À medida que a popularidade do e-mail aumenta como uma alternativa mais fácil, mais barata e mais rápida para o papel das cartas, também aumenta o número de convites para casamentos, comemorações de aniversários e até reuniões sociais enviados por meio dessas mídias online. Geralmente, os convidados enviarão um e-mail com o sistema RSVP para medir a quantidade de convidados que poderão comparecer ao evento. Mas, infelizmente, o sistema RSVP não é muito popular na Indonésia, então provavelmente você terá dificuldade em responder. Não se preocupe! Este artigo contém várias dicas para determinar a maneira e o momento certos de responder, elaborar a resposta certa e verificar se sua resposta foi ou não recebida pelo convidado.
Etapa
Parte 1 de 3: Determinando a maneira certa e a hora de responder
Etapa 1. Tome uma decisão
O primeiro passo que você precisa fazer é tomar a decisão de comparecer ou não ao evento listado no convite. Pense nisso assim que receber o e-mail de RSVP.
- Pense no local do evento e considere se você precisa ou não viajar para fora da cidade. Por exemplo, para participar de um evento realizado fora da cidade, é claro que você tem que gastar mais para comprar uma passagem de avião, certo?
- Certifique-se de não ter que comparecer a outro evento no momento do evento.
- Certifique-se de que seu parceiro e parentes mais próximos também possam comparecer. Lembre-se de que a disponibilidade das pessoas mais próximas a você também afetará seu processo de tomada de decisão.
Etapa 2. Identifique a natureza do evento
Na verdade, a natureza dos diferentes eventos exigirá diferentes tons de resposta e níveis de formalidade. Portanto, você precisa primeiro entender a natureza do evento antes de enviar uma resposta para evitar a ocorrência de erros indesejados.
- Se o evento for informal, como um convite para um churrasco na casa de um vizinho, geralmente você precisará dar uma resposta informal. Além disso, o tempo de envio de uma resposta tende a ser menor.
- Se o evento for formal, como um convite para um casamento, festa de aniversário ou outra celebração importante, geralmente você precisa dar uma resposta que também seja formal.
Etapa 3. Forneça uma resposta eficaz
Depois de ler os detalhes do evento e tomar uma decisão, forneça imediatamente uma resposta eficaz. Ou seja, através da resposta que você der, confirme se vai acatar o convite ou não.
- Leia a data RSVP listada pelo autor do convite. Lembre-se de que você deve responder antes do prazo!
- Responda o mais rápido possível. Mesmo que o autor do convite lhe dê um ou dois meses para responder, isso não significa que você deva aproveitar a oportunidade para esperar uma resposta! Em vez disso, responda imediatamente após tomar a decisão de aceitar ou recusar o convite.
Parte 2 de 3: Elaboração de Respostas
Etapa 1. Especifique o assunto do e-mail
Depois de determinar como e quando responder, estruture sua mensagem. Para começar, inclua um assunto no e-mail que indique sua resposta e seja apropriado à natureza do evento.
- Para convites formais, use frases que também sejam formais. Por exemplo, escreva: “Roger e Anna recusam convites para o baile e jantar em 11 de maio”.
- Para convites não formais, como convites congelados para vizinhos complexos, simplesmente escreva: "Não posso ir ao 11º churrasco".
Etapa 2. Inclua uma saudação
É importante abrir o e-mail com uma saudação adequada porque é a saudação que definirá o tom de sua resposta. Além disso, a saudação correta também enfatiza seus sentimentos e perspectiva sobre o convidado.
- Alguns exemplos de saudações adequadas são "Para", "Para meu melhor amigo" ou simples saudações como "Bom dia / tarde / noite / noite",
- Para eventos informais, basta dizer uma saudação curta e simples, como “Para John e Marcy,”.
Etapa 3. Componha a mensagem no corpo do e-mail
A mensagem escrita no corpo do e-mail pode ser a parte mais importante de sua resposta, especialmente porque irá concluir sua resposta e refletir a natureza do evento. Alguns exemplos de frases que você pode usar para aceitar ou recusar um convite:
- Forneça uma resposta informal a esse convite. Por exemplo, “Obrigado pelo convite para churrasco, Tom. Mas desculpe, não pudemos comparecer porque tínhamos que estar fora da cidade naquele dia.”
- Dê uma resposta formal a um convite desta natureza. Por exemplo, “Os Higginsons receberam um convite para comparecer ao casamento de Josh e Belinda em 5 de novembro de 2019.” Outro exemplo é: “John e Sarah Appleby estão muito contentes em aceitar seu convite para a festa de aniversário de Marta Rodriguez”.
- Um exemplo de sentença de rejeição formal seria: “A família Parker não pôde comparecer ao casamento de Josh e Belinda em 5 de novembro de 2019.”
Etapa 4. Escreva uma saudação de encerramento e inclua seu nome
Depois de escrever a mensagem, termine a resposta com uma saudação de encerramento apropriada. Na verdade, escrever uma saudação de encerramento não é apenas uma formalidade, mas pode, ao mesmo tempo, representar o tipo de relacionamento que você tem com a pessoa e como você se sente a respeito dela.
- Escolha uma saudação formal de encerramento, como “Saudações” ou “Obrigado”.
- Escolha uma saudação de encerramento informal, como “Saudações” ou “Saudações”.
- Combine a saudação de fechamento com sua resposta. Por exemplo, escreva “Com grande pesar”, se você deve recusar o convite, ou “Obrigado,” se você aceitar o convite.
- Escreva seu nome no final do e-mail. Para eventos informais, basta anotar o seu apelido e os das outras pessoas convidadas. No entanto, para um evento mais formal, é uma boa ideia anotar seu nome completo e o de outros convidados. Se você e o convidado têm um relacionamento muito próximo, simplesmente escreva “Família Smith”.
Parte 3 de 3: como lidar com e-mails automatizados e solucionar possíveis problemas
Passo 1. Clique em “rejeitar” ou “aceitar”, se houver um botão automático no e-mail
Hoje, muitas pessoas estão mais interessadas em usar um serviço RSVP automatizado que é enviado na forma de um e-mail para convites formais. Provavelmente, o e-mail RSVP automatizado foi encaminhado por um terceiro e tem um botão com a opção “rejeitar” ou aceitar”.
- Se você receber esse e-mail, não precisa enviar um e-mail privado para o convidado.
- Assim que um convite for aceito ou recusado, a resposta será enviada a um terceiro e encaminhada ao autor do convite.
- Os serviços de e-mail automático costumam ser usados para eventos semiformais, como festas de aniversário, reuniões, encontros sociais etc.
Etapa 2. Clique na opção “aviso de recebimento” no corpo do e-mail
Faça isso para que seu provedor de e-mail lhe envie um e-mail confirmando se a pessoa em questão recebeu ou abriu sua resposta. Assim, você saberá se a mensagem foi enviada.
- Esteja ciente de que diferentes provedores de e-mail também podem ter políticas diferentes em relação à opção de “aviso de recebimento”.
- Alguns provedores de serviço de e-mail nem oferecem essa opção.
Etapa 3. Envie um e-mail de acompanhamento se seus planos mudarem
Na verdade, uma mudança de planos é uma possibilidade inevitável. Se você precisar recusar um convite que foi aceito anteriormente ou vice-versa, transmita a alteração em resposta diretamente ao autor do convite.
- Se você acidentalmente pressionou a opção “Aceitar” em um e-mail automático, esclareça o erro por e-mail particular para a pessoa em questão.
- Se você deseja recusar um convite que recebeu anteriormente, transmita a rejeição diretamente ao autor do convite. Por exemplo, envie um e-mail com o assunto “Alterações de RSVP” que diz “Desculpe, por um motivo ou outro, Sarah e eu não pudemos comparecer ao seu 20º aniversário de casamento no dia 14. Espero que possamos nos encontrar novamente em um futuro próximo, ok!”
- Se você deseja aceitar um convite recusado anteriormente, comunique também as alterações diretamente ao autor do convite. Por exemplo, envie um e-mail com o assunto "Alterações de RSVP" que diz "Olá! Se a cota de convites ainda estiver disponível, ficarei feliz em participar de seu evento."
- Mudanças na resposta devem ser comunicadas o mais rápido possível. Se o próximo evento for informal ou semiformal, é mais provável que você tenha mudado sua resposta com algum tempo de antecedência. No entanto, se o evento for formal (por exemplo, um casamento), as alterações na resposta devem ser feitas com antecedência, pelo menos com um mês de antecedência.
