Você costuma ficar olhando pela janela por minutos, mesmo tendo trabalho a fazer? Você está procurando informações inúteis ou jogando na Internet, embora haja tarefas mais importantes que precisam ser feitas imediatamente? Parece que você tem que admitir que tem tendência a procrastinar. A chave para gerenciar o tempo de maneira mais eficaz é minimizar distrações, focar nas tarefas mais importantes que você precisa realizar e encontrar maneiras mais confiáveis de aumentar sua produtividade.
Etapa
Método 1 de 2: evite o hábito de perder tempo
Etapa 1. Fique longe da Internet
Hoje em dia é tão fácil acessar a Internet e, portanto, muitas vezes somos tentados a acessá-la. Quando você percebe que precisa parar de perder tempo e fazer algo, evitar a Internet torna-se uma maneira fácil de quebrar o hábito da procrastinação.
Se sua determinação não pode ajudá-lo a ficar fora da Internet - ou pior, o trabalho que você precisa fazer requer que você use a Internet - você pode instalar aplicativos de bloqueio de sites para vários navegadores. Você só precisa ativar este aplicativo se precisar manter o foco e deixar que este programa o ajude
Etapa 2. Feche sua caixa de e-mail
Uma pesquisa com funcionários da Microsoft mostrou que eles gastaram cerca de dez minutos respondendo e-mails e mais quinze minutos se concentrando novamente na tarefa em questão. Se você realmente precisa se concentrar em uma tarefa, pode configurar sua caixa de correio de voz para atender automaticamente e tentar evitar verificá-la até terminar o trabalho.
Você pode fazer o mesmo com mensagens de texto, mensagens instantâneas, notificações push, alertas móveis e assim por diante. Essas distrações podem nos fazer procrastinar, porque muitas vezes parecem mais produtivas do que outras coisas que causam perda de tempo, mas muitas vezes são tão improdutivas quanto. Desligue seu celular o máximo possível
Etapa 3. Faça todo o trabalho em um dispositivo
Se você usa um computador portátil para trabalhar em planilhas, um telefone celular para verificar e-mails e um tablet para fazer apresentações, também terá dificuldades. Cada vez que você troca de dispositivo, há uma ou duas distrações que você enfrenta e, depois disso, precisa de algum tempo para se reorientar. Tente reunir tudo que você precisa em um dispositivo enquanto se prepara antes de começar a trabalhar, para que você possa usar apenas um dispositivo no trabalho.
Etapa 4. Crie uma programação
A maioria das pessoas não gosta de fazer uma programação, mas você não precisa fazer uma programação completa. Antes de começar a trabalhar em uma tarefa, reserve cinco minutos para fazer uma lista ou outras coisas necessárias para concluí-la. Ao criar um bom cronograma, você também pode garantir o progresso do seu trabalho.
- Use "grades de tempo" ou segmentos de tempo definidos para tarefas específicas para que você possa dividir essa tarefa em partes viáveis com mais facilidade. Esse método pode ser aplicado a todos os tipos de coisas, desde dever de casa, tarefas de escritório ou reformas de casa.
- Se possível, tente agrupar suas tarefas e trabalhos. Por exemplo, se você tiver que ir ao supermercado e reabastecer seu carro, tente fazer os dois em uma viagem. Dessa forma, você pode economizar tempo indo duas vezes para coisas que podem ser feitas ao mesmo tempo.
Etapa 5. Faça mais devagar
Isso pode parecer improdutivo, mas tente trabalhar mais devagar, porque se trabalhar rápido demais ou fizer mais de uma tarefa por vez, poderá perder tempo. Estudos mostram que apenas 2% das pessoas que realizam uma tarefa por vez podem ser realmente eficazes e economizar tempo.
Trabalhar mais devagar também oferece uma oportunidade de garantir que você conclua cada tarefa bem e claramente, portanto, é menos provável que você volte à tarefa para corrigir quaisquer erros, o que geralmente leva mais tempo
Etapa 6. Continue trabalhando na tarefa atual
Freqüentemente, procrastinamos porque estamos realizando outras tarefas importantes (mas não urgentes) em vez das tarefas importantes que precisamos terminar agora. Gastar tempo em atividades menos importantes é um retrocesso e uma perda de tempo se você tiver outras tarefas mais urgentes. Saiba se a tarefa em que você está trabalhando é a principal prioridade de sua lista de tarefas ou não.
Tente priorizar suas tarefas. Comece com algumas pequenas tarefas para se motivar e, em seguida, concentre-se nas tarefas mais importantes ou urgentes para você agora
Etapa 7. Dê a si mesmo tempo para fazer uma pausa
Trabalhar sem parar pode deixá-lo cansado e frustrado. Você pode fazer uma pausa no final do dia de trabalho ou no jantar para evitar o excesso de trabalho que pode afetar a qualidade do seu trabalho.
Mesmo se você estiver lutando com tarefas que precisam ser enviadas amanhã, dê a si mesmo um tempo para fazer uma pausa antes de trabalhar nelas novamente
Método 2 de 2: usando reteste
Etapa 1. Crie uma tabela para gerenciar seu tempo ao longo do dia
Você já percorreu várias etapas para se manter focado no Método 1 e este teste iterativo é uma boa maneira de testar a eficácia com que você o está usando. Comece criando uma planilha ou você pode criar uma tabela no papel ou um quadro branco. Crie uma coluna para o relógio e crie uma coluna ainda mais larga à direita dela.
Etapa 2. Pare de trabalhar no início de cada hora
Este teste requer que você descanse por um ou dois minutos no início de cada hora para avaliar como você usou a hora anterior. Você pode definir um cronômetro para ter certeza de parar o tempo suficiente para preencher esta mesa.
Etapa 3. Pense em como você passou a hora anterior
Durante o período de avaliação, pense no que você fez na hora anterior. As coisas que você faz variam de exercícios a estudar para uma prova ou passar uma hora em frente à televisão. Tente ser honesto consigo mesmo ao avaliar esta hora.
Etapa 4. Pergunte a si mesmo se gostaria de repetir a hora
Portanto, este teste é denominado reteste. Depois de saber o que fez uma hora antes, tente se perguntar se deseja fazer de novo ou não. Esta pergunta ajuda você a se perguntar se você acredita que gastou a hora anterior de forma produtiva. Se a resposta for não, é menos provável que você queira repetir o relógio.
Etapa 5. Resuma o que você fez em uma hora e escreva sua avaliação na coluna à direita
Manter o controle de como está o seu dia e ver quantas horas você deseja repetir e quantas horas você não deseja repetir também pode ser uma ferramenta motivacional eficaz. Escreva algumas palavras sobre o que você fez na hora anterior na coluna certa e também avalie se deseja repetir ou não.
Etapa 6. Conheça as partes do seu dia que você pode controlar
Uma das desvantagens desse novo teste é que você pode julgar rapidamente cada hora por sua utilidade. Aulas em que o professor não está ensinando material novo, reuniões de trabalho improdutivas e outras partes do dia podem ser uma perda de tempo irritante. Tente se lembrar que às vezes você não tem controle total sobre cada hora do seu dia e tem que participar de coisas que parecem improdutivas, como reuniões de trabalho, que para você são uma perda de tempo.
Ser flexível é importante em todos os aspectos da vida, incluindo tempo para diversão e relaxamento
Pontas
- Certifique-se de dormir o suficiente à noite para não se sentir lento e preguiçoso ao longo do dia.
- Tente ser honesto consigo mesmo ao tentar ser produtivo no trabalho. Às vezes, a melhor coisa que você pode fazer é parar para uma curta caminhada, comer algo ou conversar com um amigo por alguns minutos quando sentir que precisa se refrescar depois de um dia duro de trabalho.
