O Microsoft Access é um programa de construção de banco de dados que permite a qualquer pessoa criar e gerenciar bancos de dados. Este programa é adequado para pequenos projetos a grandes empresas e opera de forma muito visual. Isso o torna excelente para entrada de dados, já que você não precisa trabalhar com tabelas ou planilhas. Confira as primeiras etapas abaixo para começar a obter o máximo do Microsoft Access.
Etapa
Parte 1 de 6: Criando um novo banco de dados
Etapa 1. Clique na guia Arquivo e selecione "Novo"
Um banco de dados é um local onde seus dados são armazenados em várias formas. Você pode optar por criar um banco de dados vazio ou escolher a partir de um modelo existente.
- Um banco de dados vazio é o banco de dados Access padrão e é recomendado para uso local. A criação de um banco de dados local incluirá uma tabela.
- Os bancos de dados da Web são projetados para serem compatíveis com os dispositivos da Web do Access. A criação de um banco de dados da web incluirá uma tabela.
- Os modelos são bancos de dados projetados para vários usos. Escolha um modelo se não quiser perder tempo projetando o banco de dados.
Etapa 2. Nomeie o banco de dados
Depois de selecionar o tipo de banco de dados, dê a ele um nome que reflita seu conteúdo. Isso é especialmente útil se você estiver trabalhando com muitos bancos de dados diferentes. Digite o nome do seu banco de dados na caixa "Nome do arquivo". Selecione "Criar" para criar um novo arquivo de banco de dados.
Parte 2 de 6: Adicionando dados ao banco de dados
Etapa 1. Determine a melhor estrutura para seus dados
Se você estiver criando um banco de dados vazio, precisará pensar em como organizar seus dados e adicionar estruturas de dados adequadas. Existem várias maneiras de formatar e interagir com seus dados no Access:
- Tabelas - as tabelas são a principal forma de armazenar dados em seu banco de dados. As tabelas podem ser comparadas a planilhas no Excel: os dados são organizados em colunas e tabelas. Portanto, importar dados do Excel e de outros programas de processamento de números é um processo fácil.
- Formulários - os formulários são uma forma de adicionar dados ao seu banco de dados. Embora você possa adicionar dados ao banco de dados diretamente em tabelas, o uso de formulários acelera a entrada visual de dados.
- Relatórios - os relatórios são úteis para resumir e exibir dados de seu banco de dados. Os relatórios são usados para analisar dados e responder a perguntas específicas, como quanto lucro foi obtido ou onde está a maioria dos clientes. Os relatórios são projetados para serem impressos.
- Consulta - consulta é a maneira como você recebe e classifica os dados. Você pode usá-lo para exibir entradas específicas de várias tabelas. Você também pode usar consultas para adicionar e atualizar dados.
Etapa 2. Crie sua primeira mesa
Se você iniciar um banco de dados vazio, começará com uma tabela vazia. Você pode começar a inserir dados nesta tabela, manualmente ou copiando-os de outra fonte.
- Cada dado deve ser armazenado em sua própria coluna (campo), enquanto os dados devem ser colocados em sua própria linha. Por exemplo, os dados de cada cliente são armazenados em uma linha, enquanto os campos disponíveis são informações diferentes sobre aquele consumidor (nome, sobrenome, endereço de e-mail, etc.)
- Você pode nomear os rótulos das colunas para facilitar o conhecimento do nome de cada campo. Clique duas vezes no cabeçalho da coluna para renomeá-lo.
Etapa 3. Importar dados de outras fontes
Se você deseja importar de um arquivo ou local compatível, pode definir o Access para aceitar as informações e adicioná-las ao seu banco de dados. Isso é útil para receber dados de servidores da web ou outras fontes compartilhadas.
- Clique na guia Dados externos
- Selecione o tipo de arquivo que deseja importar. Na seção "Importar e vincular", você verá várias opções de tipos de dados. Você pode clicar em Mais para ver mais opções. ODBC significa Open Database Connectivity e inclui bancos de dados como SQL.
- Navegue por locais de dados. Se os dados estiverem no servidor, você precisará inserir o endereço do servidor.
- Na janela seguinte, selecione "Especificar como e onde você deseja armazenar os dados no banco de dados atual". Selecione "OK". Siga as etapas para importar seus dados.
Etapa 4. Adicione outra tabela
Você vai querer armazenar registros diferentes em bancos de dados diferentes. Isso fará com que seu banco de dados funcione sem problemas. Por exemplo, você pode ter uma tabela de informações do cliente e outra tabela para informações sobre pedidos. Você pode então vincular a tabela de informações do cliente à tabela de informações do pedido.
Na seção "Criar" da guia Página inicial, clique no botão "Tabela". Uma nova tabela aparecerá em seu banco de dados. Você pode inserir informações da mesma forma que na primeira tabela
Parte 3 de 6: Gerenciando relacionamentos entre tabelas
Etapa 1. Entenda como os bloqueios funcionam
Cada tabela terá uma chave primária exclusiva para cada entrada. Inicialmente, o Access cria uma coluna de ID cujo número aumenta a cada entrada. Esta coluna funcionará como a "chave primária". As tabelas também podem ter campos de "chave estrangeira", que são campos vinculados a outras tabelas no banco de dados. Os campos vinculados terão os mesmos dados.
- Por exemplo, na tabela Pedidos, você pode ter um campo ID do cliente para registrar o que o cliente pediu. Você pode criar um relacionamento para esse campo com o campo ID na tabela Clientes.
- O uso de relacionamentos entre tabelas ajudará na consistência, eficiência e facilidade de acesso de seus dados.
Etapa 2. Clique na guia Ferramentas de banco de dados e, em seguida, clique no botão Relacionamentos na seção Relacionamentos
Isso abrirá uma nova janela com uma visualização de todas as tabelas no banco de dados. Cada campo será exibido sob o nome de cada tabela.
Você deve criar um campo para "chave estrangeira" antes de criar um relacionamento. Por exemplo, se você deseja usar o ID do cliente na tabela Pedidos, crie um campo denominado Cliente na tabela e deixe o campo em branco. Certifique-se de que o formato seja o mesmo do campo para o qual você está vinculando (por exemplo, números)
Etapa 3. Arraste o campo que deseja usar como chave estrangeira para o campo que você criou para a chave estrangeira
Clique em Criar na janela que aparece para definir a relação entre os campos. Uma linha aparecerá entre as duas tabelas conectando os dois campos.
Marque a caixa de seleção "Aplicar integridade referencial" ao criar um relacionamento. Isso significa que, se os dados forem alterados em um campo, os dados em outros campos também serão alterados. Isso tornará seus dados mais precisos
Parte 4 de 6: Criando uma consulta
Etapa 1. Compreenda a função das consultas
Consultas são ações que permitem visualizar, adicionar e editar dados rapidamente em um banco de dados. Existem muitos tipos de consultas, desde pesquisas simples até a criação de novas tabelas com base nos dados existentes. As consultas são importantes na geração de relatórios.
As consultas são divididas em dois tipos principais: Seleção e Ação. A primeira consulta extrai dados da tabela e pode computá-los, enquanto a segunda pode adicionar, editar e excluir dados da tabela
Etapa 2. Use o Assistente de Consulta para criar uma consulta de Seleção básica
Se você deseja usar uma consulta Select básica, use o Assistente de Consulta para guiá-lo pelas etapas. Você pode acessar o Assistente de consulta na guia Criar. Isso permite que você exiba campos específicos de uma tabela.
Criação de uma consulta de seleção com critérios
Etapa 1. Abra o projeto de consulta
Você pode usar critérios para minimizar sua consulta de Seleção e exibir apenas as informações de que você precisa. Para começar, clique na guia Criar e selecione Design da Consulta.
Etapa 2. Selecione sua mesa
A caixa Mostrar Tabela será aberta. Clique duas vezes na tabela que deseja usar e clique em Fechar.
Etapa 3. Adicione os campos para os quais os dados serão extraídos
Clique duas vezes em cada campo da tabela que deseja adicionar à Consulta. O campo será adicionado à lista Design.
Etapa 4. Adicionar critérios
Você pode usar diferentes tipos de critérios, como texto ou funções. Por exemplo, se você deseja exibir um preço superior a $ 50 no campo Preço, insira
=50
nos critérios. Se você deseja mostrar apenas aos clientes do Reino Unido, insira
Reino Unido
na caixa Critérios.
Você pode usar vários critérios em cada consulta
Etapa 5. Clique em "Executar" para ver o resultado
Este botão está na guia Design. Os resultados da sua consulta serão exibidos na janela. Pressione Ctrl + S para salvar a consulta.
Criação de uma consulta selecionada com parâmetros
Etapa 1. Abra o projeto de consulta
A consulta com parâmetros permite definir quais dados deseja receber sempre que executar uma consulta. Por exemplo, se você tiver um banco de dados de clientes de diferentes cidades, pode usar uma consulta com parâmetros para perguntar para qual cidade deseja exibir os dados.
Etapa 2. Crie uma consulta Select e defina a tabela
Adicione os campos dos quais deseja recuperar dados na consulta clicando duas vezes na visualização da tabela.
Etapa 3. Adicionar parâmetros na seção Critérios
Os parâmetros são marcados com caracteres "" ao seu redor. O texto entre colchetes será exibido na consulta que aparece quando a consulta é executada. Por exemplo, para solicitar a entrada da cidade, clique na célula Critérios para o campo Cidade e insira
[Qual cidade?]
Você pode encerrar os parâmetros com? ou:, mas não com! ou
Etapa 4. Crie uma consulta com vários parâmetros
Você pode usar vários parâmetros para criar espaçamento personalizado nos resultados da consulta. Por exemplo, se o seu campo preferido for Data, você pode obter resultados entre datas específicas digitando o código> Entre [Data de início:] E [Data de término:]. Você receberá dois prompts ao executar a consulta.
Criando uma Consulta de Criação de Tabela
Etapa 1. Clique na guia Criar e selecione Design da Consulta
Você pode usar uma consulta para recuperar dados específicos de uma tabela existente e criar uma nova tabela com esses dados. Isso é muito útil se você deseja dividir uma parte específica do banco de dados ou criar um formulário para uma parte específica do banco de dados. Você criará primeiro uma consulta Select regular.
Etapa 2. Selecione a tabela da qual deseja recuperar os dados
Clique duas vezes nas tabelas. Você pode selecionar várias tabelas de uma vez, se necessário.
Etapa 3. Selecione o campo do qual deseja recuperar os dados
Clique duas vezes em cada campo que deseja adicionar a partir da visualização da tabela. Este campo será adicionado à sua lista de consulta.
Etapa 4. Defina os critérios
Se você deseja especificar certos dados em um campo, use a seção Critérios para defini-los. Consulte a seção "Criando uma consulta de seleção com critérios" para obter detalhes.
Etapa 5. Teste sua consulta para certificar-se de que os resultados correspondem às suas necessidades
Antes de criar sua tabela, execute uma consulta para certificar-se de que recupera os dados corretos. Ajuste os critérios e campos até obter os dados corretos.
Etapa 6. Salve a consulta pressionando Ctrl + S
A consulta aparecerá no quadro de navegação à esquerda da tela. Clique na consulta para selecioná-la novamente e clique na guia Design.
Etapa 7. Clique em "Criar Tabela" na seção "Tipo de Consulta"
Uma janela aparecerá solicitando um novo nome de mesa. Insira um nome para a tabela e clique em OK.
Etapa 8. Clique em Executar
Sua nova tabela será criada com base na consulta que você construiu. A tabela aparecerá no quadro de navegação à esquerda da tela.
Criação de consulta anexar
Etapa 1. Abra a consulta criada anteriormente
Você pode usar uma consulta Anexo para adicionar dados a uma tabela existente de outra tabela. Isso é útil se você precisar adicionar dados a uma tabela criada por meio de uma consulta de criação de tabela.
Etapa 2. Clique no botão Anexar na guia Design
Isso abrirá a janela Anexar. Selecione a tabela à qual deseja adicionar dados.
Etapa 3. Altere seus critérios de consulta conforme desejado
Por exemplo, se você criar uma tabela com os critérios "2010" no campo "Ano", altere para o ano que deseja adicionar, por exemplo "2011".
Etapa 4. Defina onde deseja adicionar os dados
Certifique-se de definir os campos corretos para cada coluna à qual você adiciona dados. Por exemplo, usando as alterações acima, os dados devem ser adicionados à caixa Ano na linha "Anexar a".
Etapa 5. Execute a consulta
Clique em “Executar” na guia Design. A consulta será executada e os dados serão adicionados à tabela. Você pode então adicionar uma tabela para verificar se os dados foram inseridos corretamente.
Parte 5 de 6: Criando e usando formulários
Etapa 1. Selecione a tabela para a qual deseja criar o formulário
Os formulários permitem que você visualize os dados em cada campo e se mova entre as entradas e crie novas entradas de forma rápida e fácil. Formulários são muito importantes se você inserir dados por um longo período de tempo, porque muitas pessoas acham isso mais fácil de usar do que tabelas.
Etapa 2. Clique no botão Formulário na guia Criar
Isso criará um formulário baseado nos campos da tabela automaticamente. O Access cria campos de tamanho suficiente, mas você pode redimensionar e mover elementos no formulário à vontade.
- Se você não quiser que determinados campos apareçam no formulário, clique com o botão direito e selecione Excluir.
- Se sua tabela tiver um relacionamento, uma linha de dados aparecerá abaixo de cada entrada que exibe os dados vinculados. Isso permite que você edite os dados vinculados com mais facilidade. Por exemplo, cada vendedor em seu banco de dados pode ter dados do cliente vinculados à sua entrada.
Etapa 3. Navegue até o seu formulário
Os botões direcionais na parte inferior são úteis para mover entre as entradas. As caixas no formulário serão preenchidas com seus dados conforme você se move entre as entradas. Você pode usar os botões no canto para mover para o primeiro ou último registro.
Etapa 4. Clique no botão Folha de Dados para usar a tabela
Este botão está no canto superior esquerdo e permitirá que você comece a alterar o conteúdo de seus dados com o formulário.
Etapa 5. Altere as entradas feitas
Você pode editar o texto em toda a caixa de cada entrada para alterar os dados existentes na tabela. As alterações feitas aparecerão imediatamente na tabela e nos dados vinculados.
Etapa 6. Adicione uma nova entrada
Clique no botão "Adicionar registro" próximo aos botões de navegação para criar uma nova entrada no final da linha. Você pode usar caixas para inserir dados em caixas vazias na tabela. Esta é uma maneira fácil de adicionar informações, em vez de usar uma visualização de tabela.
Etapa 7. Salve o formulário quando terminar
Certifique-se de salvar o formulário pressionando Ctrl + S para que possa acessá-lo posteriormente. O formulário aparecerá no quadro de navegação à esquerda da tela.
Parte 6 de 6: Fazendo um relatório
Etapa 1. Selecione uma tabela ou consulta
Os relatórios permitirão que você exiba um resumo de seus dados. Os relatórios são frequentemente usados para relatórios de folha de pagamento e entrega e podem ser personalizados para qualquer uso. Os relatórios recuperam dados de tabelas ou consultas que você criou.
Etapa 2. Clique na guia Criar
Selecione o tipo de relatório que deseja criar. Existem várias maneiras de fazer relatórios que você pode fazer. O Access pode gerar relatórios para você automaticamente e você também pode criar relatórios personalizados.
- Relatório - Isso irá gerar um relatório automático com todos os dados de sua fonte. Não há agrupamento de dados aqui, mas para bancos de dados pequenos, esse tipo de relatório pode ser adequado às suas necessidades.
- Relatório em branco - criará um relatório em branco que você pode preencher com os dados à vontade. Você pode escolher entre os campos disponíveis para criar um relatório personalizado.
- Assistente de relatório - O assistente de criação de relatório o guiará pelo processo de criação de relatório, permitindo que você selecione e agrupe dados e formate os dados.
Etapa 3. Selecione a fonte de dados para o seu relatório em branco
Se você optar por gerar um relatório em branco, deverá selecionar a fonte de dados. Primeiro, clique na guia Organizar e selecione Folha de propriedades. Ou você também pode pressionar Alt + Enter.
Clique na seta para baixo ao lado de Record Source. Uma lista de suas tabelas e consultas aparecerá. Selecione uma tabela ou consulta e suas opções serão selecionadas para o relatório
Etapa 4. Adicione campos ao seu relatório
Assim que tiver as fontes, você pode adicionar campos ao seu relatório. Clique na guia "Formato" e em "Adicionar Campo Existente". Uma lista de campos aparecerá à direita.
- Clique e arraste os campos que deseja adicionar ao quadro Design. A entrada aparecerá em seu relatório. Ao adicionar campos adicionais, eles serão definidos automaticamente com os campos existentes.
- Você pode alterar o tamanho de um campo clicando em seu canto e arrastando-o com o mouse.
- Remova um campo do relatório clicando em seu título e pressionando Delete.
Etapa 5. Agrupe seus relatórios
O agrupamento permite processar rapidamente as informações dos relatórios, porque os dados relacionados já estão organizados. Por exemplo, você pode querer agrupar as vendas por região ou por vendedor. O agrupamento permite que você faça exatamente isso.
- Clique na guia Design e clique em "Agrupar e classificar".
- Clique com o botão direito em qualquer lugar do campo que deseja agrupar. Selecione "Grupo Ligado" no menu.
- Uma cabeça será criada para o grupo. Você pode personalizar os títulos dos cabeçalhos para rotular os grupos.
Etapa 6. Salve e compartilhe o relatório
Quando o relatório estiver concluído, você pode salvá-lo e compartilhá-lo ou imprimi-lo como qualquer outro documento. Use relatórios para compartilhar relatórios de desempenho com investidores, informações de contato sobre trabalhadores e muito mais.
Pontas
O Microsoft Access é aberto no modo "Backstage View", que fornece opções de menu que permitem abrir um banco de dados, criar um novo banco de dados ou acessar comandos para editar seu banco de dados
Aviso
Alguns recursos do Access nem sempre estão disponíveis, dependendo do tipo de banco de dados que você está criando. Por exemplo, você não pode compartilhar um banco de dados da área de trabalho na Web e certos recursos da área de trabalho, como o número de consultas, não estão disponíveis no banco de dados da Web
== Fonte ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
