No mundo dos negócios, atingir as metas de negócios não significa sacrificar a educação ou a simpatia. Na verdade, o bom comportamento costuma ser acompanhado por práticas comerciais sábias. O reconhecimento é um bom exemplo para ilustrar isso; o bom comportamento também é útil para fortalecer relacionamentos, atrair atenção e criar lembranças suas no competitivo mundo dos negócios. No entanto, equilibrar simpatia e profissionalismo nem sempre é fácil. As etapas a seguir oferecem uma maneira simples de realizar essa tarefa desafiadora (mas geralmente útil).
Etapa
Método 1 de 1: escrevendo seu próprio agradecimento
Etapa 1. Não demore
Em quase todas as situações de negócios, a maior vantagem de enviar uma nota de agradecimento é que isso cria uma impressão positiva e duradoura nas mentes dos parceiros de negócios, potenciais empregadores, clientes ou financiadores. Quanto mais você atrasar o envio de uma nota de agradecimento após uma entrevista de emprego, contrato ou desempenho no trabalho, menos eficaz será.
Etapa 2. Escolha o formato correto
Em geral, o correio em papel é melhor do que o correio eletrônico. Se você representa uma empresa específica, digitar uma nota de agradecimento em papel timbrado oficial é a opção mais profissional. No entanto, os cartões manuscritos causam uma impressão pessoal e podem ser uma boa escolha em certas situações - por exemplo, se você for um pequeno empresário ou quando estiver agradecendo por uma grande doação. Uma saudação manuscrita também é uma boa opção para agradecer a um potencial empregador depois de você ser entrevistado para uma posição específica. Se você optar por escrever a saudação à mão:
- Escolha um cartão simples e moderno. Um cartão branco ou marfim que diga "Obrigado" na frente geralmente é uma escolha segura. Evite cartões com saudações impressas no interior e cartões com designs exagerados ou "bonitos".
- Considere sua caligrafia. Se você não tiver certeza sobre a qualidade ou clareza de sua escrita, mostre a um amigo ou colega de trabalho um exemplo de escrita. Se você não consegue escrever de forma clara e organizada, pratique antes de escrever no cartão que está enviando. Se for necessário, você pode pedir a outra pessoa para escrever sua mensagem (não se esqueça de assiná-la você mesmo).
- Se você não conseguir encontrar um endereço físico, e-mail ou e-mail são suas únicas opções. O e-mail é uma boa escolha quando - por exemplo, é usado como a principal linha de comunicação entre você e a pessoa a quem você está agradecendo. A principal desvantagem de um e-mail de agradecimento é que ele corre o risco de não ser enviado ou ignorado e, possivelmente, não atrair a atenção. Lembre-se de que algumas pessoas (principalmente executivos de negócios) podem receber centenas de e-mails em um dia. Com isso em mente, você pode criar um e-mail marcante ou enviar um cartão eletrônico por meio de um site de terceiros. Resumindo, não faça isso - isso fará com que seus e-mails pareçam anúncios e aumentará o risco de serem ignorados ou descartados. Mantenha seus e-mails curtos, simples, discretos e, novamente, oportunos. É uma boa ideia escrever um título de e-mail que descreva informações específicas sobre seu relacionamento comercial ou o objeto de seu agradecimento - por exemplo, "Obrigado por considerar minha inscrição para o emprego."
Etapa 3. Escolha a saudação certa
Se houver uma pessoa específica a quem você está se dirigindo, chame essa pessoa com um título ou apelido e sobrenome apropriados - por exemplo, "Prezado Sr. Kinkaid". Quando quiser agradecer a mais de uma pessoa, digite todos os seus nomes e apelidos ou títulos na linha de saudação. Evite saudações comuns, como "Para sua atenção Sr. / Sra.". O grau de formalidade de sua carta depende de quão íntimo seu relacionamento é e da natureza do negócio que você está fazendo com a pessoa.
Etapa 4. Na frase de abertura, agradeça e diga claramente o objeto de seu agradecimento
Não há necessidade de prefaciar na frase de abertura - evite aberturas como "Estou escrevendo esta carta para agradecer …" ou "Quero agradecer por …" e escolha frases simples e diretas, "Obrigado para apoiar nossos projetos de serviço comunitário."
É importante mencionar o objeto de seu agradecimento, mas evite mencionar dinheiro diretamente se o objeto do agradecimento for uma doação. Altere a denominação do dinheiro com eufemismos como "sua generosidade", "sua bondade" ou "sua doação"
Etapa 5. Discuta o efeito imediato ou o significado do objeto de seu agradecimento
- Ao se comunicar com os financiadores, declare o que sua empresa pode alcançar usando o subsídio.
- Ao se comunicar com empregadores em potencial após a entrevista, você pode aproveitar esta oportunidade para expressar seu interesse no cargo que está procurando. No entanto, não use uma nota de agradecimento como desculpa para enfatizar por que você é "a escolha certa para o trabalho". Use uma abordagem apropriada, como "Estou muito feliz em conhecê-lo e estou muito interessado neste trabalho."
- Ao se comunicar com um parceiro de negócios ou consultor, dizer algo como “Foi um prazer trabalhar com você” ou “suas sugestões nos ajudaram a atingir as metas de desempenho anual do nosso departamento”, pode fomentar relacionamentos positivos e indicar o desejo de continuar trabalhando juntos.
Passo 6. Dê elogios, mas não exagere
Esta parte às vezes é muito difícil de fazer ao escrever uma nota de agradecimento e nem sempre é correta ou necessária. Use frases gerais de elogio - por exemplo, "Você fez um trabalho muito bom" ou "Você tem habilidades muito altas em gerenciamento de contas".
Etapa 7. Fale sobre o futuro
Aqui, você pode expressar seu desejo de continuar a relação comercial ou estabelecer uma relação de trabalho de longo prazo. Ao conversar com empregadores em potencial, esta é uma boa oportunidade para expressar sua confiança nas decisões que a empresa tomará. Você pode dizer "Aguardo sua resposta".
Etapa 8. Repita sua nota de agradecimento
Use frases simples para repetir o agradecimento que você disse antes (mas use palavras diferentes). Basta dizer "Obrigado novamente por …".
Etapa 9. Feche com saudação e assinatura
Em geral, seria apropriado usar "sinceramente" ou uma frase equivalente para encerrar seu agradecimento. Mesmo que seu bilhete de agradecimento esteja digitado, sempre assine-o com uma caneta. Para certas situações, escreva seu cargo ou cargo e o nome da empresa abaixo do seu nome.
Etapa 10. Verifique e revise sua nota de agradecimento
Dependendo da situação, esse discurso deve ser curto e relativamente simples (cerca de meia página quando digitado). Se parecer longo, verifique se você está usando palavras desnecessárias - exceto a frase "obrigado", não repita mais nada. Certifique-se de que sua entonação seja consistente. Peça a uma ou duas pessoas que verifiquem suas frases e ortografia, pois mesmo os menores erros podem deixar uma impressão negativa.
Passo 11. Quando tiver certeza de seu agradecimento, envie-o imediatamente
Novamente, o tempo é essencial - quanto antes você enviar uma nota de agradecimento, mais profunda será sua impressão.
Pontas
- Não inclua: informações pessoais ou notícias sobre o seu negócio. Lembre-se de que o objetivo desta saudação é transmitir apreço e gratidão, não bajular suas realizações. Além disso, não use uma nota de agradecimento como uma oportunidade para anunciar você ou a empresa. Se você escrever "Se você gosta de nosso produto X, também pode estar interessado nos produtos Y e Z (atualmente em promoção!)", Seu agradecimento soará falso.
- Você pode querer incluir um cartão de visita em sua saudação, mas isso não é necessário se você já conhece bem a pessoa ou já deu seu cartão de visita antes. Às vezes, é apropriado incluir um cartão de visita ao se comunicar com empregadores em potencial, mas há uma boa chance de você parecer pretensioso. Se você não tiver certeza, não faça isso - seu nome, cargo e informações de contato já devem estar disponíveis. Se sua nota de agradecimento for digitada, você pode inserir essa informação no cabeçalho da carta, no lado esquerdo da página, seguido do nome e endereço do destinatário dois espaços abaixo.
