Pode ser difícil dizer não a um pedido, especialmente se a pessoa que está fazendo o pedido for seu chefe. Mesmo que você dê o melhor de si para fazer tudo o que seu chefe pede, há momentos em que você não consegue e tem que dizer não. Pense em seus motivos e entenda o que você quer dizer antes de se encontrar com seu chefe. Em vez de dizer "não" abertamente, tente apresentar sugestões alternativas positivas.
Etapa
Parte 1 de 3: preparando as respostas
Etapa 1. Escreva uma lista dos motivos pelos quais você não pode fazer uma solicitação
Se seu chefe pedir que você assuma um trabalho adicional ou uma atribuição quando você não tem tempo ou a tarefa está fora de sua descrição de trabalho, é útil listar os motivos pelos quais você deve recusar a tarefa. Pense no problema com calma e racionalidade e liste as razões. Essas notas o ajudarão a preparar uma resposta a seu chefe.
- Existem motivos simples pelos quais você não pode realizar uma tarefa, como o compromisso de cuidar de seus filhos ou de planejar as férias.
- Se não tiver certeza se a atribuição é certa para você, verifique novamente a descrição do seu trabalho.
- Se você já tem uma carga de trabalho pesada e não pode aceitar outro emprego, precisa pensar cuidadosamente sobre como lidar com isso.
Etapa 2. Analise suas prioridades de trabalho
Se seu horário de trabalho é um problema e você não tem certeza se pode assumir outras atribuições, tente analisar suas prioridades. Considere uma nova atribuição com outra e avalie se você pode mudar o trabalho existente. Apenas dizer "Não tenho tempo" pode fazer seu chefe questionar sua eficácia e eficiência; portanto, se o tempo for um problema, você precisa mostrar que pode priorizar tarefas e concluí-las no prazo.
- Faça uma lista de tarefas e classifique-a por prioridade e prazo.
- Faça uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará e veja se há uma chance de você conseguir trabalhar em uma nova.
- Crie documentos organizados e claros que podem ser usados ao falar com superiores.
- Essa é uma forma de "mostrar" a seu chefe que você não pode fazer o que lhe é pedido, e não apenas "dizer".
Etapa 3. Coloque-se no lugar do chefe
Antes de falar com seu chefe, é importante que você tente se colocar no lugar dele e entendê-lo e as prioridades da empresa. Entender a motivação de seu chefe o ajudará a formular uma resposta melhor. Se você não estiver realizando uma tarefa específica porque provavelmente custará a receita da empresa de maneira significativa, você precisa de um argumento muito persuasivo e de uma alternativa para que a empresa não perca sua receita.
- Se você deseja apenas reagendar uma reunião por causa de um compromisso anterior, pense em como isso afetará seu chefe.
- Tentar se colocar no lugar dele o ajudará a prever como seu chefe responderá a você.
Etapa 4. Pense na linguagem a ser usada
É importante usar o tom de voz e a linguagem corretos para dizer não sem dizer não. Lembre-se de que é importante usar sempre uma linguagem neutra e evitar mudar a situação. Não é sobre você ou seu chefe, ou o relacionamento que você tem, seja um relacionamento bom ou ruim. Aponte sempre a empresa e como obter os melhores resultados para o negócio.
- Diga algo neutro e objetivo como: "Se eu fizer esta tarefa, não terei tempo de terminar o relatório principal desta semana."
- Evite respostas subjetivas e pessoais. Não diga "Eu não posso fazer isso, é muito trabalho para mim".
Parte 2 de 3: conversando com o chefe
Etapa 1. Encontre a hora certa para o chefe
Antes de falar com seu chefe, você precisa encontrar o momento certo para ele. Você certamente não quer vê-lo em um momento estressante ou agitado. Você pode ter uma boa ideia de como ele funciona, mas verifique sua programação diária no computador, se possível. Você deve perguntar se ele tem tempo livre porque você deseja discutir algo, dependendo da cultura e dos costumes do seu escritório.
- Converse em particular se sua situação de trabalho permitir que você converse a sós com seu chefe.
- Preste atenção à pressão e ao estilo de trabalho de seu chefe. Se ele é alguém que gosta de ser ativo pela manhã, tente conversar com ele antes do almoço.
- Se você sabe que ele sempre vem em primeiro lugar, pode vir uma manhã cedo para vê-lo antes que os outros funcionários cheguem.
Etapa 2. Fale de forma clara e concisa
Quando você fala com seu chefe, é importante transmitir seu ponto de vista rapidamente e não evitar problemas. Você precisa ter certeza de transmitir seu ponto de vista de maneira clara e concisa. Não fique dando voltas sobre isso porque seu chefe vai pensar que você está perdendo seu tempo e você perderá a simpatia do chefe.
- Evite dizer "sim, mas …" porque o chefe pode simplesmente ouvir "sim" e pensar que você pode fazer o trabalho, se puder administrar melhor o seu tempo.
- Em vez de usar palavras negativas como "mas", tente usar palavras mais positivas.
- Por exemplo, em vez de dizer “Eu sei que você me pediu para fazer este relatório, mas tenho muito outro trabalho a fazer”, tente dizer algo como “Tenho uma ideia para reorganizar a carga de trabalho neste projeto”.
Etapa 3. Descreva sua condição
É muito importante que você explique as razões de forma clara e eficaz. Se você não consegue apresentar um argumento sólido, seu chefe provavelmente não entende por que você não consegue fazer o trabalho. Por exemplo, se você for solicitado a fazer algo fora da descrição do seu trabalho, você deve explicar isso e estar preparado para explicar a descrição do seu trabalho, se necessário. Não revele imediatamente a descrição do seu cargo, mas esteja preparado para explicá-la.
- Se o tempo é um problema, você precisa de um motivo real e inegável pelo qual não pode realizar a tarefa em questão.
- Revele outro trabalho que está sendo feito e é uma prioridade. Diga algo como: “Tenho um prazo para concluir meu relatório de primavera na próxima semana, então essa tarefa pode ser um saco”.
- Tente enfatizar que se seu chefe reatribuir a tarefa a outra pessoa, isso irá beneficiar essa pessoa e a empresa, enfatizando que o trabalho que você está fazendo é mais importante.
- Explique sua situação de forma clara e direta, mas nunca de uma forma conflituosa ou emocional.
Etapa 4. Não demore muito
Se você descobrir imediatamente que não pode realizar uma determinada tarefa ou que ela não é a certa para você, não espere muito para agendar uma conversa com seu chefe. Se você deixar, é mais difícil reorganizar o trabalho que ainda precisa ser feito no prazo. Se você esperar até o último minuto, é quase impossível cumprir o prazo. Seu chefe não vai simpatizar com você.
Parte 3 de 3: Oferecendo propostas alternativas positivas
Etapa 1. Proponha realinhar suas prioridades
Quando você fala com seu chefe, é importante não dizer "não" abertamente, se você puder evitá-lo. Em vez disso, tente encontrar maneiras de propor alternativas positivas que não exijam que você faça uma tarefa que você sente que não pode fazer. Uma boa maneira de fazer isso é pedir a seu chefe que o ajude a reorganizar suas prioridades. Ao fazer isso, você mostrará a seu chefe que deseja trabalhar da forma mais produtiva possível e ficará claro que a carga de trabalho não é constante.
- Anote seu excelente trabalho e quanto tempo levou para concluir cada tarefa para provar que você pensou bem.
- Perguntar ao chefe dizendo "Você pode me ajudar a reorganizar minhas prioridades?" mostrará que você deseja envolvê-lo no gerenciamento de seu trabalho.
- Isso vai mostrar que você valoriza a opinião deles e busca ajuda para trabalhar com mais eficiência.
Etapa 2. Recomendar a um colega
Outra maneira de sugerir alternativas positivas para simplesmente dizer não é recomendar um colega de trabalho que possa assumir um trabalho adicional. Isso mostrará que você pensou sobre a tarefa e quem é mais adequado para ela. Seu chefe ficará impressionado que você pensou nele e na necessidade da empresa de fazer o trabalho e não se preocupar com excesso de trabalho.
- Mostrar que você tem bom senso e priorizar as necessidades da empresa tornará mais fácil para seu chefe confiar em seu julgamento da próxima vez.
- Também vai mostrar que você entende o que está acontecendo no escritório e está interessado no desenvolvimento de seus colegas de trabalho.
Etapa 3. Proponha um novo arranjo de trabalho
Se você está recebendo muito trabalho para concluir dentro das horas combinadas, esta pode ser uma oportunidade para conversar com seu chefe sobre como fazer novos arranjos de trabalho. Por exemplo, se você tem que fazer um longo trajeto para o trabalho que reduz sua produtividade, você pode sugerir trabalhar em casa um dia por semana, reduzindo assim o tempo de deslocamento.
- Se você acha que um padrão de trabalho mais flexível tornará mais fácil para você se adaptar às demandas do local de trabalho, não tenha medo de trazer isso à tona.
- Sempre pense sobre a cultura em seu local de trabalho e se trabalhar com mais flexibilidade é uma ideia viável.
- Pense em todas as propostas antes de enviá-las. Não proponha ideias que não sejam completamente claras.
Aviso
- Se seu chefe pede que você faça algo ilegal, você tem o direito de dizer não. Contate as autoridades.
- Fique calmo e fale em um tom de voz normal.
