O email é uma das formas de comunicação mais comuns no mundo moderno. Saber como se apresentar a outras pessoas por e-mail pode melhorar sua carreira e sua rede. Escrever um e-mail introdutório claro e conciso aumentará as chances de o e-mail ser lido e o leitor se envolver com você. Evite alguns dos erros mais comuns para garantir que seu e-mail se destaque dos demais.
Etapa
Método 1 de 3: Iniciando fortemente o e-mail
Etapa 1. Certifique-se de que o assunto do e-mail esteja claro
Os destinatários precisam saber o contorno do e-mail antes mesmo de abri-lo. Certifique-se de que seja breve; porque coisas longas podem ficar complicadas. Para um e-mail introdutório, você pode escrever "Introdução - Seu nome".
- Certifique-se de escrever o assunto primeiro! O erro que muitas vezes acontece é esquecer de escrever sobre o e-mail.
- Dispositivos móveis geralmente exibem apenas cerca de 25-30 caracteres no assunto, portanto, certifique-se de mantê-lo curto.
Etapa 2. Abra com uma saudação comercial
Não comece com "Olá" ou "Olá". Saudações como esta apenas se você já conhece a pessoa. Comece com as saudações comerciais certas. Evite usar o primeiro nome do destinatário.
- "Para a senhorita / senhor / senhora" - Se você não tiver certeza sobre o estado civil da destinatária, sempre use a senhorita para ser mais educado.
- "Aos interessados" - Esta saudação só deve ser usada se você não tiver certeza de quem receberá a mensagem.
Etapa 3. Apresente-se
A primeira frase deve se apresentar ao destinatário. Isso permite que eles associem o nome ao restante da mensagem de e-mail.
- "Mim …"
- Dê o título, se disponível. Se você tiver vários graus, basta selecionar o mais importante ou relevante.
Método 2 de 3: manter os e-mails concisos
Etapa 1. Explique como você pode obter o endereço de e-mail do destinatário
Diga aos destinatários como você encontrou suas informações de contato. Isso ajuda a mostrar que você está seguindo o caminho certo para alcançá-los.
- "Seu gerente de escritório me deu este endereço de e-mail"
- "Encontrei este endereço de e-mail no seu site"
- "Fulano disse que eu deveria ligar para você"
Etapa 2. Fale sobre a última vez em que se viram (se houver)
Despertar a memória de alguém criará mais engajamento.
- "Falamos brevemente na conferência na semana passada"
- "Nós conversamos no telefone ontem"
- "Eu vi sua apresentação em …"
Etapa 3. Compartilhe interesses comuns
Isso ajuda você a entrar em contato com seus destinatários e torna seu e-mail comercial menos complicado. Para determinar interesses comuns, você pode fazer uma pequena pesquisa sobre o destinatário do e-mail. Veja também Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Certifique-se de dizer onde você encontrou esse interesse comum, caso contrário, você pode ser visto como um perseguidor.
- Se possível, mantenha o conteúdo do e-mail relacionado a um negócio de interesse comum, como algo em sua área ou uma paixão profissional compartilhada que você deseja compartilhar.
Etapa 4. Dê os motivos pelos quais deseja se conectar
Não espere muito para chegar ao âmago do e-mail. Ninguém lerá um e-mail alguns parágrafos adiante antes de chegar ao ponto de seu e-mail. Explique de forma clara e concisa o que você deseja e por que está entrando em contato com a pessoa. Se você está pedindo conselhos ou fazendo alguma outra solicitação, certifique-se de que a solicitação seja bem administrada, especialmente se este for seu primeiro contato.
- “Estou interessado em aprender mais sobre …”
- "Eu gostaria de me encontrar com você para discutir …"
- "Eu quero sua opinião sobre …"
Etapa 5. Certifique-se de que seu e-mail esteja focado em um assunto
Um e-mail falso fará com que o destinatário perca o interesse ou esqueça o motivo pelo qual você o enviou. Mantenha seu e-mail introdutório simples e pergunte apenas uma coisa ao destinatário.
Método 3 de 3: Encerrando o e-mail
Etapa 1. Agradeça ao destinatário por seu tempo
Ler um e-mail inteiro exige um pouco de seriedade, portanto, não deixe de agradecer ao destinatário por dedicar um tempo para lê-lo. Essa simples cortesia melhorará drasticamente o humor do destinatário e aumentará suas chances de obter uma resposta.
- "Agradeço por ter tempo para ler este e-mail."
- "Obrigado por reservar um tempo fora de sua programação para ler isso."
Etapa 2. Prepare uma chamada à ação
Peça ao destinatário para responder a um e-mail, ligar, pensar sobre sua proposta ou qualquer outra coisa para envolvê-lo. Outra maneira de aumentar o vínculo é fazer perguntas.
- "Me ligue quando tiver tempo livre"
- "Vamos nos encontrar para almoçar em breve"
- "O que você pensa sobre…?"
- "Aguardo sua resposta"
Etapa 3. Encerre o e-mail
Ao encerrar um e-mail profissional, diga obrigado de maneira concisa. Uma simples saudação final manterá o e-mail profissional, mas ainda assim expressará sua gratidão.
- "Cumprimentos",
- "Obrigado",
- "Atenciosamente",
- Evite dizer "Saudações e cumprimentos", "Atenciosamente", "Saúde!", "Saudações de paz", "Obrigado pela sua consideração".
Etapa 4. Inclua a assinatura
Se você não configurou seu serviço de e-mail para incluir uma assinatura, certifique-se de encerrar o e-mail com seu nome, cargo e informações de contato. Não sobrecarregue esta seção com cinco números de telefone, dois endereços de e-mail e três sites. Mantenha a simplicidade para que o destinatário saiba a melhor maneira de se reconectar com você. Evite incluir aspas em sua assinatura.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Etapa 5. Verifique a ortografia do e-mail
Antes de clicar no botão "Enviar", leia seu e-mail algumas vezes e corrija os erros que encontrar. Este e-mail provavelmente será seu primeiro contato com o destinatário, portanto, certifique-se de deixar a melhor impressão. Erros ortográficos e gramaticais instantaneamente farão com que seus e-mails pareçam muito menos profissionais.
