Você precisa escrever uma carta profissional boa e sem falhas? A maioria das cartas comerciais segue um formato fixo e fácil de aprender que pode ser aplicado a qualquer tipo de conteúdo. As cartas comerciais devem sempre conter a data, informações do remetente e do destinatário e alguns parágrafos do corpo. Siga as etapas abaixo e faça as modificações de acordo com os padrões da sua empresa.
Etapa
Parte 1 de 4: Iniciando uma Carta
Etapa 1. Conheça o formato
Seja qual for o conteúdo de sua carta, existem algumas apresentações de cartas comerciais padrão a seguir. As cartas comerciais devem ser digitadas e redigidas em uma fonte comum, como Arial ou Times New Roman. Use parágrafos de bloco. Ou seja, você inicia um novo parágrafo pressionando Enter duas vezes. Em parágrafos de bloco, não faça o recuo da primeira linha.
- Use uma margem de 2,54 cm em todos os lados.
- Cartas comerciais enviadas por e-mail também devem ser digitadas em uma fonte comum. Não use scripts ou cores diferentes de preto e branco em e-mails comerciais.
Etapa 2. Escolha o tipo de papel correto
As cartas devem ser impressas em papel A4 medindo 21 x 29,7 cm ou em A4 medindo 21,5 x 29,7 cm. Várias cartas longas ou contratos podem ser impressos em papel F4 ou Folio 21 x 33 cm.
Se a carta for enviada pelo correio, considere imprimi-la em papel timbrado da empresa. O uso de papel timbrado reforçará a impressão profissional e fornecerá o logotipo da empresa e informações de contato
Etapa 3. Inclua informações sobre sua empresa
Digite o nome e o endereço da empresa e use uma nova linha para marcar cada parte do endereço. Se você é autônomo ou um contratante independente, coloque seu nome no lugar do nome da empresa ou acima do nome da empresa
- Se sua empresa já possui papel timbrado, você pode usá-lo em vez de digitar o nome e o endereço da empresa.
- Caso seja necessário digitar o endereço, ele deve ser alinhado à direita ou à esquerda do topo da página, dependendo da sua preferência e da empresa.
- Se a carta for enviada para o exterior, digite o nome do seu país em letras maiúsculas.
Etapa 4. Insira a data
Anotar a data completa é a opção mais profissional. Por exemplo, escreva "1 ° de abril de 2012". A data deve ser alinhada à esquerda, algumas linhas acima das informações do destinatário.
Se você estiver escrevendo a carta por vários dias, use a data em que a concluiu
Etapa 5. Adicione as informações do destinatário
Escreva as informações do destinatário na seguinte ordem: nome completo, cargo (se houver), nome da empresa e endereço. Use uma nova linha para cada informação. Se necessário, inclua um número de referência. As informações do destinatário devem ser alinhadas à esquerda, algumas linhas abaixo da data.
Recomendamos que você envie a carta a uma pessoa específica. Desta forma, o interessado poderá responder à sua carta. Se você não souber o nome da pessoa com quem está falando, faça uma pequena pesquisa. Ligue para o número de telefone da empresa destinatária para obter o nome e o cargo
Etapa 6. Escolha uma saudação
Uma saudação é um importante indicador de respeito, e a saudação que você usa depende de quem a está recebendo, se você conhece bem o destinatário e também de quão formal é seu relacionamento com ele. Considere as seguintes opções:
- Use "A quem possa interessar", somente se você não souber exatamente a quem está se dirigindo.
- Se você não conhece o destinatário, "Dear Sir / Madam" é uma opção segura.
- Você também pode usar o nome completo e o cargo do destinatário, por exemplo, "Caro Dr. Dewi Sari".
- Se você conhece bem o destinatário e tem um relacionamento informal com ele, pode considerar usar um primeiro nome, por exemplo, "Querida Susan".
- Se você não tiver certeza de qual é o sexo do destinatário, basta escrever o nome completo, por exemplo, "Dear Kris Damanik"
- Não se esqueça de colocar uma vírgula após a saudação ou um ponto e vírgula se você usar "A quem possa interessar".
Parte 2 de 4: compondo o corpo da carta
Etapa 1. Use o estilo de escrita correto
De acordo com o provérbio, tempo é dinheiro, e a maioria dos empresários não gosta de perder tempo. Portanto, seu estilo de redação de cartas deve ser conciso e profissional. Organize sua carta de forma que possa ser lida rapidamente, direto ao ponto e inclua apenas breves comentários pessoais no primeiro parágrafo. Por exemplo, você pode começar com "Com relação a …" e continuar a partir daí.
- Não pense muito sobre belas transições, palavras difíceis ou frases longas e tortuosas. O objetivo da sua carta é comunicar o que precisa ser dito da forma mais rápida e clara possível.
- Use um tom persuasivo. Provavelmente, o propósito de sua carta é persuadir o leitor a fazer algo, como mudar de ideia, consertar um problema, enviar dinheiro ou agir. Portanto, transmita seu pedido e seus motivos no tom certo.
Etapa 2. Use pronomes pessoais
Usar os pronomes “eu”, “nós” e “você” em cartas comerciais é perfeitamente aceitável. Expresse-se como “eu” e o leitor como “você”.
Tenha cuidado ao escrever uma carta em nome de uma organização. Se você está tentando transmitir as opiniões da empresa, deve usar “nós” para que os leitores saibam que a empresa está por trás de sua declaração. Se você está expressando uma opinião pessoal, use "I"
Etapa 3. Escreva de forma clara e concisa
Certifique-se de que o leitor realmente entende o que você está escrevendo. Os leitores só responderão rapidamente se a intenção de sua carta for clara. Em particular, se houver um resultado ou ação que você gostaria que o leitor realizasse ao receber a carta, deixe-o bem claro. Descreva sua posição com o mínimo de palavras possível.
Etapa 4. Use frases ativas
Ao descrever uma situação ou fazer uma solicitação, certifique-se de escolher a voz ativa, não a voz passiva. A voz passiva tornará sua escrita ambígua ou geral. Além disso, as frases ativas são mais eficientes e diretas ao cerne do problema. Por exemplo:
- Passivo: os óculos de sol não são projetados ou fabricados com a durabilidade em mente.
- Ativo: sua empresa projeta e fabrica óculos de sol, independentemente de sua durabilidade,
Etapa 5. Use uma linguagem coloquial se achar apropriado
As cartas são escritas por e para humanos. Evite copiar cartas sempre que possível. Você não pode construir relacionamentos copiando cartas padrão. No entanto, não use linguagem ou gíria não padrão, como "você sabe", "quero dizer" ou "quero". Aplique o estilo de escrever uma carta comercial, mas escreva palavras que sejam amigáveis e educadas.
- Se você conhece bem o destinatário, pode adicionar uma saudação de uma linha.
- Use sua intuição para julgar quanta personalidade a carta irá trazer à tona. Às vezes, um pouco de humor pode ajudar em um nível empresarial, mas pense com cuidado antes de usá-lo.
Etapa 6. Seja educado
Mesmo que envie uma carta de reclamação ou reclamação, você ainda pode ser educado. Considere a posição do destinatário e ofereça o máximo de ajuda possível para acomodar a situação.
Um exemplo de reclamação indelicada: “Acho que seus óculos de sol são uma merda e nunca mais comprarei o seu produto”. Um exemplo de reclamação educada seria: “Estou decepcionado com a construção dos seus óculos de sol, no futuro pretendo comprar outra marca de óculos de sol”
Etapa 7. Use um “segundo” papel timbrado para páginas adicionais
A maioria das cartas comerciais é concisa o suficiente para caber em uma página. No entanto, se você tiver que escrever uma carta mais longa, como um contrato ou decisão legal, páginas adicionais podem ser necessárias. Use um “segundo” papel timbrado, que geralmente contém um endereço curto e é feito do mesmo tipo de papel do papel timbrado principal.
Inclua o número da página na segunda página e nas subsequentes, na parte superior da página. Você também precisará incluir o nome e a data do destinatário
Etapa 8. Termine sua carta
No último parágrafo, resuma seus pontos e sublinhe a ação que você tomará ou o que espera do destinatário. Lembre-se de que o destinatário pode entrar em contato com você com perguntas ou preocupações relacionadas à carta e, em seguida, agradecer a atenção dada à carta que você enviou.
Parte 3 de 4: Fechando a Carta
Etapa 1. Escolha uma saudação de encerramento
Uma saudação de encerramento, como uma saudação de abertura, é um indicador de respeito e formalidade. "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" são as saudações finais mais seguras. Você também pode considerar "Atenciosamente" ou "Saudações". Saudações que não são muito formais, mas têm um tom profissional, são “Saudações de sucesso”, “Saudações” e “Obrigado”. Use uma vírgula após a saudação de encerramento.
Etapa 2. Coloque sua assinatura
Deixe quatro linhas em branco para sua assinatura. Assine depois que a carta for impressa ou, se tiver enviado por e-mail, digitalize a imagem de sua assinatura e cole-a na seção de assinatura. A escolha da tinta para a assinatura é azul ou preta.
Se você estiver assinando uma carta em nome de alguém, escreva "pp:" antes de sua assinatura. "pp" significa per procurationem, que significa "representante" ou "em nome de"
Etapa 3. Digite seu nome e informações de contato digitando
Abaixo de sua assinatura, inclua suas informações, incluindo seu nome, cargo, número de telefone, endereço de e-mail e outros meios de contato apropriados. Use uma nova linha para cada tipo de informação.
Etapa 4. Adicione as iniciais do datilógrafo
Se a pessoa que está digitando a carta e o autor for uma pessoa diferente, você deve adicionar as iniciais do digitador abaixo do bloco de assinatura. Às vezes, as iniciais do autor da carta também são incluídas. Assim, quem trabalhou na carta ficará claro.
- Se você incluir apenas as iniciais do datilógrafo, escreva-as em letras minúsculas, por exemplo, mj.
- Se você também incluir as iniciais do autor, escreva-as em maiúsculas com as iniciais do digitador em minúsculas, por exemplo, RW: mj. Outros estilos adicionam uma barra entre as iniciais, como RW / mj.
Etapa 5. Incluir informações do anexo
Se você estiver anexando documentos adicionais para revisão do destinatário, faça uma observação algumas linhas abaixo das informações de contato indicando o número e o tipo de documentos anexados. Por exemplo, escreva: “Apêndice (2): currículo, folheto.” Ou, no estilo tradicional, escreva a descrição do anexo no topo da carta, abaixo da data.
Você também pode abreviar “Anexo” com “Lâmpada”
Etapa 6. Inclua uma cópia das informações
Se você estiver enviando uma cópia da carta para outra pessoa, deverá incluí-la na carta. Isso é declarado digitando "cc:" ou "Cópia" na linha "Anexo", juntamente com o nome e o título do destinatário da cópia ("cc" significa cópia de cortesia, mas no passado significava cópia carbono quando as letras ainda estavam sendo digitadas em uma máquina de escrever e copiadas em papel carbono).
- Por exemplo, escreva: “cc: Mari Santi, Diretora Adjunta de Marketing”
- Se você adicionar mais de um nome, alinhe o segundo nome com o primeiro, mas sem o “cc:”
Parte 4 de 4: Completando Cartas
Etapa 1. Faça edições
A apresentação é um elemento chave do profissionalismo. Certifique-se de que o destinatário pode facilmente vê-lo como uma pessoa capaz e responsável, editando sua carta e verificando se há erros. Use o corretor ortográfico em seu processador de texto, mas não se esqueça de lê-lo com atenção antes de enviar.
- Pergunte a si mesmo: a carta é clara e concisa? Existem parágrafos com mais de 3-4 sentenças? Em caso afirmativo, determine se você pode remover instruções desnecessárias.
- Se a carta for muito importante, pode ser necessário que um amigo ou colega de trabalho a leia. Às vezes, outras pessoas podem ajudar a detectar erros de linguagem ou embaraços dos quais você pode não estar ciente.
Etapa 2. Não segure as páginas com um grampeador
Se a sua carta consistir em várias páginas, um grampeador não deve ser usado. Se quiser ter certeza de que as páginas estão em ordem, prenda-as com um clipe de papel no canto superior esquerdo.
Etapa 3. Enviar
Se você estiver enviando a carta pelo correio, use um envelope comercial. Se disponível, use um envelope com o logotipo de sua empresa. Escreva o endereço de retorno e o endereço do destinatário de forma organizada. Dobre a carta em três partes para que o destinatário desdobre primeiro a parte superior antes de abrir a parte inferior. Certifique-se de colar selos suficientes e envie-os.
- Se você acha que sua letra não está boa e não combina com sua personalidade profissional, digite o endereço em seu processador de texto e imprima-o no envelope.
- Se a carta for urgente e / ou apressada, considere enviá-la por correio.
- Se quiser enviar por e-mail, primeiro converta-o para HTML ou salve-o como PDF para que o formato não mude. No entanto, seria bom se a carta fosse enviada fisicamente.
Pontas
- Use uma caneta de qualidade para assinar cartas.
- Responda às cartas rapidamente. Se você não puder responder em uma semana, passe para o destinatário e diga quando ele pode esperar pela sua resposta.
- Enfatize o lado positivo. Fale sobre o que você pode fazer, não o que você não pode. Por exemplo, se um produto não estiver em estoque, não diga ao cliente que você não pode atender ao pedido dele. Em vez disso, diga que o produto é muito popular e se esgotou. Em seguida, diga a eles quando você poderá atender ao pedido deles.
-
Se você estiver escrevendo uma carta complexa, escreva o esboço primeiro.
- Anote qualquer tópico que deseja cobrir, sem precisar pensar no pedido.
- Para cada tópico, faça uma lista de palavras-chave, exemplos, argumentos e fatos.
- Observe a relevância de cada tópico da lista para o propósito e destinatário da carta.
- Descarte as peças desnecessárias.
- Classifique as informações na ordem que for melhor para o leitor.
Aviso
- Não use linguagem lisonjeira. Elogios sinceros são aceitáveis, mas elogios demais significam que, no trabalho, você depende de elogios, não de competência.
- Não use linguagem direta ou agressiva. Lembre-se de que você está tentando reparar ou iniciar um relacionamento comercial por meio desta carta.
