A organização de uma reunião eficaz é necessária para apoiar o bom funcionamento das atividades da empresa ou organização. As reuniões são uma oportunidade para coordenar o trabalho, compartilhar informações, melhorar o trabalho em equipe e atingir objetivos com eficiência. Reuniões eficazes requerem boa preparação, liderança e delegação de tarefas. Durante a reunião, procure aumentar a motivação dos participantes e envolver toda a equipe.
Etapa
Parte 1 de 3: Realização de reuniões
Etapa 1. Prepare-se para a reunião da melhor maneira possível
Em primeiro lugar, elabore uma pauta de reunião contendo a programação e os temas a serem discutidos e determine os pontos importantes que precisam ser reafirmados antes do final da reunião.
- Venha para a sala de reunião na hora certa, porque o local onde você trabalha afetará a forma como as outras pessoas o veem. Esperar na sala de reuniões 15 minutos antes faz com que as outras pessoas pensem que você é menos produtivo ou queiram deixar outro emprego com a desculpa de ir a uma reunião.
- Prepare uma fotocópia da agenda. Embora você possa criar uma agenda digital, prepare também uma fotocópia da agenda para torná-la mais fácil de usar.
Etapa 2. Conduza a reunião
Ao liderar uma reunião, certifique-se de cobrir todos os tópicos da agenda e ouvir o que todos os participantes têm a dizer das seguintes maneiras:
- Circule a lista de presenças. A reunião é um meio de divulgação de informações dentro da equipe e torna-se uma oportunidade de discussão para que todos conheçam suas respectivas responsabilidades para que possam dar o desempenho de trabalho esperado. Ao circular a lista de presenças, você sabe quem não chegou, para que possa ser contatado e ingressar na reunião. Também mostra que as informações que você compartilhará na reunião são importantes.
- Use a pauta como um guia para tornar mais fácil para cada participante da reunião se concentrar e saber o que eles precisam fazer. Os participantes da reunião podem vir em turnos. Portanto, preparar a pauta antes da reunião o torna mais focado ao liderar a reunião.
Etapa 3. Desenvolva um plano de trabalho
O plano de trabalho é o resumo final que confirma o trabalho a ser feito após a reunião e é um plano contínuo que impacta todos os participantes da reunião. Faça um plano de trabalho de acordo com as seguintes instruções:
- Designe alguém como a pessoa responsável por um alvo específico. A pessoa indicada não precisa atingir a meta pessoalmente, pois será o gerente de projeto encarregado de conectar os membros da equipe que precisam estar envolvidos e preparar os recursos necessários.
- Solicite relatórios de progresso formal e informalmente para que o pessoal designado relate o trabalho que foi realizado dentro de um determinado intervalo de tempo.
Etapa 4. Concentre-se no tópico de acordo com a agenda da reunião
Depois de discutir um tópico da agenda e conduzir as discussões necessárias, apresente um resumo dos resultados da discussão, ofereça uma oportunidade para fazer perguntas e, em seguida, continue a reunião discutindo o próximo tópico.
Etapa 5. Determine a programação da próxima reunião
Anuncie a programação da próxima reunião quando todos estiverem reunidos para facilitar a programação. Dessa forma, você informa a programação da reunião com antecedência para evitar programações conflitantes.
Peça aos membros da equipe que sugiram por e-mail quais tópicos precisam estar na agenda. Após o término da reunião, diga a eles que você usará a mesma agenda para a próxima reunião e peça aos participantes da reunião que enviem sugestões de tópicos que apóiem o cumprimento das metas da empresa / organização
Parte 2 de 3: Preparação para a reunião
Etapa 1. Decida quem presidirá a reunião
Essa função geralmente é atribuída a um gerente, mas você pode dar aos membros da equipe a oportunidade de liderar reuniões departamentais para que posteriormente possam presidir reuniões em um nível superior.
Etapa 2. Convide palestrantes
Um palestrante é uma pessoa que é convidada a participar de uma reunião por um motivo específico, pois tem experiência na gestão de recursos humanos e outros recursos para que os membros da equipe possam obter o melhor desempenho, inclusive explicando processos de trabalho e resultados de forma eficaz. Além disso, ele também pode aconselhar para antecipar circunstâncias imprevistas e aumentar os recursos conforme necessário.
Etapa 3. Determine o cronograma de reuniões correto
Ao definir uma programação, considere a disponibilidade de tempo e as limitações dos participantes. Por exemplo: todos os participantes podem comparecer à reunião da tarde de sexta-feira, mas não é o momento certo para discutir grandes questões.
- Para que todos os membros da equipe possam comparecer à próxima reunião, primeiro pergunte ao responsável pelo projeto o cronograma e depois peça a todos os participantes que organizem seus respectivos cronogramas de acordo com o plano.
- Determine quem fará as atas e certifique-se de que as informações sobre os resultados da reunião também sejam enviadas aos participantes ausentes.
Etapa 4. Prepare a agenda da reunião
A pauta da reunião deve conter pelo menos uma lista de tópicos a serem discutidos, delegação de tarefas de apresentação e alocação de tempo para discussão de cada tópico. Você pode organizar a agenda da reunião de acordo com as seguintes sugestões:
- Peça a opinião de todos os participantes da reunião enviando um e-mail pelo menos 2 dias antes da reunião. O e-mail é a melhor ferramenta para isso, pois você receberá solicitações por escrito.
- Faça uma agenda de reuniões de mesa para registrar todos os tópicos a serem discutidos, os palestrantes e a alocação de tempo. Se houver um pedido de assunto que se afaste do tema geral, contacte o interessado e peça-lhe que faça um pedido específico para ser discutido na próxima reunião.
- Faça um cronograma realista. Explicações e discussões que levam 30 minutos não devem ser forçadas a terminar em 15 minutos. Faça uma programação conforme necessário e encerre a reunião mais cedo, quando todos os tópicos tiverem sido discutidos.
Etapa 5. Proponha regras para reuniões
Você não precisa estabelecer regras formais ou impor sanções, mas a implementação das regras faz com que a reunião corra bem e todos possam expressar bem suas opiniões.
Estabeleça as regras para o início da reunião, dizendo: “Para economizar tempo, os participantes podem fazer perguntas e responder após o palestrante terminar a apresentação. Se você ainda tiver comentários após o término do tempo de discussão, envie-me um e-mail para que possamos discutir mais.”
Etapa 6. Determine a divisão do tempo
Defina a pauta da reunião determinando quanto tempo cada palestrante precisará e discutindo cada tópico.
- Informe a divisão de tempo antes do início da reunião para que todos os participantes saibam quando podem contribuir e evitar discussões aleatórias ou distorcidas.
- Como um guia, reserve um mínimo de 10 minutos para discutir após certos tópicos terem sido discutidos.
Etapa 7. Envie a agenda da reunião
Na véspera da reunião, envie a pauta da reunião a todos os participantes para que todos tenham uma cópia da programação e saibam o objetivo da reunião. Além disso, eles também podem avisá-lo se houver informações incorretas na agenda.
Etapa 8. Envie um lembrete
Antes de iniciar uma reunião pela primeira vez ou não rotineira, envie um lembrete com uma hora de antecedência para que todos os participantes sejam pontuais.
Parte 3 de 3: Tornando-se um Líder de Reunião Eficaz
Etapa 1. Seja um bom líder de reuniões
Tente se comunicar com todos os participantes durante a reunião para que os objetivos da reunião sejam alcançados. Delegue a responsabilidade de presidir reuniões a palestrantes convidados para discutir tópicos específicos. Você mesmo deve participar ativamente durante a discussão.
Passo 2. Informar as metas de trabalho que foram e não foram alcançadas
Se o objetivo da reunião é discutir várias metas, informe o progresso que foi alcançado e quem é o responsável por isso.
- Se houver um plano de trabalho que não progrediu desde a última reunião, pergunte por quê.
- Se isso for devido à falta de tempo ou outros recursos, discuta a solução com a pessoa designada para ser responsável pelo projeto ou discuta o assunto em detalhes fora da reunião.
Etapa 3. Concentre-se novamente se a discussão se desviar do tópico
Às vezes, a discussão perde o rumo por causa do entusiasmo ou decepção dos participantes. Concentre a atenção e redirecione as discussões fazendo as seguintes maneiras:
- Pense na reunião como uma missão de coleta de fatos. Dê a cada participante a chance de falar para que você possa reunir o máximo de informações possível. Este método também faz com que os participantes da reunião falem em turnos, incluindo aqueles que gostam de dominar a reunião.
- Use Cyberstorming, um programa de comunicação eletrônica para compartilhar ideias em grupos e pode ser usado para reuniões informais. Esse método evita a competição entre os membros da equipe por quererem ser ouvidos, porque todos no grupo podem ver a opinião dos outros membros.
- Seja neutro se alguém na reunião discutir um tópico fora da agenda, por exemplo, dizendo: “Idéia interessante, Bob! Podemos conversar sobre isso mais tarde.” Muitas pessoas não percebem que estão discutindo coisas que fogem da pauta da reunião, mas virão até você para discutir se o assunto for realmente importante.
- Controle a direção da discussão. Além de participantes que falam muito, podem ocorrer problemas na reunião porque alguém continua a discutir tópicos que estão fora da agenda. Para superar isso, primeiro ouça o que ele tem a dizer e, em seguida, sugira que o assunto seja discutido mais detalhadamente na próxima reunião. Enfatize que a reunião continuará a discutir os tópicos listados na agenda.
- Tenha uma conversa particular com a pessoa que domina a reunião e pergunte por quê. Mostre preocupação, em vez de ficar irritado. Concentre-se no que você observou durante a reunião e permita que ele explique seu comportamento. Ofereça-se para ajudá-lo a parar de dominar a reunião.
Etapa 4. Passe para o próximo tópico dentro do cronograma
Pratique o gerenciamento do tempo sendo assertivo, não seja rude. Definir bem o horário faz com que cada participante saiba que a reunião ainda está em andamento e as discussões não relacionadas à reunião podem continuar após o término da reunião.
Não tenha pressa. Mesmo que você tenha que assumir o controle da situação, a reunião será menos útil se a discussão for abreviada. Antes que a reunião reinicie, dê aos participantes a oportunidade de fazer perguntas ou fornecer sugestões. Certifique-se de que todos os membros da equipe se sintam incluídos, em vez de se sentirem negligenciados
Etapa 5. Enfatize o tópico importante
Enfatizar as principais metas a serem alcançadas e sua relação com outras metas que subsidiem o cumprimento das metas principais.
Explique aos participantes da reunião para que eles entendam o escopo do projeto no qual estão trabalhando e suas respectivas funções como uma parte importante de uma unidade
Etapa 6. Se necessário, ajude a fazer anotações
Antes do início da reunião, decida quem fará a ata. Se ele estiver sobrecarregado, ajude-o ou faça anotações você mesmo.
Etapa 7. Esclareça em caso de mal-entendido
Depois que todos os tópicos forem discutidos, o líder da reunião fará um resumo para que os participantes conheçam os resultados da reunião e façam perguntas se ainda houver coisas que não estejam claras.
Como líder da reunião, forneça explicações detalhadas para que todos os participantes entendam os resultados da reunião
Etapa 8. Antes de encerrar a reunião, forneça um resumo completo
Os líderes firmes na tomada de decisões evitarão a estagnação e a indecisão, farão os funcionários trabalharem diligentemente e motivados, responderão às mudanças e às novas informações. Isso pode ser visto a partir das seguintes características:
- Ter metas claras para garantir que haja alinhamento entre as decisões com os objetivos e a ética da empresa / organizacionais.
- Cuidar, mostrando-se exemplar no viver a vida e cumprindo a ética do trabalho como base para uma tomada de decisão eficaz e eficiente.
- Demonstrar transparência, nomeadamente abnegação, provando que as decisões benéficas para a empresa proporcionam a todos a oportunidade de se desenvolverem.
- Encarar o fracasso como uma oportunidade de aprendizado que será um trampolim para poder tomar decisões melhores. Quando algo dá errado, um líder decidido é capaz de entender a situação.
- Comunicar-se de forma aberta e eficaz de acordo com a cultura corporativa / organizacional para evitar inconsistências ou contradições na comunicação com subordinados ou superiores.
