A atividade da conta de cheques é mais fácil de registrar usando os registros de cheques criados no Microsoft Excel. Você pode configurar registros de cheques para categorizar as despesas para que possa controlar todos os desembolsos de caixa. Você pode criar uma fórmula para descobrir o saldo de dinheiro na conta. Além de ser útil, ao criar um cadastro de cheques no Excel você também poderá conhecer os fundamentos do Excel.
Etapa
Parte 1 de 5: Criando colunas no Excel
Etapa 1. Conheça o Excel
O Excel é um software de planilha usado para gerenciar dados e realizar cálculos com fórmulas. As planilhas do Excel são organizadas por colunas e linhas.
- A versão desktop do Excel pode ser instalada em um PC ou Mac. Existem também aplicativos online gratuitos para o seu computador, tablet ou telefone. A funcionalidade de cada versão é apenas ligeiramente diferente.
- O Excel existe há muito tempo e sempre há uma nova versão a cada ano. A forma como cada versão funciona é apenas ligeiramente diferente.
- No Excel, as linhas são horizontais e classificadas por número. As colunas são verticais e classificadas por letras. Os quadrados onde as linhas e colunas se encontram são chamados de células. As células são nomeadas após linhas e colunas. A célula na quinta linha da coluna D é denominada D5 (coluna D, linha 5).
- Saiba a diferença entre uma planilha e uma pasta de trabalho. Uma planilha é um arquivo Excel que contém uma ou mais planilhas. Cada planilha está em guias separadas na pasta de trabalho. As pastas de trabalho geralmente têm três guias, mas podem ser adicionadas se necessário.
- Você pode simplesmente usar uma guia para criar um registro de cheque básico.
- Você usará as duas guias para criar uma função de categoria de carga no registro de verificação.
Etapa 2. Abra uma planilha em branco
Como abrir uma planilha depende do sistema operacional e do tipo de computador que você está usando.
- Para PCs com sistema operacional Windows 7, clique no menu Iniciar no canto inferior esquerdo da área de trabalho. No menu que aparece, clique em Programas. No menu que aparece a seguir, clique em Microsoft Office e em Microsoft Office Excel. Neste ponto, uma planilha em branco aparece na sua área de trabalho.
- Para PCs com Windows 7 ou posterior, clique no ícone do Windows no canto inferior esquerdo da tela e, em seguida, clique no bloco do Microsoft Excel para abrir o Excel. Haverá uma página mostrando os novos arquivos à esquerda e as novas opções de modelo de documento à direita. Clique na primeira opção de modelo, Pasta de trabalho em branco para abrir uma nova planilha.
- Para abrir o Excel no Mac, clique em Excel no dock. Clique em “Arquivo” na barra de menu. Clique em "Abrir" e em "Novo". Você será direcionado para uma nova planilha em branco.
Etapa 3. Crie rótulos de coluna
Use a etiqueta que normalmente se encontra no talão de cheques do registo. Crie colunas para data, não. cheque, beneficiário e descrição ou memorando. Em seguida, crie colunas para débitos (ou seja, pagamentos ou retiradas), créditos (ou seja, depósitos) e saldos futuros.
- Digite "DATE" na célula B1 (coluna B, linha 1). A data da transação é inserida aqui.
- Mova uma célula para a direita, célula C1 (coluna C, linha 1). Digite "ITEM #". O número do cheque ou tipo de transação é inserido aqui, como "ATM" ou "depósito".
- Mova uma célula para a direita, célula D1 (coluna D, linha 1). Digite "PAYEE". Este é o nome do destinatário do cheque ou do beneficiário.
- Mova uma célula para a direita, célula E1 (coluna E, linha 1). Digite "DESCRIÇÃO". Os detalhes sobre a transação são inseridos aqui.
- Mova uma célula para a direita, célula F1 (coluna F, linha 1). Digite "DEBIT". O dinheiro que sai da conta (saída) é registrado aqui.
- Mova uma célula para a direita, célula G1 (coluna G, linha 1). Digite "CATEGORIA DE EXPENSA". Deixe este espaço em branco primeiro. Essas opções de coluna serão criadas em uma etapa posterior.
- Mova uma célula para a direita, célula H1 (coluna H, linha 1). Digite "CRÉDITO". O dinheiro que vai para a conta (entrada) é registado aqui.
- Mova uma célula para a direita, célula J1 (coluna J, linha 1). Digite "CATEGORIA DE RENDA". Essas opções de coluna também serão criadas em uma etapa posterior.
- Mova uma célula para a direita, célula K1 (coluna K, linha 1). Digite "BALANCE". Este é o valor da conta após o registro de todas as transações.
Etapa 4. Formate os rótulos das colunas
Adicione formatação à coluna do rótulo em negrito e dê às linhas do rótulo do registro uma cor de fundo diferente para facilitar a leitura. Primeiro, selecione o intervalo de células que deseja formatar e, em seguida, selecione uma opção de formato.
- Procure as opções de formato na guia "INÍCIO" da faixa da barra de ferramentas. Esta guia "INÍCIO" já está aberta quando você abre uma nova pasta de trabalho.
- Selecione a célula B1 (DATA) e arraste o cursor em todos os rótulos até a célula K1 (BALANÇO).
- No canto superior esquerdo da barra de ferramentas, clique em "B" para selecionar um formato em negrito.
- Clique no ícone do balde de tinta para visualizar a paleta de cores de fundo para alterar a cor de fundo.
Etapa 5. Redimensione várias colunas
Normalmente, o tamanho da coluna é muito pequeno para armazenar os dados inseridos. Por exemplo, as colunas “PAYEE” e “DESCRIÇÃO” podem conter nomes longos ou memorandos longos. A coluna A serve apenas como separador, portanto, seu tamanho é muito estreito.
- Clique no cabeçalho da coluna A para selecionar a coluna inteira. No canto superior direito da barra de ferramentas na faixa "INÍCIO", clique no botão "FORMATAR". No menu suspenso, clique em "Largura da coluna", digite 2 e clique em OK. A coluna A será muito estreita.
- Expanda a coluna D, "PAYEE". Clique na seção do cabeçalho na coluna D para selecionar essa coluna. Passe o mouse sobre a borda das colunas D e E. O cursor mudará para um cursor de redimensionamento, com uma forma semelhante a um sinal de mais com uma seta apontando. Quando o cursor estiver visível, clique com o botão esquerdo e arraste o mouse para a direita para deixar a coluna com a largura desejada.
- Repita o mesmo procedimento para expandir a coluna E, "DESCRIÇÃO".
Etapa 6. Centralize a etiqueta de registro
Selecione toda a primeira linha. Clique com o botão esquerdo no número um na borda esquerda da página. No lado superior esquerdo da barra de ferramentas na faixa de opções "INÍCIO", clique no botão de alinhamento central. Todos os dados nas células selecionadas serão centralizados. Os rótulos das colunas em cada célula agora estão centralizados.
Parte 2 de 5: formatação de células
Etapa 1. Insira alguns dados
Para ver as alterações de formato feitas, insira quatro linhas de dados nas células. Comece com o saldo inicial e insira as outras três transações.
- Adicione a data para o saldo de abertura na célula B2, por exemplo, 27/9/15. Na coluna "PAYEE" na célula D2, digite "Saldo inicial". Na coluna "SALDO" na célula K2, insira a quantia em dinheiro em sua conta de acordo com a data na célula B2.
- Adicione mais três transações. Combine transações de débito (como pagamentos em cheque ou saques em caixas eletrônicos) e transações de crédito (como depósitos).
- Observe a formatação inconsistente de cada número na célula. O formato da coluna de data pode mudar para "2015/09/27" ou "27 de setembro". A coluna do valor em dólares pode exibir o número incorreto de casas decimais. Formate-o de forma que tudo esteja limpo.
Etapa 2. Formate a data
Certifique-se de que esta coluna exibe datas consistentes. Existem muitas opções para formatar datas no Excel. Escolha o que você deseja.
- Clique no cabeçalho da coluna B, que é "DATA". A coluna inteira será selecionada.
- Clique com o botão direito na coluna e selecione Formatar células. A janela Formatar células será exibida.
- Selecione a guia "Números". Selecione "Data" em "Categoria". Selecione o formato de data desejado e clique em OK no canto inferior direito da janela.
- Enquanto a coluna ainda está selecionada, centralize os dados nessas células clicando no ícone de alinhamento ao centro no canto superior esquerdo da barra de ferramentas, na faixa "HOME".
Etapa 3. Formate a coluna "ITEM #"
Os dados nesta coluna devem ser centralizados. Destaque a coluna inteira de C clicando no cabeçalho da coluna. Clique no ícone de alinhamento central. Preste atenção aos dados inseridos nesta coluna. A escrita deve ser centrada.
Verifique o formato das colunas D e E, "PAYEE" e "DESCRIÇÃO". O Excel geralmente formata células para que os dados fiquem alinhados à esquerda. Este formato será adequado para esta coluna. Verifique o tamanho da coluna. Agora há alguns dados nessas células, portanto, ajuste a largura da coluna para torná-la mais larga ou mais estreita, conforme necessário
Etapa 4. Formate a moeda nas colunas F, H e K, ou "DÉBITO", "CRÉDITO" e "SALDO EM FRENTE"
A moeda usa decimais de dois dígitos. Existe a opção de exibir um cifrão. O número de débito também pode ficar vermelho, se desejar.
- Selecione a coluna F. Clique com o botão direito na coluna F e selecione Formatar células. A janela Formatar células será exibida. Na guia "Número", selecione "Contabilidade". Selecione "2" na opção "Casas decimais". Selecione o cifrão em "Símbolo".
- Repita as etapas acima para as colunas H e K.
- Para fazer com que o número de débito pareça vermelho, clique no cabeçalho da coluna F para selecionar a coluna inteira. Clique com o botão direito na coluna e selecione Formatar células. Selecione a guia Fonte quando a janela Formatar células for exibida. Nesta guia, clique no menu suspenso ao lado da opção Cor. Na paleta, clique na cor vermelha.
Parte 3 de 5: Criando fórmulas
Etapa 1. Crie uma fórmula para calcular o saldo atual
Insira a fórmula de operação matemática para calcular o saldo atual na coluna K. Você não precisa da fórmula na célula K2. Seu saldo inicial é inserido aqui.
- Clique na célula K3. Clique na barra de fórmulas na parte superior da planilha. Digite a fórmula para realizar o cálculo. Digite = SUM (K2-F3 + H3). Esta fórmula instrui a planilha a pegar o saldo inicial (célula K2), subtrair os débitos, se houver (célula F3), e adicionar os créditos, se houver (célula H3).
- Se o saldo inicial for $ 200 e sua primeira entrada for um cheque de $ 35, registre $ 35 como um débito na célula F3. A fórmula que você inseriu na célula H3 pega o saldo inicial e subtrai o débito para que o saldo seja $ 165.
Etapa 2. Copie a fórmula
Selecione a célula K3. Clique com o botão direito e selecione Copiar. Selecione as células K4 e K5, clique com o botão direito e selecione Colar. Agora a fórmula é copiada para essas células. Agora, o saldo atual foi calculado na coluna K para todas as linhas de dados que foram inseridas.
Etapa 3. Crie uma fórmula condicional para limpar a coluna de saldo atual
Você pode copiar a fórmula acima para a célula K6. No entanto, como você não inseriu nenhum dado, o saldo atual da célula K5 também aparecerá na célula K6. Para limpar isso, crie uma fórmula condicional que esvaziará a célula se nenhuma transação for inserida, mas exibirá o saldo se houver.
Na célula K6, insira a fórmula = SE (ISBLANK (B6), "", SOMA (K5-F6 + H6)). Isso informará ao Excel que se a célula B6 na coluna "DATA" estiver vazia, a célula H6 deve estar em branco, mas se a célula B6 não estiver vazia, o saldo deve ser calculado
Etapa 4. Expanda a fórmula com Preenchimento automático
O recurso Autopreencher preenche a fórmula das células adjacentes, portanto, não há necessidade de inserir a fórmula "BALANCE" repetidamente.
- Procure a alavanca de Autopreencher na célula ativa. Observe o pequeno retângulo escuro no canto inferior direito da célula ativa. Passe o mouse até que ele mude para um cursor de Preenchimento automático, que parece um sinal de adição fino.
- Clique na célula K6. Passe o mouse sobre a alavanca de Preenchimento automático e o cursor mudará para um fino sinal de mais. Clique com o botão esquerdo e segure a alavanca de Preenchimento automático. Arraste o cursor para a célula K100 (coluna K, linha 100).
- A fórmula agora é copiada para todas as células da coluna K até a linha 100. Os números da linha e da coluna em cada célula são ajustados automaticamente para que a fórmula possa ser calculada corretamente.
Parte 4 de 5: Adicionando categorias
Etapa 1. Crie uma categoria de transação
As categorias de transação são úteis para rastrear saídas de caixa e tipos de receita. As categorias podem estar relacionadas a impostos de renda, como impostos sobre propriedades ou doações de caridade. As categorias também podem ser usadas para criar gráficos que visualizam facilmente a atividade financeira de uma conta.
Etapa 2. Crie a guia "Categorias"
Esta guia é usada para armazenar todas as categorias potenciais de verificações de registro de receitas e despesas. Renomeie uma das guias na pasta de trabalho "Categorias". Clique duas vezes em um título de guia existente para destacar o nome. O nome mudará para "Folha2" ou "Folha3". Quando o nome da página estiver destacado, digite um novo nome para a guia, como "Categorias".
Na célula B4, digite "Categorias". Formate as células em negrito e centralize-as
Etapa 3. Crie categorias de renda
Digite "*** Renda ***" na célula B5. Todas as categorias de renda que você possui ou das quais pode se beneficiar no futuro estão incluídas aqui. Insira todas as suas categorias de renda começando na célula B6 e descendo.
- A categoria de renda mais comum é "Salários" (salários). Divida as diferentes categorias salariais se houver mais de um emprego.
- Sua situação financeira é um fator determinante para outras categorias de renda. Crie uma categoria de "Dividendos" se você possuir ações. Crie também categorias de pensão alimentícia, se aplicável. Outras categorias, como “Receita de juros”, “Presentes” e “Diversos”.
Etapa 4. Crie categorias de carga
Limpe as células na última categoria de renda. Mova uma célula para baixo e digite "*** Despesas ***". Todas as categorias de carga estão nesta seção.
O número de categorias de carga é adaptado às suas circunstâncias, incluindo “Hipoteca”, “Aluguel”, “Seguro”, “Pagamento do carro”, “Gás”, “Eletricidade”, “Telefone” ou “Entretenimento”
Etapa 5. Dê um nome ao intervalo de células que contém a categoria
Selecione a célula B5 e destaque a partir da célula B5 para todas as categorias de receitas e despesas. Procure a caixa do nome da célula no canto superior esquerdo da janela, que está à esquerda da caixa da fórmula. O nome da primeira célula no intervalo destacado exibirá "B5". Clique na caixa do nome da célula e digite "Categorias". Este é o nome do intervalo de células que você pode usar no registro de verificação.
Etapa 6. Use as categorias de despesas e receitas no registro de cheques
Volte para a guia que você criou o registro de cheque. Agora as colunas “CATEGORIA DE DESPESA” e “CATEGORIA DE RENDA” serão adicionadas a um menu suspenso.
- Selecione a célula G2 na verificação da guia de registro. Esta é a primeira célula na coluna “CATEGORIA DE DESPESA”.
- Selecione a faixa de opções "DADOS" na barra de ferramentas. Clique no botão "Validação de dados". Selecione “Validação de dados” no menu suspenso. A janela “Validação de dados” será aberta.
- Na guia "Configurações" da janela "Validação de dados", localize a caixa suspensa "Permitir". Clique na seta para baixo e selecione "Lista". Digite "= Categorias" em "Fonte". Clique OK.
- Uma pequena seta aparecerá ao lado da célula G2. Clique nesta seta para exibir uma lista de categorias. Clique na categoria que corresponde à transação da linha.
- Copie a fórmula da célula G2 para a célula G100 usando o recurso Autopreencher.
- Vá para a célula J2 para repetir o processo na coluna “CATEGORIA DE RENDA”.
Parte 5 de 5: Protegendo o Registro de Cheques
Etapa 1. Bloqueie as células da fórmula e proteja a planilha
Proteger a planilha significa que você não pode sobrescrever dados em células bloqueadas, então você não precisa se preocupar com cálculos de saldo futuros errados devido a erros de fórmula. Você também pode adicionar uma senha para tornar seu cadastro de cheques mais protegido de outros usuários. Certifique-se de que a senha seja fácil de lembrar ou anote-a em um local seguro. A planilha não estará acessível se você esquecer sua senha.
Etapa 2. Destrave o celular
Assim que a planilha estiver protegida, todas as células serão bloqueadas. Portanto, você deve desbloquear as células de dados a serem inseridas, mesmo se a planilha estiver protegida.
- Selecione as células B2 a J100. Estas são todas as células de todas as colunas do registro de verificação, exceto a última coluna, K, que é a coluna "BALANCE". Os dados ainda devem ser inseridos nessas células, mesmo se a planilha estiver protegida.
- No intervalo de células selecionado, clique com o botão direito. Selecione Formatar células.
- Na janela Formatar células, selecione a guia Proteção. Desmarque a caixa “Bloqueado” e clique em OK.
Etapa 3. Habilite a Proteção na planilha
Isso significa que todas as células permanecerão bloqueadas, incluindo as células na coluna K ("BALANCE"), portanto, não podem ser substituídas.
- Abra a faixa de opções "REVER" na barra de ferramentas. Clique em “Proteger Folha” para abrir a janela “Proteger Folha”.
- Se você deseja proteger a planilha, adicione a senha aqui. Caso contrário, deixe em branco.
- Clique OK. Os registros de verificação agora estão desprotegidos.
Etapa 4. Desproteja a planilha para alterar as células bloqueadas
Você pode reverter esse processo mais tarde se quiser alterar a fórmula em uma célula bloqueada. Abra a faixa de opções "REVER" na barra de ferramentas. Clique em "Desproteger Folha" até que a janela "Desproteger Folha" apareça. Clique OK.
