Todos devem ter ficado desapontados porque compraram ou pediram algo, mas não conseguiram o que queriam. Às vezes, não vale a pena discutir incidentes como esse, mas há momentos em que fazer uma reclamação é a coisa certa a se fazer. Se você quiser fazer uma reclamação, certifique-se de que a reclamação valha a pena, seja um dinheiro de volta, um item de reposição ou um pedido de desculpas. Leia o guia abaixo para aprender como fazer uma reclamação menos emocional, mas frutífera.
Etapa
Método 1 de 2: Iniciar uma reclamação
Etapa 1. Certifique-se de que sua reclamação seja ouvida
Se você sentir que não está conseguindo o que deseja ou está sendo maltratado, deve se manifestar para que seu problema seja resolvido. Esteja preparado para ser um pouco agressivo e defender seu argumento. Se você não for ouvido, há uma boa chance de que sua reclamação seja simplesmente ignorada.
Etapa 2. Faça uma reclamação imediatamente
Faça uma reclamação enquanto o incidente ainda está fresco em sua memória e as pessoas envolvidas ainda estão no local. Se você esperar e fizer isso mais tarde, fazer uma reclamação ficará um pouco mais difícil. Tente fazer uma reclamação no mesmo dia do dia do incidente ou incidente. Se não for possível, faça na mesma semana ou mês. Em essência, quanto mais cedo, melhor.
Etapa 3. Encontre alguém que possa realmente ajudar
Não seja o único a criticar os comissários de bordo porque você perderá o seu voo em trânsito. O comissário não pode fazer nada a respeito e você está piorando a situação. Em vez de reclamar imediatamente com a primeira pessoa que encontrar, pense primeiro na sua situação e em quem pode fazer algo para resolver o seu problema, ou pelo menos coloque você em contato com alguém que possa ajudar.
- Muitas lojas possuem um balcão de informações ou help desk com um funcionário que está sempre disponível para ajudá-lo quando você tiver um problema. Antes de reclamar imediatamente com o caixa da loja, descubra primeiro se há uma pessoa mais adequada para você falar diretamente.
- Você pode começar pela pessoa que faz a gravação ou pelo garçom do restaurante que o atende. Mas essas pessoas geralmente só podem ajudá-lo com problemas menores. Se o seu problema for maior do que insetos na sopa ou se você quiser restaurar móveis quebrados, pode ser necessário falar com o gerente da loja.
- Se você ligar para o atendimento ao cliente, certifique-se de ter uma reclamação a fazer e peça para falar com a pessoa certa.
Etapa 4. Descreva o problema e a solução desejada
Quando encontrar a pessoa certa com quem conversar, explique a situação ou a sua reclamação de forma clara e como é a solução desejada. Se você quiser seu dinheiro de volta, especifique o valor. Se o problema for serviço e você quiser uma explicação, diga isso. As pessoas que ouvem sua reclamação podem resolver o problema mais facilmente se você puder explicá-lo completa e especificamente.
- Diga o nome da pessoa com quem está falando e apresente-se também. Uma apresentação formal é uma ótima maneira de fazer a outra pessoa parar o que está fazendo e ouvir você com atenção. "Olá, Sr. Arif, sou Budi. Como você está? Olha, não é culpa de Pak Arif, mas …”
- Fale com ele como se ele fosse um confidente e você gostaria de lhe contar um segredo. Comece dizendo que você não o culpa pessoalmente pelo problema ou erro, mas que ficaria muito feliz se ele pudesse ajudar a resolvê-lo.
Etapa 5. Sorria
Este ponto não pode ser enfatizado mais claramente. Você nunca será chamado de sorriso com muita frequência. As pessoas são mais propensas a responder a alguém sorrindo. É garantido que você obterá uma resposta mais gentil e gentil ao sorrir.
Passo 6. Não se emocione
Não continue e explique como você está zangado com isso. Não levante a voz nem faça gestos raivosos. O segredo para conseguir o que deseja dessa situação é fazer com que a pessoa que recebe sua reclamação o ajude a encontrar uma solução a seu favor. Se suas ações parecem ameaçadoras, é menos provável que você consiga o que deseja.
- Controle sua linguagem corporal e expressões faciais para parecer calmo e alerta. Não faça gestos e expressões como revirar os olhos, cruzar os braços e outros gestos que sugiram que você está prestes a perder a paciência.
- Espere pacientemente. Para receber seu dinheiro de volta, obter um pedido de desculpas ou qualquer outra coisa que tenha sido solicitada, você pode precisar esperar até que o representante de atendimento ao cliente obtenha permissão de seu supervisor. Criar mais tensão por ser impaciente é um comportamento rude e impróprio. Espere com calma e paciência enquanto seu problema está sendo resolvido.
Etapa 7. Agradeça à pessoa que dedicou seu tempo para trabalhar com você
Se você consegue o que deseja, um sincero agradecimento é obrigatório. Se você não conseguir o que deseja, terá de decidir se deve fazer mais uma reclamação ou não.
Certifique-se de lembrar e / ou registrar o nome da pessoa ou representante que recebeu a reclamação para que essa pessoa saiba que você está falando sério e que ela pode ser responsabilizada posteriormente
Método 2 de 2: Fazendo Outras Reclamações
Etapa 1. Anote os detalhes
Se você decidiu que é hora de esta reclamação envolver uma pessoa mais competente da empresa, comece por escrever todos os detalhes e detalhes do incidente em questão. Anote a data, a quantia de dinheiro gasta e quaisquer informações relevantes ao incidente. Escreva o nome do funcionário ou do responsável pelo atendimento ao cliente que recebeu sua reclamação e descreva a conversa e os resultados que você obteve com ela.
Etapa 2. Escreva uma carta de reclamação formal
Encontre o endereço ou e-mail da empresa que recebe e trata as reclamações. Escreva uma carta amigável, mas firme, sobre o que aconteceu e qual seria sua solução. Seja claro sobre tudo e peça uma resposta dentro de um determinado prazo - geralmente, uma semana é o melhor limite de tempo. Inclua suas informações de contato e quando você pode ser encontrado.
- O e-mail geralmente é a maneira mais rápida de entrar em contato com alguém por escrito. Mas você também pode imprimir sua carta e enviá-la pelo correio.
- Mantenha um registro da correspondência sobre o assunto a partir deste ponto.
- Se você estiver satisfeito com a resposta que recebeu, escreva uma carta de agradecimento e declare que seu problema foi resolvido. Se você não obtiver uma resposta, ou se a resposta parecer trivial e inadequada, continue reclamando e em maior escala.
Etapa 3. Envie um e-mail para o CEO da empresa
Não tenha medo de fazer uma reclamação a uma empresa de alto nível se você realmente não puder entrar em contato ou não conseguir o que deseja do funcionário ou gerente da empresa. Se os erros da empresa são tão graves que colocam você em risco, o CEO da empresa certamente precisa saber disso. Seja persistente. Envie um e-mail para o CEO da empresa semanalmente até obter uma resposta.
Etapa 4. Publique no Facebook ou Twitter
Essa é uma forma cada vez mais eficaz de chamar a atenção de empresas difíceis de contatar ou alcançar. Crie um post ou tweet explicando o que aconteceu e pedindo ajuda. Certifique-se de que a conta do Facebook ou Twitter da empresa pode vê-lo (com tags ou menções, por exemplo). Como sua reclamação vai para um fórum público, é provável que você obtenha uma resposta muito rapidamente.
- Não use esse método antes de tentar entrar em contato com a empresa pessoalmente, mas sem sucesso.
- Você obterá melhores resultados se não falar mal da empresa em fóruns públicos. Certifique-se de que sua postagem ou tweet seja calma e direta. Não resmungue.
Etapa 5. Peça ajuda a um consultor
Se você realmente acha que o problema que está enfrentando é sério e acha que a empresa está privando você dos direitos que você merece, encontre uma pessoa externa que possa ajudá-lo a resolver o problema que está enfrentando. Se reclamar sozinho não funcionar, talvez os resultados sejam diferentes se houver ajuda de terceiros.
Pontas
- Descreva seu problema de forma clara e resumida.
- Sempre seja educado.
- Sorriso.
- Faça amigos ou aliados, não inimigos.
- Fique calmo.
- Não use gírias ou linguagem popular
- Descreva também a solução que você deseja.
