Os relatórios de negócios são um dos meios de comunicação mais eficazes no mundo dos negócios de hoje. Os benefícios dos relatórios de negócios são muitos. Empresas ou indivíduos podem usar relatórios de negócios para tomar decisões importantes. Se você deseja redigir um bom relatório de negócios, aprenda como e entenda o propósito de redigir um relatório.
Etapa
Parte 1 de 2: Decida que tipo de relatório de negócios você deseja escrever
Etapa 1. Use relatórios de negócios para transmitir ideias
Este relatório é denominado “relatório de justificação / recomendação”. Você pode usar este relatório para compartilhar ideias com seu gerente ou diretor. Normalmente, você precisará preparar um resumo e o corpo do relatório. O resumo é um meio de transmitir ideias. O corpo contém informações sobre benefícios, custos, riscos e outras informações relacionadas à sua ideia.
Por exemplo, você deseja comprar uma impressora para sua divisão. Para convencer o gerente de que a impressora é realmente necessária, prepare um relatório de justificativa / recomendação para enviar formalmente uma solicitação de compra da impressora à gerência
Etapa 2. Apresente os riscos que acompanham a oportunidade de negócio
Os "relatórios investigativos" ajudam os tomadores de decisão a considerar os riscos que devem ser enfrentados quando desejam realizar determinadas ações, de forma que a administração seja capaz de antecipar impactos não intencionais. Este relatório consiste em uma introdução, um corpo e uma conclusão. O prefácio contém informações importantes sobre o problema sob investigação. O corpo contém uma explicação dos fatos e os resultados da investigação. A conclusão contém um resumo do relatório.
Por exemplo, a empresa farmacêutica X deseja trabalhar com a empresa farmacêutica Y, que está enfrentando um problema. A Empresa X não quer trabalhar com empresas que estão ou passaram por problemas financeiros. Portanto, a empresa X busca informações completas sobre a empresa Y e, em seguida, prepara um relatório de investigação para discutir os dados financeiros da empresa Y com o diretor financeiro
Etapa 3. Apresentar informações de conformidade às agências governamentais
Este relatório, comumente referido como um "relatório de conformidade", é útil para demonstrar a responsabilidade corporativa, provando às agências governamentais (cidade, província, central, etc.) que a gestão está trabalhando de acordo com as leis / regulamentos aplicáveis e gerenciando as finanças de acordo com os procedimentos. Este relatório consiste em uma introdução, um corpo e uma conclusão. O prefácio contém uma explicação dos principais tópicos abordados no relatório. O tronco contém dados, fatos e outras informações que as agências governamentais precisam saber. A conclusão contém um resumo do relatório.
Por exemplo, o conselho de administração de uma seguradora governamental deve apresentar ao ministro das finanças que a gestão da empresa é realizada de acordo com as leis e regulamentos em vigor em 2019. Para isso, o conselho de administração prepara um relatório anual relatório de conformidade para apresentar as atividades da empresa durante 2019
Etapa 4. Apresentar a viabilidade da ideia ou projeto proposto
Um relatório que contém uma explicação para determinar se uma ideia é aceita ou rejeitada é chamado de "relatório de viabilidade". Este relatório consiste em um resumo e um corpo. O resumo contém ideias, enquanto o corpo descreve os benefícios, possíveis problemas, custos e outras questões relacionadas à ideia proposta. A administração pode usar o relatório de viabilidade para responder às seguintes perguntas:
- Este projeto pode ser concluído dentro do orçamento financeiro?
- Este projeto é lucrativo?
- Este projeto pode ser concluído de acordo com um cronograma pré-determinado?
Etapa 5. Apresentar os resultados da pesquisa obtidos com o estudo
Um "relatório de pesquisa" apresenta os resultados de um estudo detalhado de uma questão ou problema muito específico. Este relatório consiste em um resumo (resumo), prefácio, métodos utilizados, resultados de pesquisas, conclusões e sugestões. Ao fazer um relatório, você deve informar os resultados dos estudos que servem de referência.
Por exemplo, a administração deseja realizar um estudo envolvendo todo o pessoal para decidir se é necessário ou não proibir os funcionários de fumar na cantina da empresa. A pessoa que conduz o estudo escreverá um relatório sobre os resultados da pesquisa
Etapa 6. Ajude a empresa a melhorar suas políticas, produtos ou procedimentos por meio de supervisão consistente
Em seguida, prepare um "relatório periódico" que é escrito a cada certo período de tempo, por exemplo, semanal, mensal, trimestral, etc. Este relatório apresenta o nível de eficiência da empresa, lucro / prejuízo e outros dados para um determinado período.
Por exemplo, o proprietário de uma farmácia pedirá a seu vendedor para apresentar um relatório de vendas mensal a cada três dias do mês seguinte
Etapa 7. Forneça um relatório em caso de determinadas situações
Em contraste com os relatórios periódicos, os "relatórios situacionais" são escritos para necessidades específicas, como simplesmente fornecer informações em reuniões ou relatar esforços para lidar com desastres naturais. Este relatório consiste em uma introdução, um corpo e uma conclusão. A introdução contém uma explicação dos eventos relatados e fornece uma breve visão geral das questões discutidas no corpo do relatório. Em conclusão, explique as soluções que foram e serão realizadas.
Por exemplo, o governador pede ao prefeito que forneça um relatório da situação após a ocorrência de um furacão na área sob sua responsabilidade
Etapa 8. Apresente algumas soluções para resolver o problema
O "relatório de benchmark" apresenta várias opções de solução para a tomada de decisões. De acordo com seu objetivo, o autor recomenda várias ações que devem ser realizadas. Este relatório consiste em uma introdução, um corpo e uma conclusão. O prefácio explica o propósito de escrever o relatório. O torso expressa a situação ou problema em questão, juntamente com várias opções de solução. A conclusão traz a melhor solução.
Por exemplo, uma empresa automotiva deseja construir uma fábrica na Ásia. Ao escrever o relatório de benchmark, liste no máximo 3 países de acordo com as necessidades da empresa e proponha a melhor localização na conclusão
Parte 2 de 2: redigindo um relatório de negócios
Etapa 1. Determine o propósito de escrever e formatar o relatório
Pergunte a si mesmo por que deseja escrever um relatório de negócios. Escolha o tipo de relatório na lista acima de acordo com os objetivos a serem alcançados.
- Seja qual for o motivo, certifique-se de definir metas curtas e claras. Os leitores do relatório ficam confusos se a formulação de objetivos for prolixa, de modo que a credibilidade do relatório seja posta em dúvida.
- Por exemplo, seu departamento precisa de fundos promocionais adicionais. Ao escrever o relatório, concentre-se no orçamento do orçamento promocional disponível atualmente e apresente um plano de trabalho eficaz para aproveitar ao máximo os fundos adicionais.
Etapa 2. Considere o público que irá ler o relatório
Os leitores de relatórios podem vir de fora da empresa (não funcionários) ou de dentro da empresa. Ao escrever um relatório, considere o quão bem o leitor entende ou tem informações sobre o assunto que está sendo discutido. Além disso, pense em como as informações apresentadas no relatório serão úteis para o leitor.
- Para quem vai ler o relatório, o aspecto financeiro é sempre a prioridade para a administração ou para os clientes.
- Por exemplo, você deseja implementar um programa de compartilhamento de trabalho em sua divisão. Para isso, você precisará redigir um relatório comercial que será lido pelo diretor de pessoal, diretor de operações e CEO. Considere a possibilidade de eles já conhecerem o programa para que você possa fornecer informações relevantes no relatório. Se a gerência nunca discutiu um programa de compartilhamento de empregos, seu relatório é informativo e útil. Se a empresa já planejou este programa, seu relatório será ineficaz e menos persuasivo.
Etapa 3. Determine o que precisa ser aprendido
A etapa mais difícil ao preparar um relatório de negócios é não escrever. Tirar conclusões e coletar dados de apoio é o mais difícil. Você precisará ter uma ampla gama de habilidades, por exemplo, coletar dados e analisar o mercado. O que você e a gerência precisam saber para tomar decisões informadas sobre os tópicos cobertos em seu relatório?
Etapa 4. Colete dados relevantes para escrever um relatório
Certifique-se de que os dados de apoio fornecidos são o resultado de pesquisas. Caso contrário, você pode perder credibilidade. A coleta de dados também é determinada pelo tipo de relatório a ser escrito. Certifique-se de usar dados precisos e relevantes para a finalidade de redigir o relatório.
- Os dados de fontes internas geralmente são mais rápidos de coletar. Por exemplo, os dados de vendas de produtos podem ser solicitados ao departamento de vendas por telefone. Assim, os dados são imediatamente recebidos e incluídos no relatório.
- Dados externos podem ser obtidos na empresa. Se outros departamentos coletaram e analisaram dados de consumidores, solicite-os para que você não tenha que fazer sua própria pesquisa. Os dados necessários devem ser ajustados ao campo dos negócios, mas os redatores de relatórios de negócios geralmente não precisam fazer pesquisas primeiro.
- Por exemplo, se você quiser escrever um relatório de justificativa / recomendação, faça alguma pesquisa para descobrir os benefícios das idéias apresentadas e, em seguida, inclua os resultados da pesquisa no relatório.
Etapa 5. Decida como estruturar o relatório antes de redigir
Esta decisão é influenciada pelo propósito de redigir o relatório. Por exemplo, como preparar um relatório de conformidade e um relatório de viabilidade são diferentes. Comece a escrever quando descobrir como compilar o relatório.
- Classifique os dados de suporte em vários grupos. Os relatórios de negócios geralmente contêm uma grande quantidade de dados e informações. Dividir os dados em grupos é a chave para escrever um bom relatório de negócios com sucesso. Por exemplo, apresente os dados de vendas separadamente dos dados do cliente e inclua um título para cada recapitulação dos dados.
- Compile relatórios classificando os dados de recapitulação por título para facilitar a leitura e o entendimento. Assim, os dados apresentados podem apoiar o objetivo principal da redação do relatório.
- Às vezes, você precisa esperar que outra pessoa analise ou insira os dados. Enquanto espera, você pode processar o conjunto de dados completo.
Etapa 6. Tire conclusões e dê sugestões específicas
Certifique-se de tirar conclusões lógicas usando os dados contidos no relatório. Explique as ações que precisam ser tomadas com base nessas conclusões.
Cada solução que você propõe deve ser seguida por ações específicas e mensuráveis. Descreva quaisquer mudanças na descrição do trabalho, cronograma ou alocação de fundos necessários para implementar o novo plano de trabalho. Certifique-se de que suas sugestões estejam embasadas em dados que comprovem que a gestão é capaz de atingir as metas implementando as soluções apresentadas no relatório
Etapa 7. Prepare um resumo executivo
Este resumo será a primeira página do relatório de negócios, mas é escrito no final. O sumário executivo é um meio de apresentar os resultados do estudo e as conclusões para dar uma ideia do conteúdo do relatório, caso alguém não tenha tempo de lê-lo até o final. A título de ilustração, um sumário executivo é como um trailer de filme ou um resumo de tese.
Este relatório é chamado de resumo executivo porque executivos ocupados podem apenas ler este resumo. Transmita informações importantes aos superiores em 200-300 palavras na forma de um resumo executivo. Ele poderia ler mais se quisesse saber os detalhes
Etapa 8. Use infográficos para transmitir dados específicos
Às vezes, você precisa fornecer dados quantitativos usando gráficos ou tabelas. Apresente dados com várias cores para torná-los mais atraentes e fáceis de entender. Use marcadores, números sequenciais ou tabelas para tornar os dados mais fáceis de ler. Esta etapa faz com que a apresentação dos dados pareça diferente para mostrar seu significado.
- Normalmente, as imagens tornam os relatórios de negócios mais atraentes. Os relatórios parecem monótonos se contiverem apenas texto e números. Apresente infográficos relevantes e úteis, mas não exagere.
- Escreva as informações em caixas em uma página que seja quase inteiramente de texto, sem tabelas ou números. Páginas de texto completo tendem a ser enfadonhas. Um resumo de informações importantes pode ser apresentado em uma caixa.
Etapa 9. Liste as fontes de informação
Dependendo do tipo de pesquisa que você está fazendo, pode ser necessário listar o provedor de informações. Em um relatório de negócios, uma bibliografia ou página de fontes tem como objetivo fornecer informações ao leitor se ele deseja verificar ou procurar outros dados.
Use o formato correto ao incluir citações em relatórios por tipo de negócio
Etapa 10. Verifique o relatório 2 vezes
Você não parece sério ao relatar quaisquer erros ortográficos ou gramaticais. Esses erros colocam a credibilidade do seu estudo em questão. Além disso, apresente informações claras e inequívocas.
- Por exemplo, não use palavras difíceis de entender ou frases muito longas.
- Evite uma variedade de conversas.
- Se o leitor de relatórios estiver no mesmo ramo, você pode usar jargão ou termos técnicos, mas não exagere.
- Normalmente, os relatórios de negócios são escritos usando a voz passiva. Este relatório é um exemplo que mostra que escrever usando frases passivas é melhor do que frases ativas.
- Ao verificar os relatórios, os erros podem ser esquecidos porque você mesmo digitou. Peça a um colega de trabalho que leia seu relatório e peça feedback. É muito melhor saber os erros dos colegas de trabalho do que dos superiores. Aproveite a contribuição dos colegas para melhorar os relatórios e, ao mesmo tempo, levar as sugestões em consideração.
Etapa 11. Crie um índice analítico
Escreva um relatório de negócios de acordo com o formato oficial, criando um índice que seja útil como uma referência ao pesquisar uma página específica. Inclua os números das páginas de cada seção do relatório no índice, especialmente o sumário executivo e a conclusão.
Etapa 12. Hora de vincular o relatório
A melhor maneira de melhorar um relatório que fornece uma revisão completa útil é encaderná-lo da melhor maneira possível, por exemplo, usando arame espiral, pastas ou capas de papelão. Assim, o relatório parece limpo e atraente para que outras pessoas queiram lê-lo até o fim.
