A capacidade de gerenciar o tempo é uma das habilidades mais úteis. O momento certo ajuda você a aproveitar ao máximo o seu tempo para obter sucesso no trabalho e na educação. Este artigo explica como usar o tempo de forma produtiva, por exemplo, escolhendo o ambiente de trabalho certo e realizando as tarefas de acordo com as prioridades. Se necessário, desligue o telefone e as redes sociais para não se distrair. Adquira o hábito de realizar atividades de acordo com uma programação regular para que você possa dar o melhor de si no dia a dia.
Etapa
Método 1 de 3: usando o tempo de forma produtiva
Etapa 1. Crie um ambiente de trabalho favorável
As condições ambientais no escritório afetam a produtividade do trabalho. Escolha ou crie o ambiente mais adequado, pois não existe um padrão que determine o ambiente de trabalho mais adequado para você. Organize seu espaço de trabalho usando decorações que estimulem o entusiasmo e a paixão pelo trabalho, porque esse sentimento o torna mais focado e mais produtivo.
- Por exemplo: compre algumas pinturas de artistas que o inspiram e, em seguida, exiba-as em sua área de trabalho.
- Se você puder escolher uma área de trabalho, escolha uma que não tenha distrações. Trabalhar enquanto assiste TV não é uma maneira útil. Configure uma mesa de trabalho no canto do quarto para que você possa trabalhar em silêncio.
Etapa 2. Faça uma lista de tarefas por prioridade
Antes de começar a trabalhar, primeiro determine as tarefas que devem ser priorizadas. Em vez de apenas fazer uma lista, anote as tarefas diárias que precisam ser concluídas em ordem de prioridade e divida-as em categorias.
- Antes de fazer uma lista, escreva várias categorias de acordo com sua urgência. Por exemplo: a categoria "urgente" (tarefas que devem ser concluídas hoje), a categoria "importante, mas não urgente" (deve ser concluída, mas ainda pode ser concluída amanhã ou alguns dias depois), e "não urgente" categoria (pode atrasar).
- Escreva atribuições de acordo com as categorias. Por exemplo: se você precisa preencher um relatório de trabalho imediatamente, esta tarefa pertence à categoria "urgente". Outras tarefas que devem ser concluídas em 2 dias se enquadram na categoria "importante, mas não urgente". Se você deseja se exercitar depois do trabalho, mas apenas como um exercício regular, esta atividade se enquadra na categoria "não urgente".
Etapa 3. Priorize tarefas importantes
Você se sentirá aliviado se tiver feito uma tarefa muito urgente pela manhã. O sucesso em fazer o que é importante torna a vida cotidiana mais agradável para que você fique livre do estresse. Comece o dia completando as tarefas listadas na lista, uma por uma, começando com as mais importantes.
- Por exemplo: se você tiver que responder a 5 emails e verificar um relatório, faça-o assim que chegar ao escritório.
- Não converse desnecessariamente até concluir uma tarefa prioritária.
Etapa 4. Faça algo enquanto espera
Aproveite ao máximo o seu tempo trabalhando sempre na hora de esperar. Enquanto estiver sentado no ônibus a caminho do trabalho ou da faculdade, leia um relatório ou um livro didático. Aproveite o tempo na fila do caixa do supermercado para ler e-mails no celular. Você pode aproveitar ao máximo o seu tempo sempre trabalhando em alguma coisa.
Se você ainda estiver na faculdade, considere comprar audiolivros ou gravá-los enquanto seu professor estiver ensinando, para que possa ouvi-los novamente enquanto espera na fila ou no caminho para o campus
Etapa 5. Não faça várias tarefas ao mesmo tempo
Muitas pessoas pensam que esse método é eficaz o suficiente para realizar as tarefas diárias e fazer um bom uso do tempo. Na verdade, esse método reduzirá a produtividade do trabalho porque a conclusão das tarefas leva mais tempo, pois você tem dificuldade de se concentrar. Para concluir as tarefas mais rapidamente, aproveite ao máximo o seu tempo concluindo as tarefas uma a uma.
Por exemplo: depois de responder a todos os e-mails, saia da sua conta e execute a próxima tarefa. Por enquanto, não pense em e-mail. Se você tiver um e-mail para responder, responda mais tarde, quando tiver concluído uma tarefa que precisa ser priorizada
Método 2 de 3: Reduzindo distrações
Etapa 1. Desligue o telefone
Sempre que possível, desligue o celular quando estiver trabalhando ou estudando. Às vezes, os telefones celulares ocupam muito tempo e poderiam ser usados de forma mais produtiva. Quando você tem a oportunidade de acessar o Facebook ou ler um e-mail, pode se sentir tentado a acessá-lo. No entanto, faça um favor a si mesmo desligando o telefone se ainda tiver trabalho a fazer. Se você acidentalmente alcançar o telefone, apenas a tela preta ficará visível.
Se precisar ligar o telefone no trabalho, coloque-o a alguma distância de sua mesa para que você possa manter o foco, pois não precisa ficar tentado a usá-lo. Além disso, desative o toque de notificações não relacionadas ao trabalho
Etapa 2. Feche os navegadores inúteis
Hoje em dia, muitas pessoas dependem muito dos computadores e da Internet para realizar suas tarefas. No entanto, você terá dificuldade em administrar o tempo se usar o Facebook, Twitter ou outros sites que chamam a atenção como fundo de sua tela. Os sites que ainda estão abertos ou os resultados da busca de informações na Internet que não são mais necessárias tendem a distraí-lo facilmente. Adquira o hábito de fechar rapidamente os navegadores não utilizados e se concentrar apenas nos sites de que você precisa enquanto trabalha.
Desafie-se a abrir apenas 1-2 sites por vez
Etapa 3. Bloqueie a mídia social
Às vezes, a tentação de acessar o Facebook ou o Twitter é difícil de vencer. No entanto, existem muitos aplicativos e sites de bloqueio de mídia social que podem chamar sua atenção por um tempo.
- O SelfControl é um dos aplicativos gratuitos para usuários de Mac como meio de bloquear temporariamente determinados sites.
- Se você preferir não usar a internet, use o app Freedom para bloquear o acesso pela internet por 8 horas.
- Use o complemento Leechblock do Firefox para restringir o acesso a certos sites por algumas horas por dia.
Etapa 4. Evite interrupções tanto quanto possível
As interrupções irão atrapalhar o fluxo de trabalho. Se uma interrupção ocorrer durante o trabalho e você tiver que parar para fazer outra coisa, retomar o processo de trabalho interrompido não é fácil. Conclua a tarefa atual antes de passar para outra tarefa. Contanto que você conclua uma tarefa, deixe as outras tarefas aguardarem.
- Por exemplo: quando você pensa que precisa responder a um e-mail enquanto está trabalhando em outra coisa, não pare de trabalhar imediatamente para ler seu e-mail. Em vez disso, tome uma pequena nota como um lembrete e responda ao e-mail depois de concluir a tarefa em questão.
- Lembre-se de que as interrupções às vezes são difíceis de evitar. Por exemplo: se alguém liga para você enquanto você está ocupado, é claro que você tem que atender. Faça o possível para evitar interrupções, mas não se culpe se as distrações continuarem surgindo enquanto você trabalha.
Método 3 de 3: Implementar a Melhor Programação Diária
Etapa 1. Use um calendário digital
A tecnologia é muito útil como ferramenta de gerenciamento de tempo e controle de prazos, compromissos, etc. Use o aplicativo de calendário em seu telefone e computador. Acompanhe as tarefas diárias, compromissos e horários de trabalho ou estudo. Defina um lembrete definindo um alarme. Por exemplo: defina um alarme de telefone celular para tocar 1 semana antes do prazo de entrega do artigo. Faça uma programação diária para que as tarefas escolares e de trabalho possam ser concluídas a tempo.
Além do calendário digital, use um calendário normal como backup. Coloque o calendário em sua mesa ou use-o na agenda. Será mais fácil para você se lembrar de sua programação ou prazo, anotando-os no papel
Etapa 2. Descubra quando você é mais produtivo no trabalho ou estudo
Todos alcançam alta produtividade em momentos diferentes. Sabendo disso, você pode determinar quando será capaz de usar seu tempo de maneira ideal e, em seguida, usá-lo para trabalhar ou estudar. Por exemplo: se você se sentir mais energizado pela manhã, tente completar a tarefa pela manhã. Aproveite a noite para relaxar enquanto faz as coisas que você ama.
Descobrir o nível de energia não é fácil. Portanto, comece a monitorar quando você se sentir mais energizado e tente monitorá-lo ao longo do dia por 1 semana ou mais. Faça isso para determinar quando você é mais produtivo durante sua vida diária
Passo 3. Reserve 30 minutos depois de se levantar pela manhã para fazer um cronograma de atividades
Assim que acordar pela manhã, comece a planejar as atividades que serão realizadas ao longo do dia. Depois de acordar, pense no que fazer e faça um cronograma de trabalho. Cumpra suas responsabilidades no trabalho e na vida social da melhor maneira possível e não se esqueça de cumprir as obrigações domésticas.
- Por exemplo: Você trabalha das 20h às 16h. Hoje, você quer ligar para a vovó para desejar feliz aniversário e pegar roupas na lavanderia depois do trabalho. De manhã, determine com antecedência a ordem das atividades que deseja realizar ao longo do dia.
- Se você mora em um fuso horário mais lento, agende uma ligação depois de terminar o trabalho. Se você ligar de manhã, provavelmente a vovó está dormindo porque ainda é meia-noite lá. Depois disso, planeje parar para pegar roupas na lavanderia.
Etapa 4. Defina um cronograma para descansar e lidar com as interrupções
Em geral, as pessoas não podem trabalhar continuamente sem descanso ou sem interrupções. Reserve um tempo para lidar com as interrupções e distrações ao longo de sua vida diária, incorporando-as à sua programação entre as tarefas que precisam ser realizadas. Dessa forma, as interrupções não assumirão o controle e bagunçarão sua rotina diária.
- Programe pausas longas ou interrupções além das distrações que podem ocorrer em sua vida diária.
- Por exemplo: Agende um intervalo de almoço de 1 hora todos os dias e assista 30 minutos de TV para relaxar depois do trabalho.
- Também programe pequenas interrupções durante o seu trabalho, por exemplo: escrever um artigo enquanto verifica o Facebook sempre que terminar de escrever 500 palavras.
Etapa 5. Conclua as tarefas no fim de semana
Aproveite o final de semana para descansar, relaxar e se divertir. Portanto, não trabalhe muito. Porém, fazer tarefas leves nos finais de semana tem seus benefícios, por exemplo: fazer pequenas tarefas que se acumulam e devem ser concluídas na segunda-feira.
Por exemplo: reserve um tempo para verificar e ler e-mails nos fins de semana e, em seguida, envie algumas respostas de e-mail para que, na manhã de segunda-feira, a pilha de e-mails seja reduzida. Além disso, sinalize os e-mails que devem ser acompanhados na manhã de segunda-feira
Etapa 6. Implementar uma programação de sono noturno todos os dias
Uma boa programação de sono é muito importante para que você possa administrar bem o seu tempo. Uma boa noite de sono programada garante que você possa acordar cedo e estar pronto para as atividades do dia. Siga um cronograma de hora de dormir, indo para a cama no mesmo horário todas as noites e levantando-se no mesmo horário todos os dias, inclusive nos fins de semana. Implementar um cronograma de sono consistente permite que seu corpo se acostume com um ciclo sono / vigília, de modo que você ficará sonolento à noite e energizado ao acordar pela manhã.
