Os memorandos são geralmente usados para transmitir certas informações a um grupo de pessoas, por exemplo, sobre atividades, políticas ou recursos disponíveis, e para pedir-lhes que tomem medidas. A palavra "memorando" significa algo que deve ser lembrado ou a que se deve prestar atenção. Você pode escrever um memorando bom e fácil de entender estudando essas dicas.
Etapa
Parte 1 de 4: Escrevendo cabeçalhos de memorando
Passo 1. Digite “MEMORRANDUM” na parte superior do papel para escrever um memorando
Primeiro, explique que este documento é um memorando. Escreva a palavra “MEMORDUM” a 3 cm da borda superior do papel em negrito como a primeira linha. Esta palavra pode ser colocada no centro ou à esquerda da letra maior.
Pule duas linhas em branco antes de escrever a próxima linha
Etapa 2. Escreva o nome do destinatário do memorando corretamente
Como o memorando é um meio formal de comunicação comercial, o destinatário também deve ser listado formalmente. Escreva o nome completo e o cargo do destinatário do memorando.
Se este memorando for endereçado a todos os funcionários, escreva: “Para: Todos os funcionários”
Etapa 3. Anote também os outros destinatários na linha “CC”
A linha “CC” (que significa Cópia de Cortesia) é usada para escrever o nome da pessoa ou pessoas que receberão uma cópia do memorando, não aquela para quem o memorando será enviado. O nome listado na linha “CC” é a parte que precisa ser notificada sobre a política ou problema descrito no memorando.
Etapa 4. Escreva seu nome na linha “De”
O nome do autor e do remetente do memorando deve estar no cabeçalho do memorando. Escreva seu nome completo e cargo nesta linha.
Etapa 5. Insira a data
Anote a data de elaboração do memorando por extenso com o formato data, mês, ano. Por exemplo: “Data: 9 de dezembro de 2015” ou “2015-09-12”.
Etapa 6. Determine o assunto do memorando e escreva-o em uma linha separada com o título “Sobre”
O assunto do memorando lhe dará uma ideia do que é discutido no memorando. Escolha um assunto específico, mas breve.
Por exemplo, em vez de escrever “Formigas” como assunto, escolha algo mais específico, por exemplo: “O problema das formigas no escritório”
Etapa 7. Conheça bem o formato do cabeçalho do memorando
O cabeçalho do memorando deve estar no topo do lado esquerdo. Você pode usar letras maiúsculas ou minúsculas para as palavras “Para:”, “De:”, “Data:” e “Sobre:”.
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O cabeçalho do memorando será semelhante ao seguinte exemplo:
Para: Nome e cargo do destinatário
De: Seu nome e cargo
Data: Data de redação do memorando
Assunto: Assuntos abordados no memorando (use negrito ou uma determinada cor para coisas que você acha que são importantes).
- Ao escrever um cabeçalho de memorando, coloque um espaço após os dois pontos para torná-lo mais organizado.
- Quando terminar de escrever o cabeçalho do memorando, pule uma linha antes de continuar a escrever o memorando para separar o cabeçalho do memorando do corpo do memorando.
Parte 2 de 4: redigindo o corpo do memorando
Etapa 1. Considere o público que receberá o memorando
Para escrever um memorando que desperte o interesse das pessoas em ler e responder, você deve determinar o estilo, a extensão e a formalidade de sua explicação no corpo do memorando, com base no público que o lerá. Para isso, você deve saber quem receberá e lerá este memorando.
- Descubra quais são as prioridades e preocupações do destinatário do memorando.
- Tente antecipar as perguntas que os leitores do memorando farão. Apoie sua explicação fornecendo alguns exemplos, evidências ou outras informações que podem influenciar o leitor.
- Ao considerar o público que irá ler o memorando, você pode transmitir as informações ou opiniões corretas no memorando.
Etapa 2. Não dê uma saudação formal
O memorando não precisa começar com uma saudação como “Caro Sr. Anwar”. Em vez disso, basta escrever uma frase de abertura para explicar o assunto que deseja abordar.
Etapa 3. Indique o problema ou questão no primeiro parágrafo
Descreva resumidamente o histórico da ação que você deseja realizar. Tal como acontece com o envio de uma declaração de tese, explique o tópico e dê as razões pelas quais essa ação é importante. Você pode usar esta frase introdutória como um resumo ou resumo de memorando.
Como um guia geral, a seção de abertura deve ser escrita em um parágrafo
Etapa 4. Por exemplo, no início do memorando, você pode escrever:
“A partir de 1º de janeiro de 2016, a PT XYZ implementará uma nova política de proteção à saúde. Todos os funcionários e seus familiares receberão benefícios de saúde classe 1 do BPJS todos os meses”.
Etapa 5. Descreva o contexto da questão que você levantou no memorando
Os leitores podem precisar de informações sobre o histórico do problema que você está apresentando. Explique resumidamente o contexto e diga apenas o que é importante.
Se for relevante, continue escrevendo o memorando explicando porque deseja que esta política se aplique. Por exemplo, escreva: “O governo emitiu um regulamento que exige que todas as empresas registrem funcionários e seus familiares como participantes do BPJS Kesehatan”
Etapa 6. Apoie seu plano fornecendo uma explicação na seção de discussão
Descreva resumidamente a ação que você executará. Forneça evidências e razões lógicas para apoiar sua proposta. Comece transmitindo as informações mais importantes e, a seguir, forneça fatos específicos ou de apoio. Declare quais benefícios o leitor receberá com a ação proposta ou os danos que ocorrerão se essa ação não for executada.
- Se você deseja criar um memorando mais longo, apresente também gráficos, listas ou tabelas relevantes e convincentes.
- Para memorandos mais longos, você pode fornecer um título curto que descreve o conteúdo de cada seção. Por exemplo, em vez de criar o título “Política”, escreva “Nova Política para Todos os Funcionários”. Faça o título específico e curto para que as coisas importantes no memorando possam ser imediatamente conhecidas pelo leitor.
Etapa 7. Sugira ações a serem realizadas pelo leitor
Por meio de um memorando, você pede a outras pessoas que ajam sobre uma questão específica, seja um anúncio sobre um novo produto, uma nova política de relatório de despesas ou uma declaração sobre como a empresa resolve um problema. Explique qual ação deve ser tomada em um parágrafo ou frase final.
- Por exemplo, escreva: “Todos os funcionários devem usar o novo sistema de contabilidade a partir de 1º de março de 2016”.
- Também forneça evidências de apoio para sua proposta.
Etapa 8. Feche o memorando fornecendo um resumo positivo e de apoio
O último parágrafo deve descrever a próxima etapa que pode resolver o problema. Transmita também uma mensagem de apoio à solidariedade organizacional.
- Você pode dizer: "Estou disposto a discutir esta proposta mais detalhadamente e implementar a decisão com a qual concordamos mutuamente".
- Ou você pode fechar o memorando escrevendo: “Estamos muito entusiasmados com o plano de adicionar uma linha de produção. Acreditamos que este plano irá desenvolver a empresa e garantir a perenidade do nosso negócio”.
- Feche o memorando com apenas uma ou duas frases.
Parte 3 de 4: encerrando o memorando
Etapa 1. Conheça bem o formato do memorando
Use o formato de memorando padrão para uma leitura mais fácil. Digite o memorando em fonte Times New Roman ou Arial, tamanho 12 com 3 cm nas margens esquerda, direita e inferior.
Use um formato de parágrafo alinhado à esquerda. Pule as duas linhas em branco no final do parágrafo e não precisa deixar um espaço no início do parágrafo
Etapa 2. Verifique seu memorando
Leia novamente e edite o memorando para garantir que esteja correto, claro, conciso e persuasivo. Certifique-se de usar o estilo de escrita correto. Elimine termos científicos ou jargões desnecessários.
- Verifique novamente para ver se ainda há erros de ortografia, gramática e discussão. Preste atenção ao escrever nomes, datas e números.
- Certifique-se de que seu memorando seja curto o suficiente e elimine informações redundantes.
Etapa 3. Inicialize ao lado do seu nome
O memorando não precisa ser assinado, mas você precisa rubricar com uma caneta esferográfica no cabeçalho do memorando, ao lado do seu nome. As iniciais indicam que você aprovou este memorando.
Etapa 4. Use papel timbrado
Existem papéis de carta que são impressos com papel timbrado especialmente projetado para memorandos ou apenas usam papel de carta comum.
Se você criou o memorando em um computador (e o enviou por e-mail), crie seu próprio papel timbrado usando o programa Word com o logotipo da empresa e as informações de contato exibidas. Use este modelo de memorando para futuros envios de memorandos
Etapa 5. Decida como enviar o memorando
Escolha a melhor forma de distribuir o memorando. Você pode imprimir e compartilhar ou enviar por e-mail.
Para enviar memorandos por e-mail, você pode converter o memorando de um documento do Word em HTML ou PDF e enviá-lo como um anexo de e-mail
Parte 4 de 4: Usando Modelos de Memorando
Etapa 1. Procure um modelo de memorando
Os memorandos podem ser criados usando modelos, em vez de construí-los do zero. Para isso, procure bons modelos de memorando na internet, por exemplo no Microsoft Word. Os formatos usados geralmente são quase os mesmos, mas o tamanho da fonte, o comprimento e o design podem variar.
- Baixe o modelo que melhor se adapta às suas necessidades.
- Certifique-se de ler as regras antes de usar modelos de qualquer site.
Etapa 2. Abra o modelo que você baixou no seu computador
Depois de clicar no botão de download, o modelo será baixado diretamente para o seu computador ou você terá que seguir várias etapas. Se o resultado for um arquivo compactado, você deve primeiro descompactar esse arquivo e, em seguida, abri-lo no Microsoft Word.
Recomendamos que você use a versão mais recente do programa Microsoft Word para não ter problemas e este modelo funcionará bem para você. Se você ainda estiver usando uma versão anterior do programa Microsoft Word, atualize-a antes de baixar qualquer arquivo
Etapa 3. Defina seu próprio papel timbrado
Todos os modelos podem ser alterados. Cada parte do modelo de memorando você pode personalizar de acordo com suas necessidades. Por exemplo, adicione um logotipo e uma marca de registro de marca registrada ao modelo na seção de papel timbrado. Clique na seção de papel timbrado para digitar as informações da empresa.
Etapa 4. Preencha os campos do modelo no cabeçalho do memorando
Você deve preencher os campos “Para”, “De”, “CC” e “Sobre”. Tenha cuidado ao preencher cada campo para não se confundir, perder ou digitar incorretamente nesta seção.
Etapa 5. Digite sua mensagem
Escreva a introdução, o contexto, a discussão e o resumo no corpo do memorando. Você pode escrever memorandos em forma de lista para transmitir informações ponto a ponto.
- Use o mesmo formato de modelo para manter todos os parágrafos do memorando bem organizados com as margens e tamanhos de fonte corretos.
- Você pode usar o modelo de memorando para exibir a tabela, se necessário. Isso pode ser mais útil, especialmente se o memorando preparado em uma lista ou outro formato parecer desleixado ou difícil de ler.
- Não se esqueça de excluir as palavras que já estão no modelo. Verifique novamente com cuidado antes de enviar.
Etapa 6. Verifique também os pés de sucata
O rodapé do memorando encontra-se na parte inferior do memorando, normalmente utilizado para fornecer informações adicionais, por exemplo, para escrever as informações da sua empresa ou o número de telefone. Verifique cuidadosamente se todas essas informações foram digitadas corretamente. Claro, você deseja enviar um bom memorando sem informações de contato incorretas ou informações ausentes.
Etapa 7. Ajuste a tela
Uma das vantagens que você pode obter do modelo é a oportunidade de alterar a cor do documento. A exibição do memorando pode ser ajustada à personalidade e torná-la mais atraente. Além disso, você pode escolher a cor que melhor se adapta à situação atual para torná-la mais atraente, mas ainda profissional.
Etapa 8. Salve o memorando como um novo documento
Certifique-se de manter uma cópia deste arquivo de memorando para que haja um backup digital como evidência de todas as comunicações comerciais que você teve.
Etapa 9. Salve este modelo para que você possa usá-lo novamente
Sempre que você precisar criar um memorando com um assunto ligeiramente diferente, substitua as informações nele contidas pelo assunto do memorando que deseja enviar. Além de economizar tempo, você pode criar memorandos em um formato consistente para que pareçam profissionais. Dessa forma, o leitor prestará mais atenção e lerá com atenção o memorando que você enviar.
Pontas
- Não dê muitas razões. Você precisa explicar por que certas ações devem ser tomadas, mas não exagere.
- A explicação / informação escrita no memorando deve ser apresentada resumidamente.
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