O desenvolvimento de um Plano de Gerenciamento de Riscos eficaz pode evitar que pequenos problemas se tornem grandes. Diferentes tipos de planos de gerenciamento de risco podem lidar com o cálculo da probabilidade de um evento, seu impacto sobre você, quais riscos são especulativos e como mitigar os problemas associados a esses riscos. O planejamento o ajudará a enfrentar e prevenir situações difíceis que surgiram ou surgirão.
Etapa
Etapa 1. Entenda como funciona o gerenciamento de riscos
Risco é o efeito (positivo ou negativo) devido a um evento ou série de eventos que ocorrem em um ou vários locais. O risco é calculado com base na probabilidade de um evento se tornar um problema e no impacto resultante (Risco = Contingência X Impacto). Vários fatores devem ser identificados para analisar o risco, incluindo:
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Ocorrência: O que pode acontecer?
Desenvolva um Plano de Gerenciamento de Risco, Etapa 1Bullet1 -
Probabilidade: qual a probabilidade de o evento ocorrer?
Desenvolva um Plano de Gerenciamento de Risco, Etapa 1Bullet2 - Impacto: Qual será a gravidade do impacto se ocorrer?
- Mitigação: como (e em quanto) você pode reduzir a probabilidade.
- Contingência: como (e em quanto) você pode reduzir o impacto?
- Redução = Mitigação X Contingência
- Exposição = Risco - Redução
- Depois de identificar as variáveis acima, o resultado é Exposição. Essa é a quantidade de risco que não pode ser evitada. A exposição também pode ser chamada de Ameaça, Responsabilidade ou Gravidade, mas todas se referem à mesma coisa. A exposição será usada para ajudar a determinar se a atividade planejada precisa ser realizada.
- Geralmente, essa é uma fórmula de custo x benefício. Você pode usar esses elementos para determinar se o risco de implementar uma mudança é maior ou menor do que o risco de não implementar a mudança.
- Risco presumido. Se você decidir continuar (às vezes, você não tem escolha, por exemplo, regulamentações governamentais), sua exposição se torna um risco assumido. Em alguns ambientes, o risco assumido é traduzido em valores de rúpias que são usados para calcular a lucratividade do produto final.
Etapa 2. Defina seu projeto
Neste artigo, vamos nos considerar encarregados de um sistema de computador que fornece informações importantes (mas não críticas) para uma grande população. O computador principal que hospeda esse sistema é antigo e precisa ser substituído. Sua tarefa é desenvolver um Plano de Gerenciamento de Risco para esta mudança. Este plano será exibido em um modelo simplificado onde Risco e Impacto serão categorizados como Alto, Médio ou Baixo (este método é muito comum em Gerenciamento de Projetos).
Etapa 3. Obtenha a opinião de outras pessoas
Faça um brainstorm dos riscos. Reúna algumas pessoas que estejam bem familiarizadas com o projeto e peça contribuições sobre o que acontecerá, como evitá-lo e o que precisa ser feito se isso acontecer. Faça muitas anotações! Você usará a saída desta importante sessão várias vezes durante as etapas a seguir. Esteja aberto às idéias apresentadas. Pensar "fora da caixa" é bom, mas mantenha o controle de sua sessão para mantê-la focada no objetivo.
Etapa 4. Identifique as consequências de cada risco
De sua sessão de brainstorming, várias informações sobre o que acontece se o risco se tornar uma realidade foram coletadas. Associe cada risco com as consequências aludidas durante a sessão tão especificamente quanto possível. O “adiamento do projeto” deve ser dividido em, por exemplo, “O projeto será atrasado em 13 dias”. Se houver um valor de rúpia, simplesmente mencionar “Acima do orçamento” seria muito geral.
Etapa 5. Elimine questões irrelevantes
Por exemplo, se você mover o sistema de computador de uma concessionária de automóveis, uma guerra nuclear, uma praga ou asteróides assassinos não interferirão em seu projeto. não há nada que você possa fazer para planejar ou reduzir o impacto. No entanto, lembre-se de que você não inclui esses eventos em seu planejamento de risco.
Etapa 6. Liste todos os elementos de risco identificados
Você não precisa organizá-los em ordem. Basta registrá-los um por um.
Etapa 7. Inclua as probabilidades
Para cada elemento de risco em sua lista, determine se a probabilidade desses riscos realmente ocorrerem é Alta, Média ou Baixa o suficiente. Se você precisar usar números, a escala de Probabilidade para Baixo é 0,01-0, 33, Média = 0,34-0, 66 e Alta = 0,67 - 1,00.
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Note-se que, se a probabilidade de o evento se tornar real for zero, significa que o risco não é mais considerado. Não faz sentido considerar o que não vai acontecer (um T-Rex furioso come seu computador).
Etapa 8. Defina o impacto
Em geral, o impacto é designado como Alto, Médio ou Baixo com base nas diretrizes definidas. Se você tiver que usar números, isso significa escalas de impacto de 0,01 a 1,00, ou seja, 0,01 a 0,33 = Baixo, 0,34 - 0,66 = Médio, 0,67 - 1,00 = Alto.
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Nota: se o impacto de um evento for zero, o risco não precisa ser registrado. Não há razão para considerar coisas irrelevantes, sejam quais forem as probabilidades (meu cachorro jantou).
Etapa 9. Determine o risco do elemento
As tabelas são freqüentemente usadas para isso. Se você estiver usando valores altos, médios e baixos, recomendamos usar a tabela superior. Se estiver usando valores numéricos, você precisará considerar um sistema de pontuação um pouco mais complicado, semelhante à segunda tabela aqui. É importante observar que não existe uma fórmula universal para combinar Probabilidade com Impacto, e a fórmula varia dependendo da pessoa e do projeto. As fórmulas neste artigo são apenas um exemplo (embora baseadas em uma história real):
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Seja flexível na análise.
Às vezes, você precisa ir e voltar entre o método T-S-R e o método numérico. Você pode usar uma tabela semelhante à tabela abaixo.
Etapa 10. Classifique todos os riscos
Liste todos os elementos que foram identificados, começando do risco mais alto ao mais baixo.
Etapa 11. Calcule o risco total
Aqui os números vão te ajudar. na Tabela 6, você tem 7 riscos com valores T, T, S, S, S, R e R. Esses valores podem ser alterados para 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 e 0, 2, da tabela 5. O risco total médio é 0,5 ou Moderado.
Etapa 12. Desenvolva uma estratégia de mitigação
A mitigação é projetada para reduzir a probabilidade de um risco se tornar aparente. Normalmente, você só precisará fazer isso para elementos altos e médios. Você pode reduzir o elemento Low, mas coloque os outros em primeiro lugar. Por exemplo, se um elemento de risco pode atrasar a entrega de peças críticas, você pode reduzir o risco solicitando-as no início do projeto.
Etapa 13. Desenvolva um plano de backup
As contingências geralmente são projetadas para reduzir o impacto se o risco não se tornar aparente. Novamente, normalmente você só desenvolverá contingências para elementos altos e médios. Por exemplo, se uma peça importante de que você precisa não chegar a tempo, você pode ser forçado a usar as peças antigas que estão disponíveis enquanto espera pelas novas.
Etapa 14. Análise da eficácia da estratégia
Quanto reduziu a Probabilidade e o Impacto? Avalie sua estratégia de Contingência e Mitigação e reatribua a Avaliação Eficaz aos seus riscos.
Etapa 15. Calcule seu risco efetivo
Agora, seus sete riscos são S, S, S, R, R, R e R, o que se traduz em 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 e 0, 2. Assim, você obtém um risco médio de 0,329. Consulte a Tabela 5 e descobrimos que o risco geral é classificado como Baixo. Inicialmente, seu risco é moderado (0, 5). Após a implementação da estratégia de gerenciamento, sua exposição é baixa (0,329). Isso significa que você atinge uma redução de risco de 34,2% por meio da Mitigação e Contingência. Seguro!
Etapa 16. Monitore seu risco
Depois de saber a magnitude do risco, você precisa determinar como saber se o risco é real para saber quando e se precisa criar um plano de backup. Isso é feito identificando sinais de risco. Faça isso com risco elementar alto e médio. Então, conforme o projeto avança, você será capaz de determinar se o elemento de risco se tornou um problema. Se você não conhece os sinais, há uma boa chance de que o risco se torne real sem que ninguém perceba e afete o projeto, mesmo se você tiver um bom plano de backup em vigor.
Pontas
- Em situações em que o gerente de projeto tem muitas funções de gerenciamento de risco, a análise pode ser limitada ao caminho crítico do projeto. Nesses casos, é aconselhável calcular vários caminhos críticos com, talvez, um atraso adicional para identificar de forma mais proativa as tarefas que provavelmente estão no caminho crítico. Isso é particularmente apropriado quando um gerente de projeto controla vários projetos, mas não ofusca outras funções de planejamento e controle (consulte Avisos).
- Redução = Risco - Exposição. Neste exemplo (e assumindo um projeto de $ 1000000) seu risco é 0,5 X $ 1000000 (500000000 IDR) e sua exposição é 0,329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR), o que significa que o valor de redução = IDR 171.000.000. use-o como uma indicação do valor de despesa razoável para gerenciar o risco, que deve ser parte da estimativa revisada do projeto (como seguro).
- Planejar mudanças. O gerenciamento de riscos é um processo incerto porque o risco está sempre mudando. Hoje, você pode atribuir vários riscos com grande probabilidade e impacto. No dia seguinte, a probabilidade ou impacto pode mudar. Além disso, alguns riscos podem desaparecer completamente enquanto outros emergem.
- Você pode usar o Exposure para ajudar a determinar a viabilidade do projeto. Se o projeto total estimado for $ 1000000 e sua exposição for 0,329, a regra geral é que o projeto tem potencial para exceder a estimativa em $ 329.000. Você pode fazer um orçamento para algum dinheiro extra, apenas no caso? Caso contrário, talvez reconsidere o escopo do seu projeto.
- Use papéis de trabalho para monitorar o planejamento de risco em uma base contínua. Os riscos estão sempre mudando, riscos antigos podem ser perdidos e novos riscos entram em foco.
- Sinais de alerta antecipado fazem parte de um bom planejamento de backup. Se algum resultado de teste indicar que um plano de backup é necessário, acelere os resultados do teste. Se não houver um bom sinal de aviso, tente criar o seu próprio.
- Sempre faça uma investigação. O que você perdeu? O que poderia acontecer que você não considerou? Esta é uma das coisas mais difíceis e importantes de se fazer. Faça uma lista e verifique repetidamente.
- Se você é um gerente de projeto com experiência mínima ou um projeto pequeno, considere economizar tempo pulando etapas que não funcionam ou têm pouco impacto no projeto, pule a avaliação formal de Probabilidade e Impacto, faça um "cálculo mental" e pule direto e olhe para o projeto. Por exemplo, se você precisar realizar a manutenção do circuito elétrico e essa atividade “desligar” o servidor, o risco de mover o servidor para um novo circuito é maior do que esperar que a manutenção seja concluída para reativar o servidor. Em ambos os casos, o servidor será encerrado, mas você pode especificar qual ação é menos arriscada para o projeto.
Aviso
- Não deixe a política interferir em seu julgamento. isso acontece com frequência. As pessoas não querem acreditar que o que elas controlam pode ser problemático e argumentarão contra o seu nível de risco. Talvez, de fato, o risco não aconteça, mas existe a possibilidade de que a pessoa esteja seguindo seu próprio ego.
- Não ignore completamente os elementos de baixo risco, mas também não perca tempo com eles. As medidas Alta, Média e Baixa indicam quanto esforço será dedicado ao monitoramento de cada risco.
- Considere o que pode acontecer se dois ou três problemas ocorrerem juntos. A probabilidade é muito baixa, mas o impacto será enorme. Quase todos os grandes desastres envolvem vários erros.
- Não complique demais o projeto. O gerenciamento de riscos é uma parte importante do projeto. No entanto, não deixe o trabalho real do seu projeto ser prejudicado. Se você não tomar cuidado, pode acabar correndo riscos irrelevantes e sobrecarregando seus planos com informações inúteis.
- Não presuma que todos os riscos foram identificados. A natureza do risco é imprevisível.
