Se você se sente sobrecarregado com as tarefas diárias, ter uma programação o ajudará a ser mais produtivo, eficiente e organizado. Experimente um notebook, planejador ou aplicativo para gerenciar seu tempo e siga o método que você acha que funciona melhor. Certifique-se de definir resultados realistas e priorizar um equilíbrio entre responsabilidade e tempo livre. Para se manter na linha, faça do agendamento uma parte da sua rotina e recompense-se sempre que conseguir marcar uma tarefa na sua lista de afazeres.
Etapa
Parte 1 de 3: Fazendo um cronograma
Etapa 1. Registre o tempo que você realiza atividades de rotina
Mantenha um registro do tempo em que você se arruma de manhã, lava sua roupa matinal, faz compras, responde a e-mails, faz tarefas domésticas e conclui outras tarefas rotineiras. Analise-o por uma semana e anote-o em um caderno, planilha ou aplicativo de bloco de notas.
- Acompanhando sua rotina por uma semana inteira, você poderá estimar o tempo que precisa para alocar a certas tarefas.
- Talvez você encontre uma maneira de ser mais produtivo. Por exemplo, você pode descobrir que passou 10 horas jogando videogame e deveria passar mais tempo estudando.
Etapa 2. Tente criar uma programação usando uma variedade de ferramentas, de notebooks a agendas e aplicativos
Tire proveito de uma variedade de métodos manuscritos ou digitais ao configurar um cronograma pela primeira vez. Se você quiser começar com uma folha em branco, use um aplicativo de caderno ou bloco de notas. Se você quiser usar uma planilha que inclui a data e o intervalo de tempo, use um aplicativo de agenda ou calendário.
- Escolha um método que seja adequado para você. Se você não gosta de papel, use um aplicativo digital. Se a caligrafia ajuda você a manter o foco, use um lápis e um caderno.
- Você saberá do que gosta e do que não gosta ao usar a programação. Quando você encontrar o método certo, continue usando-o. Reúna todas as suas tarefas em um só lugar, seja um notebook, uma tarefa ou um aplicativo.
Etapa 3. Anote a data e o dia, se necessário
Se a data e o dia não estiverem disponíveis em seu dispositivo, basta escrevê-los no topo da página de programação. Use uma página por apenas 1 dia para que você possa se concentrar na tarefa atual. Faça anotações adicionais, se necessário.
- Listar os dias em sua programação o ajudará a controlar as atividades que acontecem em um determinado dia, como aulas de música às segundas e quartas-feiras.
- Se estiver usando um caderno comum, aproveite a página esquerda para a ordem da programação e anote suas prioridades diárias e outras anotações na página certa.
Etapa 4. Insira as atividades definidas primeiro
Lições, reuniões regulares e outras atribuições definidas formam o esboço de sua programação. Comece preenchendo uma coluna de atividade fixa, como “08.30 - Introdução à psicologia” ou “16.00 - Aula de ioga”.
- Se você estiver usando um caderno ou planilha em branco, coloque um intervalo de tempo à esquerda da página usando um intervalo de tempo a cada 30 minutos. Este método será muito útil. Dê a cada um um intervalo de tempo para que haja espaço suficiente para adicionar notas em uma tarefa.
- Se você estiver usando um aplicativo de agenda ou programação, geralmente há um horário disponível.
Parte 2 de 3: Tempo
Etapa 1. Faça uma lista de tarefas em uma folha de papel separada
É fácil incluir tarefas rotineiras, mas organizar o tempo restante não é. Comece anotando tudo o que você precisa preencher em uma folha de papel em branco ou em um novo documento no telefone ou computador. indique a prioridade da tarefa escrevendo um número ou letra ao lado da tarefa.
- Por exemplo, escreva 1 (ou A) próximo às tarefas mais importantes. Essas são as tarefas que você precisará incluir primeiro em sua programação. Escreva 2 (ou B) próximo a tarefas de prioridade média e 3 (ou C) para tarefas de prioridade baixa.
- Ao escrever uma tarefa em sua programação, você pode marcar o nível de prioridade próximo a ela ou simplesmente adicionar um asterisco ou ponto de exclamação ao lado das tarefas de prioridade superior.
- Se você está planejando uma semana, use uma lista de tarefas semanais. Escreva uma tarefa diária se quiser fazer uma programação para um dia.
Etapa 2. Programe suas tarefas mais importantes para os momentos em que se sentir mais produtivo
Comece a preencher sua agenda com as tarefas mais importantes. Faça uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará para ser concluída e agende as tarefas de alta prioridade para os momentos em que você estiver mais energizado e sem distrações. Para destacar as tarefas de prioridade máxima, adicione um asterisco, sublinhe ou destaque usando o Marcador.
- Por exemplo, se você se sentir mais produtivo pela manhã, programe projetos importantes antes do almoço. A organização de arquivos e a exclusão de e-mails podem ser feitas posteriormente.
- Tente fazer uma estimativa de tempo razoável. Não tente cronometrar seu dever de casa ou reunião com um cliente muito curto, digamos 30 minutos, quando você sabe que 1 hora deve ser uma hora.
- Depois de inserir as tarefas mais importantes, é hora de tarefas mais simples, como lavar ou fazer compras.
Etapa 3. Inclua detalhes que o ajudem a lembrar o que fazer
Ao inserir uma tarefa, inclua informações específicas para que você possa se lembrar do significado da tarefa. Se você fizer apenas anotações breves, como “Reunião” ou “Pesquisar dados”, você terá dificuldade em lembrar o que significa.
- Se você precisar participar de uma reunião, inclua também a hora, o local e os participantes da reunião. Você também pode adicionar marcadores às atribuições da reunião.
- Lembre-se de que você não precisa escrever uma redação inteira para cada tarefa. Basta inserir os detalhes necessários para não se confundir ao lê-lo.
Etapa 4. Anote os horários de início e término de cada tarefa
Não importa a ferramenta que você usa para agendar, aplicativos ou Bloco de notas, anotar os horários de início e término o ajudará a manter todas as atividades do dia dentro do cronograma. Você terá uma ideia de como será seu dia amanhã e onde estará a qualquer momento.
- Por exemplo, talvez você precise fazer uma visão geral das 9h30 às 10h30, fazer aulas das 11h às 12h15, almoçar às 12h30 e participar de reuniões das 13h às 13h45.
- Lembre-se sempre de definir o tempo estimado de maneira sensata. Preste atenção às notas que você faz enquanto rastreia o passado para poder estimar com precisão quanto tempo levará para completar uma tarefa.
Etapa 5. Também reserve um tempo para diversão, família e relaxamento
Você não pode ser produtivo o tempo todo. Portanto, reserve um tempo para as pessoas que você ama, saia e divirta-se. Se você é o tipo de pessoa que costuma se esquecer de descansar, é importante incluir lembretes para relaxar e se divertir.
Por exemplo, insira entradas como “Terça-feira, 18h30 - Jantar com a Sra. Raras e Tanaya (termine o trabalho 17h45!)” Ou “Sábado, 12h00 - Leve Aurora ao parque”
Etapa 6. Deixe 25% do seu tempo ocioso
Você terá dificuldade em refinar sua programação se preenchê-la com várias tarefas em sequência. Melhor ainda, reserve um tempo para lidar com quaisquer interrupções ou atrasos. Espaçar pelo menos 15 minutos entre cada tarefa é uma ótima maneira de concluir qualquer alteração de horário em seu plano.
- se você tiver que ir a algum lugar, sempre acrescente 10-15 minutos (ou até mais, dependendo de onde você mora) para o caso de ficar preso no trânsito.
- Mesmo que não se atrase ou não haja distrações, você pode aproveitar o tempo excedente para descansar, fazer exercícios ou até mesmo fazer tarefas adicionais.
Parte 3 de 3: aderindo a um cronograma
Etapa 1. Defina sua programação no mesmo horário todos os dias
Se você definir uma programação em um horário fixo, essa atividade passará a fazer parte da sua rotina diária. Você pode verificar sua lista de tarefas durante o café da manhã ou na noite anterior. Você só precisa fazer do agendamento de atividades um hábito diário.
Pode ser mais fácil planejar uma programação semanal para um domingo à noite e, em seguida, fazer ajustes e definir uma programação diária todas as noites ou manhãs
Etapa 2. Salve sua programação onde você possa vê-la
Seja em seu notebook, tarefas ou aplicativo, sempre certifique-se de que sua programação seja fácil de transportar. Se você raramente altera sua programação, terá dificuldade em cumprir essa meta de tempo.
- Se você usa o aplicativo, instale e sincronize sua conta com todos os dispositivos eletrônicos que você usa. Tente usar um computador desktop ou widget da tela inicial para fixar tarefas na tela principal de um dispositivo eletrônico.
- A instalação de um quadro branco ou calendário na área de trabalho será muito útil. Anote informações fáceis de entender rapidamente, como datas importantes e metas semanais.
Etapa 3. Marque as tarefas concluídas para mantê-lo motivado
É simples, marcar ao lado de uma tarefa concluída é muito divertido. Dar essas notas trará uma certa satisfação, porque você conseguiu progredir enquanto tenta permanecer responsável.
Não há necessidade de entrar em pânico se você não conseguir completar todas as tarefas. Se algo inesperado acontecer, revise a programação e torne-a uma prioridade no dia seguinte
Etapa 4. Recompense-se ao concluir todas as tarefas
Quando há uma recompensa esperada, as tarefas parecem mais fáceis de concluir, especialmente as chatas. Por exemplo, se o seu dia for cheio de apresentações, reuniões e prazos, recompense-se com uma pausa extra, sorvete ou alguma outra recompensa simples.
Além de um pequeno presente para comemorar a conclusão de uma tarefa, prepare um grande presente para você após um dia atarefado. Aproveite mais tempo na banheira, jogando videogame, assistindo filmes ou fazendo sua atividade favorita
Etapa 5. Use aplicativos de produtividade para bloquear distrações
Se você tende a navegar na web ou acessar mídias sociais, baixe um aplicativo como StayFocused ou Focusbar. Esses tipos de aplicativos bloqueiam sites que aparecem e distraem você nos horários que você reservou para o trabalho.
É ainda mais útil se você manter o telefone no bolso ou na bolsa, em vez de na mesa. Dessa forma, você ainda pode usá-lo sempre que precisar, mas relativamente livre de distrações, mantendo-o fora da vista
Etapa 6. Programe pausas regulares para evitar fadiga
Uma agenda apertada, sem pausas para descanso, pode parecer cansativa e até potencialmente desencadear a procrastinação. Obviamente, você não pode dar o seu melhor se se tratar dessa forma. Tire uma folga para que o trabalho seja mais fácil, enquanto refresca o corpo e a mente.
- Por exemplo, aproveitar o fim de semana para resolver vários assuntos domésticos é bom. No entanto, se você cortar a grama, lavar a roupa e limpar a casa no sábado, programe o domingo para descansar mais.
- Todas as noites, programe um momento de relaxamento de 1 a 2 horas antes de dormir. Use esse tempo para ler um livro divertido, mergulhar na banheira ou ouvir música relaxante.
Pontas
- Organize todas as suas tarefas em apenas uma programação, seja no Bloco de notas, tarefas ou um aplicativo. Você ficará confuso se as diferentes tarefas estiverem distribuídas em agendas diferentes.
- Seja flexível, escreva a lápis e revise sua programação conforme necessário. Não entre em pânico quando a realidade não estiver de acordo com o plano.
- Aproveite o tempo restante. Em vez de ir às redes sociais para gastar 15 minutos antes de uma reunião, tente fazer suas tarefas diárias em parcelas. Você também pode usar esse tempo para comer alimentos saudáveis, alongar-se ou fazer caminhadas rápidas.
- Inclua possíveis distrações em sua programação, mas faça o possível para contorná-las. Se alguém o visitar no trabalho ou você precisar pegar o telefone, diga "Desculpe, só posso bater um papo por um minuto" ou "Obrigado pela pergunta, mas sinto muito, poderei responder mais tarde."
- Não demore! As tarefas continuarão a se acumular se você continuar a ignorá-las e sua programação se tornará cada vez mais difícil de trabalhar.
- Se você não pode trabalhar dentro do cronograma, não desanime. Mude um pouco de acordo com suas circunstâncias e tente mantê-lo tanto quanto possível.
