O Access é uma interface de gerenciador de banco de dados que permite aos usuários importar uma ou mais partes de um banco de dados Excel para o sistema, para que possam encontrar correspondências entre ou dentro de seus campos (campos). Como um único arquivo do Access pode conter várias planilhas do Excel, este programa também é ótimo para agrupar ou analisar grandes quantidades de informações da planilha do Excel no Access. Você só precisa realizar algumas etapas importantes.
Etapa
Parte 1 de 3: Preparando-se para importar o Excel para o Access
Etapa 1. Abra os dois programas no computador
Você precisará adquirir e baixar um plano do Microsoft Office que inclua Excel e Access. Você só pode fazer isso por meio do site da Microsoft.
- Após o término do download do programa, clique em "Iniciar" no Windows e selecione "Todos os Programas".
- Clique em "Microsoft Office" e selecione "Acessar" (ou "Excel") no menu suspenso. Talvez a planilha do Excel tenha sido enviada por e-mail ou baixada de um site. O arquivo abrirá um programa do Office em seu computador.
Etapa 2. Limpe a planilha do Excel antes de importá-la para o Access
Para tornar as coisas mais fáceis para você, recomendamos realizar algumas etapas simples antes de importar o arquivo do Excel para o Access. A chave é que os dados entre as planilhas a serem importadas devem ser consistentes.
- É uma boa ideia certificar-se de que a primeira linha da planilha do Excel contém os títulos das colunas (ou nomes das células) e pode ser entendida de forma clara e fácil. Por exemplo, para uma coluna que contém os sobrenomes das pessoas, recomendamos que você dê o título da coluna "Sobrenome". Forneça títulos claros e precisos para facilitar a correspondência dos títulos das colunas de uma planilha do Excel com outra.
- O Access permite vincular dois ou mais campos entre várias planilhas. Digamos que você tenha uma planilha do Excel que contenha informações da folha de pagamento. Essa planilha contém o nome e o sobrenome da pessoa, o endereço e o valor do salário. Digamos que você queira fazer a correspondência de uma planilha no Access com uma segunda planilha do Excel que contém informações sobre uma campanha de contribuição financeira. Esta segunda folha contém o nome da pessoa, endereço e doação. O Access permite que você corresponda um título de coluna a outro. Por exemplo, você pode vincular Títulos de Nomes para ver pessoas com o mesmo nome aparecendo em ambos os bancos de dados.
- Digitalize a planilha do Excel para garantir que cada tipo de dados seja tratado da mesma maneira e limpe-os antes de importá-los para o Access. Isso é o que se chama de “relacional” no Access. Por exemplo, se a planilha da folha de pagamento contiver o primeiro, o último e o primeiro nome do meio em uma coluna, mas a segunda planilha contiver apenas os primeiros nomes em colunas separadas, o Access não exibirá correspondências. Os cabeçalhos das colunas / campos devem corresponder exatamente.
Etapa 3. Divida as informações em colunas no Excel
Para contornar esse problema, as informações precisam ser divididas em colunas no Excel para que não resulte em "nenhuma correspondência" no Access.
- Por exemplo, você pode dividir o nome, a inicial do meio e o sobrenome para que cada um tenha sua própria coluna. Se a segunda planilha tiver sido estruturada da mesma maneira, quando você vincula, por exemplo, o sobrenome ao sobrenome no Access, os resultados da correspondência aparecem para os mesmos nomes.
- Para dividir uma coluna no Excel, destaque a coluna que contém as informações que deseja dividir. Clique nos dados "dados" na barra de ferramentas do programa Excel. Clique em "texto para colunas". Normalmente, você escolherá a opção "delimitado". Clique próximo (próximo).
Etapa 4. Continue usando o assistente para dividir as colunas convergentes
Agora você está pronto para executar o processo de divisão das informações concatenadas em uma coluna em várias colunas.
- Escolha como “delimitar” os dados na coluna. Ou seja, cada informação em uma coluna é separada por algo. Normalmente, esse separador é um espaço, vírgula ou ponto e vírgula. Freqüentemente, essas informações são simplesmente separadas por espaço. Por exemplo, no exemplo a seguir, diga que o nome "Budi A. Dodo" aparece em uma coluna. O primeiro nome (Budi) e as iniciais A. são separados por espaços. O sobrenome de Dodo e as iniciais A. também são separados por espaço. Portanto, escolha um espaço no assistente delimitado.
- Clique em Avançar e em Concluir (concluído). O programa irá separar Budi, A. e Dodo em três colunas. Você pode então dar a essas novas colunas novos títulos para indicar o tipo de informação que elas contêm (Sobrenome, Nome, etc.). É melhor primeiro criar algumas colunas em branco à direita dos dados divididos para que os dados sejam enviados para uma nova coluna em branco (em vez de sobrescrever colunas que já contêm informações).
Parte 2 de 3: Importando Excel para o Access
Etapa 1. Abra o programa Access em seu computador
Vá para o menu do programa de computador. vá para o menu Iniciar, selecione Microsoft Office e clique em Microsoft Access. Você precisa abrir um novo banco de dados do Access em branco para poder importar o Excel.
- Selecione "banco de dados de área de trabalho em branco" para criar um novo banco de dados no programa Access.
- Dê a ele um novo nome, se quiser. Clique em "criar" (criar).
Etapa 2. Importe a planilha do Excel para o Access
A próxima etapa é arrastar a planilha do Excel (uma ou mais) para o banco de dados do Access.
- Clique em "Dados externos" na barra de ferramentas uma vez no gerenciador de banco de dados Access. Selecione "Excel". Em algumas versões do Access, esta função pode ser encontrada clicando em "arquivo" na barra de ferramentas e em "Obter Dados Externos".
- Quando o "nome do arquivo" aparecer, clique em "navegar" para encontrar a planilha do Excel em seu computador.
- Mantenha a caixa que diz "importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual" desmarcada. Esta configuração é predefinida por padrão.
- Ao encontrar a planilha que deseja importar para o seu computador, clique nela. Clique OK". Esta etapa o levará ao assistente de importação do Excel para o Access.
Parte 3 de 3: Usando o assistente para concluir o processo de importação
Etapa 1. Siga as etapas do assistente que aparece no Access
Para concluir o processo de importação da planilha, conclua as etapas do assistente.
- Selecione a planilha na planilha do Excel que você deseja importar. No entanto, às vezes as pessoas criam várias páginas em uma planilha do Excel, que podem ser visualizadas clicando nos rótulos na parte inferior da planilha. Nesse caso, você precisa informar ao assistente do Access a planilha selecionada. Clique próximo.
- A próxima página tem uma caixa que pergunta se a primeira linha da planilha do Excel possui títulos de coluna. Isso significa que as linhas da planilha que representam os dados em cada coluna (por exemplo, sobrenome, endereço, salário etc.) devem ser limpas primeiro para garantir que a primeira linha seja o título da coluna. Em seguida, marque “sim, se a primeira linha contém cabeçalhos de coluna” (sim, a primeira linha contém cabeçalhos de coluna). Esta é a maneira mais simples. Clique próximo.
- Se a sua primeira linha não contém cabeçalhos de coluna, a próxima página perguntará se você deseja nomear o que é chamado de "campos" no Access (esses são cabeçalhos de coluna). Se você não preencheu cada um desses campos com nomes claros e fáceis de lembrar antes de importar (recomendado), faça-o aqui.
Etapa 2. Conclua o processo de importação
Restam algumas etapas no processo de importação. A próxima página do assistente perguntará se você deseja identificar a chave primária.
- Esta etapa não é obrigatória, mas pode ser realizada. A chave primária significa que o programa de computador atribuirá um número exclusivo a cada linha de informação. Esta etapa pode ser útil posteriormente, ao classificar os dados. Clique próximo.
- A tela final do assistente possui um espaço contendo o nome inicial. Você pode renomear a planilha Excel importada (o arquivo se tornará uma “tabela” no Access no lado esquerdo da página quando a importação for concluída).
- Clique em "importar" e em "fechar". Você verá uma tabela no lado esquerdo da tela. A planilha agora é importada para o Access.
- Se você deseja vincular mais de um conjunto de dados, repita este processo com uma ou mais outras planilhas. Agora, você está pronto para combinar os dados da planilha no Access.
Aviso
- Se o arquivo do Excel for de uma versão do Office diferente do Access, o processo de importação pode ser um pouco difícil.
- Mais uma vez, enfatizamos que você precisa limpar a planilha antes de importá-la. Um dos motivos é analisar a existência de problemas nos dados.
- Sempre mantenha uma cópia da planilha original para que este processo não precise ser repetido se você cometer um erro.
- Você não pode importar mais de 255 células / caixas para o Access.
