Um processo de negócios é um sistema que uma empresa usa para atingir seus objetivos. Esse processo também pode ser interpretado como as etapas realizadas para gerar valor para os clientes. Os gerentes analisam os processos de negócios para avaliar se estão funcionando bem. O gerente primeiro analisa os processos em execução no momento. Depois disso, a administração pode determinar mudanças para melhorar os processos existentes. As melhorias de processo podem ajudar as empresas a economizar tempo, reduzir custos ou criar produtos mais adequados para os clientes.
Etapa
Parte 1 de 2: Determinando como os processos de negócios são criados
Etapa 1. Defina os processos de negócios
Os processos de negócios referem-se às atividades que os funcionários realizam diariamente para atingir as metas organizacionais. Esse processo reflete as ações da empresa para atingir determinados objetivos. O processo de negócios deve incluir todas as variações ou exceções ao processo. Para entender como analisar um processo de negócios, você deve considerar como um processo de negócios é criado.
- Considere o escopo da tarefa. Por exemplo, você atualiza o processo usado para enviar faturas aos clientes. O escopo da tarefa refere-se a quão amplo é o escopo da tarefa a ser realizada. Nesse caso, suponha que o escopo são todas as faturas enviadas a um cliente. Você determina que, em um mês, uma média de 200 faturas são enviadas aos clientes.
- Especifique o resultado desejado. Pense no que esse processo está tentando realizar. Nesse caso, você deseja que as faturas sejam enviadas com precisão para cada cliente assim que o produto for despachado. Você enviará uma cópia física da fatura ao enviar o pedido. Você também enviará a cada cliente uma fatura eletrônica por e-mail.
- Liste os subprocessos que estão no processo. Quanto mais específico for um processo, mais fácil será analisá-lo e aprimorá-lo.
- Documentar processos de negócios. Você pode documentar o processo como uma lista de etapas e considerar representá-las em um fluxograma. Os processos costumam cruzar vários departamentos em grandes organizações. O processo de criação da fatura, por exemplo, envolveria os departamentos de faturamento e contabilidade.
- Defina os vários departamentos ou funções da entidade no processo, juntamente com todas as entradas e saídas. Por exemplo, fazer um contracheque requer informações do departamento de produção para descobrir o número e horas de trabalhadores trabalhados, o departamento de RH para descobrir taxas e reduções salariais, etc.
- Liste todas as exceções ao processo. Quase todos os procedimentos de negócios terão exceções e variações. Por exemplo, você pode fazer com que certos clientes recebam grandes descontos. Este cliente encomenda produtos em grandes quantidades. Dar um grande desconto faz a equipe de faturamento deduzir o valor do desconto calculado no software de faturamento. Grandes descontos devem ser inseridos manualmente para criar uma fatura precisa.
Etapa 2. Documentar o processo de negócios e pensar sobre que tipo de processo de negócios criar
Separar vários processos de negócios por tipo ajudará na análise e melhoria de processos de negócios. Se dois processos forem do mesmo tipo, as atualizações de processo podem ser semelhantes. Um determinado processo pode ser um processo operacional, de suporte ou de gerenciamento.
- Os processos operacionais referem-se às tarefas diárias de entrega de produtos aos clientes. O processo de criação de faturas para clientes pode ser incluído no processo operacional. É muito importante enviar faturas precisas aos clientes para que os pagamentos sejam cobrados o mais rápido possível.
- Os processos de suporte referem-se às atividades de suporte operacional da sua empresa. O Departamento de Recursos Humanos é um exemplo de área de apoio à empresa. Este departamento apoia os gerentes de departamento na entrevista e recrutamento de novos funcionários. Embora os Recursos Humanos não estejam diretamente envolvidos com os clientes, eles dão suporte ao departamento de operações.
- Toda organização precisa de gerenciamento para executar a direção geral dos negócios da empresa. O processo de planejamento e execução do orçamento é um processo de gestão. Todas as empresas devem ter um processo formal de orçamento. Esse processo deve envolver a discussão do orçamento da empresa com o gerente financeiro.
Etapa 3. Analise os processos de negócios para encontrar sintomas de ineficiência do processo
Os processos de negócios consistem em entradas (entradas) e saídas (saídas). Trabalho, energia, materiais e equipamento de capital são considerados como insumos. As entradas são ativos usados para gerar receita e lucro. Por outro lado, a saída é um produto ou serviço físico. As entradas entram no processo e produzem saídas. Você precisará realizar uma análise para procurar as ineficiências desse processo.
- Seu processo deve usar entradas de forma eficiente para produzir saídas. Por exemplo, você gerencia uma filial de uma oficina. Sua contribuição é mão de obra, equipamento e peças. Sua saída são os serviços de reparo de veículos do cliente.
- Um longo tempo de reparo ou acúmulo de trabalho é uma indicação de ineficiência do processo. O problema pode ser devido ao cronograma de reparos de alguns clientes estar muito próximo.
- As indicações de ineficiência do processo também podem ser vistas se o custo de substituição de peças exceder em muito o orçamento. Nesse caso, o problema pode ser específico do departamento de compras ou das peças do fornecedor.
- Determine quais processos precisam de melhorias com base nos problemas identificados. Você deve priorizar vários processos de negócios. Escolha o processo que causa maior impacto em seus negócios. Por exemplo, você pode querer corrigir o tempo de execução primeiro. O longo tempo de processamento resultará na perda de clientes da empresa. Priorize a melhoria do processo.
Parte 2 de 2: Analisando o Processo de Negócios
Etapa 1. Converse com as pessoas-chave sobre os processos dentro da empresa
Depois de determinar o processo a ser melhorado, discuta o processo com as pessoas responsáveis por sua implementação. Reserve um tempo para entrevistar os principais participantes e peça melhorias que possam ser feitas.
- Pergunte sobre as ações da equipe e por quê.
- Determine a entrada necessária para realizar cada tarefa e onde você obtém cada entrada. Se a empresa produz jeans denim, você precisa saber quem é o fornecedor do denim e a frequência com que as matérias-primas são enviadas para a empresa.
- Identifique os resultados de cada tarefa e quem os receberá. Se você gerencia um workshop, a equipe do workshop deve documentar seu trabalho. A equipe de reparos deve repassar as informações ao departamento de cobrança, que então gera uma fatura para o cliente.
- Peça sugestões sobre como lidar com as ineficiências de processo que sua equipe encontra.
Etapa 2. Crie um fluxograma de negócios para cada processo
Os fluxogramas de processo podem ajudá-lo a descrever os processos de negócios. Você pode usar a documentação de sua discussão de processo para criar um fluxograma. Este fluxograma deve ter todas as etapas necessárias para concluir um determinado processo de negócios.
- É importante observar que um fluxograma de processo de negócios deve conter apenas procedimentos definidos que os funcionários devem seguir.
- Os fluxogramas podem ser desenhados manualmente ou com software. Programas de Word e planilha com recursos de mapeamento podem ser usados para criar fluxogramas. Você também pode encontrar software especializado para a criação de fluxogramas.
- Os fluxogramas são ferramentas muito úteis para ver claramente os processos de negócios à sua frente. Esta ferramenta tornará a identificação e correção de ineficiências muito mais fácil.
- Depois que as alterações forem feitas no processo, analise os resultados novamente e veja se o processo melhorou de acordo com suas expectativas. Caso contrário, repita o processo de análise e tente identificar as áreas que precisam de melhorias. A análise de processos de negócios é uma atividade contínua em seus negócios.
Etapa 3. Conduza uma sessão de brainstorming para encontrar melhorias no processo
Muitos processos envolvem mais de um departamento dentro de sua empresa. As sessões de grupo identificarão as ineficiências do processo que afetam mais de um departamento. Essas sessões também podem validar as informações fornecidas durante as entrevistas pessoais com os participantes.
- Resuma as informações recebidas e compartilhe-as com os participantes do processo. Isso incluirá participantes que já foram e não foram entrevistados antes. Peça feedback de todos. Este feedback fornecerá orientação adicional para sua análise.
- As informações recebidas dos participantes do processo devem dar uma ideia clara de como o processo funciona e qual é o problema.
- A discussão interpessoal se torna a base para fazer mudanças em um processo. As mudanças podem ser reduções de custos, reduções de tempo de ciclo de processo, simplificações de processo ou melhorias de serviço para os clientes.
