O Excel é ótimo para tabelas e dados, mas como você pode usá-lo e estruturá-lo para atender às suas necessidades? A ferramenta Classificar permite classificar colunas rapidamente com vários formatos, ou você pode criar seus próprios formatos para várias colunas e tipos de dados. Use a função Classificar para organizar seus dados e torná-los mais fáceis de entender e usar.
Etapa
Parte 1 de 3: Classificação em ordem alfabética ou por número
Etapa 1. Selecione seus dados
Você pode clicar e arrastar (clicar e arrastar) para selecionar a coluna que deseja classificar, ou você pode clicar em uma célula na coluna para tornar essa célula ativa e deixar o Excel classificar os dados automaticamente.
Todos os dados em uma coluna precisam ser organizados de acordo com seu tipo a ser classificado (exemplo: texto, números, datas)
Etapa 2. Procure o botão Classificar
Este botão está localizado na guia Dados na seção Classificar e Filtrar. Para classificar rapidamente, use os botões "AZ ↓" e "AZ ↑".
Etapa 3. Classifique suas colunas clicando no botão apropriado
Ao classificar os números, você pode classificá-los do menor para o maior ("AZ ↓") ou do maior para o menor ("AZ ↑"). Ao classificar o texto, você pode classificá-lo em ordem alfabética ("AZ ↓") ou em ordem alfabética reversa ("AZ ↑"). Ao classificar datas ou horários, você pode classificá-los da mais antiga para a mais recente ("AZ ↓") ou da mais antiga para a mais antiga ("AZ ↑").
Se houver outra coluna contendo dados além da coluna que você está classificando, uma janela de pergunta aparecerá perguntando se você deseja inserir os dados para classificação. O resultado do pedido ainda é baseado na coluna que você selecionou, mas os dados próximos a essa coluna seguirão a ordem de acordo com os dados na coluna selecionada
Etapa 4. Problema com coluna que não classifica
Se você encontrar uma mensagem de erro ao tentar classificar, a causa mais comum é um problema de formatação com os dados.
- Se você estiver classificando números, certifique-se de que todas as células estejam formatadas como números e não como texto. As figuras podem ser acidentalmente 'importadas' ou lidas como texto de certos programas ou aplicativos de contabilidade.
- Se você classificar o texto, podem ocorrer erros devido à presença de espaços ou formatação incorreta dos dados.
- Se você classificar por data ou hora, o problema geralmente surge do formato dos dados. Para que o Excel classifique por data, você deve certificar-se de que todos os seus dados estão formatados como datas.
Parte 2 de 3: classificar por vários critérios
Etapa 1. Selecione seus dados
Digamos que você tenha uma planilha com uma lista de nomes de clientes e suas cidades. Em seguida, você deseja classificar as cidades em ordem alfabética e, em seguida, classificar cada cliente em ordem alfabética também dentro de cada cidade. Você pode fazer isso criando uma classificação personalizada.
Etapa 2. Clique no botão Classificar
Ele está localizado na seção "Classificar e filtrar" da guia Dados. Uma janela aparecerá, permitindo que você crie uma sequência específica com vários critérios.
Se a sua coluna tiver cabeçalhos na primeira célula, por exemplo “Cidade” e “Nome”, certifique-se de marcar a caixa Meus dados têm cabeçalhos no canto superior esquerdo da janela Classificar que aparece anteriormente
Etapa 3. Faça suas primeiras configurações
Clique no menu Classificar por para selecionar a coluna desejada. Neste exemplo, você primeiro classificará a cidade, portanto, selecione a coluna apropriada no menu.
- No menu "Classificar em", selecione "Valores".
- Organize a ordem "A a Z" ou "Z a A" de acordo com sua preferência.
Etapa 4. Faça a segunda configuração
Clique no botão Adicionar níveis. Isso adicionará mais uma configuração abaixo da primeira configuração. Selecione a segunda coluna (Nome da coluna neste exemplo) e ajuste as configurações (para uma leitura mais fácil, escolha o mesmo menu de configurações da primeira configuração).
Etapa 5. Clique em OK
Sua lista será classificada pelas configurações feitas anteriormente. Você pode ver as cidades classificadas em ordem alfabética e os nomes dos clientes classificados em ordem alfabética dentro de cada cidade.
Este exemplo é um exemplo simples e inclui apenas duas colunas. No entanto, você pode criar sequências complexas e incluir várias colunas, se desejar
Parte 3 de 3: classificar por cor ou letra da célula
Etapa 1. Selecione seus dados
Você pode clicar e arrastar (clicar e arrastar) para selecionar a coluna que deseja classificar, ou você pode clicar em uma célula na coluna para tornar essa célula ativa e deixar o Excel classificar os dados automaticamente.
Etapa 2. Clique no botão Classificar
Ele está localizado na guia Dados na seção "Classificar e filtrar". A janela Classificar aparecerá. Se você tiver outra coluna contendo dados ao lado da coluna selecionada, será perguntado se deseja inserir esses dados.
Etapa 3. Selecione "Cor da célula" ou "Cor da fonte" no menu "Classificar em"
Isso permitirá que você selecione a primeira cor que deseja classificar.
Etapa 4. Escolha a cor que deseja classificar primeiro
No menu Ordem, você pode usar o menu 'suspenso' para selecionar a cor que deseja colocar em primeiro ou último lugar no pedido. Você só pode escolher a cor que está na coluna.
Não há 'padrão' ou configuração padrão para a classificação de cores. Você tem que fazer os arranjos sozinho
Etapa 5. Adicione outra cor
Você precisará adicionar outras configurações para cada cor que classificar. Clique em Adicionar nível para adicionar configurações. Selecione a próxima cor pela qual deseja classificar e, em seguida, defina as ordens de organização na ordem em que deseja fazê-las.
Certifique-se de que cada comando de configuração seja o mesmo para cada configuração. Por exemplo, se você estiver classificando de cima para baixo, certifique-se de no menu Ordem para cada configuração selecionada No topo
Etapa 6. Clique em OK
Cada configuração terá efeito individualmente e as colunas serão classificadas de acordo com a cor que você definiu.
Pontas
- Tente classificar os dados de uma maneira diferente; Diferentes pontos de vista podem mostrar diferentes aspectos das informações apresentadas.
- Se sua planilha tiver somas, médias ou outras informações de recapitulação abaixo das informações que você deseja classificar, tome cuidado para não classificá-las também.
