Memorando é um tipo de documento usado para comunicação interna entre os funcionários da empresa. Os memorandos são um aspecto comprovado do mundo dos negócios que, quando escritos corretamente, podem ajudar a manter o fluxo.
Etapa
Parte 1 de 3: Selecionando um idioma e formato
Etapa 1. Evite linguagem excessivamente casual
Em geral, a linguagem do memorando deve ser clara e simples, mas profissional. Você deve evitar o tom casual da conversa no memorando.
- Por exemplo, não escreva “Olá a todos! Graças a Deus é sexta-feira hein? Quero falar sobre um importante assunto de negócios."
- Em vez disso, vá direto ao ponto, “Quero compartilhar um relatório de progresso do Projeto Z.”
Etapa 2. Evite linguagem emocional
Você também deve tentar usar um tom neutro e evitar linguagem emocional. Tente expor fatos e evidências para apoiar as alegações.
- Por exemplo, evite afirmações como: "Acho que todos seríamos muito mais felizes se pudéssemos nos vestir casualmente às sextas-feiras".
- Em vez disso, procure informações de estudo sobre se o moral aumenta quando os funcionários têm permissão para escolher roupas e mencione essa informação no memorando.
Etapa 3. Use frases de sinalização
Se você quiser citar evidências ou fontes, certifique-se de usar uma linguagem que permita ao leitor saber o que você está fazendo.
Por exemplo, tente a frase, “De acordo com nossas descobertas,…” ou “Pesquisa concluída pela EPA indica que…”
Etapa 4. Escolha o modelo e o tamanho da fonte apropriados
Os memorandos devem ser fáceis de ler. Portanto, evite usar fontes pequenas, o tamanho padrão é 11 ou 12.
Você também deve escolher uma fonte simples, como Times New Roman. Este não é o momento de tentar fontes “engraçadas” como Comic Sans (você pode rir de você por escolher esta fonte)
Etapa 5. Use margens padrão
A margem típica de um memorando de negócios é de 1 polegada ou 2,54 cm, embora alguns programas de processamento de texto tenham preparado modelos de memorando com margens um pouco maiores (por exemplo, 1,25 polegadas ou 3,18 cm).
Etapa 6. Selecione um único espaço
Os memorandos de negócios geralmente não usam espaços duplos. Para manter a página do álbum de recortes pequena, considere o espaçamento simples, mas adicione espaço entre os parágrafos ou seções.
Os recuos de parágrafo geralmente não são necessários
Parte 2 de 3: preparando-se para escrever um memorando comercial
Etapa 1. Decida se o memorando precisa ser enviado
Se você tiver que compartilhar assuntos de negócios importantes com várias pessoas de sua equipe, é uma boa ideia enviar um memorando. Memorandos também podem ser enviados mesmo que você só se comunique com uma pessoa, por exemplo, ou queira manter um registro de correspondência.
- No entanto, em alguns casos, é mais eficiente falar diretamente com a pessoa em questão.
- Além disso, algumas informações podem ser muito confidenciais para serem enviadas em um memorando.
Etapa 2. Determine o propósito de escrever o memorando
O conteúdo e as configurações dos memorandos variam dependendo da finalidade. A maioria dos tipos de memorandos são escritos pelos seguintes motivos:
- Para propor uma ideia ou solução. Por exemplo, se você sabe como resolver um problema com horários extras, a ideia pode ser escrita em um memorando e enviada ao seu chefe.
- Para dar ordens. Por exemplo, enviar memorandos também é uma maneira eficiente de delegar responsabilidade por uma conferência que seu departamento está organizando.
- Para relatórios. Você também pode enviar memorandos para informar colegas sobre eventos recentes, relatar atualizações em um projeto, fornecer relatórios de progresso ou relatar descobertas investigativas.
Etapa 3. Limite o tópico
Você pode estar lidando com vários projetos e ficar tentado a enviar memorandos a colegas, chefes ou clientes sobre o andamento das coisas. No entanto, lembre-se de que os memorandos de negócios devem se concentrar em apenas um assunto.
Os memorandos devem ser concisos, claros e fáceis de ler rapidamente para pessoas ocupadas. Portanto, não deixe que informações importantes sejam ignoradas. Memorandos focados ajudam a garantir que sua mensagem seja recebida e compreendida
Etapa 4. Considere o público
O conteúdo, estilo e tom do memorando de negócios são determinados pelo público-alvo. Portanto, pense bem sobre quem receberá o memorando.
Por exemplo, um memorando para um colega sobre o planejamento de uma festa surpresa para alguém no escritório é diferente de um memorando para um supervisor sobre os resultados de uma investigação que você vem fazendo há meses
Parte 3 de 3: redigindo um memorando comercial
Etapa 1. Identifique
Existem muitos tipos de correspondência comercial. A forma padrão de memorandos é rotular explicitamente o documento.
- Por exemplo, escreva “Memorando” ou “Memorando” na parte superior da página.
- A posição pode ser centralizada ou alinhada à esquerda. Para se inspirar, analise os memorandos de negócios que você recebeu e copie o formato.
Etapa 2. Escreva um título
A primeira parte do memorando deve incluir os pontos importantes. Informações detalhadas sobre cada componente serão descritas na próxima etapa.
- PARA: escreva os nomes e títulos das pessoas que receberam o memorando.
- DE: escreva o nome completo e o cargo.
- DATA: escreva a data completa e precisa, não se esqueça do ano.
- ASSUNTO: escreva uma descrição breve e específica do conteúdo do memorando.
- Observe que o assunto é geralmente indicado por "Re:" ou "RE:" (ambos representam a respeito).
Etapa 3. Escolha a lista de destinatários com cuidado
Certifique-se de incluir todos que precisam de informações ou desenvolvimentos. Limite a distribuição de memorandos às pessoas que precisam saber.
- Em termos de negócios, não é aconselhável enviar memorandos a todos no escritório se apenas alguns estiverem preocupados ou envolvidos.
- As pessoas ficarão sobrecarregadas com muitos memorandos e podem tender a ignorar ou apenas folhear memorandos irrelevantes.
Etapa 4. Use os nomes, títulos e cargos corretos para as pessoas na lista de destinatários
Mesmo que você e seu chefe se conheçam diariamente, é melhor manter a correspondência escrita formal. Por exemplo, talvez você cumprimente seu chefe pelo nome apenas quando se encontrar no corredor do escritório, mas para memorandos, cumprimente-o com “Sra. Riana” ou “Dr. Riana.
Lembre-se de que as informações que você escreve se destinam a todos na lista de destinatários. Portanto, escreva o nome completo e o cargo
Etapa 5. Descubra o cargo da pessoa a quem você está se dirigindo no memorando externo
Se você estiver enviando um memorando para alguém fora do escritório, é importante definir a saudação adequada. Reserve um tempo para procurar o perfil em questão, as informações pessoais geralmente são descritas no site da empresa.
- Por exemplo, você tem dúvidas se o diploma é um doutorado. Se sim, geralmente a saudação correta é Dr. X
- Qual é a posição dele? É o vice-diretor ou o reitor? Em caso afirmativo, certifique-se de mencioná-lo no memorando.
Etapa 6. Escreva o assunto com cuidado
Certifique-se de que o assunto seja curto, claro e não muito geral.
- Por exemplo, o assunto “Novos negócios” parece vago e, se alguém estiver procurando o arquivo com semanas ou dias de antecedência, poderá ter dificuldade em decidir qual dos seus memorandos é.
- Um assunto melhor seria algo como este, “Relatório de progresso da investigação da expansão da base de clientes”.
Etapa 7. Considere pular a saudação
Você pode escolher se deseja iniciar a mensagem com uma saudação, como “Caro. Sra. Wardani”ou“Querida. Colegas. No entanto, lembre-se de que saudações não são esperadas em um memorando comercial.
Os memorandos são um meio rápido e eficiente de transmitir informações importantes, e o público sabe claramente quem recebeu e enviou o memorando
Etapa 8. Redija a introdução
Explique seu propósito ao escrever e enviar o memorando.
Por exemplo, “Informo-o que…”. A introdução deve fornecer um resumo do conteúdo do memorando
Etapa 9. Mantenha a introdução breve
Não há necessidade de fornecer todos os detalhes e / ou evidências na primeira seção.
Algumas frases ou um pequeno parágrafo serão suficientes
Etapa 10. Defina as configurações do corpo do memorando
Após a introdução, um memorando comercial geralmente inclui dois a quatro parágrafos adicionais antes da conclusão. O conteúdo e as configurações dependem do tópico.
Por exemplo, você pode organizar as informações em ordem de importância. Ou, se você descrever um processo, divida o corpo do memorando para corresponder às etapas do processo
Etapa 11. Decida se deseja incluir legendas
Os memorandos de negócios devem consistir em seções claras. Normalmente, os memorandos de negócios são claramente divididos para que o destinatário possa ler e digerir as informações facilmente. Você pode ajudá-los a entender os pontos marcando as subseções.
Etapa 12. Escreva uma legenda específica
Certifique-se de que o foco de cada subseção esteja claro para o destinatário.
Por exemplo, inclua as seguintes subseções ao escrever um memorando sobre uma mudança de escritório planejada: “Novo local para nossa sede”, “Instruções importantes para materiais de escritório” e “Cronograma de conclusão da mudança de escritório”
Etapa 13. Inclua a frase do tópico no parágrafo principal
A primeira frase de cada subseção ou parágrafo deve transmitir o ponto principal da seção.
Cada parágrafo ou seção do memorando deve enfocar apenas uma ideia
Etapa 14. Considere o uso de marcadores
Se você deseja destacar pontos importantes, marcadores ou listas podem ser muito úteis. Este formato incentiva os leitores a prestar atenção a pontos importantes e os ajuda a ler os memorandos com mais rapidez e eficiência.
Etapa 15. Mantenha o memorando curto
Geralmente, os memorandos comerciais não têm mais do que uma ou duas páginas.
Esse limite de página padrão geralmente é para documentos com espaçamento simples sem linhas extras entre as seções
Etapa 16. Decida se você precisa de um parágrafo de resumo
Em geral, os memorandos não exigem um resumo, especialmente se tiverem menos de uma página.
No entanto, se as informações descritas forem complexas ou se o memorando for mais longo do que o normal, é útil ter um resumo dos pontos-chave
Etapa 17. Insira uma seção ou parágrafo de conclusão
Mesmo que não precise de um memorando resumido, você deve encerrá-lo com uma frase de encerramento. Pense no seguinte:
- Qual é a mensagem central do memorando? Você quer que o destinatário faça algo? Eles precisam responder o mais tardar em um determinado dia? Se sim, diga claramente.
- Se nenhuma ação for necessária, inclua uma frase de encerramento simples, como “Terei todo o gosto em discutir mais a fundo” ou “Contacte-me se tiver quaisquer problemas ou questões”.
Etapa 18. Assine se quiser
Geralmente, não há necessidade de adicionar um nome ou assinatura no final do memorando. No entanto, lembre-se de que é mais seguro seguir outros exemplos de memorandos em sua área.
- Se o outro terminar formalmente (por exemplo, “Atenciosamente, Dr. Sari), siga o exemplo.
- Embora não exija uma assinatura, pode ser necessário incluir suas iniciais no final do documento.
Etapa 19. Indique se há algum anexo
Se o memorando também incluir anexos, como tabelas, gráficos ou relatórios, certifique-se de mencionar os anexos no final do memorando. Por exemplo, “Em anexo: Tabela 1”.
- Você também deve fazer referência ao anexo no corpo do memorando.
- Por exemplo, para memorizar notificando os funcionários sobre uma mudança iminente de escritório, você pode escrever informações como as seguintes: “Pretendemos concluir o processo de mudança até o final deste trimestre. Consulte a Tabela 1 em anexo para uma programação mais detalhada.”
Etapa 20. Leia o memorando cuidadosamente escrito novamente
Antes de enviar, leia novamente e corrija. Certifique-se de que a gramática da frase está correta, que não há erros ortográficos ou uso de sinais de pontuação e que o conteúdo é fácil de entender.
- Considere adiar a entrega após a primeira correção se o tempo não for um problema. Se você reler o memorando uma ou duas horas depois, poderá encontrar erros que foram inicialmente esquecidos.
- Se o memorando contiver informações confidenciais, verifique as políticas da empresa para ver quem pode revisar o memorando para você e dar a aprovação final de seu conteúdo.
