Não importa em que tipo de negócio você atue, agradecer a seus clientes é uma maneira infalível de fortalecer relacionamentos e fazer com que eles voltem. Cada carta de agradecimento que você escreve deve ser única; não há exemplos exatos, mas existem diretrizes que podem ajudá-lo a ir direto ao ponto. Se você deseja saber como escrever uma carta de agradecimento como forma de agradecimento a um cliente, continue lendo este artigo.
Etapa
Parte 1 de 3: Redação de cartas
Etapa 1. Escreva o nome do cliente corretamente na seção de abertura
Muitos estudos revelam que a maioria das mensagens para os clientes são ineficazes se o nome do cliente não estiver escrito corretamente. Certifique-se de escrever o nome do cliente no topo da carta de agradecimento de acordo com a grafia que o cliente escreveu em seu nome.
Etapa 2. Determine o motivo da nota de agradecimento
Deixe o mais claro possível. Não há problema em dizer algo genérico como "obrigado por comprar", mas é melhor mencionar o que o cliente comprou e como foi entregue. Isso lembra os clientes de seu relacionamento exclusivo com sua loja.
- Esta é a sua chance de agradecer sinceramente. Adicionar algumas citações sobre suas conversas com os clientes é bom.
- Tente, ao máximo, não repetir a mesma coisa em todas as cartas ou isso fará com que pareça um agradecimento enviado a todos.
Etapa 3. Inclua perguntas de feedback
Cartas de agradecimento são uma ótima maneira de fazer perguntas de feedback para garantir que os clientes sintam que foram bem atendidos. O bom manuseio do acompanhamento geralmente faz com que os clientes voltem e isso é bom para o seu negócio. Você não precisa exagerar, mas prestar atenção às necessidades do cliente é uma parte importante do serviço.
- Expresse sua expectativa de que os clientes gostarão dos produtos adquiridos e que você esteja pronto para atendê-los se eles tiverem dúvidas ou reclamações.
- Pergunte se há algo que você possa fazer para deixar o cliente mais satisfeito.
Etapa 4. Inclua a marca do seu produto
É melhor que o nome da sua empresa, logotipo ou outras informações relacionadas à sua marca estejam impressos em papel de carta. Isso é útil para dar uma boa imagem de sua empresa.
- Se você estiver escrevendo uma nota de agradecimento em um cartão, certifique-se de mencionar o nome de sua loja.
- Se estiver usando papel timbrado da empresa com o logotipo da empresa impresso de forma clara, não há necessidade de mencionar o nome da sua loja na carta.
- Se o agradecimento for enviado por e-mail, o nome da empresa e o logotipo devem ser incluídos na sua assinatura.
Etapa 5. Escolha a saudação de fechamento correta
Esta seção deve estar alinhada com o relacionamento que você tem com seus clientes e a impressão que deseja causar para sua empresa. Por exemplo, "sinceramente" às vezes é muito formal para ser substituído por "saudações" ou outras expressões informais apropriadas. Outros cumprimentos de encerramento de estilo pessoal, mas comumente usados no mundo dos negócios, também são usados com frequência.
Etapa 6. Assine a carta manualmente
Sempre tente colocar uma assinatura em cada carta. As grandes empresas costumam ter dificuldade em exibir cartas que parecem pessoais. Mesmo uma assinatura gerada por computador ainda é melhor do que um nome digitado, porque faz parecer que a carta foi enviada pessoalmente.
Parte 2 de 3: usando o estilo certo
Etapa 1. Não fique tentado a destacar seu produto novamente
Você está escrevendo para agradecer a um cliente por comprar com você, então não há necessidade de promover mais. Suponha que você tenha conseguido isso. Faça com que os clientes se sintam parte da empresa.
- Frases como “esperamos que você compre novamente em um futuro próximo” são muito comuns; melhor se livrar dessa expressão. Não diga algo que você não diria aos seus amigos.
- Não mencione as vantagens de produtos, programações promocionais ou outras coisas que sejam como anúncios.
Etapa 2. Envie a carta usando um selo postal
Mesmo se você estiver enviando centenas de cartas, é melhor não usar selos de assinatura. Isso permitirá ao cliente saber que você enviou muitas cartas de agradecimento e fará com que eles se sintam menos especiais. A realidade é que sua carta de agradecimento pode acabar em uma pilha de cartas despercebidas.
Etapa 3. Sempre que possível, escreva o endereço à mão
Novamente, quanto mais pessoal você for com sua carta de agradecimento, melhor impressão ela causará. Se você não consegue escrever sozinho, peça a outra pessoa para escrevê-lo. Mesmo que você não anote o endereço, os clientes ficarão impressionados com a letra.
Etapa 4. Inclua seus dados de contato e esteja aberto à comunicação
Certifique-se de que seu número de telefone e endereço estejam listados no e-mail e convide os clientes a ligar se tiverem alguma dúvida. Se eles ligarem para você, esteja preparado para atendê-los imediatamente.
Parte 3 de 3: usando o formato certo
Etapa 1. Escreva a carta à mão
Imprimir uma carta em um formato padrão é como enviar uma brochura a um cliente. Em vez de fazer com que os clientes se sintam especiais e valorizados, ela faz o oposto e deixa as pessoas incomodadas. Considere fazer uma nota de agradecimento pessoal, escrita à mão.
- Se você tiver muitas notas de agradecimento para escrever, peça ajuda à equipe. Isso realmente ajuda a economizar tempo.
- Se você não puder preparar uma saudação manuscrita, precisará encontrar uma maneira de tornar a carta mais pessoal. No mínimo, o nome do cliente e sua assinatura real devem ser incluídos em todas as cartas.
- Em alguns casos, não há problema em enviar uma nota de agradecimento por e-mail em vez de enviar uma carta. Isso pode ser feito se você tiver um bom relacionamento com o cliente. O segredo é certificar-se de que o e-mail foi escrito de forma pessoal e sincera. Se houver alguma chance de seu e-mail ser interpretado como um anúncio, é melhor enviá-lo manualmente.
Etapa 2. Escolha um bom papel para letras para escrever uma nota de agradecimento
Ambos os cartões de felicitações e papel de carta podem ser usados para escrever notas de agradecimento em um ambiente de negócios. Se você tem pouco sobre o que escrever, um ótimo cartão de felicitações amplamente disponível em papelarias pode fazer seus clientes se sentirem especiais. Caso contrário, use um bom papel grosso com o logotipo da sua empresa no papel timbrado.
- Evite os tipos normais de papel para escrever notas de agradecimento.
- Escolha um cartão adequado para qualquer evento de negócios. Se o seu negócio é único e casual, não há problema em usar cartões coloridos que reflitam a alma da sua empresa. Não escolha cartões com imagens ou mensagens muito pessoais.
Etapa 3. Considere enviar um presente
Se você quiser agradecer mais, envie um presente com uma pequena saudação. Isso nem sempre precisa ser feito, mas pode ser fornecido para clientes especiais. Os presentes devem ser pequenos e úteis. Forneça um item que represente sua empresa ou algo totalmente não relacionado, mas apropriado.
- Pequenos presentes como marcadores, ímãs, doces, camisetas ou certificados de presente.
- Os prêmios variam de IDR 250.000 a IDR 500.000. Observe que algumas empresas agora têm uma regra de proibição de presentes.
