Por sua natureza, o e-mail não é tão formal quanto uma carta escrita. No entanto, há momentos em que você precisa usar um tom mais formal ao escrever e-mails. Considere quem é o destinatário e escolha a saudação certa. Depois disso, você pode pensar em um formato de saudação e escrever uma frase de abertura.
Etapa
Parte 1 de 3: Considerando os destinatários
Etapa 1. Decida o quão formal você precisa ser
Mesmo que você escreva um e-mail “formal”, o nível de formalidade depende da pessoa que o recebe. Por exemplo, o nível de formalidade de um e-mail para um palestrante não é o mesmo que um e-mail para um pedido de emprego.
No primeiro contato, para estar seguro, use um tom mais formal
Etapa 2. Encontre o nome do destinatário
Faça pesquisas para encontrar destinatários que você não conhece. Saber o nome tornará a saudação mais pessoal, mesmo se você usar uma técnica formal.
Etapa 3. Siga o exemplo do destinatário
Se o destinatário enviar um e-mail para você primeiro, você poderá copiar a saudação que ele usa. Por exemplo, se ele usar "Olá" e seu primeiro nome, você poderá responder no mesmo estilo, usando "Olá" e seu primeiro nome.
Parte 2 de 3: Escolha de saudações
Etapa 1. Use “Caro”
Saudações, "querido". (seguido pelo nome do destinatário) é muito comumente usado por algum motivo. Essa saudação é formal, sem ser arrogante e tão familiar que não chama muita atenção, e tudo bem. Você não quer uma saudação que se destaque porque está fora do lugar.
Etapa 2. Tente “Atenciosamente” se você não souber o nome do destinatário
Essa saudação é relativamente formal, usada em e-mails comerciais, especialmente se você não souber o nome do destinatário. No entanto, é uma boa ideia pesquisar o nome primeiro, se possível.
Você também pode usar “A quem possa interessar” se o e-mail for muito formal e você não souber o nome do destinatário. No entanto, esta saudação às vezes deixa as pessoas ofendidas porque não é pessoal
Etapa 3. Considere “Olá” ou “Olá” em um e-mail menos formal
Os emails tendem a parecer menos formais do que as cartas em geral. Portanto, você pode usar uma saudação como "Oi" em um e-mail bastante formal. Por exemplo, se você está escrevendo um e-mail para um palestrante, especialmente um com o qual você está familiarizado, ainda é apropriado dizer olá.
Etapa 4. Não use “Ei”
Embora "Oi" seja aceitável em e-mails semiformais, "Oi" é uma história diferente. Esta saudação é muito casual, mesmo em discurso direto. Portanto, você deve evitá-lo. Mesmo que você conheça bem seu chefe, evite usar "Ei" em e-mails endereçados a ele.
Etapa 5. Use o título em vez do nome, se necessário
Às vezes, quando você escreve um e-mail para alguém, você só conhece a posição dela na empresa ou organização. Nesse caso, basta usar o título em vez do nome, como “Caro. Gerente de RH, “Caro. Comitê de Recrutamento”ou“Prezado. Professor.
Etapa 6. Adicione uma saudação para tornar o e-mail mais formal
Se possível, adicione “Senhor”, “Pai”, “Mãe”, “Dr.” ou “Professor” antes do nome do destinatário para uma impressão mais formal. Além disso, use seu sobrenome ou nome completo, não apenas o primeiro nome.
Parte 3 de 3: redigir e iniciar um e-mail
Etapa 1. Coloque a saudação na primeira linha
A linha superior é ocupada pela saudação que você selecionou, seguida pelo nome do destinatário. Use um título ou título se possível, como “Sr.”, “Mãe” ou “Dr.”, seguido do seu nome e sobrenome.
Etapa 2. Use vírgulas
Geralmente, você deve usar uma vírgula após a saudação. Em uma carta formal, você pode usar dois-pontos, mas isso geralmente é muito formal para um e-mail. Uma vírgula é suficiente, mas você pode usar dois-pontos se estiver escrevendo uma carta de abertura em um e-mail.
Etapa 3. Continue para a próxima linha
Salam tem seu próprio lugar no topo. Depois disso, pressione a tecla Enter para continuar para a próxima linha. Se você estiver usando espaços para novos parágrafos em vez de recuar frases, coloque uma linha em branco entre a saudação e o primeiro parágrafo.
Etapa 4. Apresente-se na frase de abertura, se necessário
No primeiro e-mail, apresente-se mesmo que conheça o destinatário na vida real. Ao fornecer informações pessoais, os destinatários serão incentivados a ler seu e-mail.
- Por exemplo, “Meu nome é Jessica Hartono e sou a diretora de marketing da ABC Company”. Você também pode se apresentar ao destinatário, como "Meu nome é Rama Susanto e eu faço sua aula de marketing (Marketing 101 todas as terças e quintas à tarde)".
- Se você já conhece o destinatário e lhe enviou um e-mail, sinta-se à vontade para usar a primeira frase como uma saudação. Por exemplo, “Obrigado por uma resposta tão rápida” ou “Desejo-lhe boa saúde”.
Etapa 5. Escreva o corpo do e-mail
A maioria dos e-mails formais vai direto ao cerne da questão. Isso significa que a primeira e a segunda frases devem abordar o motivo pelo qual você está escrevendo ao destinatário. Lembre-se de ser o mais breve possível sobre seu objetivo.
