Quer você seja um executivo corporativo, um gerente ou um pai que fica em casa, ser capaz de delegar responsabilidades é uma habilidade importante para se tornar mais eficaz. No entanto, delegar pode ser complicado - você precisa ser firme e confiar na pessoa a quem está delegando suas responsabilidades. Este artigo o ajudará a lidar com quaisquer preocupações que você possa ter sobre delegação e, em seguida, o levará através do processo real de delegação de trabalho de maneira sábia e respeitosa.
Etapa
Parte 1 de 2: entre na mentalidade certa
Etapa 1. Coloque seu ego de lado
O maior obstáculo à delegação é a frase "Se você quer que algo seja feito da maneira certa, você mesmo precisa fazer". Você também não é a única pessoa no mundo que pode acertar. Você pode ser a única pessoa que pode acertar neste ponto, mas se você reservar um tempo para treinar alguém, eles também podem acertar. Quem sabe - eles podem ser capazes de fazer isso mais rápido ou melhor do que você e isso não é apenas algo que você tem que aceitar, mas até mesmo pedir.
Pense de forma lógica e realista - você pode fazer esse trabalho sozinho? Você tem que trabalhar até a morte para equilibrar este trabalho e suas próprias responsabilidades? Nesse caso, você deve estar preparado para delegar parte de seu trabalho. Não se sinta envergonhado ou inadequado apenas porque precisa de ajuda em algo - você na verdade se torna um trabalhador mais eficaz ao obter ajuda quando precisa
Passo 2. Pare de esperar que alguém se ofereça para ajudar
Se você reluta em delegar trabalho, pode sofrer de uma leve síndrome do mártir - você pode estar sobrecarregado e muitas vezes se pergunta por que ninguém se oferece para ajudar. Seja honesto consigo mesmo - quando as pessoas se oferecem para ajudar, você recusa, apenas para ser educado? Você está perguntando secretamente por que eles não insistem? Você acha que, se suas posições fossem invertidas, você os ajudaria com o coração disparado? Se você respondeu "sim", você precisa praticar "assumir o controle" de suas circunstâncias. Pegue a ajuda de que você precisa - não espere que ela chegue até você, porque pode nunca acontecer.
Muitas pessoas esquecem o que outras pessoas estão passando e não há nada que você possa fazer para mudá-las. Esqueça todas as decepções possíveis com pessoas que não se oferecem para ajudar; lembre-se de que é sua função falar sobre o que você precisa
Etapa 3. Não olhe para os pedidos de ajuda de uma forma negativa
Muitas pessoas se sentem desconfortáveis pedindo ajuda. Você pode se sentir culpado, como se estivesse colocando um fardo sobre outra pessoa, ou envergonhado, porque acha (por algum motivo) que deveria ser capaz de lidar com tudo sozinho. Você pode apenas se sentir orgulhoso da luta e ver isso como uma prova de que você é um ser humano nobre (outra manifestação da síndrome do mártir). Se você vê o pedido de ajuda como uma forma de fraqueza, você precisa esquecê-lo rapidamente Por outro lado: tentar fazer tudo sozinho é um sinal de fraqueza, no sentido de que indica que você não tem uma visão realista de suas habilidades.
Etapa 4. Aprenda a confiar nos outros
Se você tem medo de delegar porque acha que outras pessoas não podem fazer tão bem quanto você, tenha duas coisas em mente: primeiro, quase qualquer pessoa pode se tornar bom em algo com prática suficiente e, segundo, você pode não ser talentoso em tudo. Ao delegar trabalho, você não apenas libera tempo para si mesmo - mas também dá ao seu ajudante a oportunidade de praticar uma nova habilidade ou realizar uma nova tarefa. Seja paciente - com o tempo, seu ajudante provavelmente será capaz de fazer o trabalho delegado tão bem quanto você. A menos que o trabalho que você planeja delegar seja muito importante, pode ser bom para seu ajudante saber como fazê-lo bem ao longo do tempo. Se o trabalho é muito importante, pense duas vezes antes de delegar!
Mesmo que você seja o melhor no trabalho que planeja delegar, saiba que delegar o trabalho permite que você faça outras coisas com seu tempo. Se você é o melhor funcionário do escritório que faz um trabalho bastante monótono de montagem do disco rígido, mas tem uma apresentação importante para preparar, então não há problema em deixar essa tarefa para uma parte interna. É melhor priorizar tarefas difíceis - não se sinta mal por delegar tarefas simples e repetitivas quando tiver coisas mais importantes para fazer
Parte 2 de 2: Delegando Efetivamente
Etapa 1. Coloque a tarefa em execução
O primeiro passo é o mais difícil, mas o mais importante. Você tem que ter a coragem de pedir a alguém para ajudá-lo (ou se você for o chefe, peça a alguém para ajudá-lo). Não se sinta mal com isso - contanto que você seja educado, gentil e amigável, você não estou sendo rude apenas por pedir ajuda a outra pessoa. Tente ser amigável e legal, ao mesmo tempo em que mantém seu pedido sério.
- Se você não tem certeza de como conseguir que outra pessoa faça algo por você, tente manter as coisas curtas e amáveis. Diga algo como: "Ei, posso falar com você um minuto? Você pode me ajudar a montar a enorme pilha de discos rígidos que acabou de chegar. Não posso fazer isso sozinho porque estou fora do escritório hoje. Você pode ajuda-me? "pressione a pessoa, mas certifique-se de que sua ajuda é necessária.
- Peça e você (provavelmente) receberá. Não tenha medo de delegar porque você acha que isso soará rude ou impressionante. Veja desta forma - como você se sente quando as pessoas lhe pedem ajuda? Você se sente magoado e ofendido? Ou você (normalmente) quer ajudar? Talvez você tenha escolhido o último!
Passo 2. Não leve a rejeição para o lado pessoal
Às vezes, as pessoas simplesmente não conseguem te ajudar - uma coisa triste, mas é verdade. Isso pode ocorrer por vários motivos - o mais comum é que a pessoa para quem você está pedindo ajuda está muito ocupada com o trabalho. Não leve para o lado pessoal - só porque alguém não pode (ou não quer) fazer algo por você naquele momento, não significa que o odeie. Normalmente porque estão ocupados ou preguiçosos - nada mais.
Se você for rejeitado, considere suas opções - geralmente, você pode insistir educadamente que precisa da ajuda dessa pessoa (geralmente funciona se você for o chefe ou alguém com autoridade), você pode tentar pedir a outra pessoa, ou você pode fazer o trabalho em si. Se precisar de ajuda, não tenha medo de escolher a primeira opção ou ambas
Etapa 3. Delegar objetivos, não procedimentos
Esta é a chave para não se tornar o pesadelo de um microgerente. Estabeleça padrões claros para quais resultados você deseja e mostre à pessoa como, mas diga que ela pode fazer do jeito que quiser, desde que seja bem feito e dentro do prazo. Dê-lhes tempo suficiente não apenas para aprender, mas também para experimentar e inovar. Não os treine como um robô; treine-os como um ser humano - alguém que se adapta e fica melhor.
Também é inteligente porque vai demorar e reduzir a ansiedade. Você quer usar o tempo livre para fazer outras coisas mais importantes, nem sempre se preocupar com o andamento do seu ajudante. Lembre-se de que você delega trabalho para reduzir o estresse - não para aumentar o estresse
Etapa 4. Prepare-se para treinar seu ajudante
Você deve sempre reservar um tempo para ensinar seu ajudante como fazer a tarefa delegada, mesmo que seja uma coisa fácil. Lembre-se de que um processo que parece direto e simples para você pode não ser tão simples quanto para alguém que nunca o fez antes. Esteja preparado não apenas para conduzir o seu ajudante através do trabalho que você delegou, mas também seja paciente com qualquer dúvida que possa surgir.
Considere o tempo que você gasta treinando equipes de resgate como um investimento sábio de longo prazo. Ao reservar tempo para ensinar adequadamente seu ajudante, você terá tempo livre no futuro, em vez de gastar tempo corrigindo os erros dele
Etapa 5. Alocar recursos suficientes para concluir a tarefa
Você pode ter os recursos disponíveis necessários para concluir a tarefa, mas a pessoa designada para a tarefa pode não ser capaz de acessá-los. Coisas como dados protegidos por senha, ferramentas especiais e certas ferramentas podem ser essenciais para realizar o trabalho, portanto, certifique-se de que seu ajudante tenha o necessário para ter sucesso.
Etapa 6. Entenda que seu ajudante só pode fazer uma coisa por vez
Quando seu ajudante está ajudando você, ele não está cumprindo suas responsabilidades normais. Não se esqueça de que, como você, seu ajudante pode ter uma agenda lotada. Pergunte a si mesmo: que trabalho eles reservariam ou delegariam para fazer o trabalho de você? Certifique-se de saber a resposta na próxima vez que delegar uma tarefa a alguém.
Etapa 7. Seja paciente
A pessoa que você delegar cometerá erros ao aprender a fazer uma nova tarefa. Faz parte do processo de aprendizagem. Planeje. Não delegue tarefas presumindo que a pessoa o fará perfeitamente até que tenha um trabalho comprovado. Se um trabalho não sai como esperado porque seu colega não consegue fazer a tarefa perfeitamente, então a culpa é sua, não ele. Seja um recurso para seu ajudante e o trabalho delegado pode ser uma experiência de aprendizado para ele, em vez de assustar as pessoas.
Quando você treina alguém para fazer algo, você está investindo. No início, isso o deixará mais lento, mas, no longo prazo, aumentará a produtividade, com base em sua abordagem de comportamento positivo e realista
Etapa 8. Prepare-se para problemas
Faça um plano de backup e esteja preparado para agir se algo der errado. Saiba o que acontecerá se uma meta ou prazo for perdido. Obstáculos e desafios inesperados surgem o tempo todo, esteja você no escritório ou em casa - às vezes, a tecnologia pode falhar. Deixe seu ajudante acreditar que, se algo acontecer, você entenderá e ajudará a cumprir o prazo - não o deixe apenas em uma posição difícil.
Fazer isso também é inteligente em um sentido egoísta - se seu ajudante tem medo de ser culpado, mais tempo será gasto compensando suas deficiências do que fazendo seu trabalho
Etapa 9. Recompense seu ajudante se for digno
Delegar tarefas a alguém é importante se você tiver mais responsabilidades. Mas é contraproducente quando você delega uma tarefa, permite que seu ajudante trabalhe duro por ela e, então, você mesmo obtém o crédito. Aprecie e elogie os esforços de outras pessoas que estão trabalhando em seu nome.
Certifique-se de que toda vez que receber um elogio por seu trabalho que foi ajudado por outra pessoa, você também mencione o nome da pessoa que o ajudou
Etapa 10. Diga "Obrigado
“Quando alguém faz algo por você, é importante agradecer a essa pessoa, reconhecer a importância de sua ajuda e fazer com que o ajudante saiba que é apreciado. Do contrário, você parecerá ingrato, mesmo que não t. Lembre-se de que as pessoas não podem ler sua mente. As pessoas ficarão mais do que felizes em oferecer ajuda se se sentirem apreciadas.
