Trabalho e negócios, especialmente em um ambiente de escritório, exigem um certo nível de colaboração. Por exemplo, decisões importantes geralmente exigem mais da perspectiva de um indivíduo e, geralmente, o sucesso de um trabalho importante requer a experiência de várias pessoas. As reuniões são uma forma de criar colaboração estruturada e organizada, mas sem um propósito ou controle, as reuniões podem facilmente se tornar muito longas e ineficientes. Saber como planejar, preparar e liderar reuniões pode fazer a diferença entre uma reunião eficaz e uma que desperdiça tempo.
Etapa
Parte 1 de 3: Preparação para a reunião
Etapa 1. Discuta a próxima reunião com os participantes
Quando você descobrir que presidirá uma próxima reunião, uma das primeiras coisas que você deve fazer é dedicar um pouco de tempo para conversar com as pessoas que participarão (especialmente pessoas importantes e de alto nível). Pergunte se há algo em particular que eles gostariam de discutir na reunião. Registre suas respostas e use-as como um guia ao escrever sua agenda.
Perguntar aos participantes o que eles gostariam de discutir é uma jogada inteligente, não apenas para facilitar a redação da pauta, mas também para envolvê-los no processo da reunião, mesmo antes do início da reunião. As pessoas são mais propensas a comparecer e prestar atenção durante as reuniões, quando sabem que serão discutidos assuntos que são importantes para elas
Etapa 2. Escreva e compartilhe uma agenda
A agenda da reunião não é útil apenas para o líder da reunião, mas também para os convidados presentes. A agenda inclui informações úteis sobre a reunião, como quando, onde e quem estará presente. Mais importante ainda, a agenda também descreve os tópicos de discussão a serem discutidos, para que todos possam se preparar. Envie a pauta antes da reunião em si - quanto mais importante a reunião, mais cedo você deve enviar a pauta.
Uma coisa que deve ser colocada na pauta é o prazo estimado para cada discussão. Ter um cronograma aproximado delineado anteriormente pode tornar mais fácil para você definir o andamento da reunião. Embora alguns dos eventos em sua agenda levem mais tempo (e outros mais rápidos), a programação tornará mais fácil para você organizar e ajustar o tempo geral
Passo 3. Faça alguma pesquisa sobre o tópico das discussões e reuniões anteriores
Os participantes da reunião podem não saber todas as informações sobre o tópico que você planeja discutir - alguns podem não ter comparecido à última reunião, enquanto outros podem ter esquecido. É uma boa ideia que você, presidente da reunião, conheça a história da discussão até o momento. Tente conversar com pessoas que participaram de reuniões importantes antes para descobrir quaisquer questões não resolvidas para que você possa discuti-las na reunião. Você também precisará obter a ata da última reunião do funcionário que mantém as anotações para ajudá-lo a organizar seus planos.
Atas de reuniões anteriores podem ser um recurso importante para você como líder. As atas resumem as discussões e decisões que ocorreram durante a última reunião, para que você possa encontrar todas as informações importantes com relativa rapidez e facilidade. Você pode precisar compartilhar atas de reuniões importantes com os participantes, juntamente com uma agenda
Etapa 4. Prepare o local da reunião com antecedência
No dia da reunião, você precisa se certificar de que a sala ou local que será usado está limpo, arrumado e pronto para acomodar os participantes da reunião. Você deve garantir que todos os componentes de tecnologia de reunião (como apresentações, projetores, dispositivos visuais, etc.) estejam funcionando corretamente e prontos para uso - a desordem técnica pode desperdiçar um tempo valioso e interromper o bom andamento de uma reunião.
Se você estiver usando uma apresentação eletrônica (como PowerPoint, etc.), reserve um tempo para se familiarizar com o controle remoto ou clicker que será usado na apresentação. Você certamente não quer perder tempo se atrapalhando com esses controladores enquanto discute questões importantes
Parte 2 de 3: Atuando como Líder durante as Reuniões
Etapa 1. Abra a reunião oficialmente
Quando o tempo programado terminar e todos os participantes (ou pelo menos todos os participantes importantes) estiverem presentes, chame a atenção para todos na sala. Apresente-se como o líder e qual é o propósito da reunião. Defina um prazo, declarando quando a reunião planejada termina - você pode ter uma reunião longa ou curta, mas estabelecer um limite de tempo com antecedência ajudará a manter a reunião no horário. Se alguns dos participantes não se conhecem, reserve um tempo para ler os nomes dos participantes brevemente e apresente os participantes importantes.
Deve-se notar que algumas empresas e organizações têm procedimentos rígidos e regulares para a abertura e condução de reuniões. Por exemplo, existem algumas organizações que abrem reuniões com uma batida de martelo
Etapa 2. Forneça resumos relevantes das reuniões anteriores
No início de uma reunião que faz parte de um projeto longo em andamento, você precisa fornecer informações breves sobre o projeto, fornecendo um rápido resumo dos eventos ou decisões da reunião anterior. Nem todos os participantes sabem tanto sobre o tópico de discussão quanto você, portanto, esta etapa pode ser útil para tornar a reunião eficaz e eficiente.
- Em vez de resumir os resultados das reuniões anteriores, você pode pedir ao secretário da reunião ou oficial que faz anotações para ler as atas das reuniões anteriores para dar ao resumo um toque formal.
- Você também deve considerar a leitura de correspondência ou comunicações importantes ocorridas após a reunião anterior.
- Deve-se observar que, se você fornecer aos participantes cópias das atas / correspondência, pode não ser necessário lê-las.
Etapa 3. Permita que participantes importantes relatem a situação geral
Em seguida, convide pessoas com conhecimento relevante para informá-lo sobre novos desenvolvimentos que ocorreram desde a última reunião. Isso pode ser qualquer coisa - por exemplo, novos problemas enfrentados pela empresa ou organização, mudanças no pessoal, desenvolvimentos de projetos e mudanças na estratégia que podem ser discutidos aqui. Os participantes da reunião também desejam ouvir sobre os resultados de ações específicas tomadas como resultado de reuniões anteriores.
Etapa 4. Concluir todos os negócios inacabados
Se houver questões não resolvidas e decisões que não foram tomadas na última reunião, tente resolvê-las antes de discutir novas questões. Quanto mais tempo o problema anterior for colocado em espera, menos participantes desejarão assumir a responsabilidade por ele, portanto, tente definir e resolver qualquer assunto pendente durante a reunião. Normalmente, os negócios não concluídos são especificamente marcados como “indecisos” ou “submetidos para discussão adicional” na ata da reunião anterior.
- Dependendo da cultura e dos regulamentos em que você trabalha, seu negócio ou organização pode ter procedimentos específicos para tomar decisões - por exemplo, os participantes da reunião podem precisar apenas chegar a um consenso da maioria, ou talvez um grupo de pessoas de alto nível tenha a tarefa de tomar todas as decisões. decisão.
- Lembre-se de que algumas coisas são grandes demais para serem concluídas durante uma reunião. Você não precisa pensar sobre o progresso de longo prazo de projetos inacabados. No entanto, você deve levantar uma decisão ou projeto que requer ação neste momento.
Etapa 5. Discuta o novo negócio
Em seguida, aponte novos problemas, preocupações e questões que precisam ser discutidas. São coisas que decorrem naturalmente dos desenvolvimentos ocorridos entre as reuniões anteriores e as atuais. Tente obter decisões concretas e definitivas dos participantes - quanto mais coisas você deixar sem resposta, mais questões não resolvidas você trará para a próxima reunião.
Etapa 6. Leia a conclusão da reunião
Depois de resolver todos os seus problemas antigos e atuais, reserve um tempo para ler a conclusão da reunião para todos os presentes. Liste todas as decisões que foram tomadas individualmente e, se necessário, descreva as ações específicas que se espera que os participantes tomem antes da próxima reunião.
Esta etapa é crucial - é sua última chance de garantir que todos saiam da reunião sabendo exatamente onde está o projeto e o que se espera deles
Etapa 7. Conclua apresentando os princípios básicos para a próxima reunião
Por fim, diga o que será discutido na próxima reunião e, quando começar a planejar, diga quando e onde será realizada a reunião. Isso ajuda os participantes a criar um senso de continuidade de um projeto ou decisão importante para o próximo e lhes dá um prazo para continuar ou concluir a tarefa atribuída a eles.
É importante notar que você não precisa planejar outra reunião se já cobriu todas as questões antigas e novas na reunião atual. No entanto, se houver problemas não resolvidos suficientes que exijam uma discussão mais aprofundada ou se você quiser ver o andamento de um projeto específico, outra reunião pode ser uma boa ideia
Parte 3 de 3: conduzindo reuniões de maneira eficaz
Etapa 1. Oriente a discussão, mas não a domine
Uma de suas funções como líder da reunião é manter a discussão em andamento. Sua função não é opinar sobre todas as questões ou garantir que a discussão siga um cronograma fixo. Você deve ter flexibilidade. Permita que outros participantes falem livremente e permita que novos tópicos de discussão surjam, mesmo que eles não estejam na agenda. Você pode precisar encerrar um tópico sutilmente ou alterar um determinado tópico de discussão para mantê-la sob controle, mas você não deve sentir que precisa controlar todos os aspectos da reunião. Afinal, as reuniões são um processo colaborativo.
Durante a reunião, preste atenção à sua agenda. Se uma reunião estiver fora da agenda, você pode precisar pular certos tópicos de discussão ou adiá-los para mais tarde. Não tenha medo de fazer isso se o tópico em discussão for muito importante
Etapa 2. Incentive todos os participantes a participarem
Como líder da reunião, seu trabalho é garantir uma reunião aberta e produtiva. Se você perceber que certos participantes que têm conhecimento relevante para o assunto em discussão não estão abertos ao grupo, incentive-os a falar. Você não precisa desafiá-los ou chamá-los diretamente - apenas diga algo como: "Acho que a experiência da Sra. Mitha será útil aqui", e essa é uma ótima maneira de envolver os membros menos ativos na reunião.
Etapa 3. Certifique-se de que todos entendam o que está sendo discutido
É difícil lembrar que todos os participantes de uma reunião têm a mesma experiência ou conhecimento do tema em discussão. Para garantir que os participantes gastem seu tempo com sabedoria na reunião, você pode aproveitar a oportunidade para simplificar brevemente uma questão ou tópico complexo. Os participantes que não conhecem esta informação irão certamente apreciá-la.
Etapa 4. Não ignore perguntas difíceis ou embaraçosas
Se essas questões não forem controladas por um líder competente, a reunião será improdutiva. Tente se certificar de que todas as questões importantes que você deseja discutir sejam discutidas na reunião. Não permita que os participantes desloquem a culpa ou dêem desculpas vagas para questões não resolvidas. Tente esclarecer e obter respostas para questões que ninguém deseja discutir. Mesmo que os participantes não queiram, são as perguntas que devem ser respondidas para que a reunião seja eficaz.
Certifique-se de que todas as decisões importantes sejam registradas (se você tiver um oficial ou anotador, delegue essa tarefa a ele). Se você tiver que se dar ao trabalho de fazer uma pergunta difícil, certifique-se de que suas respostas estejam bem documentadas
Etapa 5. Observe o seu tempo
Há uma razão para as reuniões terem má reputação - para a maioria das pessoas, as reuniões são uma atividade demorada. Para evitar que uma reunião se prolongue por muito tempo, use seu poder de líder para manter a discussão em andamento. Não tenha medo de adiar certas questões ou conversas sem importância até a próxima discussão se parecer que a reunião vai durar mais do que você esperava. Você deve estar preparado e disposto a ajustar a programação para garantir que nenhum participante seja perdido.
