Existem muitos eventos na vida que exigem que você peça uma prorrogação do prazo. Talvez você precise de tempo para fazer a lição de casa ou tenha problemas para concluir os projetos de trabalho no prazo. Nessas ocasiões, você deve ser capaz de escrever uma carta solicitando uma prorrogação do prazo de forma efetiva e adequada. Pense em sua solicitação, por exemplo, de quanto tempo você precisa e por quê? Em seguida, escreva a carta em um estilo formal e envie-a com um rastreador para mantê-lo calmo.
Etapa
Método 1 de 3: Compilando o conteúdo da carta
Etapa 1. Escreva o mais rápido possível
Depois de saber que precisa de uma extensão, prepare uma carta imediatamente. Você deve dar ao destinatário o máximo de tempo possível para decidir sobre sua situação. Você também precisa parecer pronto, apesar do fato de estar solicitando um ajuste de horário.
Etapa 2. Determine quanto tempo extra você precisa
Considere todos os fatores e faça uma solicitação realista. Se o tempo solicitado for muito curto, você pode ter que pedir uma extensão mais tarde. Sempre que possível, os prazos não devem ser perdidos. Portanto, é melhor se seus cálculos forem um pouco exagerados.
- Dependendo da situação, você pode considerar esta carta como parte das negociações. Nesse caso, é uma boa ideia pedir mais tempo para que ainda haja espaço para compromissos e encontrar um meio-termo.
- Meça sua velocidade com base em seu progresso atual e qual parte ainda não foi concluída. Por exemplo, se você está trabalhando em um projeto de consultoria há três meses, deve ser capaz de estimar quanto trabalho ainda está inacabado.
- Esteja ciente de que o destinatário da carta também pode ter um limite de tempo. Talvez eles também tenham um prazo que agora deva ser adiado. Por exemplo, os professores geralmente têm que dar ao corpo docente notas no meio do semestre e devem agendar a entrega das tarefas dos alunos de acordo com o prazo.
Etapa 3. Conheça as regras
Saiba o prazo exato antes de solicitar um ajuste. Não dê a impressão de que você não consegue administrar seu tempo pedindo uma prorrogação sem conhecer a situação atual. Por exemplo, algumas agências governamentais exigem que você envie uma solicitação dentro de 24 horas após o contato inicial. Se você não consegue cumprir, pode dizer que o cronograma está muito apertado.
Etapa 4. Inclua uma explicação plausível
Você dedica tempo ao rascunho da carta e o destinatário também reserva tempo para lê-la. Portanto, torne esta carta significativa. Pense sobre o seu verdadeiro motivo e transmita-o honestamente ao destinatário. Não minta nem exagere nas razões porque se perderá.
- Uma boa razão pode ser apresentada é o desejo de trabalhar completa e cuidadosamente. Por exemplo, se você está concluindo um projeto que afeta a segurança de um grande número de pessoas, declarar esse fato em sua explicação o beneficiará.
- Se houver vários motivos, escolha o melhor. Por exemplo, se você adiar uma oferta de emprego, diga que deseja fazer pesquisas adicionais sobre os custos da mudança (se for verdade), não diga que também está esperando por outra oferta.
Etapa 5. Forneça alguns detalhes selecionados
Os detalhes darão um toque de autenticidade e habilidade na escrita. Isso é especialmente importante se você estiver escrevendo para o governo ou para um grupo de pessoas que nunca conheceu pessoalmente.
- Por exemplo, se seu avô morreu dois dias antes do prazo final para a redação da faculdade, você pode descrever o evento como uma "emergência familiar", não apenas um "assunto de emergência". Você também precisará mencionar a partida de seu avô e algumas informações sobre sua viagem de volta para casa.
- Prepare os documentos antes de enviar uma solicitação. Você pode precisar descrever sua aplicação ou emprego anterior, especialmente se estiver lidando com o governo ou outros órgãos oficiais. Mostrar que você seguiu todas as etapas do processo até este ponto será benéfico para o seu caso.
Etapa 6. Escolha um estilo e conteúdo positivos
Ninguém quer ler uma carta contendo uma reclamação. Em vez disso, descreva o evento negativo de forma rápida e nivelada e, em seguida, prossiga para a solução positiva que você pediu. Por exemplo, se você sentir que sua oferta de salário inicial é muito baixa, você pode escrever: "Preciso de algum tempo para considerar sua oferta. No entanto, sinto que o salário mais alto me permite trabalhar com mais eficiência."
Etapa 7. Pesquise a carta antes de enviá-la
Reserve alguns minutos para reler sua carta antes de enviá-la. Procure erros editoriais e de digitação. Execute um programa de verificação ortográfica e gramatical no computador. Peça ao seu amigo de confiança para ler. Não se apresse ou pule esta etapa porque se você cometer um erro, parecerá descuidado e isso pode afetar o resultado final.
Método 2 de 3: Seguindo as regras formais de redação de cartas
Etapa 1. Prepare a seção do título
A data deve estar no canto superior direito da página. Pule uma linha abaixo dela e escreva o endereço, também alinhado à direita. Em seguida, pule outra linha e anote o endereço completo do destinatário alinhado à esquerda.
Se a solicitação for enviada por e-mail, você pode omitir a parte da data e do endereço e ir direto para a saudação. No entanto, certifique-se de usar um assunto claro e eficaz. Por exemplo, se você está enviando uma carta a um conferencista, escreva o assunto "Pedido de prorrogação do artigo de história javanês de Andi Widodo"
Etapa 2. Use uma saudação formal e completa
Comece com "Caro". Em seguida, siga por título e nome. Por exemplo, “Caro. Sr. Baskoro "ou" Caro. Sra. Darmawati ". Às vezes, você também precisa usar um título complicado, como “Caro. Professor Abdurrahman "ou" Caro. Raden Wiraningrat ".
- Mesmo que você conheça o destinatário informalmente, esta carta ainda é um pedido formal, portanto, o estilo e o conteúdo devem ser formais. Não escreva "Oi, Don", por exemplo.
- Tente encontrar uma pessoa específica que receberá sua carta. Caso contrário, sua carta parecerá uma carta formatada. Por exemplo, “Caro. Raden Wiraningrat "é melhor do que" Para os interessados ".
Etapa 3. Use formatação de parágrafo curto
O corpo da carta deve consistir em apenas 1-3 parágrafos. Na maioria dos casos, você pode abrir com 1-2 linhas, explicar a solicitação em 2-4 linhas e concluir com 1-2 linhas. Se você precisar desenvolver até três parágrafos inteiros, separe a introdução, o corpo e a conclusão.
Para abrir a carta, você pode dizer: "Eu sou Andi Widodo, um aluno que assiste a sua aula de história javanesa todas as segundas-feiras de manhã na sala III-C." Isso vai despertar a memória do palestrante e ele não terá que procurar quem você é
Etapa 4. Preste atenção às palavras da conclusão
Não subestime a importância de conclusões sólidas. Use esta última frase para reafirmar seu caso (em uma linha) e agradecer ao destinatário pelo tempo. Você pode escrever: “Obrigado pelo seu tempo e consideração”.
- Encerre a carta com uma saudação formal antes de seu nome. Alguns deles são “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou “Com todo o respeito”.
- Se você precisar de uma resposta dentro de um certo tempo, inclua essa informação no final. Você pode colocá-lo na linha de agradecimento. Por exemplo, “Obrigado por sua consideração e estou ansioso para ouvir de você na próxima semana.” Ao escrever esta seção, tente não dar a impressão de estar pressionando ou perseguindo o destinatário.
Etapa 5. Digite seu nome completo e assinatura
Na saudação “Atenciosamente”, deixe 3-4 linhas em branco. Em seguida, escreva o nome completo alinhado à esquerda. Use a linha em branco para adicionar a assinatura original. Se esta carta for enviada por e-mail, você pode deletar a linha em branco e apenas digitar o nome.
Método 3 de 3: Envio de cartas aos destinatários
Etapa 1. Faça ou salve uma cópia de sua carta
Após revisar o rascunho e antes de enviá-lo, tire uma foto da carta (transferida para PDF), salve o rascunho online ou faça uma fotocópia. Você pode precisar anotar a data de entrega se não for a mesma que a data da carta. Guarde esta cópia em um local seguro para arquivos pessoais.
Etapa 2. Envie por frete padrão
Leve a carta ao correio, entregue-a ao balconista ou coloque-a na caixa do correio. Se você quiser ter certeza de que a correspondência foi recebida, solicite um serviço de rastreamento.
Se a carta for enviada pelo correio, certifique-se de que ela seja impressa em uma impressora de alta qualidade com boa tinta. Cartas de solicitação manuscritas geralmente não são aceitas
Etapa 3. Envie por e-mail
Esta é provavelmente a melhor forma de enviar uma solicitação, pois não leva muito tempo e é muito confiável. Certifique-se de que o endereço de e-mail do destinatário esteja correto e inclua seu número de identificação, se for o caso, no assunto.
- O destinatário pode ver o dia e a hora em que você enviou o e-mail. Esteja ciente disso se você envia e-mails com frequência tarde da noite.
- Certifique-se de que seu e-mail seja formal com o endereço que você usa. Envie de uma conta de aparência profissional. Um exemplo de conta de e-mail apropriada para o trabalho é "[email protected]".
- Se você estiver enviando uma carta por fax, aguarde a página de confirmação indicando que sua carta foi enviada e recebida com sucesso.
Etapa 4. Faça uma solicitação por telefone em vez de uma carta
Se sua solicitação for urgente ou próxima do último minuto, pode ser uma boa ideia perguntar pessoalmente por telefone. Se for este o caso, mantenha uma atitude formal e exponha o seu caso de forma coerente.
Pontas
- Tente escrever uma carta de uma página ou menos. Uma carta como esta parece completa, mas fácil de ler.
- Saiba se o destinatário enviará uma resposta, como uma carta de confirmação.
Aviso
- Prometa algo realista. Não deixe seu tempo extra ser gasto em tarefas adicionais.
- Aproveite ao máximo esta extensão. Não deixe você pedir uma extensão novamente.
- Certifique-se de incluir todos os formatos necessários. Algumas organizações exigem que você use um formato de carta definido por elas.
