Todos nós sabemos que ser organizado no trabalho é importante, mas a maioria das pessoas tem dificuldade em fazer isso. Acredite ou não, se organizar não é tão difícil quanto parece. Algumas correções e soluções tornarão mais fácil para você se tornar uma pessoa organizada do que você imagina.
Etapa
Método 1 de 4: Definindo o local e a hora
Etapa 1. Monitore suas atividades
Passe alguns dias registrando ou controlando suas atividades diárias. Ao manter um diário, você pode ver o que fez e não percebeu antes. Além disso, o registro no diário também pode lhe dar uma pequena ideia sobre suas deficiências em organizar as coisas e ser produtivo. Este exercício deve ser feito com um grande objetivo em mente. Por meio de registros de atividades, você pode ver quais atividades são uma perda de tempo e quais podem ajudá-lo a atingir seus objetivos.
Etapa 2. Determine seu tempo produtivo
Alguns de nós acordam cedo, outros não. Você provavelmente já sabe quando é o seu tempo produtivo. Quer prefira à noite, pela manhã, à hora do almoço, mesmo antes ou depois das horas de ponta da jornada de trabalho, aproveite estes horários para maximizar a sua produtividade.
Etapa 3. Priorize seu trabalho
Todos nós sabemos que algumas tarefas são mais importantes do que outras, mas nem sempre as priorizamos corretamente. Portanto, desenvolva um sistema de classificação marcando as tarefas como importantes e seja honesto e flexível. Use lembretes, seja por meio de um calendário digital ou notas adesivas em seu computador ou em sua mesa. Dedique mais tempo e energia às coisas que são prioritárias em sua lista. Os exemplos são tarefas urgentes, como tarefas que devem ser concluídas hoje ou amanhã. Você também deve priorizar o atendimento a clientes, chefes ou qualquer outra pessoa que pague seu salário. Se você não tem certeza sobre a sensibilidade e a importância de uma tarefa, é melhor perguntar a alguém.
Etapa 4. Conclua pequenas tarefas imediatamente
Nem todas as tarefas precisam ser priorizadas e programadas para serem concluídas dentro de um determinado prazo. Algumas tarefas não requerem planejamento ou programação porque podem ser concluídas imediatamente. Se for esse o caso, você pode concluir a tarefa rapidamente. Então, faça agora! Ao fazer tarefas leves imediatamente, você não vai procrastinar.
Etapa 5. Organizar ferramentas e ferramentas de trabalho
Nossas mesas podem facilmente ir de barcos bagunçados a barcos quebrados, e isso pode impedir você de ser uma pessoa organizada. Algumas pessoas até têm uma política de “mesa limpa”. Mesmo que não seja realmente necessário, é melhor limpar sua área de trabalho.
- Arrume a mesa. Retire todo o lixo e organize o que você precisa de forma sistemática. Limpe a mesa sempre que possível: quando não houver trabalho a fazer no escritório, durante os intervalos ou entre as tarefas.
- Limpe imediatamente o seu lixo. Dessa forma, você sempre se lembrará de limpar sua mesa. Além disso, você pode evitar ficar incomodado com o lixo que se acumulou.
- Armazene o que você precisa em uma área de fácil acesso. Claro que nem tudo ao seu redor é lixo. Manter as ferramentas necessárias por perto também pode economizar tempo e espaço de trabalho valiosos.
Etapa 6. Agende atividades e reuniões
Algumas pessoas apenas marcam reuniões, mas não com as atividades em sua lista de tarefas. Agendar tarefas e reuniões importantes pode ser muito útil. Por exemplo, você pode agrupar seus dias realizando reuniões apenas às terças e quintas-feiras. Abra espaço em sua programação para “momentos criativos” ou imprevisíveis.
- Use um gerenciador de agenda e calendário. Você pode criar seu próprio gerenciador de programação usando papel e caneta, ou pode ser software e aplicativos, como iCalendar ou Google Now.
- Categorize suas atividades. Categorizar ou codificar por cores suas atividades pode ser seu lembrete visual do que é importante. Por exemplo, as categorias que você cria podem ser: correspondência, projetos, eventos, reuniões, brainstorming, intervalos e tempo de exercício.
- Use a tecnologia para gerenciar sua programação. Os gerentes de agendamento online e plataformas de e-mail, como Outlook, podem combinar listas de tarefas, calendários e listas de endereços. Este gerenciador de cronograma não apenas melhora sua eficiência, mas também pode simplificar seu pensamento.
- Entregue o trabalho sempre que possível. Em um dia de trabalho agitado, você tende a esquecer que não precisa fazer tudo sozinho. Deixe seu trabalho para um assistente ou, se você estiver realmente sobrecarregado de trabalho, peça a seus colegas de trabalho para ajudá-lo em uma tarefa específica. Você pode retribuir o favor pela ajuda de seu colega quando o trabalho começar a diminuir.
Método 2 de 4: organizando e-mails sistematicamente
Etapa 1. Verifique seu e-mail no horário programado
Você nem sempre precisa verificar sua caixa de entrada porque a maioria das mensagens não é tão importante quanto você imagina. Se você está trabalhando em uma tarefa que não exige um acompanhamento rápido, verifique seu e-mail em intervalos regulares, cerca de 3 a 4 vezes por dia.
Etapa 2. Organizar e-mail
Aproveite as vantagens do recurso de pastas e sinalizadores em vez de deixar suas mensagens se acumularem na caixa de entrada. Por exemplo, o recurso de pastas e subpastas no Outlook ou os vários marcadores e recursos de caixa de entrada do Gmail podem ser lucrativos. Se você é jornalista, seus arquivos podem ser denominados “Últimas notícias”, “Notícias do futuro”, “Notícias antigas”, “Entrevistas e recursos” e “Ideias”.
Exclua e arquive seus e-mails. Arquive cartas importantes e antigas e, em seguida, exclua o resto. Como no exemplo acima, “Notícias Antigas” é o arquivo de um jornalista. Ao começar a deletar e-mails antigos, você verá quantos e-mails vale a pena jogar fora em vez de arquivar. Algumas pessoas até decidem ter uma “caixa de entrada zero”, ou seja, nenhum e-mail não lido ou nenhum e-mail na sua caixa de entrada. Além de usar arquivos e marcadores, você pode esvaziar sua caixa de entrada usando a ferramenta de arquivamento, excluindo e-mails antigos e usando um aplicativo de limpeza de e-mail
Etapa 3. Use outras formas de comunicação mais eficientes
Às vezes, uma ligação rápida equivale a 10 enviar e receber e-mails. Se sim, ligue! Se você sabe que a troca de e-mails pode atrapalhar a discussão e precisa ser trocada de um lado para outro, é melhor se comunicar por telefone. Você obterá mais detalhes ligando em vez de ter discussões longas, prolixas e demoradas por e-mail. Você pode enviar um e-mail para seus colegas de trabalho e dizer: “Tenho muitas perguntas sobre isso. Talvez fosse mais fácil falar ao telefone? Posso ligar para você às 5?”
Etapa 4. Limite as interrupções
As pausas estratégicas podem realmente ajudar, mas as interrupções durante o horário de trabalho são o oposto. As interrupções podem tornar seu trabalho mais lento, quebrar seu ritmo e fazer você perder o foco. Portanto, tente usar o correio de voz quando estiver ocupado. Essas ferramentas não são apenas para quando você não está no escritório; essas ferramentas também podem ser usadas quando você estiver muito ocupado. Muitas pessoas têm uma política de “portas abertas”, mas você não precisa manter a porta aberta o tempo todo. Você pode deixar uma mensagem na porta que diz “Em uma chamada” ou “Sala em uso. Volte novamente ou envie um e-mail.”
Etapa 5. Aproveite as vantagens da nuvem
A computação em nuvem vale a pena ser considerada porque é mais barata, escalonável, mais eficiente e mais fácil de atualizar. O conteúdo contido na nuvem é muito útil, pois pode ser acessado em diversos dispositivos: computadores, tablets, smartphones, entre outros. O armazenamento em nuvem também atua como uma forma primária e secundária de backup digital. Discuta com o gerente de TIC ou com o fornecedor do software, pois você já pode ter algum espaço de armazenamento gratuito na nuvem ou está disponível por uma pequena taxa anual.
Etapa 6. Use marcadores online
A maioria dos navegadores possui um recurso de marcador para salvar e organizar seus endereços da web favoritos ou aqueles que você visita com frequência para que possam ser acessados de forma fácil e rápida. Aproveite esse recurso para não se esquecer de sites importantes para verificar as últimas notícias.
Método 3 de 4: aproveitando ao máximo o tempo
Etapa 1. Evite fazer várias coisas ao mesmo tempo (multitarefa)
Todos os especialistas acreditam nisso. Embora isso possa parecer rápido e legal na TV, fazer muitas coisas ao mesmo tempo é ineficiente e pode interferir na eficácia de seus esforços para se organizar. Em vez disso, é melhor você dedicar toda a sua atenção a uma tarefa primeiro, resolvê-la e passar para outras coisas de sua lista.
Etapa 2. Faça um cronograma para você
Felizmente, a maioria dos trabalhos não exige que você crie uma programação diária com base nos minutos. No entanto, marcar sua programação diária e as tarefas ou eventos importantes do dia pode mantê-lo concentrado em suas tarefas.
- Estabeleça limites de tempo para certas atividades. Algumas tarefas não exigem definição de limite de tempo, mas outras devem ser parametrizadas para aumentar sua produtividade. Pense em algumas tarefas que levam mais tempo do que o necessário e defina um limite de tempo para elas em uma data posterior.
- Aloque tempo extra para outras atividades. Algumas tarefas, como você aprenderá com a experiência, geralmente demoram mais do que deveriam, mas isso não é uma coisa ruim. Para este tipo de atividade, e especialmente eventos e reuniões importantes, aloque um tempo extra antes e depois.
Etapa 3. Use um cronômetro, cronômetro ou aplicativo de despertador
Esses objetos podem ser eficazes quando usados corretamente. Algumas pessoas optam por definir o alarme 10, 15 ou 30 minutos antes do tempo necessário para avisar o suficiente antes de iniciar uma atividade. Você também pode definir uma ferramenta de lembrete (lembrete).
Etapa 4. Não procrastine
Pergunte a si mesmo se você realmente deve adiar uma atividade ou se deseja apenas ser preguiçoso. Se você sentir vontade de relaxar, não procrastine - faça isso! No entanto, se atrasar uma atividade for inevitável, certifique-se de fazer anotações e reagendar a atividade com um plano concreto. Ou você pode pensar em um plano improvisado. Por exemplo, se você precisar cancelar uma reunião presencial, poderá fazer uma chamada em conferência ou uma conferência na Web.
Método 4 de 4: Manter a saúde física e mental
Etapa 1. Faça uma pausa
Descansar sua mente é essencial para manter sua produtividade e saúde mental. Normalmente estamos muito ocupados trabalhando para não ter tempo para descansar. Fazer uma pausa nos dá uma pausa muito necessária para aumentar nossa produtividade. No entanto, os intervalos também oferecem uma oportunidade para parar e questionar se estamos ou não fazendo bom uso de nosso tempo.
Etapa 2. Durma melhor
Sem uma boa noite de sono, você se sentirá tonto, cansado ou letárgico no dia seguinte. Isso pode interferir em sua programação e eficiência no trabalho. Estabeleça como meta dormir de 7 a 8 horas ininterruptas todas as noites.
Etapa 3. Não se compare com seus colegas de trabalho
A maior parte do trabalho de seus colegas de trabalho é diferente do trabalho que você precisa fazer, e cada um tem seu próprio método de organização. Um método que faz sentido e é eficiente para seus colegas de trabalho pode não funcionar para você e vice-versa.
Etapa 4. Aceite que a organização é um processo contínuo
Não espere ser perfeito. O pedido é um processo longo que requer atenção constante. Você não estará bem organizado todos os dias, mas tentar ser uma pessoa normal pode aumentar sua eficiência.
