O plano de gestão é uma descrição de como a organização ou negócio irá funcionar. Com um plano de gerenciamento, você pode formular estruturas e operações de gerenciamento. O plano também garante que todos os membros compartilhem a mesma visão e que os objetivos sejam alcançados. Você pode traçar um plano de manejo facilmente por meio de algumas etapas simples.
Etapa
Parte 1 de 4: Iniciando um Plano de Manejo
Etapa 1. Determinar a necessidade de um plano de manejo
O plano de gestão serve para formular os procedimentos e políticas que são importantes para a organização, bem como as responsabilidades e autoridades de todos os envolvidos. Sem um plano, as operações podem ser inconsistentes, as responsabilidades não estão claras e a organização não está preparada para certos eventos.
- O plano de negócios permite que todos os membros da organização conheçam claramente sua posição, incluindo a quem devem se reportar, quem se reporta a eles e suas responsabilidades.
- A afirmação do papel também cria um senso de responsabilidade porque ficará claro quem é o culpado se algo acontecer ou não.
Etapa 2. Esboce o plano
O plano de manejo deve conter vários elementos-chave. Desenhe um esboço simples em um quadro branco ou documento de computador, mostrando as seções do plano de gerenciamento para que você e sua equipe possam discuti-las. O plano de manejo deve incluir as seguintes seções:
- Descrição da estrutura de gestão.
- Uma seção detalhando cada membro e suas responsabilidades e autoridades.
- Um gráfico que mostra as interações e responsabilidades entre cada nível da organização.
- Seções que descrevem vários aspectos da organização sendo gerenciada, bem como políticas e procedimentos de gerenciamento.
- Cronograma para atualização, ampliação e desenvolvimento de planos de gestão e gestão.
Etapa 3. Descreva sua estrutura de gerenciamento
Cada organização ou negócio possui uma estrutura de gerenciamento um tanto diferente. No início do plano, descreva a estrutura de gerenciamento em palavras ou diagramas. Deixe claro quem toma as decisões finais, se a administração, o conselho ou uma única pessoa. Inclui tomadores de decisão externos e internos, bem como consultores. Se necessário, explique como a alocação da tomada de decisão é baseada na hierarquia organizacional.
Etapa 4. Liste os vários aspectos da organização a serem gerenciados de acordo com o plano
Divida todos os processos e funções em categorias. As categorias podem ser definidas por departamento em uma grande empresa ou por processos de negócios em uma pequena empresa. Aspectos de operações geralmente incluídos são gestão de funcionários, controle financeiro, controle de estoque ou fornecimento, marketing ou relações públicas e operações (como fabricação ou vendas). Divida todos os aspectos da organização para que possa definir suas respectivas funções e procedimentos.
Parte 2 de 4: Descrevendo propriedade e gerenciamento
Etapa 1. Preste atenção ao tipo de propriedade da organização
Descreva a propriedade da empresa em termos claros. Declare se a organização é pública, privada ou sem fins lucrativos. Além disso, se houver vários proprietários ou investidores, você precisará explicar a divisão de poderes, responsabilidades e ações. Por exemplo, a propriedade da organização pode ser compartilhada em uma parceria ou acordo de acionistas da empresa.
Etapa 2. Liste os nomes dos membros do conselho
Se sua empresa tem um quadro, liste os membros. Escreva um resumo de sua liderança, experiência, pontos fortes e fracos. As empresas privadas não podem ter um conselho de administração. Se não houver placa, você não precisa entrar nesta seção.
Inclua uma cópia das políticas do conselho, incluindo os termos de eleição, mandato, responsabilidades, poderes e resolução de conflitos. Essas informações devem ser declaradas no acordo de operação comercial ou outro documento de incorporação
Etapa 3. Apresente os principais membros da administração
Escreva as qualificações e experiência de cada membro. Além de proprietários e membros do conselho, esta seção inclui investidores, executivos, gerentes, funcionários e funcionários-chave e empresários. Descreva a formação dos associados, suas características e contribuição para o sucesso do negócio.
Etapa 4. Apresente os pontos fortes de cada indivíduo na equipe de gestão
Explique como essas qualidades são valiosas para a posição que cada membro ocupa. Inclua atributos como habilidade motivacional, aptidão financeira e habilidade nos negócios.
- Liste os cargos e funções anteriores de cada membro, que se aplicam às suas obrigações atuais. Explique como a obrigação alavanca recursos e fortalece a posição da administração.
- Insira a formação educacional de cada gerente. Explique como o treinamento deles é benéfico para a empresa. Inclui educação que seja relevante apenas para sua posição atual.
- Se você for o único funcionário, inclua sua própria experiência e pontos fortes.
Etapa 5. Descreva o processo de contratação
Explique os fundamentos do recrutamento de novos funcionários. Indique as qualificações e experiência exigidas para cada posição. Isso é especialmente importante se você não contratou um gerente. Inclui o processo de treinamento e quaisquer programas de incentivo ou recompensa implementados. Uma descrição dos benefícios também pode ser incluída aqui.
Etapa 6. Inclua o nome do consultor ou consultor externo que você usará
Existem pessoas com as quais você pode entrar em contato para obter informações sobre marketing, aconselhamento pessoal e consultoria financeira. Por exemplo, sua empresa pode precisar de:
- Advogado
- Contador
- Agente de seguros
- Consultor
Etapa 7. Incluir um resumo das capacidades da equipe de gerenciamento
Escreva uma breve descrição explicando por que sua equipe é bem-sucedida. No final do plano de gerenciamento, declare especificamente por que sua equipe determinará o sucesso do negócio. Explique como a combinação de gerentes neste modelo de negócios ajudará a empresa nos próximos anos. Esta seção combina os vários pontos do plano.
Por exemplo, “Nossa equipe de pessoas com habilidades variadas tem uma combinação de 40 anos de experiência neste campo. Com uma estrutura democrática coordenada, eles podem trabalhar juntos de forma eficaz para alcançar os resultados desejados. Com essa equipe, acreditamos que o negócio será lucrativo em dois anos.”
Etapa 8. Descreva a relação entre a administração, proprietários e funcionários
Um aspecto importante das operações de gestão é a interação entre os níveis de gestão e entre a gestão / proprietários e funcionários. Descreva a autoridade, responsabilidade e função de cada nível nos aspectos das operações de negócios. Inclui processos de tomada de decisão e colaboração compartilhados, bem como reuniões ou linhas de comunicação necessárias. Certifique-se de que todos concordam sobre como resolver disputas e compartilhar o poder.
Parte 3 de 4: Redação de políticas e procedimentos
Etapa 1. Considere a necessidade de uma política por escrito
Políticas escritas visam definir operações em grandes organizações. As políticas criarão consistência e garantirão que todos os processos funcionem sem problemas. No entanto, uma empresa ou organização muito pequena pode não precisar de uma política. Na verdade, as políticas às vezes podem limitar a colaboração e retardar o trabalho em pequenos grupos. Pense no tamanho e nas necessidades de sua organização antes de redigir uma política.
Etapa 2. Reúna um grupo de gerentes e funcionários
Em cada consideração de aspectos das operações, reúna membros da administração e funcionários que são diretamente afetados ou responsáveis pelo processo ou área. Defina políticas e procedimentos com eles, aceite informações e esclareça todos os detalhes. Isso permite que os planos sejam implementados em operações reais e dá aos funcionários um senso de propriedade.
Etapa 3. Escreva as políticas e procedimentos para cada aspecto do negócio
Isso será usado como uma explicação para a gerência e os funcionários sobre como operar esta parte da organização. As políticas, filosofias e regulamentos organizacionais são projetados para atingir objetivos e garantir que as operações estejam alinhadas com os princípios organizacionais. Essa política é realizada por meio de procedimentos, que são métodos específicos para a realização de operações comerciais.
Por exemplo, uma política de uso e venda apenas de materiais e produtos ecológicos. O procedimento para apoiar esta política é comprar mercadorias de fornecedores ecológicos ou verificar o impacto ambiental dos materiais ou produtos usados
Etapa 4. Certifique-se de que a política se adapte à sua cultura e filosofia
Políticas e procedimentos devem ser feitos de acordo com a filosofia e os objetivos. Verifique cada ponto da política para certificar-se de que todos levam ao mesmo fim. Se algo não estiver alinhado ou for questionável, faça alterações para melhor se adequar à missão.
Parte 4 de 4: revisando o plano
Etapa 1. Leia o plano novamente com atenção
O plano de manejo deve ser profissional. O documento deve estar livre de erros ortográficos e gramaticais. Imprima em papel branco sem rugas e sem manchas.
Etapa 2. Escolha um formato claro
O formato do plano de manejo deve ser o mesmo de qualquer outra proposta de negócios. Você pode marcar as seções principais com títulos em negrito. Use uma fonte fácil de ler. A fonte padrão é Times New Roman, tamanho 12. Você pode usar marcadores para listar suas experiências, habilidades e responsabilidades, ou apresentar informações importantes em parágrafos curtos.
Etapa 3. Considere pedir a um consultor de negócios para revisar o plano preliminar
Quanto mais pessoas lerem, melhor. Um consultor de negócios ou planejador financeiro pode fornecer conselhos melhores. Discuta com um consultor. Eles podem ser capazes de encontrar lacunas ou conflitos nele.
Etapa 4. Envie para todos os proprietários
Todos os proprietários e gerentes de alto nível da empresa devem aprovar o plano de manejo. Certifique-se de que cada proprietário tenha uma cópia. Eles podem enviar correções e revisões. Considere sua contribuição com cuidado. Se você não concordar com uma mudança, discuta com eles para encontrar um meio-termo.
Assim que chegarem a um acordo, peça a todos os proprietários que assinem um plano de gestão antes de entregá-lo a investidores, bancos ou órgãos de financiamento
Etapa 5. Assuma o compromisso de mudar o plano, se necessário
Todos os planos de manejo recém-criados não foram testados e provavelmente exigirão revisão assim que forem implementados. Portanto, você deve incluir uma estipulação de que os planos podem ser alterados e revisados conforme as viagens de negócios. Comece fazendo um cronograma de avaliação, informando quando será realizada uma reunião para discutir a eficácia do plano e o sucesso ou fracasso de sua implementação.
- Assegure-se de que haja uma maneira de todos os gerentes e funcionários enviarem feedback relacionado ao plano de gerenciamento.
- Em seguida, crie o método de aprovação e aplique as alterações.
