Como costuma ser usado para fins pessoais e informais, escrever um e-mail formal pode ser assustador. No entanto, se você tiver que escrever um e-mail formal para um professor, chefe, parceiro de negócios, agência governamental ou outra pessoa que precise de formalidade, basta seguir estas diretrizes simples. Transmita seu ponto de vista de forma breve e clara e siga as regras de redação, estilo e formato de carta formal. Por fim, verifique e corrija seu e-mail antes de enviá-lo.
Etapa
Método 1 de 3: formatando e-mail
Etapa 1. Use um endereço de e-mail profissional
Idealmente, o endereço de e-mail é uma variação do seu nome real, não um nome de usuário ou apelido. Use pontos, travessões ou sublinhados, sem números ou outras letras, se possível.
Por exemplo, [email protected] pareceria pouco profissional. Enquanto isso, [email protected] seria mais apropriado para uso
Etapa 2. Use uma fonte profissional
A maioria dos serviços de e-mail hoje permite que você escreva em uma variedade de fontes e textos. No entanto, para e-mails oficiais, é melhor usar fontes oficiais como Times New Roman e Arial. Evite fontes decorativas como Comic Sans ou Old English. Além de:
- Escreva seu e-mail em uma fonte fácil de ler, como tamanho 12.
- Evite escrever fontes especiais, como itálico, negrito ou fontes multicoloridas, a menos que seja adequado ao conteúdo e à finalidade do e-mail.
- Não escreva o e-mail totalmente em letras maiúsculas. Escrever assim vai fazer você parecer que está gritando com o destinatário.
Etapa 3. Dê ao e-mail um título (assunto) curto e preciso
Use algumas palavras-chave relacionadas ao conteúdo do e-mail no título. Isso ajudará a evitar que o destinatário ignore seu e-mail. Emails enviados sem um título ou usando um título obscuro parecerão sem importância para o destinatário.
- Títulos de e-mail como "Perguntas rápidas", "Entrando em contato com você" ou "Assuntos importantes" parecerão obscuros para o destinatário.
- Enquanto isso, o título do e-mail "Agenda, lista de convidados, convite para almoço e resumo da reunião para 12 de março" pareceria muito longo e conteria vários tópicos ao mesmo tempo.
- Por outro lado, o título do e-mail "Reunião sobre danos à escada rolante em 12 de março" é bastante curto e claro. Este título pode dar ao destinatário uma visão geral do tópico principal, bem como uma data clara.
Método 2 de 3: escrever conteúdo
Etapa 1. Use uma saudação apropriada
Sempre comece um e-mail formal com uma saudação. Você pode escrever o nome do destinatário diretamente (se souber). Complete o nome do destinatário com seu título ou cargo (Sr., Sra., Dr., etc.). Você também pode escrever "Caro" antes do nome e do cargo do destinatário, se preferir.
- Caso não saiba o nome do destinatário do email, basta escrever "Prezado Senhor / Senhora" ou "Para interessados".
- Não use "Olá" ou "Olá" ou outras saudações informais.
Etapa 2. Apresente-se no primeiro parágrafo (se necessário)
Se você estiver escrevendo para alguém que nunca contatou antes, como um novo cliente, gerente de recursos humanos ou funcionário público, apresente-se e explique por que está enviando o e-mail. Escreva isso na primeira ou na segunda frase do seu e-mail.
Por exemplo, ao enviar um formulário de inscrição de emprego por e-mail, você pode escrever: "Meu nome é Maria Isabella. Entrei em contato com você para me candidatar a um emprego como assistente administrativo anunciado no site JobXYZ.com."
Etapa 3. Priorize as informações mais importantes
Depois de se apresentar e informar o objetivo principal do envio do e-mail, você pode prosseguir com o corpo do e-mail. Liste as informações mais importantes no topo. Dessa forma, você apreciará mais o tempo do destinatário e deixará o propósito do e-mail mais claro.
Ao escrever um e-mail para um funcionário do governo, por exemplo, você pode começar com: "Meu nome é Maria Isabella. Consegui seu endereço de e-mail no site oficial do Tribunal da Cidade de Salatiga. Estou enviando esta carta para expressar minha objeção ao bilhete que recebi em 29 de fevereiro de 2015."
Etapa 4. Vá direto ao ponto da carta
Em uma carta formal, você pode expressar seu ponto diretamente. A conversa fiada só deixará o leitor confuso e difícil de entender o que você precisa ou precisa deles.
- Por exemplo, ao escrever uma carta para um professor no campus, você não precisa dar voltas e voltas e escrever coisas como: "Eu sou Maria Isabella. Você me conhece? Química 221 é meu curso favorito agora porque seu o material didático é muito bem organizado. Assim, posso sempre acompanhar e saber o que será testado. Em relação ao exame, estou lembrado do próximo exame.”
- Por outro lado, escrever um e-mail como este pode deixar mais claro: "Meu nome é Maria Isabella. Sou estudante de Química 221 e gostaria de contar a você sobre um possível conflito de horários de exames".
Etapa 5. Escreva um e-mail curto
Embora não haja limite de comprimento específico, é uma boa ideia fazer um e-mail tão longo quanto um laptop ou tela de computador.
Se o seu e-mail for longo o suficiente, divida-o em vários parágrafos curtos. Deixe uma linha em branco entre cada parágrafo em vez de escrever recuado
Etapa 6. Use o idioma oficial
Como os e-mails formais são feitos para fins profissionais, você precisa causar uma boa impressão. Use frases completas e frases educadas. Evite o seguinte:
- Gíria
- Abreviações desnecessárias
- Uso de emoticons e emoji
- Palavras desrespeitosas
- Piada
Etapa 7. Use uma saudação de encerramento apropriada
Assim como na abertura de saudações, existem várias opções para encerrar saudações que podem ser usadas em cartas formais. Certifique-se de incluir seu nome completo e cargo, bem como quaisquer outros títulos (se houver). Exemplos de saudações de encerramento que podem ser usados incluem:
- "Atenciosamente,"
- "Com os melhores cumprimentos,"
- "Obrigado,"
- "Saudações,"
- "Seu aluno,"
Método 3 de 3: preparando para enviar cartas
Etapa 1. Inclua os anexos necessários
Se você precisar incluir um anexo, certifique-se de incluí-lo no corpo do e-mail para que as pessoas que o estejam lendo possam vê-lo. Tente limitar o número de anexos e tamanhos de arquivo e use tipos de arquivo comuns e amplamente usados.
Por exemplo, inclua um aviso como "Estou anexando uma cópia em PDF do meu curriculum vitae e portfólio."
Etapa 2. Melhorar o conteúdo, a ortografia e a gramática do e-mail
Não dependa apenas de serviços de e-mail para detectar seus erros ortográficos e gramaticais. Leia seu e-mail em voz alta ou peça para alguém verificar e corrigir. Dessa forma, você pode encontrar erros de ortografia e frases pouco claras com facilidade.
Etapa 3. Certifique-se de que seu e-mail não contenha nenhuma informação sensível
Lembre-se sempre de que o e-mail não é uma forma segura de comunicação. Lembre-se de que os servidores de e-mail podem ser hackeados ou o destinatário pode intencionalmente ou não compartilhar informações que você não deseja revelar.
