Freqüentemente, ouvimos as pessoas reclamarem de não ter tempo suficiente para concluir tarefas. Se você experimentar o mesmo, não se preocupe! Você pode aproveitar ao máximo o seu tempo disponível, dominando algumas habilidades básicas de organização e gerenciamento de tempo. Quanto mais sabiamente você gerenciar seu tempo, mais tarefas serão concluídas.
Etapa
Método 1 de 3: Identificando como você usa seu tempo
Etapa 1. Registre todas as atividades diárias
Observe quais atividades você faz todos os dias e observe quanto tempo leva para concluí-las. Talvez você não ache que o tempo desperdiçado acaba sendo muito mais do que o tempo que é realmente usado para completar as tarefas diárias.
Não se esqueça de registrar suas atividades rotineiras em casa, como preparar o café da manhã, varrer a casa, tomar banho, etc
Etapa 2. Registre todas as atividades em um caderno
Depois de saber as atividades que realiza ao longo do dia e o tempo que leva, anote-as em um caderno. Se todas as informações forem combinadas e apresentadas em uma página, você verá padrões e atividades que podem causar perda de tempo.
- Mantenha notas completas e claras. Não registre várias atividades em uma entrada, não ignore tarefas aparentemente triviais e controle o tempo com precisão ao monitorar a implementação das atividades diárias.
- Agrupe as atividades em categorias. Por exemplo, observe as tarefas domésticas em azul, o trabalho de escritório em vermelho e as atividades de lazer em preto. Este método ajuda a estimar quanto tempo cada grupo levará.
Etapa 3. Descubra como você usa seu tempo
Você passa: 1 hora por dia sonhando acordado? 2 horas para decidir onde comer? 8 horas para acessar a internet? Encontre padrões que descrevam como você usa seu tempo e, em seguida, determine quais atividades são úteis e quais não são.
- Você está perdendo tempo porque não tem autocontrole? Você está acostumado a procrastinar o trabalho? Você carrega uma grande responsabilidade? Faça a si mesmo essas perguntas ao avaliar como você usa seu tempo.
- Talvez você programe suas atividades diárias de forma irracional. Por exemplo, você não administrou seu tempo sabiamente se trabalha 30 minutos, faz uma pausa de 10 minutos para cuidar de coisas triviais e depois volta ao trabalho por 30 minutos. Você será mais focado e produtivo se trabalhar por 1 hora e depois cuidar de coisas triviais.
- Conclua as tarefas estabelecendo prazos. Isso é feito especificando o período de tempo para concluir certas tarefas sem se distrair.
Etapa 4. Faça ajustes de programação
Depois de saber exatamente quais atividades fazer e no que está gastando seu tempo, ajuste sua programação diária. Certifique-se de saber quais atividades você não pode ou não vai eliminar por falta de tempo. Atividades que demoram muito nem sempre perdem tempo.
Etapa 5. Se você leva 3 horas por dia para enviar e-mails relacionados ao trabalho, é improvável que reduza o tempo alocado para essa atividade
No entanto, se você responde a 4-5 e-mails pessoais enquanto envia e-mails de trabalho, reduza o tempo alocado.
Etapa 6. Mude seus hábitos e perspectivas
Mesmo se você tiver problemas para gerenciar seu tempo, sempre há uma solução. Agora que você sabe por que está perdendo seu tempo ou como deve usá-lo, a próxima etapa é mudar a forma como você gerencia seu tempo para formar novos hábitos.
- Se você passa muito tempo limpando a casa ou cozinhando, é uma boa ideia contratar uma empregada doméstica ou assinar um serviço de bufê. Para algumas pessoas, o tempo é mais valioso do que dinheiro.
- Talvez você use um tempinho para acessar a internet sem nenhum propósito específico. Limite o tempo de acesso a determinados sites ou mídias sociais se tiver tarefas mais importantes a fazer.
Método 2 de 3: evitando desvios
Etapa 1. Determine as coisas que o distraem durante suas atividades diárias
A distração consistente é um grande obstáculo para administrar o tempo com sabedoria. Descubra quais atividades ou pessoas ocupam muito seu tempo, como amigos que gostam de bater um papo ou querem relaxar, então você negligencia o trabalho. Tente evitar coisas que fazem você perder tempo.
- Se você está perdendo muito tempo, mas não obtendo os resultados esperados, pode haver distrações a evitar.
- Enquanto trabalha no escritório, você pode encontrar alguns colegas de trabalho que distraem. Não faça conversa fiada ou bata papo sem objetivo durante o horário comercial. No entanto, seja educado com eles, porque o comportamento no escritório é tão importante quanto a capacidade de administrar o tempo para o sucesso na carreira.
Etapa 2. Não fique no telefone por muito tempo
Se você gasta parte do seu tempo em longas conversas ao telefone, mude esse hábito. Freqüentemente, falar cara a cara é mais eficaz do que por telefone. Portanto, livre-se do hábito de longas conversas ao telefone.
Ao discutir por telefone, o início ou o fim da conversa geralmente é apenas sobre coisas triviais. Muitas pessoas não conseguem se concentrar e sonhar acordadas ao telefone. Portanto, tente estar ciente disso. Para obter os melhores resultados, faça uma reunião cara a cara se precisar discutir assuntos relacionados ao trabalho, pois ambas as partes podem discutir sem se distrair durante a reunião
Etapa 3. Não acesse o site com muita frequência
Muitas pessoas precisam da Internet como meio principal para realizar tarefas. No entanto, muitos também perdem tempo sem o benefício de simplesmente procurar artigos, notícias esportivas, fotos de artistas, fotos de gatinhos ou cachorrinhos. Concentre-se em usar a Internet. Existem vários programas para bloquear determinados aplicativos, sites e mídia para reduzir os redirecionamentos provenientes da Internet.
- Encerre o Facebook, Twitter e outras mídias sociais quando precisar se concentrar em coisas mais importantes.
- Pesquisar tópicos no Google também consome muito tempo. No início, você só quer encontrar algumas informações, mas antes que perceba, já navegou em vários sites por 3 horas.
Etapa 4. Coloque uma placa "Por favor, se acalme"
Talvez você tenha visto a placa pendurada na porta do quarto do hotel. Afixe este sinal em seu escritório ou área de trabalho. Em vez de solicitá-lo no hotel, imprima-o você mesmo e pendure-o na porta da área de trabalho, se necessário. Dessa forma, ninguém o convida para um bate-papo, para que você possa se concentrar no trabalho.
Se você trabalha em casa, configure uma sala especial para o trabalho. Não trabalhe em um local que normalmente é usado para atividades com membros da família. É fácil se distrair ao ouvir o som da TV, o toque do telefone ou o som de um videogame
Etapa 5. Esteja preparado para desvios inesperados
Às vezes, as diversões surgem inevitavelmente, por exemplo, porque seu chefe o convida para um bate-papo via WA ou seus pais pedem ajuda para realizar tarefas leves. Se você tiver agendado, essas coisas não deixam você sem tempo para concluir tarefas e realizar atividades prioritárias.
Método 3 de 3: usando o tempo com eficiência
Etapa 1. Anote todas as coisas que precisam ser feitas
Não confie na memória para as tarefas diárias. Faça uma lista das atividades que devem ser realizadas e leia-a com a maior freqüência possível para que todas as metas de trabalho sejam alcançadas.
- Mesmo que certas tarefas pareçam triviais ou leves, basta anotá-las. A programação da agenda conterá algo como "Ligue para Steve", "Calcule a margem de lucro" ou "Envie um e-mail para o chefe".
- Crie o hábito de fazer anotações com você durante suas atividades diárias, de modo que esteja pronto para fazer anotações sobre novas atividades ou tarefas. Embora você possa anotá-lo mais tarde, é melhor não atrasá-lo para não se esquecer dele.
Etapa 2. Use um calendário
Usar um calendário ou agenda como meio de agendar as atividades diárias ajuda você a gerenciar seu tempo com eficiência. Anote qualquer coisa nova que precise ser incluída em sua programação, como prazo, tarefa ou reunião. Reserve um tempo todas as manhãs para ler sua agenda e descobrir quais atividades fazer ao longo do dia.
Etapa 3. Não marque compromissos com o mesmo horário
Para administrar o tempo com sabedoria, organize uma programação de atividades que não seja muito lotada. Não cumpra prazos nem marque compromissos com o mesmo horário. Leia a programação antes de concordar com um novo cronograma para garantir a disponibilidade de tempo. Dessa forma, você poderá administrar bem o seu tempo e seguir uma programação diária consistente.
Etapa 4. Evite distrações
Aproveite ao máximo o seu tempo de forma produtiva, eliminando coisas que o distraem ou impedem que você se desvie de sua programação e atrase outras atividades. Desligue a TV e os videogames para que você possa se concentrar em suas tarefas prioritárias e se divertir mais tarde.
Etapa 5. Priorize as tarefas a serem concluídas
Organize seu tempo da melhor maneira possível, programando as tarefas mais importantes ou que devem vir primeiro. Escreva esta tarefa em uma programação usando cores brilhantes ou pequenos adesivos. Programe as tarefas de alta prioridade primeiro para que haja tempo suficiente para concluí-las e, em seguida, liste outras atividades que podem ser feitas mais tarde.
- Esteja preparado para mudar as prioridades a qualquer momento. Há coisas que surgem repentinamente e devem ser tratadas imediatamente para que você seja forçado a parar de trabalhar para direcionar a atenção e alocar tempo para cumprir prazos muito urgentes com o máximo de resultados. Certifique-se de que eventos como este sejam raros.
- Se você muda suas prioridades diárias com frequência, parece que algo precisa ser consertado. Embora seja normal fazer pequenos ajustes em sua programação, alterá-la com muita frequência indica uma incapacidade de definir as prioridades de maneira adequada.
Etapa 6. Seja realista
Determine uma alocação de tempo realista para que cada tarefa seja concluída corretamente. Se você levar de 30 a 60 minutos para concluir uma tarefa, agende 60 minutos. Ao fazer estimativas de tempo realistas, você não se sente sobrecarregado ou precisa mudar seu horário de trabalho.
Melhor ter cuidado ao dar mais tempo do que o necessário. Se uma tarefa for concluída mais cedo, trabalhe na próxima e isso não terá absolutamente nenhum impacto na produtividade
Etapa 7. Programe as atividades de rotina diárias
Não se esqueça de programar sua rotina diária, como comer e tomar banho. Isso provavelmente funcionará sozinho, mas você precisará alocar tempo entre as tarefas agendadas para não perder ou adiar outras atividades agendadas.
Etapa 8. Use lembretes
Além de sua agenda, use outras ferramentas para lembrá-lo de tarefas ou prazos importantes, como folhas de post-it ou definir um lembrete em seu telefone que tocará ou aparecerá uma mensagem em um determinado momento para lembrá-lo de fazer algo ou prepare-se para a próxima programação. Desta forma, você não esquece as atividades programadas.
- Não confie em outras pessoas para lembrá-lo, porque há uma boa chance de que elas se esqueçam tão bem quanto você.
- Se houver uma atividade muito importante agendada, defina alguns lembretes no caso de uma pequena nota ou alarme do celular ser ignorado.
Etapa 9. Peça ajuda
Você pode pedir ajuda a outras pessoas ou delegar trabalhos leves, se necessário. Você pode fazer uma boa programação se não hesitar em pedir a alguém para ajudar a limpar a casa ou preparar o jantar se ainda estiver ocupado trabalhando até tarde da noite.
- Delegue responsabilidades a alguém com quem você pode contar. Em vez de pedir ajuda a pessoas que são capazes de completar a tarefa, escolha alguém que esteja pronto para trabalhar bem até a conclusão.
- Não se acostume a transferir tarefas para outras pessoas. Além de demonstrar incapacidade de gerenciar o tempo, você pode parecer preguiçoso e desmotivado.
Etapa 10. Descubra sua produtividade
Periodicamente, você precisa reservar um tempo para analisar o que realizou, como está seu desempenho e quanto tempo leva. Ao avaliar diversos aspectos de sua vida pessoal e profissional, você pode ajustar seu horário de trabalho e estilo de vida diário para alcançar resultados que vão além de suas metas.
Etapa 11. Dê a si mesmo um presente
Trabalhar muito ou por muito tempo tende a causar tédio, o que torna difícil para você se concentrar até nas tarefas mais fáceis. Portanto, reserve um tempo para comemorar suas realizações e dê a si mesmo um presente que você ama.
- Aproveite o tempo para descansar e relaxar. Desligue seu telefone e não responda a e-mails. Combinar trabalho e lazer não é uma forma de se recompensar ou prevenir o esgotamento.
- Se você trabalha de segunda a sexta-feira, tire o fim de semana para descansar. Por exemplo, se você estiver concluindo um projeto que durou 3 meses consecutivos, reserve um tempo para umas férias curtas após a conclusão do projeto.
