A análise de custo é um dos quatro tipos de avaliação econômica (além da análise de custo-benefício, análise de eficácia de custo e análise de utilidade de custo). Como o nome indica, a análise de custos concentra-se nos custos de implementação de um programa, independentemente do resultado primário. A análise de custos é um primeiro passo importante antes de realizar qualquer outra avaliação econômica para determinar a adequação ou confiabilidade de um projeto.
Etapa
Parte 1 de 3: Definindo Metas e Escopo
Etapa 1. Saiba por que uma análise de custos é necessária
O escopo da análise de custo dependerá desses motivos, portanto, antes de considerar o escopo da análise, você precisa ter certeza de que os resultados da análise de custo responderão à sua pergunta principal.
- Se você estiver fazendo uma análise de custos apenas para preparar um orçamento ou plano para o futuro, o escopo geralmente é apenas no nível organizacional.
- Por outro lado, para uma finalidade mais restrita e específica, como determinar a viabilidade e o custo de um determinado serviço, pode exigir uma análise de custo mais restrita, que visa apenas alguns serviços.
Etapa 2. Identifique seu ponto de vista da análise de custos
Além de saber por que você precisa de uma análise de custo, você também precisa saber “de quem” os custos precisam ser analisados. Isso determina os dados a serem coletados e como classificá-los.
- Por exemplo, talvez você queira calcular o custo de oferecer um determinado serviço a um cliente. Em caso afirmativo, analise os custos do ponto de vista dele e considere o valor das taxas de serviço cobradas (ou serão cobradas), transporte até o local e outros custos.
- Se você deseja apenas saber o custo de um programa, geralmente analisará as despesas da empresa. Você também pode estar analisando os custos de oportunidade, como se oferecer um programa o impede de oferecer outro.
Etapa 3. Diversificar os programas oferecidos
A maneira como você descreve o programa determinará como a alocação de custos será analisada. Se a organização executa programas que são facilmente distinguíveis, a divisão pode ser vista claramente. Para programas sobrepostos ou programas que compartilham os mesmos recursos, determine como separá-los.
- Programas sobrepostos podem ser agrupados até certo ponto, em vez de avaliados separadamente. Escolha a forma mais lógica de acordo com as operações da organização e tente trabalhar da forma mais eficiente possível.
- Para determinar se os programas precisam ser desagregados, observe os serviços que cada programa oferece, os recursos necessários para entregar os serviços e a quem os serviços são fornecidos. Se 2 de 3 desses fatores forem iguais nos dois programas relacionados, você pode combiná-los em uma análise de custo.
Etapa 4. Determine o período de tempo que deseja avaliar
Como você classifica e calcula os custos depende do período de tempo para o qual os custos são analisados, como longo prazo (vários meses ou anos) ou curto prazo (várias semanas ou apenas uma vez).
- Por exemplo, se você está tentando determinar a viabilidade de um serviço específico, primeiro determine quanto custaria para produzir esse serviço. Você executará uma análise de custo de longo prazo para determinar se a organização pode arcar com os custos do serviço.
- Geralmente, é melhor escolher um período de tempo que permita obter dados de receita precisos, em vez de apenas estimativas. Isso é útil se você planeja usar a análise de custos como base para uma avaliação econômica posterior.
Parte 2 de 3: Classificação de custos
Etapa 1. Revise os relatórios de análise de custo anteriores, se possível
Se a organização já realizou uma análise de custos, aplique a mesma forma ou uma forma semelhante de classificação de custos. Dessa forma, os dois relatórios podem ser comparados, tornando-os mais úteis ao longo do tempo.
Você também pode tentar analisar os custos que organizações semelhantes fazem ou oferecem os mesmos serviços
Etapa 2. Liste todos os custos diretos do programa que está sendo avaliado
Os custos diretos incluem salários e benefícios para os membros da equipe, matérias-primas e suprimentos e qualquer mobiliário ou equipamento necessário. Dependendo do tipo de programa ou serviço oferecido, você também pode incorrer em taxas de contrato, licença ou seguro.
- Custos diretos são custos incorridos especificamente para programas ou serviços que são avaliados em uma análise de custo. Esta taxa não é compartilhada com outros programas.
- Os custos indiretos, como serviços públicos (incluindo água e eletricidade), podem ser custos diretos se o programa ou serviço tiver seu próprio local.
Etapa 3. Custos indiretos
Os custos indiretos incluem despesas administrativas gerais ou salários e subsídios de gerência, instalações, equipamentos e qualquer outra coisa para a qual algum outro programa ou serviço contribua. O que é classificado como custo indireto dependerá de como você separa os programas ou serviços que a organização oferece.
Em particular, ao calcular um programa ou serviço separado, você precisa alocar esses custos indiretos
Etapa 4. Organize os custos para refletir o propósito da análise
O relatório de análise de custos deve ser útil para a organização. Em vez de depender de categorias financeiras amplas, escolha categorias que reflitam com precisão os objetivos da análise de custo.
As categorias padrão podem ser custos de pessoal, custos operacionais e custos iniciais. Dentro de cada categoria, identifique quais custos são classificados como custos diretos e indiretos
Parte 3 de 3: Cálculo de custos
Etapa 1. Colete relatórios e informações financeiras
Para cada tipo de custo planejado para ser incluído na análise, observe as fontes de dados necessárias para poder calcular os custos associados. Se você deseja estimar os custos, crie uma lista de relatórios que contenham as informações necessárias para que você possa fazer estimativas confiáveis.
- Use as informações de custo real tanto quanto possível. Isso aumentará a confiabilidade e a utilidade de sua análise de custos.
- Para estimativas, procure fontes confiáveis que possam ser aplicadas da forma mais restrita possível. Por exemplo, se você precisar estimar o pagamento, use a taxa média para funcionários de uma cidade, em vez de uma nacional.
Etapa 2. Totalize os custos diretos do programa
Usando as informações coletadas, some as despesas com salários, equipamentos, matérias-primas e outros custos diretamente relacionados ao programa em análise. Estenda esses custos ao longo do período de tempo analisado.
- Se você estiver fazendo uma análise de custos de longo prazo, calcule os custos diretos primeiro em uma base semanal ou mensal e, em seguida, estenda-os.
- Ao calcular os custos de pessoal, certifique-se de incluir o custo (ou valor) dos benefícios fornecidos aos funcionários que trabalham no programa relacionado.
Etapa 3. Alocar custos indiretos para o programa analisado
Para alocar custos indiretos, determine como cada custo pode ser dividido entre vários programas. Depois disso, calcule a proporção dos custos nos programas relacionados.
Por exemplo, digamos que você aloque o salário do diretor de RH. Como esse diretor é responsável pelo pessoal do programa, é natural que seu salário seja dividido de acordo com o número de funcionários do quadro. Se você tem um total de 10 funcionários e 2 são delegados ao programa ou serviço sob revisão, você pode alocar 20 por cento do salário do diretor para o programa em uma análise de custo
Etapa 4. Calcule a depreciação do ativo
Se os ativos de capital da organização, incluindo móveis ou equipamentos, forem usados para implementar o programa ou fornecer o serviço que está sendo avaliado, a depreciação do ativo deve ser incluída no custo total do programa ou serviço.
Calcular a depreciação pode ser difícil. Se você não tem experiência em depreciação de ativos, recomendamos usar os serviços de um contador
Etapa 5. Considere os custos ocultos
Dependendo da organização e do programa que está sendo avaliado, pode haver custos adicionais que não aparecem no orçamento ou no histórico financeiro. Inclua essas estimativas de custo na análise para que os resultados sejam mais confiáveis.
- Por exemplo, se você estiver fazendo uma análise de custo de programa para uma fundação, os custos ocultos podem incluir o valor estimado das horas de trabalho voluntário, matéria-prima doada ou espaço doado.
- Os custos ocultos também podem incluir custos de oportunidade. Por exemplo, lançar um programa pode afetar a capacidade de uma organização de oferecer outros programas.
Etapa 6. Tire conclusões com base em suas descobertas
Volte ao seu objetivo de conduzir uma análise de custos e determine a ação que precisa ser executada. Você também pode incluir projeções ou estimativas de custos futuros associados ao programa ou serviço.
- No mínimo, sua análise de custo fornecerá um valor real do custo de execução de um determinado programa ou serviço.
- Sua análise de custos também pode levantar novas questões, indicando que análises adicionais são necessárias antes de tomar uma decisão final.
