Se você possui uma empresa, pode precisar escrever cartas aos clientes. Você pode escrever algo para informar os clientes sobre novos eventos ou promoções, ou pode responder às reclamações dos clientes em nome da empresa. Independentemente do motivo da carta, você deve sempre manter um estilo profissional.
Etapa
Parte 1 de 2: formatando uma carta comercial
Etapa 1. Use papel timbrado profissional
A carta comercial será uma representação de sua empresa. Portanto, deve ser diferente e de alta qualidade. A carta comercial também deve conter o logotipo ou a marca de sua empresa.
Você pode criar papel timbrado usando amostras de cores de papel timbrado predefinidas no Microsoft Word. Certifique-se de usar o logotipo ou a marca que está no papel timbrado
Etapa 2. Abra um programa de processamento de texto
Você deve sempre digitar cartas comerciais no computador.
- Crie um novo documento e defina uma borda de 2,5 cm no documento.
- Use uma fonte serifada, como Times New Roman, Georgia ou Ariel. Certifique-se de sempre usar um tamanho de fonte que não seja maior que 12 pontos e não menor que 10 pontos. Uma carta comercial deve ser fácil de ler devido à seleção ou ao tamanho da fonte.
- Certifique-se de que o documento esteja definido para um único espaço.
Etapa 3. Ajuste a forma dos blocos
A forma de bloco é o formato mais comum usado em cartas comerciais. Este formulário também é o mais fácil de configurar e seguir. Cada título deve estar alinhado e deve haver um espaço entre cada título. Começando na parte inferior do documento, sua carta comercial deve ter os seguintes títulos:
- A data de hoje ou a data em que você enviou a carta. A data é importante porque pode ser usada tanto como sua nota quanto como a nota do destinatário. Além disso, as datas também podem ter usos legais. Portanto, certifique-se de que a data está correta.
- Endereço de devolução. Esta seção contém seu endereço formatado no estilo de endereço padrão. Se o seu endereço já estiver no papel timbrado, você pode pular esta seção.
- Endereço no interior. Esta seção contém o nome e endereço da pessoa que recebeu a carta. O uso da palavra Sr. / Sra. É opcional. Então, por exemplo, se você escreveu uma carta para Nina Marlina, você poderia escrever para a Sra. em seu nome se você não tiver certeza de qual é seu estado civil.
- Cumprimentos. Saudações podem usar as palavras "Prezada Sra. Marlina" ou "Querida Nina Marlina". Se você não tem certeza de quem vai ler a carta, use a palavra “Atenciosamente”. Você também pode usar “Para as partes interessadas”, mas apenas como último recurso se você não souber quem é o seu público.
- Corpo da carta. Discutiremos isso mais na próxima seção do artigo.
- Carta de apresentação, com assinatura. Você pode usar as palavras "Atenciosamente" ou "Saudações".
Parte 2 de 2: redigindo uma carta comercial
Etapa 1. Identifique seu público
O estilo da carta deve ser sempre profissional, independentemente de quem seja o público. No entanto, você pode ajustar seu idioma ou escolha de palavras com base na pessoa que receberá sua carta. Se você estiver escrevendo para o departamento de recursos humanos de outra empresa, talvez precise usar uma linguagem mais formal. Mas se você está escrevendo para um cliente específico, pode usar uma linguagem mais informal ou casual.
- Identificar seu público também significa que você evitará confusão em seu público. Evite usar termos que seus leitores não entendam. Os clientes provavelmente não conhecerão os acrônimos usados para o programa espacial de sua empresa, por exemplo, portanto, evite usá-los em cartas.
- A regra número um para escrever uma boa carta comercial é que ela seja clara, concisa e educada.
Etapa 2. Explique o propósito da carta na primeira linha
Considere o propósito da carta. É para permitir que os clientes saibam sobre sua nova localização em uma nova parte da cidade? É para lembrar os clientes de contas ou saldos não pagos? Ou para responder às reclamações dos clientes? Com esse objetivo em mente, escreva uma primeira linha que permita ao leitor saber imediatamente do que se trata a carta. Não escreva o propósito da carta que não esteja claro. Vá direto ao ponto.
- Comece usando "I" se estiver expressando sua opinião como proprietário de uma empresa. Use "nós" se estiver escrevendo em nome de uma empresa ou organização.
- Concentre-se em declarações diretas como: "Com esta carta nós o informamos" ou "Com esta carta pedimos." Você também pode usar uma declaração "I" se estiver escrevendo uma carta como proprietário de uma empresa. Por exemplo: "Entrei em contato com você porque" ou "Recentemente ouvi falar de … e quero saber mais sobre …"
- Por exemplo, se você (o proprietário da empresa) escreveu para Nina Marlina sobre uma conta não paga desde o mês passado, comece a carta com: "Entrei em contato porque você tem um saldo não pago em sua conta desde março de 2015."
- Ou, se você é funcionário de uma empresa e está escrevendo para responder a uma reclamação de um cliente sobre o programa espacial da empresa, comece a carta com: "Recebemos sua reclamação sobre nosso programa espacial Mars."
- Se você está escrevendo uma carta para informar aos leitores que ganharam um concurso ou que têm uma vaga em um programa de pós-graduação, comece com uma frase como: "Fico feliz em dizer que …" ou "Nós adoraria dizer isso … ".
- Se você está contando más notícias, comece com uma frase como: "É com o coração pesado que lhe dizemos que …". Ou, "Após uma consideração cuidadosa, decidi não …".
Etapa 3. Use frases ativas, não passivas
Usamos a voz passiva o tempo todo na fala comum. Mas a voz passiva pode fazer sua escrita parecer monótona ou confusa. Frases ativas são muito mais eficazes em cartas comerciais porque mostram um estilo de linguagem mais assertivo.
- Um exemplo de frase passiva é: “Que reclamação posso tratar para você?” O sujeito da frase, ou seja, o cliente (“você”), aparece no final da frase, não no início da frase.
- Um exemplo de frase ativa seria: "O que posso fazer para resolver sua reclamação?" Essa versão da frase, na voz ativa, é muito mais clara e fácil de entender para o leitor.
- Usar a voz passiva pode ser uma boa maneira de transmitir sua mensagem sem chamar a atenção para os pontos errados ou desagradáveis. Mas use a voz passiva apenas neste caso. Em geral, a voz ativa é muito mais eficaz em uma carta comercial.
Etapa 4. Consulte eventos anteriores ou comunicações anteriores com leitores, se houver
Você pode ter contatado Nina Marlina no início do mês passado com um aviso sobre sua conta não paga. Ou talvez os clientes tenham expressado sua decepção com o programa espacial no mês passado em uma conferência. Se você já teve contato com leitores antes, diga isso. Isso lembrará o leitor de seus contatos anteriores e tornará a carta comercial mais urgente e importante.
Use frases como: "De acordo com minha carta anterior sobre sua fatura não paga …" ou "Obrigado pelo seu pagamento em março." Ou "Ouvir sobre seus problemas com o programa espacial em uma conferência em maio foi muito útil."
Etapa 5. Faça um pedido ou oferta de ajuda
Mostre um estilo de linguagem positivo ao leitor, fazendo um pedido educado ou oferecendo ajuda na forma de uma relação de trabalho.
- Digamos que você seja proprietário de uma empresa e está tentando fazer com que os clientes paguem as contas. Use frases como: "Agradeço sua atenção imediata às suas contas não pagas."
- Suponha que você escreva em nome de sua empresa. Use frases como: "Gostaríamos de marcar uma reunião cara a cara com você e nosso chefe de Recursos Humanos."
- Você também deve se oferecer para responder a quaisquer perguntas ou dúvidas que os leitores possam ter. Use frases como: "Terei todo o gosto em responder a quaisquer perguntas ou dúvidas que possa ter sobre a sua faturação" ou "Gostaria que lhe fornecessemos mais detalhes sobre este programa?"
Etapa 6. Resuma a carta
Adicione uma frase de chamariz, de sua parte ou do leitor. Esse pedido pode ser um pedido de pagamento até uma data específica ou uma nota sobre como marcar uma reunião formal com o leitor.
- Adicione uma frase para entrar em contato com o destinatário da carta no futuro. "Estou ansioso para vê-lo na reunião de orçamento na próxima semana." Ou “Estou ansioso para discutir isso mais detalhadamente com você durante sua visita à nossa sede”.
- Registre todos os documentos incluídos em sua carta. Adicione frases como "Contas não pagas anexadas" ou "Anexar uma cópia de nosso programa de extensão espacial."
- Termine a carta com uma frase de encerramento. Use "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" para um cliente ou cliente.
- Use "Saudações" para cartas formais para pessoas que você não conhece.
- Basta usar "Saudações" ou "Atenciosamente" se estiver escrevendo para alguém que conhece bem ou com quem tem um relacionamento profissional.
Etapa 7. Corrija a letra
Todo o cuidado de formatação e escrita será desperdiçado se a carta estiver cheia de erros de ortografia!
- Procure cada frase que usa a voz passiva e tente transformar a frase em uma frase ativa.
- Preste atenção a quaisquer sentenças que sejam muito longas ou pouco claras e diretas. Em cartas comerciais, menos geralmente é melhor, portanto, reduza o comprimento da frase, se possível.
