Políticas e procedimentos escritos descrevem as diretrizes, regras, foco e princípios da organização. Geralmente, políticas e procedimentos são incluídos em manuais criados para funcionários. Como redigir políticas e procedimentos de negócios depende dos objetivos da própria empresa.
Etapa
Parte 1 de 5: Esboço das metas de negócios
Etapa 1. Faça uma lista de metas
Como gerente ou empresário, você conhece os objetivos da empresa. Considere coisas como metas de vendas, metas de funcionários e gerenciais e a posição de negócios que você espera ocupar nos próximos anos.
- Tente estabelecer metas que não sejam apenas específicas, mas também alcançáveis e pelas quais valha a pena lutar. Por exemplo, estabeleça metas financeiras que estão ao seu alcance e estabeleça metas para o desempenho do funcionário que podem ser alcançadas seguindo as políticas e procedimentos que você definirá.
- Depois de definir suas metas, certifique-se de que está pronto para se comprometer como proprietário ou gerente de uma empresa. Definir metas é um primeiro passo importante no desenvolvimento de políticas e procedimentos. Então, não menos importante é cumprir.
Etapa 2. Escreva uma lista de tarefas e procedimentos
Pense nos eventos e nas tarefas diárias do seu negócio. Anote todas as tarefas que devem ser concluídas todos os dias para que o negócio funcione sem problemas.
Considere o seguinte: Que tarefas requerem uma descrição ou orientação formal? Quais procedimentos devem ser realizados de forma consistente da mesma maneira? Em vez de se concentrar no trabalho manual que não requer muita instrução, concentre-se em tarefas maiores
Etapa 3. Liste os possíveis problemas e soluções
As políticas são feitas para garantir que tudo corra bem e que os funcionários e gerentes tenham padrões de desempenho. Pense nos problemas que podem surgir na ausência de uma política. Dessa forma, você pode pensar nas políticas de que precisa.
Ao pensar em um problema potencial, procure uma visão geral rápida de como resolver ou consertar o problema. Pense nas questões relacionadas às atividades do dia-a-dia, como finanças, interações entre funcionários e clientes e comportamento e atitudes dos funcionários
Parte 2 de 5: redigindo políticas de negócios
Etapa 1. Liste as categorias de política
Depois de considerar os vários possíveis problemas que precisam ser resolvidos com a política, pense nas categorias de cada um. Por exemplo, use categorias como segurança, agendamento, comportamento, pagamento, benefícios, férias ou licença e discriminação.
Posteriormente, ao compilar o manual, as políticas já separadas em categorias o ajudarão a organizar o manual e suas seções. As categorias também ajudam você a decidir o que é mais importante e podem dividi-las com mais detalhes
Etapa 2. Use o formato de estrutura de tópicos para dividir as várias políticas em cada categoria
O modelo permite que você se aprofunde nos aspectos de cada política ou categoria e adicione termos e especificações à medida que avança. Use números para classificar cada seção ou categoria.
Comece com um breve esboço. Então, depois de anotar todas as idéias iniciais, você pode voltar ao esboço e adicionar ou estender conforme você muda
Etapa 3. Pense nas consequências apropriadas para violações de políticas
As políticas permitem que os negócios funcionem adequadamente e também servem como padrões que os funcionários e a gerência devem seguir. As políticas também servem como documentos escritos que descrevem como lidar com questões ou violações de políticas. Isso é especialmente importante quando e se uma ação for necessária para resolver o problema.
Quando escritas em documentos oficiais, as políticas podem abranger os direitos e obrigações legais dos funcionários e da empresa. A política inclui informações sobre direitos trabalhistas para pessoas com deficiência, impostos e proibições de discriminação e assédio no local de trabalho. Certifique-se de inserir as informações de acordo com a legislação aplicável
Etapa 4. Estabeleça uma política clara de demissão
Se você tiver que demitir um funcionário por violar uma política, é esta política escrita que servirá como prova se o funcionário acreditar que foi demitido injustamente. Certifique-se de dedicar uma seção para discutir as regras de demissão.
Você também deve criar uma política de contratação. Por exemplo, verificações de histórico antes de um candidato ser contratado ou um período probatório depois que um funcionário é recrutado e antes de se tornar um funcionário permanente. Certifique-se de criar e delinear termos claros
Etapa 5. Use uma linguagem clara e ativa
Escreva todas as políticas de forma clara, de forma que não sejam mal interpretadas ou mal compreendidas. Se houver outra interpretação, considere reescrevê-la em outro idioma.
Por exemplo, não escreva: "Licença médica adicional pode ser concedida sob certas circunstâncias." Em vez disso, escreva "A licença médica adicional só é aprovada com a permissão explícita do gerente de plantão."
Parte 3 de 5: Procedimentos de escrita
Etapa 1. Determine quais trabalhos exigem procedimentos detalhados
Nem todos os trabalhos ou incidentes exigem instruções detalhadas. Priorize tarefas ou procedimentos que precisam ser executados de forma consistente, como folha de pagamento ou agendamento.
Ao decidir quais procedimentos exigem detalhes, considere as seguintes questões: O procedimento foi demorado ou complicado? Quais são as consequências se houver um erro na implementação? Alguma mudança recente importante foi implementada? Este procedimento requer documentos importantes ou extensos? Os funcionários costumam ficar confusos com o procedimento?
Etapa 2. Reúna as informações necessárias para cada procedimento
Antes de delinear o procedimento, é necessário conhecer todas as etapas e seus aspectos. Considere as perguntas dos funcionários que surgiram e quaisquer problemas que você possa ter encontrado.
Mesmo se você tiver todas as informações, ainda precisará se ater aos princípios básicos do procedimento em si. Pense no que os leitores ou funcionários precisam para entender e realizar o procedimento
Etapa 3. Use todas as informações para escrever um procedimento claro
Use a linguagem ativa. Tente evitar palavras longas e redundantes. Certifique-se de não usar linguagem difícil de entender, incluindo jargões que os funcionários talvez não conheçam.
Por exemplo, em vez de escrever, "Recibos rasgados da folha de pagamento devem ser mantidos no arquivo financeiro", use a seguinte linguagem, "Manter recibos rasgados da folha de pagamento no arquivo financeiro"
Parte 4 de 5: Compreendendo a legalidade
Etapa 1. Entre em uma seção sobre a política antidiscriminação
Todos os proprietários de negócios devem cumprir as políticas antidiscriminação estabelecidas pelo governo. Certifique-se de incluir informações sobre a política junto com as expectativas de que todos os funcionários a cumpram.
Informações sobre oportunidades iguais de emprego também devem ser incluídas na política, assim como a lei sobre o direito ao trabalho para pessoas com deficiência e a política sobre assédio
Etapa 2. Verifique se sua política é legal
Você deve garantir que todas as políticas elaboradas sejam justas e de acordo com a lei. Existem muitos recursos que você pode usar para descobrir se sua política está de acordo com a lei aplicável.
Você também pode pedir ao advogado para estudar as políticas que você elaborou antes de aplicá-las aos funcionários. Como proprietário de uma empresa, ter um consultor jurídico que você possa consultar regularmente é muito benéfico
Etapa 3. Peça aos funcionários para assinarem rascunhos de políticas e procedimentos
Os novos funcionários devem ser solicitados a concordar e assinar os documentos de política e procedimento e receber uma cópia para referência. Além disso, todas as alterações devem ser assinadas novamente por todos os funcionários. Isso é para garantir que todos estejam sujeitos à política, caso haja qualquer ação legal a ser tomada por ambas as partes no futuro.
Os menores não podem celebrar contratos legalmente. Se você contratar funcionários menores de 18 anos, certifique-se de que eles tenham permissão por escrito de um tutor para celebrar um contrato, pois os pais ou o tutor podem rescindir o contrato legalmente
Parte 5 de 5: Compilando o manual
Etapa 1. Organize as informações em uma ordem lógica
Comece com os pontos maiores e depois siga os menores. Por exemplo, em vez de começar com a categoria de remuneração, comece o manual com o processo de contratação ou categoria de elegibilidade.
- Considere abrir um manual com uma descrição dos objetivos da empresa conforme delineado anteriormente. Escreva um ou dois parágrafos claros e unificados que resumam o manual, o que os funcionários podem esperar da empresa e o que a empresa espera dos funcionários.
- Use o esboço para criar subcategorias no manual. Faça um índice quando terminar, para que cada informação seja fácil de encontrar.
Etapa 2. Use uma imagem, gráfico ou diagrama
Existem pessoas que são mais visuais, então os diagramas, gráficos ou imagens no manual podem ajudar diferentes tipos de funcionários a entender conceitos. As imagens podem simplificar procedimentos e políticas.
Por exemplo, você pode criar um gráfico ou tabela que lista vários títulos e suas funções. Você também pode usar uma tabela de perguntas e respostas que os funcionários podem usar como referência, se necessário
Etapa 3. Forneça manuais para todos os funcionários acessarem facilmente
O ideal é que os novos funcionários recebam uma cópia do manual quando forem contratados e os antigos recebam uma nova cópia quando houver uma revisão. Considere fazer com que todos os funcionários assinem um contrato declarando que eles entendem todos os pontos descritos no manual e concordam com isso.
