As despesas feitas por uma empresa (mas ainda não pagas) são geralmente chamadas de despesas a pagar. As despesas a pagar são classificadas como obrigações de dívida que devem ser pagas no balanço patrimonial. Aprender como reconhecer e registrar despesas de dívidas requer um forte entendimento dos princípios básicos de contabilidade, mas o processo e a prática são bastante fáceis.
Etapa
Parte 1 de 2: Saber quais despesas são despesas a pagar
Etapa 1. Entenda o que é uma despesa pendente
As despesas a pagar ocorrem durante o período de fechamento do livro e há desembolsos de caixa não registrados e obrigações de dívidas não pagas. Por exemplo, os salários dos funcionários que foram pagos, mas ainda não foram pagos, podem ser chamados de despesas de dívidas. A empresa lida com as despesas a pagar ajustando os livros do diário geral.
Etapa 2. Entenda por que o registro de despesas pelo regime de competência é necessário
A base de competência da contabilidade financeira (por tempo ou ocorrência) estabelece que as receitas e despesas devem ser registradas quando as transações ocorrem e não quando o dinheiro para essas transações é recebido ou pago. O princípio relacionado às despesas é chamado de princípio de correspondência.
- O princípio de correspondência estabelece que os contadores devem registrar as despesas quando elas ocorrem e as despesas correspondem ou equilibram a receita recebida.
- A implicação desse princípio é que não há necessidade de esperar até que o dinheiro seja pago para registrar as despesas. Por exemplo, uma empresa tem uma despesa na forma de salário que é paga duas vezes por semana no valor de Rp.100.000.000,00, mas o período de pagamento feito é dividido igualmente em 2 partes entre os 2 períodos contábeis. Ou seja, parte do salário foi paga no final do exercício atual. A escrituração das despesas, que corresponde à metade do salário total a ser pago (Rp50.000.000,00), deve ser registrada no período contábil corrente, mesmo que os salários dos funcionários não sejam registrados até o próximo exercício contábil.
Etapa 3. Determine as despesas que precisam ser registradas de acordo com o regime de competência
Com base nesse princípio, as despesas incorridas, mas ainda não pagas, devem ser registradas pelo regime de competência no balanço patrimonial. A seguir estão as despesas a pagar que costumam ser encontradas nos livros:
- Salário a Pagar
- Juros devidos
- Imposto a pagar
Parte 2 de 2: Registro de contas a pagar
Etapa 1. Calcule as provisões registradas que foram distribuídas
Uma vez que a despesa a pagar tenha sido identificada, o valor total deve ser calculado alocando as parcelas das despesas totais que devem ser registradas no período contábil atual. Após o cálculo e a soma de todo o dinheiro terem sido determinados, é hora de registrar o relatório no razão geral.
Conforme o exemplo acima, 50% do salário total é contabilizado porque o pagamento da metade do salário cai no período contábil
Etapa 2. Faça anotações de ajuste adequadas
A contabilidade de exercício é feita ajustando as demonstrações financeiras no razão geral. Os ajustes nas demonstrações financeiras ocorrem no período de fechamento e afetam o balanço patrimonial (nas obrigações a pagar) e a demonstração do resultado (nas despesas).
- O ajuste das demonstrações financeiras deve ser feito da seguinte forma: calculando a despesa apropriada como um débito e, em seguida, calculando a obrigação a ser paga como um crédito. Lembre-se de que débito significa aumentar o valor das despesas e crédito significa aumentar o valor do passivo.
- Usando o exemplo anterior, a implementação é a seguinte, calculando despesas na forma de salários de funcionários de Rp. 50.000.000,00 como débito e, em seguida, calculando a despesa do passivo de Rp. 50.000.000,00 como crédito. É preciso entender que as despesas na forma de salários são despesas apenas, então porque essas despesas não foram pagas, então essas despesas passam a ser o peso das obrigações de dívida (salários a pagar). Portanto, o que realmente se torna crédito é a própria obrigação da dívida.
- É necessário fazer ajustes contábeis, pois ao ignorá-los a empresa subestimará o significado do passivo e considerará a receita como tudo.
Etapa 3. Prepare uma entrada reversa para o próximo período contábil
As reclamações relacionadas ao registro de acumulação chegarão a tempo e serão processadas nas atividades de negócios em geral. Portanto, para evitar o cálculo de despesas duas vezes, os registros financeiros iniciais precisam ser registrados no diário de reversão para o próximo período contábil.
A maioria dos programas de computador para contabilidade torna mais fácil para o usuário definir uma data de reversão para os livros ajustados. A reversão de balanços para a contabilidade ajustada também pode ser feita manualmente com a reversão de diários
Pontas
- Os princípios contábeis baseados no princípio de competência têm o mesmo princípio de funcionamento em vários países. No entanto, cada país tem seu próprio processo detalhado para registrar a dívida pendente e depende dos padrões contábeis de cada país. Os Estados Unidos da América têm um padrão de contabilidade denominado U. S. GAAP (Normas Contábeis Geralmente Aceitas), enquanto usa globalmente as IFRS (Normas Internacionais de Relatórios Financeiros). Na própria Indonésia tem um padrão de contabilidade, ou seja, INA GAAP ou PSAK (Declaração de Padrões de Contabilidade Financeira) que é feito usando os EUA GAAP e IFRS como principais fontes. Os exemplos listados acima podem ser declarados de acordo com os padrões de contabilidade da Indonésia.
- Às vezes, as despesas acumuladas são itens inexistentes, como contas de luz e água, custos mensais de seguro ou taxas de assinatura. Ao registrar as despesas de provisão, você deve considerar o valor do registro de provisão com o tempo e esforço necessários para calculá-lo e registrá-lo. É possível ignorar o registro de provisões se o tempo necessário para calcular o relatório for mais importante do que o valor da despesa de provisão em si.
- Para ajudar a processar o registro de provisões com mais precisão, é uma boa ideia fornecer os números apropriados na seção de passivo e na seção de despesas. Por exemplo, uma empresa atribui um "2" ao seu passivo e um "4" às suas despesas. A empresa então atribui o número "40121" para despesas com salários de funcionários e o número "20121" para despesas com salários não pagos. Em termos simples, o número 4 está associado a despesas, o número "2" está associado a obrigações e "0121" está associado ao salário. Isso pode ajudar a reduzir os erros que podem ser cometidos no processo de cálculo e no diário de reversão.
