O sistema de armazenamento de arquivos é um dos aspectos importantes no gerenciamento de uma administração de escritório organizada. Determine a melhor configuração do sistema de armazenamento de arquivos para que qualquer pessoa que tenha autorização para acessar o documento, seja outra pessoa ou você, possa encontrar facilmente o documento de que você precisa. Um sistema inadequado dificulta o manuseio de documentos porque eles costumam ficar presos ou perdidos de modo que a bancada de trabalho fica cheia de pilhas de arquivos.
Etapa
Etapa 1. Determine o sistema de armazenamento de arquivos que deseja aplicar
Não importa qual sistema você escolher, certifique-se de saber onde salvar cada documento, por exemplo, organizado de acordo:
- Alfabeto. Este sistema é mais bem aplicado quando o armazenamento de arquivos é feito por cliente, paciente ou nome do cliente.
- Assunto ou categoria. Em geral, um sistema de armazenamento de arquivos organizado por assunto ou categoria é muito útil se gerenciado adequadamente, mas pode ser muito confuso se os documentos não forem organizados de maneira organizada.
- Número ou cronológico. Essa opção é melhor se o documento for serializado ou datado, como uma fatura de compra ou recibo de pagamento.
Etapa 2. Configure uma pasta suspensa na gaveta de arquivo
A pasta suspensa não precisa ser removida da gaveta porque serve de local para colocar a pasta de papelão Manila. Esta pasta será incluída na pasta suspensa e recuperada se necessário.
Etapa 3. Classifique os documentos em pilhas por categoria
Quando a pilha de documentos atingir 3-4 cm, separe-os em subcategorias. Várias pilhas de documentos finos podem ser combinadas e, em seguida, definir um novo nome de categoria. Escolha um nome que facilite a classificação dos documentos.
Etapa 4. Coloque cada pilha em uma pasta de papelão manilha e etiquete-a claramente
Para obter uma aparência mais organizada, use uma pasta que forneça um local para escrever etiquetas no meio, em vez de alinhadas.
Etapa 5. Guarde a pasta de papelão manilha na pasta suspensa
Você pode usar uma pasta suspensa normal para armazenar pilhas finas de documentos. No entanto, para armazenar grandes pilhas de documentos ou aqueles que estão divididos em subcategorias, use uma pasta suspensa com fundo quadrado. Nesse caso, os arquivos podem ser classificados como desejado, mas a ordem usada com mais freqüência é a alfabética.
Etapa 6. Identifique a pasta suspensa de acordo com a etiqueta listada na pasta de papelão manilha
Coloque a etiqueta de plástico na extremidade esquerda da pasta, a menos que você precise inserir a pasta no arquivo na posição vertical para que as pastas sejam colocadas em ordem da esquerda para a direita, não da frente para trás. Neste caso, coloque a etiqueta de plástico à direita.
Etapa 7. Prepare pastas suspensas e pastas sobressalentes de papelão para que possa adicionar pastas se houver documentos que não podem ser agrupados em pastas rotuladas
Não carregue muitos ou poucos documentos na pasta. Considere se você precisa alterar os rótulos das pastas e reorganizá-los, pois os documentos precisam ser agrupados em novas categorias.
Etapa 8. No final do ano, remova todas as pastas do arquivo, rotule as novas pastas de papelão manilha de acordo com a categoria e coloque-as de volta nas pastas suspensas
Verifique todos os arquivos para ver se há documentos que precisam ser combinados nas pastas que já estão disponíveis e, em seguida, salve os outros documentos como arquivos.
Pontas
Se você quiser fazer etiquetas coloridas, imprima-as usando um computador ou use outro método para tornar a pasta mais atraente. No entanto, quando você precisa fazer alterações, como adicionar uma nova pasta, pode ficar confuso porque é difícil escolher cores ou rotulá-las manualmente. Portanto, use um método simples
Aviso
- Não crie categorias diversas para documentos que não podem ser agrupados em certas categorias porque esse método faz com que os documentos continuem se acumulando.
- Depois de determinar o sistema de armazenamento de arquivos, crie o hábito de gerenciar documentos regularmente. Reserve um tempo para salvar os arquivos em sua mesa todos os dias. Não fique tentado a colocar documentos em uma cesta grande, pois a cesta rapidamente encherá e se tornará uma nova pilha de arquivos.
