadamente. Inclua a atividade como título do relatório, seguida por uma descrição da atividade sob o título. Por exemplo: a atividade que você faz é “Preparação e execução de eventos”.
- Abaixo do título, faça uma lista usando números ou letras para descrever breve e especificamente o evento que você está organizando, incluindo seu propósito e benefícios em apoiar a realização da missão da organização.
Etapa 3. Crie um relatório em um formato padrão para torná-lo mais profissional
Não apresente relatórios aleatórios. Em vez disso, prepare um relatório bem digitado em fonte profissional usando papel de tamanho padrão.
- Coloque o título do relatório no meio do papel em letras em negrito para que as informações sejam organizadas de forma organizada.
- No topo do relatório, escreva a data em que o relatório foi concluído. Inclua também o nome, o cargo e o cargo da pessoa que preparou o relatório.
Etapa 4. Journalize durante o período de relatório
Será mais fácil compilar relatórios se você tomar notas imediatamente quando as atividades estiverem em execução.
- Prepare um caderno ou pasta para registrar as realizações do trabalho durante um determinado período. Isso tornará mais fácil preparar relatórios se seu chefe solicitar.
- Se isso não for feito, conquistas importantes no início do período de relatório podem ser esquecidas.
Parte 2 de 3: Entrega de conteúdo de qualidade
Etapa 1. Descreva a meta que deseja atingir e as expectativas de trabalho que você precisa atender
Lembre os leitores de que, no início do período do relatório, há uma meta que você deseja alcançar. Certifique-se de conhecer os objetivos da organização e a contribuição para o trabalho que se espera de você. Se você ainda não sabe, pergunte ao empregador sobre essas coisas.
- Em seguida, explique que você atingiu sua meta, fornecendo dados reais. Faça um relatório que apresente uma comparação dos dados entre a meta e sua realização.
- Por exemplo: Você conseguiu levantar mais fundos do que o planejado e essa conquista é positiva para investidores e empregadores. No entanto, os resultados deste trabalho não podem ser considerados como sucesso e é difícil determinar o quão alto é o seu sucesso se não houver dados de comparação.
Etapa 2. Incluir informações visuais no relatório
Anexe algumas tabelas ou gráficos que tornem mais fácil para os leitores visualizar os dados que você está apresentando.
- Lembre-se de que leitores ocupados geralmente apenas leem os relatórios. Às vezes, os meios visuais são capazes de transmitir informações de forma mais eficaz.
- No entanto, não apresente muitos gráficos. Escolha 1-2 gráficos que podem explicar informações importantes.
Etapa 3. Concentre-se em “CAR”
CAR significa: Desafio (desafio), Ação (ação), Resultados (resultados). Você pode fazer um relatório sistemático de realização de trabalho discutindo essas três coisas.
- Determine os desafios que você enfrenta. Descreva as ações que você realizou para superar os desafios e quais foram os resultados. Por exemplo: como gerente de restaurante, escreva em um relatório: “Desafio: as filas estão ficando mais longas durante a hora do rush no jantar e os clientes reclamantes aumentam 10%. Ação: peça a 1 garçom para começar a trabalhar 1 hora antes para melhorar a qualidade do serviço durante os horários de pico. Resultado: os clientes que reclamaram diminuíram para 2 pessoas ou diminuíram 80%”.
- Faça um relatório fornecendo informações específicas. Conquistas que não são mensuráveis, por exemplo: “Sou capaz de trabalhar bem em equipe” são inúteis porque todos podem dizer a mesma coisa. Portanto, você deve ser capaz de mostrar a relação entre os resultados e os problemas a serem tratados e relatar o desempenho, fornecendo dados e informações específicas.
Etapa 4. Descreva a metodologia que você usou
Se você precisar coletar dados como base para escrever um relatório, descreva resumidamente a metodologia de coleta de dados que você está aplicando.
- Informe ao leitor os motivos da escolha do método de pesquisa, seus benefícios e resultados. Explique também por que o método é considerado confiável. Continuando com o cenário do restaurante no exemplo acima, explique por que você está usando os dados de reclamação do cliente como um método de pesquisa.
- Inclua a data ou período da pesquisa e o que você gostaria de ganhar com ela.
Etapa 5. Concentre-se em relatar realizações de trabalho
Para manter as informações do relatório focadas nas realizações do trabalho, pense no que você mais se orgulhou durante o período do relatório, por exemplo: ser capaz de acalmar um convidado ansioso ou dar treinamento a um subordinado. Não dê informações muito detalhadas ao leitor.
- Outra forma é usar o método “STAR”, que significa: Situação (problema), Tarefa (tarefa), Ação (ação), Resultados (resultado). Descreva resumidamente a situação em que você estava, a tarefa que você teve que fazer, as ações que você executou para concluir a tarefa e os resultados que você alcançou. Assim como o método “CAR”, o objetivo é mostrar a relação entre “problema” e “resultado” e explicar como alcançá-la.
- Foco na criação de relatórios que mostrem o seguinte: dificuldade, privilégio, prioridade, alta visibilidade, prazos, inovação, descrição do cargo e o impacto que seu trabalho tem na organização.
- Por exemplo: declare no relatório que a rotatividade anual de funcionários era de 35% quando você foi promovido a gerente de filial. Depois de conduzir pesquisas de satisfação de funcionários, orientar funcionários e realizar reuniões semanais com toda a equipe, a rotatividade de funcionários cai para 15%. Este exemplo mostra que o relatório de conquistas não precisa usar frases longas, desde que o leitor possa entender a relação corretamente.
Etapa 6. Explique os méritos de sua ação
Não entregue apenas os resultados. Você também precisa explicar por que a conquista é benéfica para a organização.
- Por exemplo: você tem uma reunião com a equipe. Explique o que é acompanhamento e seus benefícios para a organização. Pense cuidadosamente sobre o que você deseja relatar. Se não for útil, você deve relatar outro trabalho.
- Se a reunião com os funcionários for capaz de aumentar a motivação no trabalho de forma que o absenteísmo dos funcionários melhore e economize dinheiro para os proprietários da empresa. Este é o resultado de um trabalho considerado útil.
Etapa 7. Verifique o relatório antes de enviá-lo
As metas de redação de relatórios não foram alcançadas se você enviar um relatório que contenha muitos erros e formatos de redação pouco profissionais.
- Verifique a gramática, pontuação e ortografia das palavras. Salve seu relatório por 1 noite e leia-o novamente pela manhã. Não faça relatórios de última hora.
- Imprima o relatório em papel e verifique se há algo mais que precisa ser corrigido. Às vezes, nossos olhos ficam tão cansados de ficar olhando para a tela do computador por muito tempo que os erros são ignorados.
Parte 3 de 3: usando as palavras certas
Etapa 1. Diga coisas negativas de maneira positiva
Se houver uma meta que não foi alcançada, é melhor não relatá-la. Em vez de manter o leitor focado nisso, tente informá-lo de outra forma.
- Descreva resultados de trabalho insatisfatórios usando frases positivas, por exemplo, concentrando a explicação em etapas concretas que você executará para resolver o problema, em vez de culpar outras pessoas ou dar desculpas.
- Não culpe outras pessoas. Concentre-se em explicar as ações que você realizou e em mostrar que é uma pessoa positiva. Compartilhe coisas que você ou sua equipe fizeram bem. Concentre os relatórios no trabalho do qual se orgulhar.
Etapa 2. Apresentar números e usar métricas em relatórios
Se você for capaz de apresentar dados muito específicos, suas realizações de trabalho terão mais credibilidade. Complete as informações que você transmite com algo mensurável como evidência de apoio.
- Palavras superlativas muito usadas, por exemplo: “melhor” ou “confiável” são menos úteis. Todos podem dizer “Meu desempenho no trabalho foi muito bom este ano”.
- Lembre-se desta frase: “Prove, não apenas fale!” Em vez de dizer a outras pessoas que este ano você fez um bom trabalho, mostre o que você fez bem em detalhes com dados e métricas. Não diga apenas que você pode construir bons relacionamentos com os clientes. Em vez disso, cite os resultados de uma pesquisa de satisfação do cliente, anexe uma carta que você recebeu de um cliente e forneça dados sobre a redução no número de clientes reclamantes.
- Números atuais. Dizer que você é capaz de liderar várias equipes é inútil se os leitores não sabem quantas pessoas você tem na equipe. Apresente os dados em forma numérica para que os leitores saibam quantas pessoas você chama de “muitos” e expliquem uma descrição do trabalho que você fez.
Etapa 3. Diga a verdade em qualquer caso
Não exagere nem minta. Você terá um grande problema se for pego.
- Mesmo que seja totalmente não intencional, você terá grandes problemas se mentir. Você se sentirá inseguro e sua carreira será bloqueada.
- Faça uma autoavaliação honesta para relatar seus pontos fortes e fracos como eles são. Tente superar as deficiências de maneira positiva.
Etapa 4. Reconheça o trabalho dos outros
Os cursos de redação de relatórios de negócios e engenharia sugerem que você não use a palavra "I", mas ela pode ser usada em relatórios de desempenho em certos casos.
- Por exemplo: se você relatar: “Eu contratei 100 funcionários”, não se esqueça de explicar que seu sucesso é sustentado por contribuições de outras pessoas ou da equipe.
- Você obterá valor extra se não for arrogante. Organize várias frases de forma que nem sempre comecem com a palavra "eu".
Pontas
- Nunca use palavras que expressem raiva em um relatório de desempenho. Você causará uma boa impressão se for sempre positivo.
- Use palavras profissionais. Não use um estilo de linguagem informal.
