Muitas empresas usam o Microsoft Excel para monitorar custos departamentais ou de toda a empresa. Atualmente o Excel se tornou o programa padrão em computadores com sistemas operacionais Windows. Então você pode usar este programa para monitorar suas contas. Existem vários modelos (impressões) da Microsoft e de outros sites que você pode usar para controlar as despesas. Mesmo nas versões mais recentes do Excel, esses modelos já estão disponíveis no programa. Você também pode criar suas próprias planilhas para monitorar faturas no Excel. Este artigo irá discutir as duas maneiras.
Etapa
Método 1 de 2: usando um modelo do Excel
Etapa 1. Selecione o modelo padrão do Excel
A versão mais recente do Excel possui modelos para monitorar despesas pessoais e modelos para operações gerais de negócios. Você pode acessar e usar este modelo para monitorar despesas no Excel.
- No Excel 2003, selecione "Novo" no menu "Arquivo". Selecione "No meu computador" no painel de tarefas "Nova pasta de trabalho" para abrir a caixa de diálogo "Modelos".
- No Excel 2007, selecione "Novo" no menu "Arquivo" para abrir a caixa de diálogo "Nova pasta de trabalho". Selecione a opção "Modelos instalados" no menu "Modelos" no painel esquerdo. Selecione "Orçamento Mensal Pessoal" em "Modelos Instalados" no painel do meio e clique em "Criar".
- No Excel 2010, clique no rótulo "Arquivo" e selecione "Novo" no menu "Arquivo". Selecione "Modelos de amostra" na parte superior do painel "Modelos disponíveis" e, em seguida, selecione "Orçamento pessoal mensal" na exibição de modelos de amostra e clique em "Criar".
Etapa 2. Escolha um modelo online
Se o modelo de orçamento pessoal integrado do Microsoft Excel não puder rastrear suas despesas, tente usar os modelos disponíveis na Internet. Você pode baixar modelos de sites de terceiros ou usar o Excel para se conectar ao Microsoft Office Online.
- No Excel 2003, você pode selecionar o modelo apropriado na biblioteca do Microsoft Office Online em https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Aqui, você também pode encontrar modelos para versões anteriores do Excel.)
- No Excel 2007, selecione "Orçamentos" na seção Microsoft Office Online da caixa de diálogo "Nova pasta de trabalho". Você deve ter uma conexão com a Internet para se conectar à biblioteca de modelos do Office online.
- No Excel 2010, selecione "Orçamentos" na seção Office.com do painel Modelos Disponíveis. Você deve ter uma conexão com a Internet para se conectar à biblioteca de modelos do Office online.
Etapa 3. Insira as informações nas células apropriadas
As informações inseridas dependem do modelo de planilha usado.
Etapa 4. Salve sua planilha
Você pode usar o nome da planilha fornecida pelo modelo ou inserir um nome conforme desejado. Ou você pode simplesmente escrever o nome e o ano de fabricação do papel de trabalho.
Método 2 de 2: Crie sua própria planilha para monitorar despesas
Etapa 1. Abra o Excel
Etapa 2. Insira um nome para a planilha na célula A1
Use um nome claro, como “Orçamento pessoal”, “Monitoramento de despesas pessoais” ou algo semelhante. (Não use aspas ao escrever nomes. Aqui, as aspas são usadas para indicar exemplos).
Etapa 3. Insira os cabeçalhos das colunas da linha 2
Aqui estão alguns nomes e sequências que você pode usar, “Data”, “Pago para”, “Memorando”, “Despesa”, “Receita” (ou “Ganhos” ou “Depósito”) e “Saldo”. Insira esses títulos nas células A2 a G2 e ajuste a largura da coluna para que todo o texto fique visível.
Depois de definir os cabeçalhos e cabeçalhos das colunas, use o recurso "Congelar painéis" para que os cabeçalhos das colunas fiquem no topo quando você rolar a página para baixo. A opção Congelar painéis está no menu "Exibir" para Excel 2003 e posterior, e no grupo "Janela '" na faixa de menu "Exibir" para Excel 2007 e 2010
Etapa 4. Insira a primeira despesa na linha da célula 3
Etapa 5. Insira a fórmula de equilíbrio na célula G3
O saldo será determinado pela diferença entre receitas e despesas, pois esta é a primeira entrada de saldo. A forma como ele é definido depende do seu desejo de ver o orçamento do lado das despesas ou do dinheiro que você tem.
- Se você deseja que uma planilha personalizada mostre as despesas, sua fórmula de saldo é = E3-F3, onde E3 é a célula que contém o saldo das despesas e F3 é a célula do saldo da receita. Dessa forma, se suas despesas forem maiores que suas receitas, suas despesas totais terão um número positivo, facilitando seu entendimento.
- Se você quiser uma planilha personalizada para mostrar o dinheiro que você tem, a fórmula do saldo é = F3-E3. Assim, o papel de trabalho exibirá fluxo de caixa positivo se o dinheiro em caixa for maior do que as despesas e negativo se as despesas forem maiores do que a receita.
Etapa 6. Insira a segunda entrada de custo na linha 4 da célula
Etapa 7. Insira a fórmula de equilíbrio na célula G4
Como o saldo da segunda entrada e das subseqüentes registrará o saldo atual, você precisa adicionar a diferença resultante em despesas e receitas ao saldo da entrada anterior.
- Se você quiser que a planilha exiba despesas especificamente, a fórmula do saldo é = G3 + (E4-F4), ou seja, G3 é a célula que contém o saldo anterior, E4 é a célula que contém as despesas e F4 é a célula que contém a receita.
- Se você deseja que a planilha exiba a quantidade de dinheiro disponível, a fórmula do saldo é = G3 + (F4-E4).
- Os parênteses na fórmula que mostram a diferença entre custos e receitas não são realmente necessários. Nós o escrevemos para que o conceito da fórmula ficasse mais claro.
- Se você puder deixar a célula do valor do saldo em branco até que todas as entradas sejam concluídas, use a palavra SE na fórmula para que, ao inserir a data, a célula do saldo não exiba o valor. A fórmula para este método para a segunda entrada é = SE (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) se você deseja que a planilha monitore a carga, e = SE (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) se você deseja um documento de trabalho para monitorar o fluxo de caixa disponível. (Os colchetes em torno das despesas e receitas podem ser deixados de fora, mas os colchetes externos não podem ser omitidos.)
Etapa 8. Copie a fórmula de saldo para outra célula na coluna G (coluna Saldo)
Clique com o botão direito na célula G3 e selecione "Copiar" no menu pop-up. Depois disso, role para baixo até a célula abaixo dela. Clique com o botão direito na célula selecionada e selecione "Colar" no menu pop-up para colar a fórmula na célula selecionada. (No Excel 2010, escolha a opção "Colar" ou "Colar fórmulas" no menu pop-up.) A fórmula atualizará as referências de células automaticamente para indicar o custo, receita e referências de data (se usadas) da linha atual e o saldo de referência da linha acima da linha atual.
Etapa 9. Salve a planilha
Dê à sua planilha um nome claro, por exemplo “Monitoramento de custos.xls” ou “Orçamento pessoal.xls”. Você pode inserir o nome e o ano do arquivo, da mesma forma que o método para criar uma planilha com o. (Novamente, você não precisa usar aspas da forma como as escrevemos apenas para esclarecer os nomes de arquivo de exemplo. Você não precisa digitar o tipo de extensão do arquivo, pois o Excel irá anotá-lo automaticamente.)
O Excel 2003 e versões anteriores salvam planilhas no formato ".xls", enquanto o Excel 2007 e 2010 salvam planilhas no formato XML mais recente ".xlsx". No entanto, o Excel mais recente também oferece a opção de salvar arquivos no formato ".xls". Se você tiver vários computadores e planeja salvar esta planilha em todos eles, use o formato antigo se o seu computador tiver o Excel 2003 ou anterior. Use o formato mais recente se todos os seus computadores tiverem pelo menos Excel 2007
Pontas
- Use "AutoCompletar" nas categorias de despesas e receitas para que a grafia digitada esteja correta.
- Você pode usar negrito, cor do texto ou sombreamento de célula para distinguir entre custos não pagos, pagos e futuros.
- Para evitar que fórmulas ou cabeçalhos de coluna sejam alterados acidentalmente, é uma boa ideia proteger as células contra alterações. Selecione as células que deseja substituir (data, categoria de beneficiário, despesa, receita e memorando) e desbloqueie essas células e, em seguida, aplique proteção a toda a planilha.
