Há momentos em que você tem que dar um telefonema importante, talvez para pedir a alguém para conhecer ou comercializar algo. Se você não está acostumado a falar ao telefone, pode ser difícil iniciar uma conversa. A chave para uma conversa telefônica bem-sucedida é ter certeza de que ambas as partes estão confortáveis para ter uma discussão fácil.
Etapa
Parte 1 de 3: Fazendo um plano
Etapa 1. Determine qual é o seu objetivo
Antes de pegar o fone, você precisa saber para que serve. Por exemplo, se você ligar para alguém de quem gosta, o objetivo pode ser convidar essa pessoa para conhecê-lo. Na telefonia empresarial, o objetivo é vender bens ou serviços. Pense no que você espera da conversa.
- Tente manter seus objetivos específicos. Isso o deixará mais preparado.
- Em alguns casos, o objetivo de uma conversa telefônica pode ser mais geral. Por exemplo, ligar para uma empresa para perguntar sobre seus serviços sem saber no que você realmente está interessado. As informações que você obtém posteriormente ajudam a determinar o que você precisa ou deseja.
Etapa 2. Saiba com quem você estará falando
Ao ligar para uma pessoa específica que você não conhece, tente descobrir primeiro o histórico dela. Dessa forma, você sabe aproximadamente o que esperar da conversa. Por exemplo, se você quiser falar com o CEO de uma empresa, ele pode estar muito ocupado e não ter muito tempo. Se estiver ligando para alguém que é tímido, talvez você precise falar mais.
- Para um telefone comercial, visite o site da empresa onde trabalha a pessoa para quem você deseja ligar. Você encontrará o título e talvez uma biografia que lhe dará uma pequena ideia.
- Para chamadas privadas, peça as informações da pessoa a um amigo que também a conheça.
Etapa 3. Anote alguns pontos de conversa
Depois de saber o que quer e para quem vai ligar, é uma boa ideia fazer algumas anotações. Você pode escrever pontos que garantem que sua pergunta seja feita. Com uma lista, você nunca esquece algo importante.
- Você também pode precisar delinear a conversa. O esboço pode precisar ser adaptado à resposta da outra pessoa, mas é basicamente um guia se você estiver nervoso.
- Pense em quanto tempo você vai falar. É melhor presumir que o tempo não é longo. Portanto, concentre-se no tópico importante sobre o qual deseja falar.
Parte 2 de 3: Iniciando uma Conversa
Etapa 1. Diga olá e apresente-se
Primeiro, você deve dizer uma saudação, como "olá" ou "oi". Muitas pessoas hoje usam receptores automáticos, mas você ainda deve se apresentar, a menos que a outra pessoa do outro lado o cumprimente pelo nome. Se você estiver ligando para alguém que conhece bem, basta mencionar o nome. Em outras situações, forneça mais informações para que a outra pessoa possa identificá-lo.
- Para saudações, você também pode usar "Bom dia", "Boa tarde" ou "Boa noite".
- Em um telefone comercial, diga também o nome da sua empresa. Por exemplo, “Bom dia, sou Anisa Dewi, da Mahkota Advertising.”
- Para ligações privadas para seu paquera, você pode precisar mencionar onde o conheceu. Por exemplo, “Olá, aqui é Mahesa. Nós nos conhecemos na academia na semana passada."
- Se você estiver ligando para um amigo de um amigo, diga o nome desse amigo. Por exemplo, “Olá, aqui é Lisa. Sou amigo de Erik. Acho que ele já disse que eu ligaria."
- Se telefonar para perguntar sobre uma vaga de emprego, indique de onde obteve a informação. Por exemplo, “Olá, meu nome é Nurani Rahman. Eu gostaria de perguntar sobre o trabalho que foi anunciado no jornal de ontem.”
- Se você deseja apenas pedir informações gerais a uma empresa, não há necessidade de citar nomes. Você pode simplesmente dizer: "Olá, estou interessado no serviço de armazenamento que você oferece".
Etapa 2. Pergunte se agora é um bom momento para conversar
Se quiser que a conversa telefônica seja bem-sucedida, certifique-se de que a outra pessoa esteja tão concentrada quanto você. É por isso que você precisa perguntar se ele tem tempo antes de iniciar a conversa. Se a resposta for sim, por favor, comece a falar. Se a resposta estiver ocupada ou prestes a sair, encontre outro horário.
- Se ele não estiver pronto para falar quando for chamado, defina outro horário antes de desligar. Você pode dizer: “Posso ligar novamente esta tarde? 3 horas, talvez?"
- Se ele quiser ligar de volta, forneça o dia e a hora em que você puder. Diga: “Posso falar amanhã de manhã. Talvez por volta das 10?”
Etapa 3. Comece com as gentilezas
Se você está ligando para perguntar ou vender algo, não vá direto ao ponto. A outra pessoa pode perder o interesse em breve. Em vez disso, tente começar com uma introdução, como uma conversa fiada sobre o tempo.
- No entanto, não medite as palavras por muito tempo. A outra pessoa pode estar ficando impaciente.
- Se você conhece a pessoa com quem está falando, diga algo mais pessoal sobre um tópico que interessa a ela. Por exemplo, se ele for fã de futebol, diga: "Houve uma partida de Persebaya ontem à noite, não foi?"
- Se você não o conhece intimamente, opte por gentilezas gerais. Por exemplo, “Tem estado muito calor ultimamente. Parece que no ano passado a estação seca não foi tão quente como esta.”
Etapa 4. Discuta os pontos de conversa
Quando você e a outra pessoa estiverem mais confortáveis e relaxados, vá ao cerne da conversa. Fale de forma sucinta e concisa, porque você parecerá inseguro se estiver divagando.
- Ao criar uma impressão de confiança, seja educado ao pedir algo à outra pessoa.
- Se você falar por muito tempo sem parar, a outra pessoa pode parar de prestar atenção. Portanto, faça uma pausa e peça feedback se houver algo que você precise dizer.
- Não coma nem masque chiclete enquanto fala. O som que ele faz vai dar a impressão de que você não está falando sério.
Parte 3 de 3: Fazendo configurações
Etapa 1. Encontre um lugar tranquilo
Claro que você quer que o telefonema termine bem. Portanto, crie um ambiente propício para conversar, em um local silencioso. Minimize o ruído de fundo para não ter de pedir à outra pessoa para repetir o que está a dizer ou gritar para que o ouça.
- O melhor lugar para ligar é uma sala vazia com a porta fechada. Você tem a garantia de ser capaz de falar com calma.
- Se você tiver que ligar em um escritório ao ar livre e puder ouvir a voz dos colegas de trabalho, tente ligar quando o escritório estiver um pouco silencioso. Por exemplo, durante uma pausa para o almoço ou no final do dia, quando todos já foram para casa.
- Sempre que possível, evite chamadas telefônicas importantes em locais públicos, como restaurantes ou lojas. Os locais públicos são geralmente repletos de distrações e muito lotados. Se precisar ligar quando estiver do lado de fora, encontre um lugar tranquilo, como um beco do lado de fora do banheiro de um restaurante ou um corredor vazio de uma loja.
Etapa 2. Verifique o sinal
Hoje, muitas pessoas usam telefones celulares como telefone principal. Nesse caso, verifique se o sinal do seu celular está forte para ter certeza de que a qualidade do som será boa. Procure um local que ofereça um sinal forte. Se não houver sinal, pode ser necessário usar um telefone fixo.
- A qualidade do som dos telefones fixos é geralmente melhor do que a dos telefones celulares. Portanto, se for absolutamente essencial, use um telefone fixo sempre que possível, especialmente se for ligar para um pai com deficiência auditiva.
- Se estiver usando um telefone celular, segure-o de forma que o microfone embutido capte sua voz sem dificuldade. Chamadas importantes não devem usar um alto-falante.
Etapa 3. Verifique se você está confortável
Antes de começar a ligar, certifique-se de que está pronto para se concentrar totalmente na conversa. Por exemplo, prepare-se para não ter que ir ao banheiro e servir uma bebida para não ter que se levantar se estiver com sede. É uma boa ideia ter um lenço de papel à mão para o caso de você precisar espirrar no telefone.
Decida se você se sente mais confortável conversando sentado ou em pé. Se você está nervoso, talvez possa se acalmar dando uma pequena caminhada
Pontas
- Se você está nervoso, talvez precise de um pouco de prática. Faça com que um amigo ou membro da família seja a pessoa para a qual você está ligando.
- Se estiver ligando para as pessoas em particular ou em caráter social, você pode começar enviando uma mensagem que diz: "Você poderia conversar um minuto ao telefone?" Ele pode ser mais receptivo se souber que você ligará.
- Tente criar uma atitude positiva. Mesmo que a pessoa com quem você está falando não possa ver, sorrir enquanto fala fará sua voz soar entusiasmada e positiva.
- Pronuncie as palavras corretamente. Tente fazer a outra pessoa entender o que você está dizendo sem dificuldade.
- Preste atenção na velocidade do seu discurso. Palavras que são muito rápidas às vezes são difíceis de entender.
