Como o nome indica, uma carta-resposta é uma carta feita para responder a uma pergunta ou solicitação de alguém, que geralmente também é entregue por escrito por carta e é comumente usada como um meio de troca de informações no mundo dos negócios. Para produzir a carta de resposta perfeita, a primeira coisa a fazer é revisar o conteúdo da carta que contém a pergunta ou solicitação que você recebeu. Em seguida, procure quaisquer informações adicionais necessárias para responder à carta. Depois de fazer as duas coisas, comece a escrever uma carta-resposta com frases educadas, diretas, claras e capazes de responder a todas as perguntas ou solicitações listadas na carta original. Além disso, certifique-se de que o tom de sua frase também seja amigável e informativo para garantir que a carta seja capaz de satisfazer o destinatário.
Etapa
Método 1 de 3: Revisão do conteúdo da carta original
Passo 1. Identifique as informações solicitadas ou questionadas pelo remetente da carta
Como as cartas-resposta existem para fornecer tudo o que o remetente precisa saber, sempre reserve um tempo para revisar cuidadosamente o conteúdo da carta. Em particular, entenda a necessidade de o remetente da carta saber quais informações você pode fornecer a ele.
- Às vezes, determinar o significado de uma carta não é tão fácil quanto girar a palma da mão, especialmente se o estilo de escrita de quem escreve a carta não é claro. Portanto, sempre reserve um tempo para entender as necessidades do remetente da carta antes de redigir uma carta-resposta.
- Se necessário, anote algumas das coisas importantes que você encontrou na carta para entender melhor a intenção do remetente. Em particular, resuma o que o remetente pediu e projete sua resposta para cada pergunta ou solicitação.
Passo 2. Saiba mais sobre as informações solicitadas pelo remetente da carta
Se o remetente da carta solicitar informações sobre algo, é provável que você já saiba e possa responder na hora, ou vice-versa. Se você não entender as informações solicitadas, gaste o máximo de tempo possível para coletar informações antes de responder a carta.
Por exemplo, o remetente da carta pode querer confirmar o status de seu formulário de emprego em sua empresa. Se a contratação de um novo funcionário não for sua área de especialização, entre em contato com um funcionário do departamento de RH para ajudar a verificar o status da inscrição do remetente antes de enviar uma resposta
Passo 3. Encaminhe a carta para outra pessoa que seja mais capaz de responder à pergunta feita
Especialmente no mundo dos negócios, às vezes os clientes enviam uma carta para o endereço ou número de contato da empresa que encontram na Internet. Portanto, se você receber uma carta, mas sentir que não está qualificado para responder às perguntas nela, encaminhe-a para a pessoa adequada. Faça isso para garantir que o remetente da carta possa receber a resposta mais precisa e útil.
Se a pessoa estiver demorando muito para responder, tente avisar ao remetente que você encaminhou a carta para alguém com mais capacidade de responder às suas perguntas. Pelo menos, o remetente da carta sabe que a carta que ele enviou foi recebida e processada
Método 2 de 3: Compilando Respostas
Etapa 1. Dirija a carta à pessoa que pede informações ou faz perguntas na carta original
Sempre comece uma carta com uma saudação educada, como "Caro", seguido do nome do destinatário da carta, em vez de usar uma frase de abertura excessivamente genérica, como "Para o destinatário desta carta". Além de soar impessoal, a frase dá a impressão de que a carta-resposta foi escrita por um computador. Portanto, sempre cumprimente o destinatário pelo nome, para mostrar que sua carta-resposta foi escrita com muito cuidado e apreço.
- Se você não conhece o remetente da carta pessoalmente, use a saudação Sr. ou Sra. Seguida do sobrenome. No entanto, se o remetente da carta tiver um título específico, use esse título em vez de Sr. ou Sra.
- Se você realmente não conhece o remetente da carta ou não sabe o gênero, basta usar o primeiro nome.
- Em geral, você pode usar o nome do remetente listado na carta original. Por exemplo, se o remetente da carta listar o nome “Dr. Johnson”em sua carta, por favor, abra sua carta-resposta com a saudação:“Querido. Dr. Johnson."
Etapa 2. Saliente que esta carta foi escrita em resposta a uma carta original que ele enviou
No início da carta, não se esqueça de transmitir ao leitor o propósito de sua carta, que é responder à carta. Desta forma, o destinatário da carta saberá que a mesma foi lida e processada, bem como a intenção da carta que enviou.
- Uma frase simples, “Esta carta é uma resposta à carta que você enviou em 13 de junho” é perfeita para abrir uma carta-resposta.
- Se você não for o destinatário da primeira carta, forneça a identidade da pessoa que lhe deu a carta. Por exemplo, você pode escrever: “Uma das nossas equipes de atendimento ao cliente, Michelle Harris, encaminhou a carta que você me enviou”.
Etapa 3. Responda imediatamente às perguntas do remetente
Depois de escrever a saudação, vá imediatamente para o centro da carta. No centro da carta, responda a quaisquer perguntas e / ou reclamações listadas na carta original da forma mais completa possível. Certifique-se de que nada seja esquecido para que o destinatário da carta se sinta satisfeito ao lê-la.
- Em sua resposta, reitere brevemente o conteúdo da carta original. Por exemplo, você pode dizer: “Em resposta à sua pergunta sobre os funcionários de nossa empresa que têm contato direto com a mídia, gostaríamos de informar que o nome da equipe é Janet Walters. Aqui está seu endereço de e-mail e número de telefone."
- Para responder a perguntas mais longas, use um sistema de numeração para responder a cada pergunta mais especificamente. Além de ser mais fácil de ler, esse método deixará o leitor mais satisfeito, pois sentirá que todas as questões foram respondidas detalhadamente.
- Forneça informações tão completas quanto possível em frases que não sejam muito longas. Geralmente, responder a uma pergunta em algumas frases curtas pode ser considerado uma boa resposta.
Etapa 4. Seja honesto sobre quaisquer solicitações que você não possa atender
Às vezes, há perguntas que você não pode responder ou solicitações que não pode atender. Quando confrontado com tal situação, sempre dê uma resposta honesta. Em outras palavras, não use frases complicadas apenas para suprimir as opiniões negativas do remetente da carta. Acredite em mim, o remetente da carta apreciará muito mais uma resposta direta e clara. Mais importante ainda, certifique-se de que a informação seja sempre transmitida com educação e precedida de um pedido de desculpas, para que o remetente da carta não se sinta ofendido.
- Sempre use um tom firme, mas compreensivo, ao recusar um pedido do remetente da carta. Por exemplo, você pode dizer: “Infelizmente, não podemos atender à sua solicitação. No momento, não temos as informações de que você precisa e não podemos dizer quando elas estarão disponíveis."
- Se você achar que pode fornecer informações mais detalhadas, tente dizer: “Antes de responder à sua pergunta, há algumas coisas que preciso confirmar primeiro. Se houver tempo, forneça a data de envio da sua inscrição, junto com o nome do funcionário que você contatou. Depois que o processo de confirmação for concluído, entrarei em contato com você imediatamente.”
Passo 5. Obrigado pela carta enviada
Independentemente de você poder ou não atender a um pedido ou responder a uma pergunta de uma carta, sempre mostre seu agradecimento agradecendo. Dê a impressão de que você valoriza a atenção deles e deseja manter um relacionamento positivo com eles.
Algumas pessoas preferem abrir a carta com um agradecimento. O posicionamento do discurso não é realmente importante. Mais importante, certifique-se de pronunciá-lo em um ponto
Passo 6. Termine a carta escrevendo seu nome completo e cargo
Encerre a carta com uma saudação formal de encerramento, como “Atenciosamente”, seguida de seu nome completo. Se a carta for destinada a fins comerciais, liste também sua posição com seu nome completo.
Seja em uma carta digitada ou escrita manualmente, sempre deixe espaço para sua assinatura após incluir seu nome completo. No entanto, se a carta for enviada por e-mail, geralmente é suficiente incluir seu nome completo sem assinatura
Etapa 7. Releia o corpo da carta-resposta para ter certeza de que todas as perguntas foram respondidas
Lembre-se de que o destinatário da carta pode ficar irritado ou frustrado se receber uma resposta que não responda à sua pergunta. Além disso, o descontente corre o risco de mandar uma carta de acompanhamento e acabar contribuindo para o seu trabalho! Para garantir a satisfação do leitor, responda a todas as perguntas ou solicitações da forma mais completa possível. Antes de enviar, releia sua carta para certificar-se de que nenhuma solicitação ou pergunta foi perdida.
Se necessário, peça a ajuda de um amigo ou colega de trabalho para ler a carta. Em particular, peça-lhes que se coloquem no lugar do destinatário e avaliem sua satisfação depois de ler sua carta
Método 3 de 3: usando um tom profissional
Etapa 1. Use um formato de carta comercial padrão
Compreenda os diferentes tipos de cartas de resposta que são usados como meio de comunicação empresarial. Em seguida, siga o formato que achar mais apropriado para escrever uma carta-resposta com aparência profissional.
- No canto superior esquerdo da carta, liste seu nome, cargo, nome da empresa (se aplicável) e endereço da empresa. Abaixo disso, inclua a data em que a carta foi escrita, seguida do nome completo e endereço do destinatário da carta.
- Se você quiser digitar uma carta-resposta, sempre use margem de 2,5 cm em cada lado do papel. Certifique-se também de que a carta foi escrita com 1 espaço entre as linhas e 2 espaços entre os parágrafos.
- Se a carta de resposta for digitada em vez de escrita manualmente, sempre use a fonte 12-pt padrão e o formato de escrita. No entanto, se a carta for escrita manualmente, certifique-se de que a caligrafia usada seja correta e fácil de ler.
Passo 2. Dê a impressão de que a solicitação ou pergunta enviada o deixa feliz
Este método é especialmente obrigatório para empresários ou provedores de serviços baseados no cliente. Lembre-se de que o cliente é rei. Isso significa que você deve mostrar apreço pelo tempo e pelo pensamento que eles dedicaram a escrever a carta. Portanto, não se esqueça de agradecê-los por seus pedidos ou perguntas, e sempre use frases cordiais e amigáveis nas cartas-resposta.
- Uma frase tão simples como: “Obrigado por nos contactar. Nós realmente apreciamos seu feedback ", ele pode mudar significativamente o tom da carta em uma direção mais positiva! Portanto, tente criar o hábito de sempre incluir essas frases em suas cartas-resposta.
- Não dê a impressão de que seu pedido ou pergunta o irrita e aborrece. Acredite em mim, é melhor ser excessivamente amigável do que fazer o destinatário pensar que você está zangado ou chateado com ele.
Etapa 3. Não há necessidade de escrever uma carta muito longa para que o destinatário da carta possa lê-la rapidamente
Aprecie o tempo livre! Não envie uma carta de 3 páginas se, de fato, a pergunta ou solicitação puder ser respondida em 1 parágrafo. Portanto, forneça respostas adequadas e, em seguida, envie a carta imediatamente. Não acrescente outras informações que ele realmente não precisa saber.
- É importante implementar esse método, especialmente se a carta-resposta se destina a responder a perguntas de seus clientes ou parceiros de negócios. Claro, você não quer frustrar o cliente tendo que passar horas lendo uma resposta que deveria ter sido cortada pela metade, certo?
- Por outro lado, não escreva tão curto a ponto de não conseguir responder à solicitação ou pergunta listada na carta original. Se a pergunta precisar ser respondida com uma explicação longa, sinta-se à vontade para fornecê-la. Mais importante ainda, certifique-se de que todas as informações fornecidas são realmente importantes para os leitores saberem.
Etapa 4. Escreva o mais claramente possível para que o destinatário da carta possa entender sua resposta
Não use frases muito longas ou complicadas! Em vez disso, escreva usando uma dicção direta, clara e que não tenha o potencial de confundir o leitor. Quanto mais curta e densa for sua escrita, melhores serão os resultados.
Imagine que o destinatário da carta não tem tempo suficiente para ler o conteúdo de sua carta em detalhes. Mesmo se ele apenas lesse o conteúdo da carta, ele seria capaz de entender o que você quer dizer? Caso contrário, corrija a dicção que você usa para deixar seu ponto claro
Etapa 5. Evite o uso de jargões e termos técnicos de difícil compreensão para os leitores
Este aspecto deve ser atendido para maximizar o nível de legibilidade e clareza do conteúdo de sua carta. Portanto, se o destinatário da carta não for um profissional que entenda termos técnicos, não a utilize. Em vez disso, tente substituir o jargão ou termos técnicos por outra dicção que até leigos possam entender.
Para editar uma carta, faça a seguinte pergunta: "Alguém que não entende meu trabalho pode entender do que se trata minha carta?" Se não, mude o idioma usado na carta para que a maioria das pessoas possa entendê-la. Na verdade, é uma maneira poderosa de reduzir o uso de jargão técnico em suas cartas
Etapa 6. Releia o corpo de sua carta
Para evitar erros de escrita que podem fazer sua carta parecer menos profissional, não se esqueça de reler a carta e corrigir erros de ortografia, gramática, formatação e fluxo. Confie em mim, apenas dedicar alguns minutos para verificar o conteúdo da carta pode ajudar muito a torná-la mais profissional.
- Não confie apenas em um programa de computador para verificar se há erros em seu e-mail. Geralmente, esses programas são capazes apenas de detectar erros ortográficos e de pontuação, não erros gramaticais. Portanto, releia cada palavra escrita em sua carta para encontrar erros que o computador não consegue detectar.
- Se o conteúdo da sua carta for muito importante, como quando uma carta é endereçada a um parceiro de negócios, peça a outra pessoa para lê-la também. Às vezes, outras pessoas podem encontrar falhas das quais você não sabia antes.
